Failu plāns ir primārais ierakstu pārvaldības plānošanas dokuments programmā SharePoint. Lai gan failu plāni dažādās organizācijās var atšķirties, parasti tie:

  • Aprakstiet, kādus vienumus organizācija apstiprina kā ierakstus.

  • Aprakstiet, kurai plašākai ierakstu kategorijai pieder vienumi.

  • Norādīt, kur tiek glabāti ieraksti.

  • Aprakstīt ierakstu saglabāšanas periodus.

  • Nolineēt, kuras personas ir atbildīgas par dažādu veidu ierakstu pārvaldību.

Šajā rakstā ir aprakstīts failu plāna saturs un apkopots, kā izveidot failu plānu jūsu organizācijai. Raksts arī no norāda uz darblapu, kurā varat ierakstīt failu plānu.

Ierakstu veidu identificēšana

Nosakot, kuri aktīvie dokumenti jūsu organizācijā var būt deklaratīvām, jo ierakstu veikšanai nepieciešama ierakstu pārvaldnieku, juristu, atbilstības speciālistu un satura pārvaldnieku sadarbība. Ņemiet vērā: pat tad, ja jūsu uzņēmums nav plaši regulētā nozarē, ir vispārīgi tiesību akti, kas var likt uzņēmumam saglabāt ierakstus. Jums ir jānovērtē ne tikai vispārīgie uzņēmējdarbības tiesību akti, bet arī jūsu uzņēmumam raksturīgās juridiskās prasības.

Šajā rakstā nav iespējams sniegt vispārīgāku informāciju par to, kā noteikt, kas ir ieraksts jūsu organizācijā. Visticamāk, jūsu uzņēmums jau veic kāda veida ierakstu pārvaldību un ir aizpildījis lielāko daļu nepieciešamo ierakstu pārvaldības lomu, un jums, iespējams, jau ir nepieciešama ierakstu taksonomija.

Parasti, lai noteiktu, kuri ir ieraksti jūsu organizācijā:

  1. Izprast uzņēmuma juridiskās saistības un biznesa vajadzības.

  2. Lai kopīgi vērstu jūsu organizācijas nodaļās, analizējiet, kā tiek izmantoti aktīvie dokumenti.

  3. Izstrādāiet to dokumentu veidu sarakstu, kam jākļūst par ierakstiem. Piemēram, varat noteikt, ka šādi jāsaglabā kā ieraksti:

    • Līgumi par uzņēmuma vietas nomu.

    • Dokumenti, kas saistīti ar darbinieku priekšrocībām.

    • Dokumenti, kas saistīti ar produktu izpēti un izstrādi.

  4. Ierakstu kategorizēšana. Vienas kategorijas ierakstiem bieži ir vienādi saglabāšanas periodi, un tiem var būt nepieciešama līdzīga apstrāde citos veidos.

Ierakstiet apkopoto informāciju. Ierakstiet ieraksta veidu, kategoriju, kurai pieder šī veida ieraksti, un īsu ieraksta veida aprakstu.

Tālāk ir parādīts darblapas paraugs:

Ieraksta veids

Ierakstu kategorija

Apraksts

Priekšrocību plāni, apdrošināšanas plāni, plānus

Darbinieku priekšrocību apraksti

Visu darbinieku priekšrocību plānu apraksti.

Algu saraksta darba laika uzskaites tabulas, papildinformācija par algu

Algu saraksta ieraksti

Nostrādāto stundu, virsstundu un apmaksāto algu kopsavilkumi.

Piegādātāju rēķini

Rēķini

Preču vai pakalpojumu ieraksti, kas iegādāti no piegādātājiem.

Produktu aptaujas, anketas, mācību rokasgrāmatas, apmācību video

Apmācības materiāli

Nodrošina iekšējo vai ārējo apmācību.

Piegādes veidlapas, piegādes atskaites

Piegādes ieraksti

Dokumentē materiālu nosūtīšanu.

Preses laidieni, laikrakstu raksti

Press Releases

Sabiedrisko attiecību informācija par produktiem un pakalpojumiem.

Ārkārtas kontaktpersonu lapas, medicīnas plānu reģistrācijas veidlapas, CV, priekšrocību statusa atskaites

Personāla ieraksti

Records of individuals'employment histories and related personnel actions.

Pabeigt failu plānu

Pēc tam, kad esat jānosaka, kuri dokumenti jāsaglabā kā ieraksti, un pēc ierakstu kategoriju kopas izveides aizpildiet savu failu plānu, sniedzot papildinformāciju par katra veida ierakstiem. Norādiet šādu informāciju:

  • Cik ilgi jāsaglabā katra veida ieraksts.

