Microsoft Office InfoPath ļauj izveidot veidlapu veidnes datu ievadei un kolekcijai. Microsoft Office Excel 2007 ļauj lietotājiem aprēķināt, diagrammas un analizēt datus. Izmantojot abas šīs programmas un XML, varat viegli izveidot vienkāršu, bet efektīvu bezkoda biznesa risinājumu uzņēmuma līdzekļu izsekošanai.
Šajā rakstā
-
1. darbība: līdzekļu izsekošanas veidlapas veidnes pielāgošana
-
2. darbība: shēmas faila kartēšana un tabulas izkārtojuma pielāgošana programmā Excel
-
3. darbība: rakurstabulas un rakursdiagrammas kopsavilkuma atskaites izveide
-
Galīgās domas: apsveriet iespēju izmantot SharePoint sarakstu vai Access datu bāzi
Ievads par līdzekļu izsekošanas risinājuma izveidi
Varat Exchange XML datus programmā InfoPath un Excel. Lai gan komanda InfoPath eksportēšana ir vienkāršs, vienkāršs veids, kā nosūtīt veidlapas datus uz programmu Excel, varat veikt vēl kādu risinājumu, kas sniedz lielāku elastību. Programmā Excel tieši kartējot InfoPath XML shēmas failu (. xsd) un pēc tam importējot InfoPath veidlapu failus (. XML) programmā Excel, varat pielāgot datu izkārtojumu un labāk izmantot Excel līdzekļus, lai palīdzētu pārvaldīt un analizēt datus efektīvāk.
Šajā rakstā mēs izmantosim InfoPath līdzekļu izsekošanas veidlapas veidnes paraugu, lai ilustrētu, kā varat padarīt InfoPath, XML un Excel darbojas kopā. Iedomājieties, ka ik pēc gada jūsu organizācija uzskaitē aktīvus katra darbinieka birojā. Pēc tam tiek palaista Excel atskaite, lai palīdzētu izlemt, kā piešķirt aprīkojuma budžetu nākamajam gadam. Tālāk redzamajā shēmā ir pārskats par to, kā savā nodaļā varat savākt, izsekot un ziņot par līdzekļu datiem.
1. tiek izveidota līdzekļu izsekošanas veidlapas veidne.
2. shēmas fails ir kartēts uz Excel tabulu un tabulas izkārtojums ir pielāgots.
3. ir izveidota tukša rakurstabulas un rakursdiagrammas kopsavilkuma atskaite.
4. līdzekļu izsekošanas veidlapa tiek izmantota, lai apkopotu lietotāju datus.
5. visi veidlapas dati tiek eksportēti uz Excel tabulu, un tiek atsvaidzinātas rakurstabulas un rakursdiagrammas atskaites.
Šajā risinājumā ir iekļautas šādas lietotāju lomas un produkti:
|
Programmatūras prasības |
|||
|
Lomas |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
|
Risinājumu noformētājs |
|
|
|
|
Lēmumu veidotājs |
|
|
|
|
Darbinieki |
|
|
|
1. darbība: līdzekļu izsekošanas veidlapas veidnes pielāgošana
Līdzekļu izsekošanas veidlapas veidne, kas ir iekļauta programmā InfoPath, ļauj ievākt informāciju par katru līdzekļu darbinieka birojā, nodaļu, kurā darbinieks pieder, aktīvu kategorijām un detalizētu informāciju par katru līdzekļu. Šajā risinājumā veidlapu noformētājs veidlapu veidni iesniedz lēmuma veidotāja e-pasta kontam, izmantojot Office Outlook 2007.
1. uzdevums: līdzekļu izsekošanas veidlapas veidnes atvēršana un pielāgošana
Tā kā nevarat publicēt veidlapas veidni e-pasta adresātu sarakstā, ja tajā ir bagātināta teksta lodziņa vadīkla ar saistītajiem attēliem, ir jāveic nelielas izmaiņas līdzekļu reģistrētāja parauga veidnes veidlapā.
-
Izvēlnē Fails noklikšķiniet uz noformēt veidlapas veidni.
-
Dialoglodziņa veidlapas veidnes noformēšana sadaļā atvērt veidlapas veidninoklikšķiniet uz pielāgot paraugu.
-
Dialoglodziņā Darba sākšana noklikšķiniet uz Sample-Asset Trackerun pēc tam sadaļā veidlapas uzdevuminoklikšķiniet uz noformēt šo formu.
