Kopsavilkuma Uzziniet, kā integrēt satura tipus un darbplūsmas savā SharePoint 2013 dokumentu pārvaldības risinājumā.
Šajā rakstā ir aprakstīti satura tipi un darbplūsmas, kā arī norādījumi par to, kā tos iekļaut SharePoint Server 2016 dokumentu pārvaldības risinājumā. Satura tips ir atkārtoti izmantojama metadatu (kolonnu), darbplūsmu, darbību un citu iestatījumu kategorijas vienumu vai dokumentu kategorijām SharePoint Server 2016 sarakstā vai bibliotēkā. Satura tipi sniedz iespēju pārvaldīt informācijas kategorijas iestatījumus centralizētā, atkārtoti izmantojamā veidā. Darbplūsma sniedz iespēju pievienot biznesa procesu SharePoint Server 2016 vienumiem.
Šajā rakstā:
Lai plānotu satura tipus un darbplūsmas, pirms izmantojat satura tipa un darbplūsmas plānošanas (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?linkid=165878) darblapas saturu, kurā ir iekļauts šis raksts, un nodrošiniet, ka esat izlasījis lietotāju identificēšanas un analizēšanas dokumentu lietojumu pakalpojumā SharePoint 2013 un pabeidza "Analizējiet dokumentu lietojumu" un "dokumentu dalībnieki", kas saistīti ar šo rakstu.
Satura tipa pārskats
Satura tips definē saraksta elementa, dokumenta vai mapes atribūtus. Katrs satura tips var norādīt šādu informāciju:
-
Rekvizīti, kas jāsaista ar tā tipa vienumiem.
-
Metadati, kas jāsaista ar tā tipa vienumiem.
-
Darbplūsmas, kuras var sākt no tā tipa vienumiem.
-
Informācijas pārvaldības politikas, kas jāsaista ar tās tipa vienumiem.
-
Dokumentu veidnes (dokumentu satura tipiem).
-
Pielāgoti līdzekļi.
Varat saistīt satura tipu ar sarakstu vai bibliotēku. Veicot šo darbību, jūs norādāt, ka sarakstā vai bibliotēkā var būt iekļauti šī satura tipa vienumi un šī saraksta vai bibliotēkas komanda Jauns ļaus lietotājiem izveidot jaunus šī tipa vienumus.
Piezīme.: Varat arī saistīt rekvizītus, darbplūsmas, politikas un veidnes tieši ar sarakstu vai bibliotēku. Taču tas var ierobežot šīs asociācijas ar sarakstu vai bibliotēku, un to nevar izmantot atkārtoti savā risinājumā. SharePoint Server 2016 vietnes līmeņa darbplūsmas var saistīt ar vairākiem sarakstiem vai bibliotēkām.
Dokumentu bibliotēkās un sarakstos var būt vairāki satura tipi. Piemēram, bibliotēkā var būt gan dokumenti, gan ar projektu saistīti grafiki. Ja sarakstā vai bibliotēkā ir vairāki satura tipi, tas attiecas uz tālāk norādītajām darbībām.
-
Pēc noklusējuma jaunā šī saraksta vai bibliotēkas komanda ļauj lietotājiem atlasīt no visiem pieejamajiem satura tipiem, veidojot jaunu vienumu. Satura tipu īpašnieki var konfigurēt jauno komandu, lai rādītu tikai noteiktus satura tipus.
-
Tiek rādītas kolonnas, kas saistītas ar visiem pieejamajiem satura tipiem.
Varat definēt pielāgotus satura tipus vietnes satura tipa galerijā. Pielāgotā satura tipam jābūt tieši vai netieši iegūtam no pamatsatura tipa, piemēram, dokumenta vai vienuma. Pēc tam, kad tas ir definēts vietnē, šajā vietnē un visās vietnēs, kas atrodas zem šīs vietnes, ir pieejams pielāgots satura tips. Lai satura tipu padarītu visplašāk pieejamu visā vietņu kolekcijā, definējiet to augšējā līmeņa vietnes satura tipa galerijā. Programmā SharePoint Server 2016 varat arī izveidot pielāgotu satura tipu centrmezgla satura tipā, kas ir definēts pārvaldīto metadatu pakalpojuma instancē. Kad tas ir izveidots kopā ar satura tipu, satura tips būs pieejams citās vietņu kolekcijās, kas ir daļa no tīmekļa lietojumprogrammām, kas saistītas ar šo pārvaldīto metadatu pakalpojuma instanci.
Piezīme.: Pārvaldīto metadatu pakalpojums un centrmezgla satura tips nav pieejams SharePoint Foundation 2013.
