Informācijas piekļuves tiesību pārvaldība (IRM) nepilnvarotas personas neļauj drukāt, pārsūtīt vai kopēt sensitīvu informāciju. Atļaujas tiek glabātas darbgrāmatā, kur tās autentificē IRM serveris.
Izmantojot IRM sistēmā Microsoft 365, tiesības var pārvaldīt XML papīra specifikācijas (.xps) failiem un šādiem failu tipiem:
-
Darbgrāmatas .xls
-
Darbgrāmatas .xlsx
-
Darbgrāmata ar iespējotu makro.xlsm
-
Template.xlt
-
Template.xltx
-
Veidne ar iespējotu makro.xltm
-
Binārā darbgrāmata, kas nav XML.xlsb
-
Pievienojumprogramma ar iespējotu makro.xla
-
Makro iespējota pievienojumprogramma.xlam
Datora konfigurēšana IRM izmantošanai
Lai pakalpojumā Microsoft 365 IRM, minimālā nepieciešamā programmatūra ir Windows tiesību pārvaldības pakalpojuma (RMS) klienta 1. servisa pakotne (SP1). RMS administrators var konfigurēt uzņēmuma IRM politikas, kas nosaka, kurš drīkst piekļūt e-pasta ziņojumam un kāds rediģēšanas līmenis ir atļauts. Piemēram, uzņēmuma administrators var definēt tiesību veidni ar nosaukumu "Uzņēmuma konfidenciālā informācija", kurā norādīts, ka e-pasta ziņojumu ar šo politiku lietotāji var atvērt tikai uzņēmuma domēnā.
Atļauju lejupielāde
Pirmoreiz atverot darbgrāmatu ar ierobežotām atļaujām, ir jāizveido savienojums ar licencēšanas serveri, lai pārbaudītu akreditācijas datus un lejupielādētu lietošanas licenci. Lietošanas licencē ir definēts jums piešķirtais piekļuves līmenis failam. Šis process ir jāveic katram failam, kura atļaujas ir ierobežotas. Citiem vārdiem, saturu ar ierobežotām atļaujām nevar atvērt bez lietošanas atļaujas. Lai lejupielādētu atļaujas, licencēšanas serverim no Microsoft 365 ir jāsaņem jūsu akreditācijas dati, tostarp e-pasta adrese, un informācija par jūsu atļauju tiesībām. Darbgrāmatā ietvertā informācija netiek sūtīta uz licencēšanas serveri.
Failu satura atļauju ierobežošana
IrM sniedz iespēju lietot ierobežojumus katram lietotājam, failam vai grupai (izmantojot atļaujas grupām, ir nepieciešams pakalpojums Active Directory grupu paplašināšanai). Piemēram, darbgrāmatā Darbojās var piešķirt Alēnas atļaujai to lasīt, bet ne mainīt. Pēc tam Niks var piešķirt Juriam atļauju rediģēt darbgrāmatu. Niks var arī izlemt piemērot piecu dienu ierobežojumu Alēnas un Juria piekļuvei darbgrāmatai.
-
Saglabājiet darbgrāmatu.
-
Atlasiet Fails > Informācija.
-
Atlasiet Aizsargāt darbgrāmatu, norādiet uz Ierobežot atļaujas pēc personas pēc tam atlasiet Ierobežota piekļuve.
-
Dialoglodziņā Atļaujas atlasiet Ierobežot šīs darbgrāmatas atļaujas un pēc tam katram lietotājam piešķiriet piekļuves līmeņus.
-
Lai piešķirtu pilnīgas kontroles atļauju, dialoglodziņā Atļaujas atlasiet Papildu opcijas un pēc tam kolonnā Piekļuves līmenis atlasiet bultiņu un pēc tam sarakstā Piekļuves līmenis atlasiet Pilnīga kontrole.
-
Pēc atļauju līmeņu piešķiršanas atlasiet Labi.
Tiek parādīta ziņojumu josla, kas norāda, ka darbgrāmatas tiesības tiek pārvaldītas. Ja ir jāveic piekļuves atļaujas izmaiņas darbgrāmatā, atlasiet Mainīt atļauju.
