Informācijas pārvaldības politikas izveide un lietošana

Vietnes politikas līdzekļa aktivizēšana vietņu kolekcijas administratoriem ļauj definēt saglabāšanas grafikus, kas attiecas uz vietni un visu tās saturu. Lai aktivizētu šo līdzekli:

1. Dodieties uz tās vietņu kolekcijas sākumlapu, kurai vēlaties aktivizēt vietnes politikas līdzekli.

   Dodieties uz Iestatījumi , Vietnes iestatījumi.

2. Sadaļā Vietņu kolekcijas administrēšana izvēlieties Vietņu kolekcijas līdzekļi.

3. Ritiniet līdz Vietnes politika. Ja neredzat Aktīva, labajā pusē izvēlietiesAktivizēt.

Lai nodrošinātu, ka informācijas politika tiek lietota visiem noteikta tipa dokumentiem vietņu kolekcijā, apsveriet iespēju izveidot politiku vietņu kolekcijas līmenī un vēlāk šo politiku lietot satura tipiem. Tās tiek sauktas par vietņu kolekcijas politikām.

1. Dodieties uz Iestatījumi , Vietnes iestatījumi.

2. Lapas Vietnes iestatījumi sarakstā Vietņu kolekcijas administrēšana noklikšķiniet uz Vietņu kolekcijas politikas.

3. Vietņu kolekcijas politiku lapā noklikšķiniet uz Izveidot.

4. Ierakstiet politikas nosaukumu un aprakstu un pēc tam uzrakstiet īsu politikas paziņojumu, kurā lietotājiem izskaidrota politika. Politikas paziņojums var būt līdz 512 rakstzīmēm.

5. Skatiet sadaļu Satura tipa politikas izveide tālāk šajā rakstā, lai uzzinātu, kā iestatīt līdzekļus, ko vēlaties saistīt ar šo politiku.

6. Noklikšķiniet uz Labi , lai atgrieztos vietņu kolekcijas politiku lapā.

Informācijas pārvaldības politikas pievienošana satura tipam atvieglo politikas līdzekļu saistīšanu ar vairākiem sarakstiem vai bibliotēkām. Varat izvēlēties satura tipam pievienot esošu informācijas pārvaldības politiku vai izveidot unikālu politiku, kas attiecas uz atsevišķu satura tipu.

Varat arī pievienot informācijas pārvaldības politiku satura tipam, kas ir specifisks sarakstam. Tādējādi politika tiek izmantota tikai tiem saraksta elementiem, kas izmanto šo satura tipu.

1. Dodieties uz Iestatījumi , Vietnes iestatījumi.

2. Lapas Vietnes iestatījumi sadaļā Tīmekļa vietnes Noformētājs noklikšķiniet uz Vietnes satura tipi.

3. Lapā Vietnes satura tipa iestatījumi atlasiet satura tipu, kuram vēlaties pievienot politiku.

4. Lapas Vietnes satura tips sadaļā Iestatījumi noklikšķiniet uz Informācijas pārvaldības politikas iestatījumi.

5. Lapā Informācijas pārvaldības politikas iestatījumi atlasiet Definēt politiku un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.

6. Lapā Politikas rediģēšana ierakstiet politikas nosaukumu un aprakstu, un pēc tam uzrakstiet īsu aprakstu, kurā lietotājiem izskaidrota politika. A description can be up up 512 characters long.

7. Nākamajās sadaļās atlasiet atsevišķus politikas līdzekļus, kurus vēlaties pievienot informācijas pārvaldības politikai.

8. Lai norādītu saglabāšanas periodu dokumentiem un vienumiem, uz kuriem attiecas šī politika, noklikšķiniet uz Iespējot saglabāšanu un pēc tam norādiet saglabāšanas periodu un darbības, kas jāveic pēc vienumu derīguma beigām.

