Piezīme.: Mēs vēlamies sniegt jums visjaunāko palīdzības saturu jūsu valodā, cik vien ātri to varam. Šī lapa ir tulkota automatizēti, un tajā var būt gramatiskas kļūdas un neprecizitātes. Mūsu nolūks ir šo saturu padarīt jums noderīgu. Vai lapas lejasdaļā varat mums pavēstīt, vai informācija jums noderēja? Ērtai atsaucei šeit ir šis raksts angļu valodā .
Šajā rakstā ir aplūkots scenāriji, kurā organizācijas varētu izmantot Microsoft Office InfoPath un InfoPath Forms Services uzlabot biznesa procesus, piemēram, izdevumu segšana vai apdrošināšanas pieprasījuma uzrādīšana.
Scenāriji un uzņēmumiem, kas aprakstītas šajā rakstā ir fiktīvs un ir paredzēti tikai kā piemēru. Lai uzzinātu, kā reālā biznesa vidēs ir izmantoti InfoPath un InfoPath Forms Services , varat atsaukties uz faktisko gadījumu izpēte. Saites uz papildinformāciju par gadījumu izpēte sadaļā Skatiet arī .
Šajā rakstā
1. scenārijs: Izdevumu atskaites
Daudzas grupas laikā korporācija Datum — tostarp mārketinga, pārdošanas un atbalsta konsultanti — rodas un atskaiti par izdevumiem darbā.
IT profesionāļiem korporācija Datum vēlaties izmantot InfoPath un InfoPath Forms Services racionalizēt izdevumu atskaišu procesu uzņēmumā. Īpaši vēlas nepieļaut datu ievades kļūdas un, lai novērstu jāveic administratīvā personāla atkārtoti ievadāt datus no izdevumu atskaites uz citu, atsevišķas datu bāzi. Korporācija datum vēlas nodrošinātu veids, kā skatīt izdevumu atskaites tiešsaistē statusi darbiniekiem.
Pirms InfoPath
Lai gan korporācija Datum izmantot Microsoft Office Excel darbgrāmatu, lai ģenerētu izdevumu atskaites, darbinieku joprojām izmantot manuāli veikta procesa, lai iesniegtu izdevumu atskaites. Piemēram, darbinieka ierakstīt viņas izdevumus Excel darbgrāmatā, un pēc tam drukāta darbgrāmatu. Viņa papīra maršrutēšanas kartīte pievienota izdrukātā atskaite, un pēc tam nosūtīti atskaites, izmantojot iekšējai pasta viņas pārvaldnieks.
Pēc apstiprināšanas atskaiti, vadītājs pārbauda savu vārdu uz maršrutēšanas kartīti, un nosūtījis atskaiti cauri iekšējai pasta grāmatvedība. Ja grāmatvedības pārvaldnieka apstiprināts atskaiti, un pēc tam atlīdzību pārbaudes izlaisti. Par reģionālajiem birojiem nedēļas var nodot starp laiku, ka sākotnējais ziņojums tika piegādāts un darbinieku saņemot viņas atlīdzību izvēles.
Pēc InfoPath
Saskaņā ar pāreju no papīra formāta procesu, lai automatizētu procesu, kas izmanto InfoPath un InfoPath Forms Services, korporācija Datum ir samazināta laiku un naudas to pavadīts apstrādes darbinieku izdevumu atskaites. Tagad darbinieki var aizpildīt veidlapas, tiešsaistē un tos elektroniski iesniegt to vadītājiem. Pēc vadītājiem apstiprināt atskaites, tās var maršrutēt tos elektroniski grāmatvedība galīgā apstiprināšana un segšana.
Kas notiek, ja pārslēdzat uz InfoPath-pasta sistēmu pabalsti ietver:
-
Tiešsaistes ērtības Darbiniekiem, kuri datoros ir instalēta programma InfoPath varat izmantot InfoPath aizpildīt un iesniegt izdevumu atskaites veidlapā. Darbiniekiem, kuri nav datorā ir instalēta programma InfoPath var aizpildīt un iesniegt savas izdevumu atskaites, izmantojot tīmekļa pārlūkprogrammu.