-
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz assetNotes vadīklas, norādiet uz bagātināta teksta lodziņa rekvizīti, noklikšķiniet uz cilnes attēlojums un pēc tam sadaļā Pieejamais formatējumsnotīriet izvēles rūtiņu saistītie attēli .
2. uzdevums: iesniegšanas opciju definēšana
Nākamais uzdevums ir definēt iesniegšanas opcijas, lai darbinieki var iesniegt unikālu nosauktu veidlapas failu (. XML) lēmuma veidotāja e-pasta kontā kā pievienoto failu.
-
Izvēlnē Rīki noklikšķiniet uz iesniegšanas opcijas.
-
Dialoglodziņā iesniegšanas opcijas atzīmējiet izvēles rūtiņu Atļaut lietotājiem iesniegt šo formu .
-
Noklikšķiniet uz nosūtīt veidlapas datus uz vienu mērķiun pēc tam sarakstā noklikšķiniet uz e-pasts.
-
Noklikšķiniet uz Pievienot.
Tiek atvērts datu savienojuma vednis .
-
Lodziņā kam ierakstiet to lēmumu veidotāja aizstājvārdu, kas saņems visas iesniegtās veidlapas.
-
Lai norādītu unikālu tēmas rindiņu, lodziņā Tēma :
-
Noklikšķiniet uz ievietot formulas
-
Ierakstiet šādu formulu:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Noklikšķiniet uz Pārbaudīt formuluun pēc tam divreiz noklikšķiniet uz Labi .
-
Lodziņā Ievads ierakstiet attiecīgo ziņojumu vai pievienojiet šim risinājumam svarīgu informāciju.
-
Noklikšķiniet uz Tālāk.
-
Nākamajā vedņa lapā noklikšķiniet uz nosūtīt veidlapas datus kā pielikumuun pēc tam atlasiet veidlapas veidnes pievienošanu, lai nodrošinātu, ka lietotāji var atvērt izvēles rūtiņu veidlapa.
Tas palīdz nodrošināt, ka darbiniekiem ir piekļuve veidlapas veidnes failam (. xsn), ja nevar tam piekļūt no tīkla atrašanās vietas.
-
Lai norādītu unikālu faila nosaukumu katram veidlapas failam (. XML) lodziņā pielikuma nosaukums :
-
Noklikšķiniet uz ievietot formulas
-
Ierakstiet to pašu formulu, kas atrodas rindiņā Tēma :
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Noklikšķiniet uz Pārbaudīt formuluun pēc tam divreiz noklikšķiniet uz Labi .
-
Noklikšķiniet uz Tālāk.
-
Nākamajā vedņa lapā lodziņā Ievadiet šī datu savienojuma nosaukumu ierakstiet aprakstošu šī iesniegšanas datu savienojuma nosaukumu.
-
Pārbaudiet, vai informācija ir pareiza kopsavilkuma sadaļā, un pēc tam noklikšķiniet uz pabeigt.
-
Saglabājiet veidlapu to publiskajā tīkla mapē, kas pieejama lēmuma veidotājam un visiem darbiniekiem.
2. darbība: shēmas faila kartēšana un tabulas izkārtojuma pielāgošana programmā Excel
Lai iestatītu savienojumu starp InfoPath un Excel, ir nepieciešami trīs uzdevumi: shēmas faila izvilkšana līdzekļu izsekošanas veidlapas veidnei, kartējot šo shēmas failu programmā Excel un pielāgojot Excel tabulas noklusējuma izkārtojumu, kurā iekļauti visi importētie XML veidlapas datu faili.
1. uzdevums: izvilkt shēmas failu no InfoPath
-
Programmā InfoPath atveriet līdzekļu izsekošanas veidlapas veidnes failu.
-
Izvēlnē Rīki noklikšķiniet uz noformēt šo veidlapu.
-
Izvēlnē Fails noklikšķiniet uz Saglabāt kā avota failus.
-
Dialoglodziņā mapes meklēšana atlasiet mapi vai izveidojiet jaunu mapi, kurā vēlaties saglabāt shēmas failu.
Pievērsiet uzmanību mapes atrašanās vietai, kurā tiek saglabāti visi avota faili un shēmas faila nosaukums, šajā gadījumā myschema. xsd, kurā iekļauta veidlapas XML datu shēmas definīcija.
2. uzdevums: InfoPath shēmas faila kartēšana programmā Excel
-
Izveidojiet jaunu Excel failu un pēc tam saglabājiet to lēmuma veidotājā pieejamā atrašanās vietā.
-
Programmā Excel, ja cilne Izstrādātājs nav redzama, veiciet tālāk norādītās darbības.
