Agrāk ir svarīgi saglabāt agrīnu, bieži vien saglabāt. Tagad ir automātiska saglabāšana, kas saglabā ik pēc dažām sekundēm, lai jūsu lietotājiem tas nav nepieciešams.
Automātiskā glabāšana tiek iespējota, ja failu saglabā OneDrive, OneDrive darba vai mācību konts vai SharePoint pakalpojumā Microsoft 365. Kamēr strādājat, tā automātiski saglabā jūsu lietotāju veiktās izmaiņas mākonī. Turklāt, ja ar šo failu strādā arī citi lietotāji, automātiskā kartēšana tiem ļauj skatīt izmaiņas noteiktu sekunžu laikā. Ja automātiskā saglabāšana nav iespējota, lietotāji, kas kopīgi strādā ar vienu un to pašu dokumentu vienlaikus, reāllaikā nevarēs redzēt viens otru, un tā vietā viņi joprojām redzēs Atjauninājumi Pieejams, ja izmaiņas ir veicis citi lietotāji.
Tomēr automātiskā atjaunošana izraisa arī dažas izmaiņas, kas nosaka, kā jūsu lietotāji strādās ar Microsoft 365, tāpēc šajā rakstā ir aprakstīti daži sarežģītāki scenāriji, kā arī automātiskās koriģēšanas iestatījumu konfigurēšana. Iesakām informēt lietotājus par šīm izmaiņām, kas ietekmē to darbību sistēmā Office.
Piezīme.: Izmantojot automātisko atjaunošanu, nav nekādas ietekme uz sistēmas veiktspēju. Tomēr, veicot izmaiņas, tiks augšupielādētas augstākas tīkla izmantošanas iespējas, jo tās tiek veiktas vienlaikus, kad lietotāji veic izmaiņas, un tas var ietekmēt lietotājus ar ierobežotu joslas platumu vai lielu izmaksu datu lietojumu, piemēram, mobilo tīklāju.
Changing Workflows
Automātiskā arhivēšana ir noderīga lielākajā daļā scenāriju, bet dažos gadījumos lietotājiem var būt nepieciešams mainīt to, kā parasti darbojas, un mēs vēlamies, lai jūs būtu gatavs palīdzēt. Katram scenārijam ir norādīts scenārijs, kas var rasties, kā arī ieteikums to novērst.
-
Sākot no esoša faila, veicot rediģējumus un pēc tam veicot kopijas saglabāšanu jaunā failā — jebkurš, kurš sākas no iepriekšēja faila (piemēram, pēdējā ceturkšņa peļņas atskaite), rediģē un pēc tam veic kopijas saglabāšanu, lai sāktu šī ceturkšņa peļņas atskaiti, izraisīs izmaiņu saglabāšanu abos failos, ja automātiskā saglabāšana ir ieslēgts. Pirms izmaiņu veikšanas visiem lietotājiem ieteicams veikt izmaiņas kopiju un pat pievienot atgādinājumu produktā, kad tā notiek. Ja lietotājs veic nejaušas izmaiņas, viņiem ir jāizmanto versiju vēstures līdzeklis , lai atjaunotu sākotnējo dokumentu.
-
Veiciet "hipotēzes" vai "what-if" izmaiņas failā — ikviens, kurš atver failu un veic hipotētisku analīzi (piemēram, tirgus izmaiņu ietekmi uz budžetu) ar vēlmi aizvērt failu bez saglabāšanas, būs nejauši saglabājis visas izmaiņas failā, kamēr automātiskā saglabāšana ir ieslēgta. Ir ieteicams izslēgt automātisko saglabāšanu, vienlaikus veicot hipotētisko analīzi un pēc tam atkal ieslēdzot automātisko saglabāšanu, kad lietotājs ir gatavs saglabāšanai no jauna.
-
Informācijas paneļi un failu skatīšana, izmantojot kārtošanu/filtrus programmā Excel – ikviens, kas kārto vai filtrē informācijas paneli, kamēr ir ieslēgta automātiskā kārtošana, ietekmēs visu pārējo faila daļu skatu. Ja fails ir paredzēts kā informācijas panelis vai to izmanto vairākas personas ar kārtošanu un filtriem, ieteicams iestatīt faila rekvizītu Read-Only Recommended, izmantojot opciju Fails > informācija > Aizsargāt darbgrāmatu > Vienmēr atvērt kā tikai lasāmu, lai informācijas paneļa skatītāji nesaglabātu veiktās izmaiņas, ja vien tie neizvēlaties tieši rediģēt failu.
-
Pabeigtie vai publicētie faili — ikviens, kurš nejauši rediģē pabeigto, publicēto failu ar automātisko saglabāšanu, saglabās izmaiņas failā. Kad fails ir pabeigts, ieteicams failā iestatīt rekvizītu Read-Only Recommended vai Mark as Final, lai netīšām veikti rediģējumi no skatītājiem un faila lasītājiem tiktu saglabāti.