-
Bezsaistes atbalsts Ja darbinieki aizpildītu izdevumu atskaites veidlapu programmā InfoPath, tās var saglabāt savā datorā, daļēji aizpildītās veidlapas strādāt bezsaistē uz formas un pēc tam iesniegt aizpildīto veidlapu ar uzņēmuma tīklu, kad tie ir izveidots savienojums. Šī ir īpaši noderīgi darbiniekiem, kuri ir neregulāra vai ierobežota piekļuve tīkla resursiem vai ar internetu, piemēram, darbiniekiem, kuri bieži ceļo.
-
Lielāka precizitāte Tā kā veidlapas veidne tiek izstrādāta, lai palīdzētu nodrošināt datu integritāti, rodas mazāk nederīgajām ievadnēm. Piemēram, darbinieku nolaižamā sarakstlodziņa izmantošana izvēlēties no standartizētu izdevumu kategoriju sarakstu, nevis tad nepieciešamības atcerēties un manuāli ievadīt izdevumu kategoriju formā.
-
Efektivitāti Darbiniekiem ir iespējams skatīt statusu apstiprināšanas procesu, skatot lapu vietnē Microsoft Windows SharePoint Services.
2. scenārijs: Apdrošināšanas prasības
Humongous apdrošināšanas ir liels, mobilo darbinieku vairāk nekā 10 000 cilvēku, iekļauj pārdošanas cilvēki, prasības regulētājiem, advokātu, tā darbinieki, HR personāla un finanšu personāla.
Humongous apdrošināšanas vēlas izmantot InfoPath un InfoPath Forms Services , lai ļautu klientiem, apdrošināšanas aģenti un saistītie uzņēmumi izmantot tiešsaistes veidlapas, lai noformētu savas apdrošināšanas prasības.
Pirms InfoPath
Pirms sākat lietot InfoPath un InfoPath Forms Services, uzņēmuma darbinieki Humongous apdrošināšanas izmantot manuālās, uz papīra prasību procesu. Pēc intervējot klients, aģents prasību veidlapas aizpildīšana ar roku un pēc tam faksa prasības veidlapu, lai regulētājs. Kad regulētājs pārskatīt informāciju, viņa bieži nepieciešams zvanīt aģentu precizēšana atkarībā no faksa drukas kvalitāti.
Pēc InfoPath
Pārslēdziet no papīra formāta prasību process InfoPath un InfoPath Forms Services ir atļauta Humongous apdrošināšanas savienot klientiem, aģentu un regulētājiem tiešsaistē.
Piemēram, tagad ir iespējams Humongous apdrošināšanas klientu iesniegt prasību internetā, aizpildot pārlūkprogrammai iespējotas veidlapu. Klienta varat atvērt Humongous apdrošināšanas tīmekļa vietnē, lai izveidotu savu kontu, piesakieties un iesniegt prasību. Pēc klienta iesniedzot veidlapu, tas tiek nosūtīts e-pasta ziņojumā regulētājs un e-pasta ziņojuma kopija tiek nosūtīta aģents. Regulētājs atgriež formas aģents, ja ir nepieciešama papildu informācija. Automātisko sistēmu ir samazināts apstrādes izmaksas, saīsināts laika tas nepieciešams, lai apstrādātu prasības un palielinātu kopējo klientu apmierinātību.
Kas notiek, ja pārslēdzat uz InfoPath-pasta sistēmu pabalsti ietver:
-
Ērtības Papildus prasības iesniegšanas pa tālruni, klienti var iesniegt pieprasījumu, aizpildot veidlapu tīmeklī. Tas ļauj klientiem iesniegt veidlapas to ērtības, ne tikai standarta darba laikā.
-
Lielāka precizitāte Tā kā veidlapas veidne tiek izstrādāta, lai palīdzētu nodrošināt datu integritāti, rodas mazāk nederīgajām ievadnēm. Piemēram, klientiem vai aģentu nolaižamā sarakstlodziņa izmantošana izvēlēties no standarta prasību tipu sarakstu, nevis pēc tam, lai uzmeklētu un manuāli ievadīt prasību tipu formā.