-
Noklikšķiniet uz Microsoft Office pogas
-
Kategorijas populārs sadaļā galvenās opcijas darbam ar Excelatzīmējiet izvēles rūtiņu Rādīt lentē izstrādātāja cilni un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
Piezīme.: Lente ir Microsoft Office Fluent lietotāja interfeiss komponents.
-
-
Cilnes Izstrādātājs grupā XML noklikšķiniet uz Avots.
Tiek parādīta uzdevumrūts XML avots .
-
Noklikšķiniet uz XML kartesun pēc tam dialoglodziņā XML kartes noklikšķiniet uz Pievienot.
-
Datorā, kurā darbojas sistēma Windows Vista
-
Adreses joslānoklikšķiniet uz diskdziņa vai mapes, kurā ir myschema. xsd fails, ko izveidojāt sadaļas 2. darbībā, 1. darbība: izvērsiet shēmas failu no InfoPath.
Datorā, kurā darbojas sistēma Microsoft Windows XP
-
Sarakstā Skatīt noklikšķiniet uz diska vai mapes, kurā ir myschema. xsd fails, ko izveidojāt sadaļas 2. darbībā : izvelciet shēmas failu no InfoPath.
-
-
Noklikšķiniet uz faila un pēc tam uz Atvērt.
-
Kad tiek atvērts dialoglodziņš vairāku saknes , noklikšķiniet uz assetTracking saknes mezgla, kas ir definēts myschema. xsd failā, un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
XML karte tiek rādīta uzdevumrūtī XML avots .
-
Velciet elementu ns1: Asset Node, kas ir XML elements, darblapā vietā, kur vēlaties redzēt Excel tabulu.
3. uzdevums: Excel tabulas izkārtojuma pielāgošana
Pēc noklusējuma Excel izmanto XML elementu nosaukumus kā tabulas kolonnu virsrakstus. Taču kolonnas virsrakstus var mainīt, rediģējot kolonnu galvenes šūnas.
-
Lai modificētu noklusējuma kolonnas galvenes, atstājiet atlasītu Excel tabulu, atrodiet šo virknes prefiksu, ns1: Assetun noņemiet to. Piemēram, varat mainīt elementu ns1: omkt uz ID.
-
Lai pielāgotu kolonnas platumu, noklikšķiniet uz pogas Atlasīt visu un pēc tam veiciet dubultklikšķi uz jebkuras kolonnas virsraksta robežas.
3. darbība: rakurstabulas un rakursdiagrammas kopsavilkuma atskaites izveide
Lēmumu veidotāji izmantojiet rakurstabulas un rakursdiagrammas atskaites, lai analizētu, izpētītu un vizualizētu kopsavilkuma datus. Iestatot rakurstabulas un rakursdiagrammas atskaites, ko vēlaties izmantot šajā scenārijā pirms laika, tā būs vienkārša darbība, lai lēmumu veidotājs palaistu pārskatu ar pabeigtajiem datiem vēlāk.
-
Atlasiet šūnu Excel tabulā.
-
Cilnes ievietošana grupā tabulas noklikšķiniet uz Rakurstabulaun pēc tam uz Rakurstabula.
Excel parāda dialoglodziņu Rakurstabulas izveide.
-
Lai novietotu rakurstabulas atskaiti jaunā darblapā, sākot ar šūnu a1, noklikšķiniet uz Jauna darblapaun pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
Programma Excel pievieno tukšu rakurstabulas atskaiti norādītajā atrašanās vietā un parāda rakurstabulas lauku sarakstu , lai jūs varētu pievienot laukus, izveidot izkārtojumu un pielāgot rakurstabulas atskaiti.
-
Lai izveidotu datu krustenisko tabulveida atskaiti, velciet lauku ID uz apgabalu vērtības, lauku Nodaļa uz kolonnu etiķešu apgabalu, kategoriju lauku uz apgabalu rindu etiķetes un lauku AssignedTo uz atskaites filtra apgabalu.
-
Noklikšķiniet uz rakurstabulas atskaites.
-
Cilnes ievietošana grupā diagrammas noklikšķiniet uz joslu diagrammas tipa.
-
Zem plaknes joslasatlasiet sagrupētu joslu.
-
Pielāgojiet rakursdiagrammas atskaites lielumu un atrašanās vietu atbilstoši savām vēlmēm.
