Ieraksts ir dokuments vai cita elektroniskā vai fiziska persona organizācijā, kas kalpo kā pierādījumi par organizācijas veikto darbību vai transakciju un kam nepieciešama saglabāšana ilgāku laika periodu. Ierakstu pārvaldība ir process, kurā organizācija:
-
Nosaka, kāda veida informācija jāuzskata par ierakstiem.
-
Nosaka, kā aktīvos dokumentus, kas kļūs par ierakstiem, ir jāapstrādā, kamēr tie tiks izmantoti, un nosaka, kā tie ir jāvāc pēc to deklarēšanas par ierakstiem.
-
Nosaka, kā un cik ilgi jāsaglabā katra ieraksta tips, lai tas atbilstu juridiskajām, darba vai normatīvajām prasībām.
-
Izpēta un ievieš tehniskos risinājumus un biznesa procesus, lai nodrošinātu, ka organizācija atbilst savām ierakstu pārvaldības saistībām izmaksu un traucējošā veidā.
-
Veic ar ierakstiem saistītus uzdevumus, piemēram, beidzas derīgums derīgums vai tiek atrasti un aizsargāti ieraksti, kas ir saistīti ar ārējiem notikumiem, piemēram, tiesību aktiem.
Nosakot, kuri dokumenti un citi fiziskie vai elektroniskie vienumi jūsu organizācijā ir ieraksti, ir uzņēmumu atbilstības speciālistu, ierakstu pārvaldnieku un juristu atbildība. Rūpīgi kategorizējot visu uzņēmuma saturu jūsu organizācijā, šie lietotāji var palīdzēt nodrošināt, ka dokumenti tiek saglabāti atbilstošā laika periodā. Labi noformēta ierakstu pārvaldības sistēma palīdz legāli aizsargāt organizāciju, palīdz organizācijai demonstrēt atbilstību normatīvajām saistībām un palielina organizācijas efektivitāti, reklamējot nov tomēr novīstu vienumu izvietojumu, kas nav ieraksti.
Ierakstu pārvaldības sistēmā ir šādi elementi:
-
Satura analīze, kas apraksta un kategoriē uzņēmuma saturu, kurš var kļūt par ierakstiem, nodrošina avota atrašanās vietas un apraksta, kā saturs tiks pārvietots uz ierakstu pārvaldības lietojumprogrammu.
-
Failu plāns, kas norāda katra veida ierakstu uzņēmumā, kur tie jāsaglabā kā ieraksti, uz tiem attiecinātās politikas, cik ilgi tiem ir jābūt saglabātiem, kā tiem jāpiebrīvoas un kas ir atbildīgas par šo ierakstu pārvaldību.
-
Atbilstības prasību dokuments, kas nosaka noteikumus, kas jāievēro organizācijas IT sistēmām, lai nodrošinātu atbilstību, un metodes, kas tiek izmantotas, lai nodrošinātu uzņēmumu grupas dalībnieku dalību.
-
Metode tādu ierakstu apkopošanai, kas vairs nav aktīvi no visiem ierakstu avotiem, piemēram, sadarbības serveriem, failu serveriem un e-pasta sistēmām.
-
Ierakstu auditēšanas metode, kamēr tie ir aktīvi.
-
Metode ierakstu metadatu tveršanai un audita vēstures, kā arī to uzturēšanai.
-
Ierakstu aizturēšanas process (to izvietojuma darbības apturēšana), kad notiek tādi notikumi kā tiesas procesu.
-
Sistēma ierakstu pārraudzībai un pārskatu apstrādei, lai nodrošinātu, ka darbinieki tos sistematitē, piekļūst un pārvalda atbilstoši definētām politikām un procesiem.
SharePoint iekļauti līdzekļi, kas organizācijām var palīdzēt ieviest integrētas ierakstu pārvaldības sistēmas un procesus.
Pārskats par ierakstu pārvaldības plānošanu
Šajā tēmā ir aprakstītas plānošanas darbības, kas jāveic, lai nodrošinātu, ka ierakstu pārvaldības sistēma, ko ieviešam, pamatojoties uz SharePoint, sasniedz jūsu organizācijas ierakstu pārvaldības mērķus. Tālāk ir parādīts ierakstu pārvaldības plānošanas procesa priekšskatījums:
-
Ierakstu pārvaldības lomu identificēšana Sekmīgai ierakstu pārvaldībai ir nepieciešamas speciālas lomas, piemēram:
-
Ierakstu vadītāji un atbilstības nodrošināšanas darbinieki, lai kategorizētu ierakstus organizācijā un vadītu ierakstu pārvaldības procesu.