-
Efektivitāti Turklāt, integrētu apstiprinājuma darbplūsmas lietošana ļauj aģents vai regulētājs, lai ātri skatītu citām personām, kas strādā prasību statusu. Lai gan darbiniekiem Humongous apdrošināšanas iepriekš izmantoja skaidri definētu darbplūsmu, to procesi bija papīra formāta. Tāpēc aģenti un regulētājiem nevarēja ātri noteikt prasību statusu, neveicot tālruņa zvanu. Tagad aģents, piemēram, var pārbaudīt darbplūsmas statusa lapā SharePoint vietnē, kur tiek glabāts formas, lai noskaidrotu, vai regulētājs ir pabeiguši apstiprināšanas procesu.
3. scenārijs: Atļauju pieprasījumiem
Šī iestāde ir atbildīga par pārskatīt pieprasījumus atļauju, kas ir pievienotas elektriskās darbuzņēmējiem un pēc tam apstiprināšanu vai noraidīšanu šos pieprasījumus.
Veidošanas pārbaudes nodaļas vēlas darbuzņēmējiem varēs aizpildiet atļauju pieprasījumus tīmekļa pārlūkprogrammā, lai atļaujas process ir vieglāks un ērtāks.
Pirms InfoPath
Pirms sākat lietot InfoPath un InfoPath Forms Services, veidošanas pārbaudes nodaļas izmanto manuālās, uz papīra pieteikšanās process, kuras rezultātā tika atvērts lieku datu ievadi. Darbuzņēmējiem aizpildīts papīra veidlapas valdības birojā. Darbinieki nosūtījis rokrakstā veidlapas administrators, kas ievadīts datu bāzes sistēmu. Pēc datu ievadīšanas, iegūtās ieraksti tika salīdzināta ar papīra formā, lai nodrošinātu precizitāti. Ja radušās nederīgus vai salasāms datus, formas atgrieza darbuzņēmējam pa pastu kopā ar otru formu, kurā konstatēta norādījumi saistībā ar nederīgu ierakstu labošana.
Pēc darbuzņēmējs iesniedzis pārskatīto veidlapu, atjauninājumi tika tam ievadīts datu bāzi un jauni ieraksti tika pārbaudīts precizitāti pret sākotnējo un otro formām. Pēc datu uzskatīja derīgu, sāka apstiprināšanas procesu. Apstiprināšanas posmā kontroliera apstiprināts vai liegta atļauju pieprasījumu, pamatojoties uz dažādiem kritērijiem. Pēc pabeigšanas apstiprinājuma darbplūsma, darbuzņēmējs tika paziņots lēmuma pa pastu.
Pēc InfoPath
Pārvietojot no papīra formāta atļaujas process automātisko procesu, kas izmanto InfoPath un InfoPath Forms Services, veidošanas pārbaudes nodaļas ir iespēja savienot darbuzņēmējiem, darbinieki un kontrolieri tiešsaistē.
Piemēram, kad izpildītājs iesniedzis atļaujas saņemšanai nodaļas veidošanas pārbaudes tīmekļa vietnē, veidlapas dati tiek iesniegti datu bāzi, kas atrodas nodaļas veidošanas pārbaudes ' tīklā. Pēc tam, kad ir iesniegta, jaunu atļauju pieprasījumu automātiski tiek parādīta SharePoint vietnē, kur saņemšanu aģents parāda informāciju par pilnīga un elektroniski paraksta iestatījumu lapa, lai apstiprinātu apliecinājumu.
Kas notiek, ja pārslēdzat uz InfoPath-pasta sistēmu pabalsti ietver:
-
Tiešsaistes ērtības Darbuzņēmējiem vairs nav jādodas uz valdības iestādi, lai saņemtu atļauju. Darbuzņēmējiem tagad varat iesniegt savas atļaujas pieprasījumu, izmantojot Web, aizpildot pārlūkprogrammai iespējotas veidlapu pārlūkprogrammā, piemēram, Firefox, Safari vai Internet Explorer.
-
Lielāka precizitāte Tā kā atļauju veidlapas veidne tiek izstrādāta, lai palīdzētu nodrošināt datu integritāti, rodas mazāk nederīgajām ievadnēm. Piemēram, darbuzņēmējiem nolaižamā sarakstlodziņa izmantošana izvēlēties no standarta kategoriju sarakstu, atlasot veida atļauju meklēti, nevis pēc tam, lai uzmeklētu un manuāli ievadīt atļauju tipu formā.