Piemēram, ja jūsu organizācija izmanto noteiktu līguma veidni, vietņu kolekcijas augstākā līmeņa vietnes galerijā satura tips, varat izveidot satura tipu, kas nosaka šī līguma metadatus, līguma veidni un darbplūsmas, kas nepieciešamas, lai pārskatītu un pabeigtu līgumu. Pēc tam jebkurā vietņu kolekcijas dokumentu bibliotēkā, kurai jūs saistāt līguma satura tipu, ir iekļauti visi šie līdzekļi, un tas ļaus autoriem izveidot jaunus līgumus, kuru pamatā ir šī veidne.
Vietnēs, kuru pamatā ir SharePoint Server 2016, katram noklusējuma saraksta elementam vai bibliotēkas vienumam, piemēram, kontaktpersonai, uzdevumam vai dokumentam, vietnes satura tipu galerijā ir atbilstošs pamata satura tips. Plānojot satura tipus, varat izmantot šīs pamata satura tipa definīcijas kā sākuma punktus un izveidot jaunus satura tipus pēc nepieciešamības.
Satura tipi ir organizēti hierarhijā, kas ļauj vienam satura tipam pārmantot raksturlielumus no cita satura tipa. Šis pārmantošana iespējo dokumentu kategorijas, lai koplietotu īpašības visā organizācijā, un tas ļauj grupām pielāgot šos raksturlielumus noteiktām vietnēm vai sarakstiem.
Piemēram, visiem lietotāja piegādājamajiem dokumentiem uzņēmumā var būt nepieciešama metadatu kopa, piemēram, konta numurs, projekta numurs un projekta vadītājs. Izveidojot augšējā līmeņa klienta piegādājamā satura tipu, no kura visi pārējie klienta piegādājamo dokumentu tipi pārmanto, pārliecinieties, vai nepieciešamā informācija, piemēram, konta numuri un projekta numuri, tiks saistīta ar visiem klientu piegādājamo dokumentu variantiem jūsu organizācijā. Ņemiet vērā: ja satura tipa īpašnieks pievieno vēl vienu obligāto kolonnu augšējā līmeņa klienta piegādājamā satura tipam, satura tipa īpašnieks var izplatīt izmaiņas visiem satura tipiem, kas tiek pārmantoti no tā, kas jauno kolonnu pievienos visiem klientiem.
Rekvizītu integrācija ar Office 2016
Sadaļā Microsoft Office sistēma, ja lietotājs rediģē dokumentu no SharePoint Server 2016 dokumentu pārvaldības servera dokumenta augšdaļā tiek rādīts dokumenta informācijas panelis. Dokumenta informācijas panelis tiek parādīts rediģējamā veidā dokumenta rekvizītos serverī.
SharePoint Server 2016 varat viegli pielāgot satura tipa rekvizītu formu. Konfigurējot satura tipu, varat sākt InfoPath 2016, kas ģenerē noklusējuma rekvizīta formu, kuras pamatā ir satura tipa rekvizīti. Noklusējuma veidlapā ir iekļautas tās pašas vadīklas, izkārtojums un shēma, ko InfoPath 2016 izmantot, ja nav definēta pielāgota veidlapa. Pēc tam veidlapu varat pielāgot un izvietot tāpat kā jebkuru citu InfoPath 2016 formu. Piemēram, formai varat pievienot sava uzņēmuma logotipu, fontus un krāsu shēmu; pievienojiet to pielāgotam datu avotam; pievienot nosacījuma loģiku; un noformēšanas veidlapu līdzekļi, kas ir pieejami lietotājiem, pamatojoties uz viņu lomām.
Tāpat kā dokumenta informācijas paneļa rediģēšanas rekvizītus, autori, kas izmanto Word 2016, var ievietot serverī definētus rekvizītus savos dokumentos. Piemēram, ja dokumenta rekvizītos ir projekta vadītāja vārds, šo nosaukumu var ievietot virsraksta lapā, kājenē vai citā vietā, kas tiek izmantots dokumentā. Ja projektam ir piešķirts jauns projektu vadītājs, rekvizīts Project Manager var tikt atjaunināts dokumentu pārvaldības serverī. Šis atjauninātais projektu vadītāja nosaukums tiks attēlots katrā šī rekvizīta instancē, kas tika ievietots dokumentā.
Metadatu izmantošana satura tipos
Metadati ir informācija par dokumentu, kas tiek izmantots, lai kategorizētu un klasificētu saturu. Metadati ir saistīti ar satura tipu kā kolonnu. Metadati var nodrošināt kontekstuālu informāciju par dokumentu, saistot to ar autoru, tēmu, auditoriju, valodu utt. Atšķirībā no rekvizītiem metadati tiek saglabāti kā kolonnas, un tos var indeksēt un meklēt SharePoint meklētājprogrammā.