   Saglabāšanas perioda norādīšana

   					1.	Noklikšķiniet uz Pievienot saglabāšanas posmu ierakstiem...
   					2.	Atlasiet saglabāšanas perioda opciju, lai norādītu, kad dokumentiem vai vienumiem ir iestatīts derīguma beigas. Veiciet kādu no šīm darbībām: Lai iestatītu termiņa datumu atbilstoši datuma rekvizītam, sadaļā Notikums noklikšķiniet uz Šis posms ir balstīts uz vienuma rekvizīta datums un pēc tam atlasiet dokumenta vai vienuma darbību (piemēram, Izveidots vai Modificēts) un laika pieaugumu pēc šīs darbības (piemēram, dienu, mēnešu vai gadu skaitu), kad vēlaties, lai vienumam beidzas derīgums. Lai izmantotu pielāgotu saglabāšanas formulu, lai noteiktu derīguma termiņu, noklikšķiniet uz Iestatīt ar pielāgotu saglabāšanas formulu, kas instalēta šajā serverī. Piezīme.: Šī opcija ir pieejama tikai tad, ja administrators ir iestatījis pielāgotu formulu.
   					3.	Opcija Sākt darbplūsmu ir pieejama tikai tad, ja definē saraksta, bibliotēkas vai satura tipa politiku, ar kuru jau ir saistīta darbplūsma. Pēc tam jums tiks sniegta darbplūsmu izvēle, no kuras izvēlēties.
   					4.	Sadaļā Periodiskumsatlasiet Atkārtot šī posma darbību...un ievadiet, cik bieži vēlaties, lai darbība atkārtojas. Piezīme.: Šī opcija ir pieejama tikai tad, ja atlasīto darbību var atkārtot. Piemēram, nevarat iestatīt darbības periodiskumu neatgriezeniski dzēst.
   					5.	Noklikšķiniet uz Labi.

9. Lai iespējotu auditēšanu dokumentiem un vienumiem, uz kuriem attiecas šī politika, noklikšķiniet uz Iespējot auditēšanu un pēc tam norādiet notikumus, kurus vēlaties auditēt.

   Lai iespējotu auditēšanu

   					1.	Lapas Politikas rediģēšana sadaļā Auditēšana atzīmējiet izvēles rūtiņu Iespējot auditēšanu un pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņas blakus notikumiem, kuriem vēlaties paturēt audita pierakstus.
   					2.	Lai aicinātu lietotājus ievietot šos svītrkodus dokumentos, atzīmējiet izvēles rūtiņu Pirms saglabāšanas vai drukāšanas aicināt lietotājiem ievietot svītrkodu.
   					3.	Noklikšķiniet uz Labi, lai auditēšanas līdzekli lietotu politikai.
   						Auditēšanas politikas līdzeklis ļauj organizācijām veidot un analizēt dokumentu audita pierakstus un uzskaitīt tādus elementus kā uzdevumu sarakstus, problēmu sarakstus, diskusiju grupas un kalendārus. Šis politikas līdzeklis nodrošina audita žurnālu, kas ieraksta notikumus, piemēram, kad saturs tiek skatīts, rediģēts vai izdzēsts.
   						Ja auditēšana ir iespējota kā daļa no informācijas pārvaldības politikas, administratori var skatīt audita datus politikas lietojuma atskaitēs, kuru pamatā ir programma Microsoft Excel un kas apkopo pašreizējo lietojumu. Administratori var izmantot šīs atskaites, lai noteiktu, kā informācija tiek izmantota organizācijā. Šīs atskaites var arī palīdzēt organizācijām pārbaudīt un dokumentēt to normatīvās atbilstības prasības vai izpētīt potenciālās problēmas.
   						Audita žurnāls reģistrē šādu informāciju: notikuma nosaukumu, notikuma datumu un laiku, kā arī tā lietotāja sistēmas nosaukumu, kurš veica šo darbību.

10. Ja svītrkodi ir iespējoti politikas ietvaros, tie tiek pievienoti dokumenta rekvizītiem un parādīti tā dokumenta galvenes apgabalā, kuram svītrkods tiek lietots. Tāpat kā etiķetes, arī svītrkodus var manuāli noņemt no dokumenta.

    Svītrkodu iespējošana

    					1.	Lapas Politikas rediģēšana sadaļā Svītrkodi atzīmējiet izvēles rūtiņu Iespējot svītrkodus .
    					2.	Lai aicinātu lietotājus ievietot šos svītrkodus dokumentos, atzīmējiet izvēles rūtiņu Pirms saglabāšanas vai drukāšanas aicināt lietotājiem ievietot svītrkodu.
    					3.	Noklikšķiniet uz Labi, lai svītrkoda līdzekli lietotu politikā.
    						Svītrkodu politika ģenerē koda 39 standarta svītrkodus. Katrā svītrkoda attēlā ir teksts zem svītrkoda simbola, kas apzīmē svītrkoda vērtību. Tas ļauj izmantot svītrkoda datus pat tad, ja nav pieejama aparatūras skenēšana. Lietotāji var manuāli ievadīt svītrkoda numuru meklēšanas lodziņā, lai atrastu vienumu vietnē.