Automātiskās pielāgošanas iestatījumu konfigurēšana sistēmā Office
Automātisko saglabāt var konfigurēt šādi:
-
Faila īpašnieks var iestatīt failu kā Vienmēr atvērt tikai lasāmu, lai novērstu nejaušu rediģēšanu. To var izdarīt, iestatot faila atverat tikai lasāmā formātā (Fails > informācija >Aizsargāt dokumentu/darbgrāmatu/prezentāciju >Vienmēr atvērt tikai lasāmā režīmā) vai kopīgojot failu, neļaujot citiem to rediģēt (Fails > Kopīgot > personas ar saiti var rediģēt un noņemt atzīmi no izvēles rūtiņas Atļaut rediģēšanu).
-
Lietotājs failam var izslēgt automātisko saglabāto saturu, kamēr tas ir atvērts, noklikšķinot uz automātiskās koriģēšanas slēdža. Tādējādi pašreizējam dokumentam tiek atspējota automātiskā saglabāšana šim lietotājam. Nākamajā reizē, kad tas pats lietotājs atvērs dokumentu, automātiskā saglabāšana būs izslēgta. Ja viņi atvērs citu dokumentu, automātiskā saglabāšana netiks ietekmēta pēc viņu izvēles citā dokumentā.
-
Lietotājs var iestatīt automātiskās PowerPoint ieslēgšanu visiem failiem, kas tiek atvērti konkrētā lietojumprogrammā (Word, Excel, PowerPoint ) šajā ierīcē.
Piezīme.: Lietotājs joprojām var iestatīt automātisko kartēšanu atsevišķiem failiem, izmantojot iepriekš aprakstīto automātiskās koriģēšanas slēdzi.
-
Jūs varat iestatīt, lai automātiskā PowerPoint pēc noklusējuma tiktu izslēgta visiem failiem, kas atvērti konkrētā lietojumprogrammā (Word, Excel, PowerPoint ), izmantojot grupas politika.
Piezīme.: Lietotājs lietojumprogrammā vai atsevišķiem failiem, izmantojot iepriekš aprakstītos iestatījumus, joprojām var iestatīt automātiskās koriģēšanas iestatījumus.
Grupas politikas iestatījumi automātiskajai saglabātai datu pārsūtīšanai
Mēs aizstājam iestatījumu "Nevēlaties automātiski saglabāt failus Excel /PowerPoint /Word " grupas politika ar jauno iestatījumu "Izslēdziet automātisko iestatīšanu pēc noklusējuma, iestatot Excel /PowerPoint /Word " grupas politika.
Ja organizācijā grupas politika, varat izmantot politikas iestatījumu, lai izslēgtu automātisko iestatīšanu pēc noklusējuma. Pieejami atsevišķi politiku iestatījumi Excel, PowerPoint un Word.
Piemēram, programmas Word politikas iestatījuma nosaukums ir "Pēc noklusējuma izslēgt automātisko iestatīšanu pakalpojumā Word", un to var atrast politikas ceļā "Microsoft Office 2016\AutoSave".
Lai izmantotu šos politikas iestatījumus, pārliecinieties, vai Microsoft lejupielādes centrā esat lejupielādējis jaunākos administratīvo veidņu failus (ADMX/ADML).
Darbs ar lokālajiem failiem
Automātiskā saglabāt nav pieejama, strādājot ar lokālajiem failiem. Vecā automātiskās atkopšanas darbība joprojām ir pieejama, lai periodiski saglabātu mainīto failu kopijas un palīdzētu samazināt datu zudumu neparedzētu scenāriju, piemēram, avārijas gadījumā.
Tomēr iesakām IT administratoriem iedrošināt lietotājus saglabāt failus mapē OneDrive, OneDrive darba vai mācību konts vai SharePoint pakalpojumā Microsoft 365, lai iespējotu automātisko saglabāšanu un izvairītos no datu zuduma. Varat veicināt programmu OneDrive, OneDrive darba vai mācību konts vai SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 šanu, izmantojot lietotāju izglītību, kā arī izvietojot zināmās mapes pārvietošanas programmu, kas automātiski sinhronizē galvenās mapes ar mākoni. Tādējādi viņi var piekļūt failiem jebkur un neuztraucieties par svarīgu datu zaudēšanu.
Skatiet arī
Kas ir automātiskā saglabāšana?
Izmaiņu nepieļaušana faila galīgajā variantā
Office failu iepriekšējo versiju skatīšana
Failu aizsardzība avārijas gadījumā, izmantojot automātisko atkopšanu
Pēdējoreiz atjaunināts: 2019. gada 4. jūnijs