Vietņu kolekcijas līmenī pievienotos metadatus var saistīt ar satura tipiem. Izmantojot metadatus ar satura tipiem, visi vēlākie satura tipi var pārmantot dažus vai visus metadatus no vecākobjekta satura tipa vietņu kolekcijas līmenī. Papildu metadatus pēc tam var pievienot zemākā līmenī, piemēram, vienā dokumentā.
Kolonnu veidnes
Katrs ar satura tipu saistīto metadatu vienums ir kolonna, kuras atrašanās vieta ir iekļauta sarakstā, lai glabātu informāciju. Saraksti vai bibliotēkas bieži tiek attēlotas kā informācijas kolonnas. Taču atkarībā no skata, kas saistīts ar sarakstu, kolonnas var parādīties citās formās, piemēram, dienas kalendāra displejā. Ar sarakstu vai bibliotēku saistītās veidlapās kolonnas tiek rādītas kā lauki.
Varat definēt kolonnas lietošanai vairākos satura tipos. Lai to izdarītu, izveidojiet tās kolonnu veidņu galerijā. Katrā vietņu kolekcijas vietnē ir galerija kolonnu veidnes. Tāpat kā satura tipos, vietnes kolonnu veidņu galerijā definētās kolonnas ir pieejamas šajā vietnē un visās vietnēs, kas atrodas zem tās.
Mapju satura tipi
Mapju satura tipi definē metadatus, kas ir saistīti ar saraksta vai bibliotēkas mapi. Kad sarakstam vai bibliotēkai lietosit mapes satura tipu , šajā sarakstā vai bibliotēkā iekļautā komanda tiks iekļauta mapes satura tipā, kas ļauj lietotājiem izveidot šī tipa mapes.
Varat definēt saraksta vai bibliotēkas skatus, kas ir pieejami tikai noteikta satura tipa mapēs. Tas ir noderīgi, ja vēlaties, lai mapē būtu ietverts noteikta veida dokuments, un jūs vēlaties, lai šajā mapē ietvertās mapes rādītu tikai tās kolonnas, kas ir saistītas ar šajā mapē esošo dokumenta tipu.
Izmantojot SharePoint produkti objekta modeli, varat pielāgot jauno mapes satura tipa komandu, lai pēc tam, kad lietotājs izveido jaunu šī tipa mapi, mape tiek iepriekš aizpildīta ar vairākiem failiem un dokumentiem, kuru pamatā ir veidnes, kas tiek glabātas serverī. Tas noder, piemēram, lai īstenotu salikta dokumenta tipu, kuram ir nepieciešami vairāki faili, lai nodrošinātu ieguldījumu viena dokumenta iesniegšanas dokumentā.
Dokumentu kopas ir līdzeklis SharePoint Server 2016, kas ļauj izmantot Office 2016, lai pārvaldītu Nodevumus, kas ietver vairākus dokumentus. Dokumentu kopas ir īpaša veida mapes, kas tiek izmantotas, lai pārvaldītu atsevišķu nodarbību vai darba produktu, kas var ietvert vairākus dokumentus vairākās vietās. Jūs veidojat dokumentu kopas, izmantojot paplašināmās veidnes, kas tiek nodrošinātas ar SharePoint Server 2016. Varat arī pielāgot dokumentu kopas veidnes, lai attēlotu jūsu organizācijai atbilstošos darba produktus. Dokumentu kopās ietilpst arī versijas vadīkla, kas ļauj tvert visa dokumenta kopuma statusu dažādos tā dzīves cikla punktos. Papildinformāciju par dokumentu kopām skatiet rakstā dokumentu kopu plānošana (SharePoint Server 2010).
Dokumentu satura tipu plānošana
Pirmais posms plānošanas dokumentu satura tipos ir pārskatīt katru dokumentu tipu, kas ir norādīts jūsu analīzes dokumentu lietojuma (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?linkid=165873) darblapā, lai noteiktu, vai esošais satura tips darbosies šāda veida dokumentam. Katram dokumenta satura tipam tā iestatījumi ir jāpārmanto tieši no pamatdokumenta satura tipa vai satura tipa, kas ir cēlusies no dokumenta satura tipa. Tādējādi tiek nodrošināts, ka tiek rādītas dokumenta tipu pamatkolonnas, piemēram, virsraksts un izveidots, un jūs varat saistīt veidni ar satura tipu. Ja ir pietiekams pamata satura tips (piemēram, dokuments), ievadiet satura tipa nosaukumu darblapas "Analizējiet dokumentu lietojumu" kolonnā satura tips.