-
Labāku lietotāja pieredzi Kad dati tiek iesniegti jaunas atļaujas pieprasījuma veidlapas automātiski tiek parādīta veidošanas pārbaudes nodaļas iekštīkla vietnē. Pārdevējs atverot veidlapu, viņš var redzēt darbuzņēmēja uzņēmuma datus un atļaut lietojumprogrammas datu veidlapā.
Scenārijs 4: Noliktavas pārvaldības
Vispasaules preču importētāji iegādājas no vairāk nekā 70 piegādātājiem, kas atrodas 12 valstīs/reģionos. Tā krājumu pārdevējiem rīcībā ir diezgan dinamisku un sezonas, Vispasaules preču importētāji vēlas noformēt InfoPath veidlapu veidnes, kas ļaus viegli un efektīvi veidojiet vaicājumu piegādātājus par krājumiem.
Pirms InfoPath
Pirms sākat lietot InfoPath un InfoPath Forms Services, Vispasaules preču importētāji izmantot manuālās, uz papīra aptaujas procesu, kuras rezultātā tika atvērts lieku datu ievadi. Pircēji nosūtījis globālā Express garantē pasta aptaujas ārvalstu piegādātājiem. Piegādātājiem būtu pasta atpakaļ aizpildītas aptaujas formas vai faksu tos. Dažkārt tās tālruņa Vispasaules preču importētāji ar savas atbildes. Reti gadījumos pārdošanas personāla savākto aptaujas rezultātu no piegādātājiem klātienē. Kopumā mēnešus varētu pāriet pirms Vispasaules preču importētāji saņem gala aptaujas rezultātu.
Gandrīz katru aptaujas rezultātā lieku datu ievadi. Papīra aptaujas tika ievadīts datu bāzes sekretāre Vispasaules preču importētāji. Iegūtais datu bāzes ierakstiem tika salīdzināta ar papīra formā, lai nodrošinātu precizitāti. Gadījumā, ja nav derīga vai salasāms informāciju sekojuma intervija tika veikta ar piegādātāju pa tālruni. Ja tas nav iespējams, pa pastu vai faksu tika nosūtīts pieprasījums precizēšana. Pēc vispasaules preču importētāji saņēma koriģētas informāciju, dati ir pabeigta.
Pēc InfoPath
Tā vietā, iesniedzot aptaujas pasaules plašu importētājiem pa pastu, piegādātājiem tagad iesniegt aptaujas, aizpildot pārlūkprogrammai iespējotu veidlapu tīmeklī. Dati, ko piegādātāji ievadiet formās tiek ievietots nekavējoties krājumu datu bāzi. Saskaņā ar maiņa InfoPath un InfoPath Forms Services, Vispasaules preču importētāji tagad ir šādas priekšrocības:
-
Tiešsaistes ērtības Ar InfoPath-pasta sistēmu, piegādātājus var veikt aptaujas, izmantojot pārlūkprogrammu. Piegādātāji vairs nav e-pastu vai faksu aptaujas atpakaļ uz Vispasaules preču importētāji.
-
Savlaicīga Iepriekšējais, papīra sistēmā, bieži bija ievērojami no laika aizkavi piegādātājiem aizpildīt aptaujas līdz brīdim, ievadītās savas atbildes plašu Word saņēmējs datu bāzē. Kā rezultātu krājumu aprēķina bieži bija novecojis. Ar InfoPath pārlūkprogrammai iespējotas veidlapu veidnes, datus, kurus piegādātāji ievadiet formās, uzreiz tiek aizpildīts krājumu datu bāzē.
-
Lielāka precizitāte Tā kā veidlapas veidne tiek izstrādāta, lai palīdzētu nodrošināt datu integritāti, rodas mazāk nederīgajām ievadnēm. Piemēram, piegādātājus nolaižamā sarakstlodziņa izmantošana izvēlēties no standarta kategoriju sarakstu, atlasot produkta tipu, nevis pēc tam, lai sameklētu un manuāli ievadīt produkta tipu formā.