4. darbība: lietotāju līdzekļu informācijas apkopošana
Tagad, kad veidlapas veidne ir gatava, lai to varētu aizpildīt visi darbinieki, veidlapa ir jāpublicē un jānosūta katram darbiniekam. Kad katrs darbinieks iesniedz pabeigtu veidlapu, tā tiek nosūtīta kā XML datu fails (. XML), kas pievienots e-pasta ziņojumam lēmuma veidotāja e-pasta kontā. Lēmumu veidotājs var pārvietot visus ziņojumus uz atvēlētu InfoPath mapi programmā Outlook. Šajā scenārijā ir ieteicams piešķirt noteiktu laika periodu visiem lietotājiem, lai pabeigtu veidlapas tā, ka lēmumu veidotājs var izpildīt atskaiti, izmantojot visas pabeigtās veidlapas, kad ir sasniegts datu vākšanas termiņš.
-
Programmā InfoPath atveriet veidlapu veidni (. xsn), ko saglabājāt, veicot 1. darbību: līdzekļu izsekošanas veidlapas veidnes noformēšana
-
Izvēlnē Rīki noklikšķiniet uz noformēt šo veidlapu.
-
Izvēlnē Fails noklikšķiniet uz publicēt.
-
Publicēšanas vednī noklikšķiniet uz e-pasta adresātu sarakstaun pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.
-
Vedņa nākamajā lapā lodziņā veidlapas veidnes nosaukums ierakstiet veidlapas veidnes nosaukumu un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk. Veidlapas veidnes nosaukums tiks parādīts ziņojuma tēmas virsrakstā, kas tiek nosūtīts e-pasta ziņojuma adresātiem.
-
Pēc izvēles nākamajā vedņa lapā varat izveidot kolonnas, kas tiks rādītas Outlook mapēs, lai palīdzētu organizēt e-pasta ziņojumus.
-
Noklikšķiniet uz Tālāk.
-
Noklikšķiniet uz Publicēt.
-
Kad publicēšanas vednis ir pabeidzis veidlapas veidnes publicēšanu, tiek atvērts e-pasta ziņojums ar formu.
-
Aizpildiet ziņojumu, ierakstiet darbinieku vārdus vai izmantojiet adresātu sarakstu, un pēc tam nosūtiet ziņojumu.
Programmā Outlook lēmumu veidotājs var organizēt visas iesniegtās XML veidlapas vienā no diviem veidiem:
-
Ja ziņojuma lodziņš InfoPath veidlapu mapes parādās pirmo reizi, kad ziņojums tiek atvērts, noklikšķiniet uz izveidot veidlapu mapi.
-
Izveidojiet kārtulu programmā Outlook, lai visas saistītās InfoPath veidlapas pārvietotu uz InfoPath mapi.
Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet rakstu ziņojumu pārvaldīšana, izmantojot kārtulas.
5. darbība: veidlapu importēšana programmā Excel
Tā kā jūs jau esat izveidojis Excel darbgrāmatas 2. un 3. darbību, lēmuma veidotājam ir vienkārši jāeksportē un jāpārskata veidlapas dati. Lēmumu pieņēmējam ir vienkārši jāeksportē XML faili (. XML) no programmas Outlook, jāimportē visi veidlapas faili (. XML) Excel darbgrāmatā un pēc tam jāatsvaidzina dati.
1. uzdevums: veidlapu eksportēšana no programmas Outlook uz Windows mapi
-
Programmā Outlook atlasiet mapi, kurā ir visas no darbiniekiem saņemtās veidlapas, un pēc tam nospiediet taustiņu kombināciju CTRL + A, lai atlasītu visus formas e-pasta ziņojumus.
-
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atlases, norādiet uz InfoPath darbībasun pēc tam noklikšķiniet uz eksportēt veidlapas.
-
Dialoglodziņā eksportēt veidlapas atlasiet mapi un pēc tam nospiediet Labi.
2. uzdevums: veidlapu importēšana programmā Excel
-
Excel darbgrāmatā, ko izveidojāt, veicot 2. darbību: kartēt shēmas failu un pielāgot tabulas izkārtojumu programmā Excel, atlasiet vienu no kartētajām šūnām Excel tabulā.
-
Cilnes Izstrādātājs grupā XML noklikšķiniet uz Importēt.
Tiek parādīts dialoglodziņš XML importēšana .
-
Datorā, kurā darbojas sistēma Windows Vista
-
Adreses joslānoklikšķiniet uz mapes, kurā ir XML datu faili (. XML), kas izveidoti 1. uzdevumā: veidlapu eksportēšana no programmas Outlook uz Windows mapi.