11. Lai pieprasītu, lai dokumentiem, uz kuriem attiecas šī politika, būtu etiķetes, noklikšķiniet uz Iespējot uzlīmes un pēc tam norādiet uzlīmju iestatījumus.

    Etiķešu iespējošana

    					1.	Lai lietotājiem pieprasītu dokumentā pievienot uzlīmi, atzīmējiet izvēles rūtiņu Pirms saglabāšanas vai drukāšanas aicināt lietotājus ievietot etiķeti. Piezīme.: Ja vēlaties, lai etiķetes būtu neobligātas, neizvēlieties šo izvēles rūtiņu.
    					2.	Lai bloķētu uzlīmi un pēc ievietošanas to vairs nevar mainīt, atzīmējiet izvēles rūtiņu Pēc pievienošanas novērst etiķešu izmaiņu veikšanu. Šis iestatījums neļauj atjaunināt etiķetes tekstu, tiklīdz etiķete ir ievietota klienta lietojumprogrammas vienumā, piemēram, Word, Excel vai PowerPoint. Ja vēlaties atjaunināt etiķeti pēc šī dokumenta vai vienuma rekvizītu atjaunināšanas, neizvēlieties šo izvēles rūtiņu.
    					3.	Lodziņā Uzlīmju formāts ierakstiet etiķetes tekstu, kā vēlaties to parādīt. Etiķetēs var būt līdz 10 kolonnu atsaucēm, un katrā no tām var būt līdz 255 rakstzīmēm gari. Lai izveidotu uzlīmes formātu, rīkojieties šādi: Ierakstiet to kolonnu nosaukumus, kuras vēlaties iekļaut uzlīmē tādā secībā, kādā tās ir jāparāda. Ielieciet kolonnu nosaukumus figuriekavās ({}), kā parādīts piemērā lapā Politikas rediģēšana. Ierakstiet vārdus, lai identificētu kolonnas ārpus iekavām, kā parādīts piemērā lapā Politikas rediģēšana.
    					4.	Lai pievienotu rindiņas pārtraukumu, \n tur, kur jābūt rindiņas pārtraukumam.
    					5.	Atlasiet fonta lielumu un stilu, kuru vēlaties dokumentā novietot pa kreisi, centrā vai pa labi. Padoms.: Atlasiet fontu un stilu, kas ir pieejams lietotāju datoros. Fonta lielums ietekmē, cik daudz teksta var parādīt uz etiķetes.
    					6.	Ierakstiet uzlīmes augstumu un platumu. Etiķetes augstums var būt 0,25–20 collas garš, bet etiķešu platums var būt no 0,25 līdz 20 collām garš. Etiķetes teksts vienmēr ir vertikāli centrēts etiķetes attēlā.
    					7.	Noklikšķiniet uz Atsvaidzināt, lai priekšskatītu etiķetes saturu.

12. Noklikšķiniet uz Labi.

Varat definēt saglabāšanas politiku, kas attiecas tikai uz konkrētu sarakstu, bibliotēku vai mapi. Tomēr, ja šādi izveidojat saglabāšanas politiku, šo politiku nevar atkārtoti izmantot citos sarakstos, bibliotēkās, mapēs un vietnēs.

Ja vēlaties lietot vienu saglabāšanas politiku visiem satura tipiem vienā atrašanās vietā, visdrīzāk vēlēsities izmantot no atrašanās vietas atkarīgas saglabāšanas politikas. Lielākajā daļā pārējo gadījumu ir jāpārbauda, vai visiem satura tipiem ir norādīta saglabāšanas politika.

Ja vēlaties definēt informācijas pārvaldības politiku, kas nav saglabāšanas saraksts vai bibliotēka, ir jādefinē informācijas pārvaldības politika katram atsevišķajam saraksta satura tipam, kas saistīts ar šo sarakstu vai bibliotēku. Papildinformāciju skatiet šī raksta sadaļā Vietnes satura tipa politikas izveide.

Lai mainītu saraksta vai bibliotēkas informācijas pārvaldības politikas iestatījumus, jābūt vismaz sarakstu pārvaldības atļaujai.

