Saglabāšanas etiķešu lietošana failiem pakalpojumā SharePoint vai OneDrive

Saglabāšanas etiķetes lietot vienumam

Programmā OneDrive vai SharePoint bibliotēkā failam varat lietot saglabāšanas etiķeti, piemēram,Microsoft 365 dokumentu, kas izveidots ar Word, PowerPoint, Excel vaiOneNote piezīmju grāmatiņu. Varat arī apzīmēt failus, kas nav Office faili, piemēram, PDF dokumentu vai attēla failu. SharePointšosvienumus var marķēt.

Varat arī lietot etiķeti bibliotēkai vai mapei. Pievienojot etiķeti bibliotēkai vai mapei, šī saglabāšanas etiķete pēc noklusējuma tiek lietota šīs mapes nemarķētajiem failiem. Papildinformācija par SharePoint noklusējuma etiķetēm.

Noklusējuma saglabāšanas etiķetes iestatīšana SharePoint dokumentu bibliotēkai

1. Atveriet dokumentu bibliotēku.

2. Loga augšējā labajā stūrī atlasiet ikonu Iestatījumi: noklikšķiniet  

3. Atlasiet Bibliotēkas iestatījumi.

4. Lapas Iestatījumi sadaļā Atļaujas un pārvaldība atlasiet Lietot etiķeti šī saraksta vai bibliotēkas vienumiem.

5. Lapā Lietot etiķeti atlasiet nolaižamo lodziņu, pēc tam atlasiet etiķeti, kuru vēlaties lietot.

   Atlasītā etiķete tiks automātiski lietota visiem jaunajiem failiem, kas pievienoti dokumentu bibliotēkai, sākot no šī sākuma.

6. Nav obligāti: lai automātiski lietotu etiķeti visiem failiem, kas pašlaik atrodas dokumentu bibliotēkā, atlasiet Lietot etiķeti esošiem bibliotēkā esošajiem vienumiem.

7. Atlasiet Saglabāt.

Kā izveidot skatu, kurā ir saglabāšanas etiķetes

Kolonnā SharePoint (un Teams, bet ne OneDrive ) varat izveidot bibliotēkas skatu, kurā ir kolonna Etiķetes vai Vienums ir kolonna Ieraksts. Šajā skatā varat ātri skatīt visiem vienumiem piešķirtās saglabāšanas etiķetes un to, kuri vienumi ir ieraksti. Tomēr ņemiet vērā, ka nevarat filtrēt skatu pēc kolonnas Vienums ir ieraksts. Tālāk ir aprakstīts, kā izveidot šādu skatu.

Vispirms kolonna Saglabāšanas uzlīme kļūst redzama: 

1. Jebkuras kolonnas augšdaļā atlasiet lejupvērsto bultiņu uz pēc tam atlasiet Kolonnas iestatījumi un >rādīt/paslēpt kolonnas.

   

2. Skata kolonnu rediģēšanas rūtī atlasiet lodziņu Saglabāšanas etiķete.

   

3. Kad esat pabeidzis, atlasiet Lietot.

Ja vēlaties, vēlāk varat saglabāt skatu ātrai piekļuvei:

1. Komandjoslas labajā pusē atlasiet Skatīt opcijas un >Saglabāt kā:

   

2. Piešķiriet skatam nosaukumu.

3. Atlasiet, vai vēlaties, lai skats būtu publisks, lai citi cilvēki to redzētu.

4. Atlasiet Saglabāt.

Dažas darbības nav atļauts veikt ar etiķetēm atzīmētajiem vienumiem

Ja vienumam ir saglabāšanas etiķete, dažas darbības nav atļautas — atkarībā no administratora izvēlētajiem iestatījumiem. 

Ja redzat SharePoint ziņojumu, ka nevarat rediģēt atzīmētu vienumu, tas tāpēc, ka tas ir apzīmēts ar ierakstu. Iespējams, varēsit rediģēt šo vienumu, ja vispirms to atbloķēsiet. Instrukcijas skatiet nākamajā sadaļā.

Ieraksta bloķēšana vai atbloķēšana 

Dažās saglabāšanas etiķetēs ir iespēja "bloķēt" vienumu, jo tas ir ieraksts, kas ir jāsaglabā. Tas neļauj, piemēram, izdzēst vienumu. Tas ir svarīgs ierakstu glabāšanas mērs, kas paredzēts, piemēram, līgumiem. Tomēr, iespējams, varat atbloķēt vienumus, lai tos pārskatītu vai atjauninātu jaunā versijā. 

1. Bibliotēkā vai sarakstā atlasiet vienumu, kuru vēlaties bloķēt vai atbloķēt.

2. Loga augšējā labajā stūrī atlasiet Atvērt detalizētās informācijas rūti: 

   

3. Detalizētas informācijas rūts sadaļā Ieraksta statuss atlasiet Bloķēts.

4. Blakus iestatījuma nosaukumam tiek parādīta pārslēgšanas vadīkla. Noklikšķiniet uz slēdža, lai pārslēgtos no Bloķētsuz Atbloķēts vai pretēji.

   

Kad vienums ir atbloķēts, varat to rediģēt. Kad esat pabeidzis rediģēšanu, varat arī atkal bloķēt vienumu, veicot iepriekš norādītās darbības un atkal ieslēdzot ieraksta statusu atpakaļ uz Bloķēts. 

Skatiet arī

Administratoriem: Salīdziniet atļauto vai bloķēto darbību ierobežojumus