Ja darbgrāmata ar ierobežotām atļaujām tiek pārsūtīta nepilnvarotām personām, tiek parādīts ziņojums ar autora e-pasta adresi vai tīmekļa vietnes adresi, lai šī persona varētu pieprasīt darbgrāmatas atļauju.
Ja autors nepievieno e-pasta adresi, nepilnvarotiem lietotājiem tiek parādīts kļūdas ziņojums.
Faila derīguma termiņa iestatīšana
-
Atveriet failu.
-
Atlasiet Fails > Informācija.
-
Atlasiet Aizsargāt darbgrāmatu, norādiet uz Ierobežot atļaujas pēc personas pēc tam atlasiet Ierobežota piekļuve.
-
Dialoglodziņā Atļaujas atzīmējiet izvēles rūtiņu Ierobežot šīs darbgrāmatas atļaujas un pēc tam atlasiet Papildu opcijas.
-
Sadaļā Papildu atļaujas lietotājiem atzīmējiet izvēles rūtiņu Šīs darbgrāmatas derīgums beidzas un pēc tam ievadiet datumu.
-
Divreiz atlasiet Labi.
Cita Windows lietotāja konta izmantošana failu tiesību pārvaldībai
-
Atveriet dokumentu, darblapu vai prezentāciju.
-
Dodieties uz Fails > informācija.
-
Atlasiet Aizsargāt darbgrāmatu, norādiet uz Ierobežot atļaujas pēc personas pēc tam atlasiet Pārvaldīt akreditācijas datus.
-
Veiciet kādu no šīm darbībām:
-
Dialoglodziņā Lietotāja atlase atlasiet tā konta e-pasta adresi, kuru vēlaties izmantot, un pēc tam atlasiet Labi.
-
Dialoglodziņā Lietotāja atlase atlasiet Pievienot, ierakstiet jaunā konta akreditācijas datus un pēc tam divreiz atlasiet Labi.
-
Saturs ar ierobežotām atļaujām: skatīšana
Lai skatītu saturu, kura tiesības tiek pārvaldītas, bet kura skatīšanai jums ir Microsoft 365, vienkārši atveriet darbgrāmatu.
Ja vēlaties skatīt jums pieejamās atļaujas, ziņojumu joslā atlasiet Skatīt atļaujas vai atlasiet Šajā darbgrāmatā ir iekļauta atļauju politika 
Programmas Microsoft 365 Android versijās tiks atvērti visi ar IRM aizsargātie faili, ko saņemsit, ja būsit pierakstījies ar kontu, kuram ir attiecīgā faila atļauja. Atverot ar IRM aizsargātu failu, augšdaļā redzēsit informācijas joslu, kurā varēsit skatīt šim failam piešķirtās atļaujas.
Informācijas piekļuves tiesību pārvaldība (IRM) sniedz iespēju veikt šādas darbības:
-
Neļaut pilnvarotiem adresātiem pārsūtīt, kopēt, mainīt, drukāt, nosūtīt pa faksu vai ielīmēt saturu neautorizētai lietošanai.
-
Ierobežot saturu neatkarīgi no adresāta.
-
Norādīt faila derīguma termiņu, lai dokumenta saturu pēc šī datuma vairs nevarētu skatīt.
-
Īstenot korporatīvo politiku, kas nosaka satura lietošanu un izplatīšanu uzņēmumā.
Tomēr attiecībā uz ierobežotu saturu IRM nevar novērst:
-
Ļaunprātīgu programmu, piemēram, Trojas zirgu, taustiņsitienu pierakstītāju un noteiktu spiegprogrammatūras veidu darbības rezultātā veiktu dzēšanu, zādzību, tveršanu vai pārraidi.
-
Datorvīrusu darbības rezultātā radušos zaudējumus vai bojājumus.
-
Satura manuālu kopēšanu vai pārrakstīšanu no adresāta ekrāna.
-
Adresāta veiktu digitālu fotografēšanu (kad saturs tiek parādīts ekrānā).
-
Kopēšanu, izmantojot trešās personas ekrāna tveršanas programmas.