1. Naviģējiet uz sarakstu vai bibliotēku, kurai vēlaties norādīt informācijas pārvaldības politiku.

2. Dokumentu bibliotēkai noklikšķiniet uz Iestatījumi , Bibliotēkas iestatījumi.

   Ja neredzat šos izvēlnes elementus vai sarakstu, noklikšķiniet uz lentes cilnes Bibliotēka vai Saraksts un pēc tam noklikšķiniet uz Bibliotēkas iestatījumi vaiSaraksta iestatījumi.

3. Sadaļā Atļaujas un pārvaldība noklikšķiniet uz Informācijas pārvaldības politikas iestatījumi.

4. Lapā Informācijas pārvaldības politikas iestatījumi pārliecinieties, vai saraksta vai bibliotēkas saglabāšanas avots ir iestatīts kā Bibliotēka un Mapes. Ja satura tips tiek parādīts kā avots, rīkojieties šādi:

   • Noklikšķiniet uz Mainīt avotu.

   • Lapas Politikas rediģēšana sadaļā Saglabāšanas avots atlasiet Bibliotēka un mapes. Tiek parādīts brīdinājums, ka satura tipu saglabāšanas politikas tiks ignorētas.

   • Noklikšķiniet uz Labi.

5. Lapas Politikas rediģēšana sadaļā Saglabāšanas grafiks, kas atrodas bibliotēkā, ierakstiet īsu aprakstu par izveidoto politiku.

6. Sadaļā Bez ierakstiem noklikšķiniet uz Pievienot saglabāšanas posmu...

   Svarīgi!: Ievērojiet, ka sadaļā Ieraksti varat izvēlēties definēt dažādas saglabāšanas politikas ierakstiem, atlasot opciju Definēt dažādus saglabāšanas posmus ierakstiem.

7. Dialoglodziņā Posma rekvizīti atlasiet saglabāšanas perioda opciju, lai norādītu, kad dokumentiem vai vienumiem ir iestatīts derīguma beigas. Veiciet kādu no šīm darbībām:

   • Lai iestatītu termiņa datumu atbilstoši datuma rekvizītam, sadaļā Notikums noklikšķiniet uz Šis posms ir balstīts uz vienuma rekvizīta datums un pēc tam atlasiet dokumenta vai vienuma darbību (piemēram, Izveidots vai Modificēts) un laika pieaugumu pēc šīs darbības (piemēram, dienu, mēnešu vai gadu skaitu), kad vēlaties, lai vienumam beidzas derīgums.

   • Lai izmantotu pielāgotu saglabāšanas formulu, lai noteiktu derīguma termiņu, noklikšķiniet uz Iestatīt ar pielāgotu saglabāšanas formulu, kas instalēta šajā serverī.

     Piezīme.: Šī opcija ir pieejama tikai tad, ja administrators ir iestatījis pielāgotu formulu.

   • Sadaļā Darbība norādiet, ko vēlaties veikt, kad beigsies dokumenta vai vienuma derīgums. Lai iespējotu konkrētu darbību, kas notiek ar dokumentu vai vienumu (piemēram, dzēšanu), sarakstā atlasiet darbību.

8. Opcija Sākt darbplūsmu ir pieejama tikai tad, ja definē saraksta, bibliotēkas vai satura tipa politiku, ar kuru jau ir saistīta darbplūsma. Pēc tam jums tiks sniegta darbplūsmu izvēle, no kuras izvēlēties.

9. Sadaļā Periodiskumsatlasiet Atkārtot šī posma darbību...un ievadiet, cik bieži vēlaties, lai darbība atkārtojas.

   Piezīme.: Šī opcija ir pieejama tikai tad, ja atlasīto darbību var atkārtot. Piemēram, nevarat iestatīt darbības periodiskumu neatgriezeniski dzēst.

10. Noklikšķiniet uz Labi.

Ja informācijas pārvaldības politikas jūsu vietnei jau ir izveidotas kā vietņu kolekcijas politikas, kāda no politikām var lietot satura tipam. Tādējādi vienu un to pašu politiku var lietot vairākiem satura tipiem vietņu kolekcijā, kuriem netiek koplietots viens vecākelementa satura tips.

1. Naviģējiet uz sarakstu vai bibliotēku, kurā ir satura tips, kuram vēlaties lietot politiku.

2. Dokumentu bibliotēkai noklikšķiniet uz Iestatījumi , Bibliotēkas iestatījumi.

   Ja neredzat šos izvēlnes elementus vai sarakstu, noklikšķiniet uz lentes cilnes Bibliotēka vai Saraksts un pēc tam noklikšķiniet uz Bibliotēkas iestatījumi vaiSaraksta iestatījumi.