-
IT personālu, lai ieviestu sistēmas, kas efektīvi atbalsta ierakstu pārvaldību.
-
Satura pārvaldnieki var atrast, kur tiek glabāta organizācijas informācija, un nodrošināt, lai to grupas ievērotu ierakstu pārvaldības praksi.
-
-
Organizācijas satura analīze Pirms izveidot failu plānu, ierakstu pārvaldnieki un satura pārvaldnieki uzņēmumā veic aptauju dokumentu lietojumu, lai noteiktu, kuri dokumenti un citi vienumi var kļūt par ierakstiem.
-
Failu plāna izstrāde Pēc tam, kad esat analizējiet savu organizācijas saturu un noteicis saglabāšanas grafikus, aizpildiet pārējo failu plānu. Failu plāni dažādās organizācijās atšķiras, taču parasti tie apraksta, kāda veida vienumus uzņēmums apliecina kā ierakstus, norāda, kur tie tiek glabāti, aprakstiet saglabāšanas periodus un sniedziet citu informāciju, piemēram, par to pārvaldību atbildīgu personu skaitu un plašāku ierakstu kategoriju, kurā tie pieder.
-
Saglabāšanas grafiku izstrādāšana Katram ieraksta tipam nosakiet, kad tas vairs nav aktīvs (tiek lietots), cik ilgi tas pēc tam ir jāsaglabā un kā tam būtu pilnībā jāatbrīvo no tā.
-
Dokumentu pārvaldības prakses izvērtēšana un uzlabošana Pārliecinieties, vai dokumentu repozitorijos tiek lietotas nepieciešamās politikas. Piemēram, pārliecinieties, vai saturs tiek atbilstoši auditēts, lai piemērotie auditi tiek saglabāti kopā ar ierakstiem.
-
Ierakstu pārvaldības risinājuma izveide Nosakiet, vai izveidot ierakstu arhīvu, pārvaldīt ierakstus to vietā vai izmantot abu pieejas apvienojumu. Ņemot vērā failu plānu, noformējiet ierakstu arhīvu vai nosakiet, kā izmantot esošās vietnes, lai ietvertu ierakstus. Definējiet satura tipus, bibliotēkas, politikas un, kad tas ir nepieciešams, metadatus, kas nosaka atrašanās vietu, uz kuru maršrutēt dokumentu.
-
Satura kļūst par ierakstiem plānošana Ja izmantojat dokumentu SharePoint gan aktīvo dokumentu, gan ierakstu pārvaldībai, varat izveidot pielāgotas darbplūsmas, lai pārvietotu dokumentus uz ierakstu arhīvu. Ja izmantojat SharePoint vai ārēju dokumentu pārvaldības sistēmu, varat plānot un izstrādāt interfeisus, kas pārvieto saturu no šīm sistēmām uz ierakstu arhīvu vai paziņo par dokumentu, bet dokumentu pārvietojat. Jūs arī izveidojat apmācības plānu, lai lietotāji varētu mācīs, kā izveidot ierakstus un strādāt ar tiem.
-
E-pasta integrācijas plānošana Nosakiet, vai pārvaldīsiet e-pasta ierakstus programmā SharePoint, kā arī nosakiet, vai pārvaldīsiet e-pasta ierakstus pašā e-pasta lietojumprogrammā.
-
Sociālā satura atbilstības plānošana Ja jūsu organizācija izmanto sociālos tīklus, piemēram, emuārus vai vikivietnes, nosakiet, kā šis saturs kļūs par ierakstiem.
-
Atbilstības atskaišu un dokumentācijas plānošana Lai pārbaudītu, vai jūsu organizācija veic nepieciešamās ierakstu pārvaldības prakses, un paziņotu par šīm praksēm, jums jādokumentē jūsu ierakstu pārvaldības plāni un procesi. Ja jūsu uzņēmums pāriesaistās ar ierakstu saistītām tiesas procesu, iespējams, jums būs jāmācās izveidot šīs ierakstu pārvaldības vadlīnijas, ieviešanas plānus un metriku, lai nodrošinātu efektivitāti.