Piezīme.: Atbalstītie pamata satura tipi neiekļauj PDF failus.
Informāciju par to, kā mainīt pamata satura tipus, lejupielādējiet balto grāmatu "ieteikumi iepriekš definētu satura tipu un vietņu kolonnu rediģēšanai" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?linkid=260922).
Saraksta satura tipu plānošana
Saraksta satura tipa elementi ietver metadatu kolonnas, kas ir saistītas ar satura tipu un darbplūsmām, kuras var palaist šī satura tipa vienumos. Izmantojiet saraksta satura tipu, lai definētu savam risinājumam unikālu saraksta vienumu. Piemēram, klientu zvana centra risinājumā, kurā atbalsta speciālisti izmeklē un novērš klientu tehniskās problēmas, saraksta satura tipu var izmantot, lai standartizētu datus katram atbalsta gadījumam un izsekotu negadījumam, izmantojot darbplūsmu.
Darbplūsmu plānošana
Darbplūsmas ievieš biznesa procesus dokumentos, tīmekļa lapās, formās un saraksta elementos SharePoint Server 2016. Tie var būt saistīti ar bibliotēkām, sarakstiem vai satura tipiem.
Dokumentu vadībā izmantojiet darbplūsmas, lai maršrutētu dokumentus no personas uz personu, lai viņi varētu izpildīt savus dokumentu pārvaldības uzdevumus, piemēram, pārskatītu dokumentus, apstiprinātu to publicēšanu vai pārvaldītu to izvietojumu. Izmantojiet arī pielāgotas darbplūsmas, lai pārvietotu dokumentus no vienas vietnes vai bibliotēkas uz citu. Piemēram, var noformēt darbplūsmu, lai kopētu dokumentu no vienas vietnes uz citu, ja dokuments ir paredzēts arhivēšanai.
SharePoint Server 2016 iekļauta trīs posmu darbplūsma, ko varat izmantot, lai pārvaldītu biznesa procesus, kas seko vienuma statusam, izmantojot trīs posmus vai fāzes. SharePoint Server 2016 ietver arī tālāk norādītās darbplūsmas, kas pievēršas dokumentu pārvaldības vajadzībām:
-
Atsauksmju apkopošana Nosūta dokumentu pārskatīšanai.
-
Apstiprināšana Nosūta dokumentu apstiprināšanai, bieži vien kā priekšnoteikumu tās publicēšanai.
-
Izvietojuma Pārvalda dokumentu derīguma termiņu un izvietojumu.
-
Parakstu apkopošana Maršrutē dokumentu parakstiem.
Saistiet darbplūsmu ar satura tipu, ja šo darbplūsmu vēlaties padarīt pieejamu, kad tiek izmantots šis satura tips. Piemēram, pirkšanas pasūtījuma satura tipam var būt nepieciešams administratora apstiprinājums, pirms transakciju var pabeigt. Lai nodrošinātu, ka apstiprinājuma darbplūsma ir vienmēr pieejama, ja tiek iniciēts pirkšanas pasūtījums, izveidojiet pirkšanas pasūtījuma satura tipu un saistiet apstiprinājuma darbplūsmu ar to. Pēc tam pievienojiet pirkšanas pasūtījuma satura tipu visām dokumentu bibliotēkām, kurās tiks glabāti pirkšanas pasūtījumi.
Lai plānotu savu dokumentu pārvaldības risinājuma darbplūsmas, analizējiet katru dokumentu satura tipu, ko plānojat ieviest, un norādiet biznesa procesus, kuriem jābūt pieejamiem, lai palaistu šī tipa saturu. Pēc tam Identificējiet darbplūsmas, kas būs pieejamas šim saturam.
Tālāk ir parādīts piemērs, kurā analizētas darbplūsmas līguma satura tipam.
|
Līguma process |
Līgumu darbplūsma |
|---|---|
|
Pārskatiet melnrakstus. |
Atsauksmju apkopošana |
|
Saņemt apstiprinājumu no vadītāja un juriskonsulta. |
Apstiprināšana |
|
Problēmu novēršana. |
Problēmu izsekošana |
|
Saņemt parakstus. |
Parakstu apkopošana |
Papildinformāciju skatiet rakstā darbplūsma pakalpojumā SharePoint 2013.
Darblapa
Izmantojiet šo darblapu, lai ierakstītu šajā rakstā apspriesto informāciju:
-
Satura tipa un darbplūsmas plānošanas darblapa (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?linkid=165878)