3. Sadaļā Atļaujas un pārvaldība noklikšķiniet uz Informācijas pārvaldības politikas iestatījumi.

4. Pārliecinieties, vai politikas avots ir iestatīts uz Satura tipi, un sadaļā Satura tipu politikas atlasiet satura tipu, kuram vēlaties lietot šo politiku.

5. Sadaļā Politikas norādīšana noklikšķiniet uz Lietot vietņu kolekcijas politiku un pēc tam sarakstā atlasiet politiku, kuru vēlaties lietot.

   Piezīme.: Ja opcija Izmantot vietņu kolekcijas politiku nav pieejama, vietņu kolekcijai nav definēta neviena vietņu kolekcijas politika.

6. Noklikšķiniet uz Labi.

   Svarīgi!: Ja saraksts vai bibliotēka, ar kuru strādājat, atbalsta vairāku satura tipu pārvaldību, sadaļā Satura tipi varat noklikšķināt uz satura tipa, kam jānorāda informācijas pārvaldības politika. Tādējādi tiks sasniegta tieši 5. darbība.

Koplietojiet satura tipus visās vietņu kolekcijās, izmantojot pārvaldīto metadatu pakalpojumu lietojumprogrammu, lai iestatītu satura tipu publicēšanu. Satura tipu publicēšana palīdz konsekventi pārvaldīt saturu un metadatus jūsu vietnēs, jo satura tipus var izveidot un atjaunināt centralizēti, kā arī atjauninājumus var publicēt vairākās vietņu kolekcijās vai tīmekļa lietojumprogrammās.

Varat definēt informācijas pārvaldības politiku un pēc tam izveidot veidni, ko pēc nepieciešamības izmantot vairākās vietņu kolekcijās. Šo metodi var izmantot, ja vēlaties dublēt savas informācijas politikas, vai arī to var izmantot kā alternatīvu metodi, lai satura tipu publicēšanu lietotu vienai politikai vietņu kolekcijās. Varat izveidot veidni vai politikas dublējumu, eksportējot politiku no vienas vietņu kolekcijas un pēc tam importējot to saglabātā atrašanās vietā vai citā vietņu kolekcijā.

Politikas eksportēšana

1. Vietņu kolekcijā, kurā atrodas politika, dodieties uz Iestatījumi , Vietnes iestatījumi.

2. Lapas Vietnes iestatījumi sadaļā Vietņu kolekcijas administrēšana noklikšķiniet uz Vietņu kolekcijas politikas.

3. Noklikšķiniet uz eksportējamās politikas, ritiniet līdz politikas apakšai un pēc tam noklikšķiniet uz Eksportēt.

4. Uzvednē, lai saglabātu vai atvērtu failu, noklikšķiniet uz Saglabāt un pēc tam atlasiet atrašanās vietu, kur saglabāt failu. Noteikti atlasiet atrašanās vietu, kas ir pieejama vietņu kolekcijām, kas importē politiku.

5. Kad tiek parādīts dialoglodziņš Pabeigta lejupielāde, noklikšķiniet uz Aizvērt.

Politikas importēšana citā vietņu kolekcijā

Informācijas pārvaldības politikas importēšana sniedz iespēju to lietot vairākiem satura tipiem vietnes vai saraksta līmenī jebkurā vietņu kolekcijā. To divu darbību priekšrocības ir šādas: jums nav atkārtoti jādefinē un jālieto politika katram satura tipam, un jūs varat vieglāk pārvaldīt politikas modifikācijas, veicot izmaiņas politikā vienuviet.

1. Tās vietņu kolekcijas, kurai vēlaties lietot politiku, sākumlapā dodieties uz Iestatījumi , Vietnes iestatījumi.

2. Sadaļā Vietņu kolekcijas administrēšana noklikšķiniet uz Vietņu kolekcijas politikas.

3. Lapā Vietņu kolekcijas politikas noklikšķiniet uz Importēt un pēc tam noklikšķiniet uz Pārlūkot, lai atrastu politikas XML failu.

4. Atlasiet XML failu, kurā politika ir saglabāta, un pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.

5. Lapā Vietņu kolekcijas politikas importēšana noklikšķiniet uz Importēt , lai politiku pievienotu vietņu kolekcijai.

Importēto politiku tagad var lietot vienam vai daudziem satura tipiem vietnes vai saraksta līmenī. Skatiet sadaļu Vietņu kolekcijas politikas pievienošana satura tipam iepriekš šajā rakstā.