  • Kā no vietas atbrīvoties no ierakstiem, kad beidzas saglabāšanas perioda derīgums.

  • Kurš ir šāda veida ierakstu primārais ierakstu pārvaldnieks.

  • Kāda veida multivide ir šāda veida ieraksti, kas tiek glabāti.

Tālāk ir pabeigts failu plāna paraugs:

Ieraksti

Apraksts

Multivide

Ierakstu kategorija

Saglabāšana

Izvietojums

Kontaktpersona

401k plāni

Darbinieka priekšrocību plāna apraksts.

Tīmekļa lapas

Darbinieku priekšrocību plāni

X gadi

Nav

Katjaplūsa

Apdrošināšanas plāni

Darbinieku apdrošināšanas plāna apraksts.

Drukāšana

Darbinieku priekšrocību plāni

X gadi

Nav

Reshma Patel

Ieceres plāni

Darbinieku Darba grupas plāna apraksts.

Drukāšana

Darbinieku priekšrocību plāni

X gadi

Nav

Reshma Patel

Algu saraksta darba laika uzskaites tabulas

Nostrādāto stundu, virsstundu un algas kopsavilkumi.

Elektronisks dokuments

Algu saraksta ieraksti

X gadi

Iznīcināt

Reshma Patel

Papildinformācija par algu

Apslimstības laika, atvaļinājuma laika un citu algu algu apkopojumi.

Elektronisks dokuments

Algu saraksta ieraksti

X gadi

Iznīcināt

Reshma Patel

Piegādātāju rēķini

Preču vai pakalpojumu ieraksti, kas iegādāti no piegādātājiem.

Drukāšana

Rēķini

X gadi

Iznīcināt

Ēriks Langs

Produktu aptaujas

Klientu apmierinātības aptauja.

Tīmekļa lapas

Aptaujas materiāli

X gadi

Arhivēšana

Agrita Krieva

Anketas

Anketa, lai noteiktu klientu demogrāfiskos datus.

Drukāšana

Aptaujas materiāli

X gadi

Arhivēšana

Agrita Krieva

Apmācības rokasgrāmatas

Apmācības saturs ar stingro kopēšanu.

Drukāšana

Apmācības materiāli

X gadi

Iznīcināt

Agrita Krieva

Apmācību video

Apmācības video saturs.

Video

Apmācības materiāli

X gadi

Iznīcināt

Agrita Krieva

Piegādes veidlapas

Materiālu piegādes konfigurācija

Drukāšana

Piegādes materiāli

X gadi

Iznīcināt

Ēriks Langs

Piegādes atskaites

Dokumentācija par materiālu nosūtīšanu.

Elektroniskās izklājlapas

Piegādes materiāli

X gadi

Iznīcināt

Ēriks Langs

Preses laidieni

Laidieni par produktiem un pakalpojumiem.

Elektronisks dokuments

Sabiedrisko attiecību informācija

X gadi

Arhivēšana

Agrita Krieva

Laikraksta raksti

Ziņas par produktiem un pakalpojumiem.

Drukāšana

Sabiedrisko attiecību informācija

X gadi

Arhivēšana

Agrita Krieva

Ārkārtas kontaktpersonu lapas

Informācija par darbiniekiem.

Elektronisks dokuments

Personāla ieraksti

X gadi

Iznīcināt

Reshma Patel

Medicīnas plāna reģistrācijas veidlapas

Darbinieku reģistrēšanās veidlapas veselības plāniem.

Elektronisks dokuments

Personāla ieraksti

X gadi

Iznīcināt

Reshma Patel

CV

Saņemtie CV.

Jaukts

Personāla ieraksti

X gadi

Iznīcināt

Reshma Patel

Piezīme.: Šīs sadaļas piemērs ir piemērs. Tas nav ieteikums par konkrētiem failu plāna iestatījumiem. Lai uzlabotos, ka tas ir piemērs, nevis ieteikums par ierakstu pārvaldības politiku, netiek nodrošināti saglabāšanas periodi.

Vai nepieciešama papildu palīdzība?

Paplašiniet savas prasmes
Iepazīties ar apmācību
Esiet pirmais, kas saņem jaunās iespējas
Pievienoties Microsoft Office Insider programmas dalībniekiem

Vai šī informācija bija noderīga?

Cik lielā mērā esat apmierināts ar tulkojuma kvalitāti?
Kas ietekmēja jūsu pieredzi?

Paldies par jūsu atsauksmēm!

×