Scenārijs 5: tirgus izpētes
Proseware, Inc. sāk izstrādes cikla pret nākamā te102750819 laidiena savu vadošo produktu. Izstrādes komanda izlemj izmantot InfoPath un InfoPath Forms Services , lai palīdzētu veikt tirgus izpēti. Laikā tikšanās ar klientiem, izstrādes grupa, kas plāno izmantot veidni, lai apkopotu un ierakstītu klientu atsauksmes. Veidlapas mērķis ir reģistrētu visas saziņas ar klientiem, lai labāk izprastu klientu vajadzībām, un lai pārliecinātos, vai datus, kas tiek apkopota ir viegli atklājami arī atkārtoti.
Veidlapas veidnes jāiesniedz datu tieši uz datu bāzi, kas ļaus darbiniekiem, lai izgūtu un analizēt savākto datus no daudz dažādiem sapulču. Proseware, Inc. vēlas pabeigt krātuves veidlapu bibliotēkā SharePoint vietnē.
Pirms InfoPath
Lai gan izstrādes grupas dalībniekiem izmantot programmā Microsoft Office Word vai Microsoft Office Excel var veikt piezīmes, kad tie apkopoti atsauksmes no klientiem un partneriem, analizējot un dati bieži izplatītu rezultātā lieku datu ievadi. Grupas dalībnieki varētu rakstīt piezīmes brīvformas un saistīto informāciju tendence iegūt izkaisīti un starp dokumentus. Kad grupas dalībnieki vēlētos iekļaut informāciju, ko tie būtu sakrāti tehniskos datus, viņi pavada daudz laika meklēt pazemināta dokumentiem, lai atrastu, kas tiem nepieciešams.
Pēc InfoPath
Pārslēgšanās uz standarta datu apkopošanas process, kas izmanto InfoPath un InfoPath Forms Services ļauj Proseware, Inc. izstrādātāju komandu, lai samazinātu laika un naudas izteiksmē, analizējot, datu vākšanai un izplatīšanai iekšēji.
Tikšanās ar esošajiem, gan potenciālajiem klientiem, izstrādes grupas dalībniekiem tagad izmantot InfoPath veidlapas vākt datus par klientu vajadzībām un idejas. Komanda izmanto bibliotēkā SharePoint vietnē, glabāt un koplietot veidlapas. No šīs bibliotēkas grupas dalībnieki var jauno klientu datu veidlapu aizpildīšana, pārskatiet datiem esošās formās, aizpildītās veidlapas datu eksportēšana uz Microsoft Office Excel 2003 vai Microsoft Office Excel 2007vai datus no vairākām veidlapām sapludināt vienā veidlapā.
Kas notiek, ja pārslēdzat uz InfoPath-pasta sistēmu pabalsti ietver:
-
Vienādu informāciju Veidlapas veidne tiek izstrādāta, lai nodrošinātu konsekventu struktūru un informācijas formalizēšanu. Dati, kas parādās sarakstos formā tiek iegūts no standartizētu SharePoint sarakstus un. XML failu. Piemēram, uzņēmējdarbības veids saraksta ievadnes nāk tieši no iepriekš definētu XML shēmu, kurā tiek izmantots visā Proseware, Inc. lai standartizētu biznesa datus starp dažādām sistēmām exchange.
-
Integrācija ar esošajām sistēmām Iesniedzot veidlapu, tā automātiski tiek saglabāti SharePoint vietnes bibliotēkā. Datus no programmas katra forma tiek parādīts ārpus veidlapu bibliotēkā kolonnās. Tas atvieglo grupas dalībniekus, ko vēlaties atrast un kārtot veidlapas datu bibliotēkā, neatverot katru formu atsevišķi.
-
Vairāki skati Klientu datu veidlapā ir iekļauta skatus, kas ir paredzētas dažādām vajadzībām, tostarp atsevišķos skatos ierakstīšanai klientu informāciju, grupas secinājumus, izpētes metodes un papildu resursus. Formas ietver arī atvēlēts drukas skats, kurā tiek summēti dati no citiem skatiem viens ērts, drukāšanai draudzīgu formātā.