Datorā, kurā darbojas sistēma Microsoft Windows XP
-
Sarakstā Skatīt noklikšķiniet uz mape, kurā ir XML datu faili (. XML), kas ir izveidoti, veicot 1. uzdevumu: eksportējiet formas no programmas Outlook uz Windows mapi.
-
-
Veiciet vienu no šīm darbībām
-
Ja faili ir blakusesoši, nospiediet taustiņu SHIFT un pēc tam noklikšķiniet uz pirmā un pēdējā faila sarakstā.
-
Ja faili nav nepārtraukti, nospiediet taustiņu CTRL un pēc tam noklikšķiniet uz katra faila, kuru vēlaties importēt sarakstā.
-
-
Noklikšķiniet uz Importēt.
Pēc noklusējuma programma Excel pārraksta jebkurus esošos datus no kartētajām šūnām, kas ir vēlamais gala rezultāts šajā biznesa risinājumā. Tomēr lēmumu veidotājs var, piemēram, importēt datus vairākkārt, lai novērtētu progresu pirms plānotā termiņa.
Piezīme.: Programmā Excel varat arī pievienot datus, izmantojot opciju Pievienot jaunos datus esošajām XML tabulām (cilnes Izstrādātājs grupā XML noklikšķiniet uz kartes rekvizīti), kas var būt piemērots citiem risinājumiem.
Papildinformāciju skatiet rakstā savienojuma izveide ar XML failu.
3. uzdevums: rakurstabulas un rakursdiagrammas atskaišu atsvaidzināšana
-
Noklikšķiniet uz rakurstabulas atskaites šūnas.
-
Cilnes Opcijas grupā dati noklikšķiniet uz bultiņas blakus opcijai Atsvaidzināt visuun pēc tam noklikšķiniet uz Atsvaidzināt.
Excel darbgrāmatā tagad ir iekļauti visi dati un kopsavilkuma atskaites, kas palīdzēs piešķirt nākamā gada aprīkojuma budžetu. Protams, varat veikt papildu analīzi Excel darbgrāmatā, ja nepieciešams, piemēram, kārtošanu, filtrēšanu vai nosacījumformatēšanu.
Galīgās domas: apsveriet iespēju izmantot SharePoint sarakstu vai Access datu bāzi
Kā alternatīvu apsveriet iespēju izmantot SharePoint sarakstu vai Access datu bāzi, nevis XML, lai pārsūtītu datus starp InfoPath un Excel.
SharePoint saraksta izmantošana
No InfoPath varat viegli izmantot SharePoint sarakstu kā tikai lasāmu datu avotu. Varat veikt vienu no šīm darbībām:
-
SharePoint sarakstā eksportējiet datus uz programmu Excel, kas automātiski izveido datu savienojumu programmā Excel.
-
Programmā Excel tieši izveidojiet datu savienojumu ar SharePoint sarakstu.
Kad datu savienojums ir izveidots, varat atsvaidzināt datus programmā Excel, lai izgūtu atjauninātos datus.
Varat izmantot SharePoint sarakstu, lai pievienotu un atjauninātu datus, izmantojiet InfoPath veidlapu, lai parādītu elementu no saraksta (piemēram, komplekss vai garais vienums, kas vislabāk attēlots vertikāli), un pēc tam izmantojiet programmu Excel, lai vēl vairāk analizētu datus.
1. Rādiet vienu vienumu ērtai pārbaudei programmā InfoPath.
2. Pievienojiet un atjauniniet datus SharePoint sarakstā.
3. Atsvaidziniet un ziņojiet par to, izmantojot Excel.
Papildinformāciju skatiet rakstā datu savienojuma pievienošana SharePoint dokumentu bibliotēkai vai sarakstam
Access datu bāzes izmantošana
Programmā InfoPath varat izveidot lasīšanas/rakstīšanas savienojumu ar Access datu bāzi. Izmantojot programmu Excel, varat skaidri izveidot datu savienojumu ar Access datu bāzi, kuru varat atsvaidzināt, lai izgūtu atjauninātos datus. Varat pat definēt savienojumu automātiskai atsvaidzināšanai, kad darbgrāmata tiek atvērta, vai periodiski atsvaidzināt, piemēram, ik pēc 5 minūtēm.
Access datu bāzi var izmantot kā starpnieku starp InfoPath un Excel. Kad iesniedzat InfoPath veidlapu programmai Access, jūs atjaunināt Access datu bāzi. Atsvaidzinot datu savienojumu programmā Excel, tiek izgūti atjaunināti dati no programmas Access. Būtībā jūs iesniedzat datus netieši no InfoPath uz Excel darbgrāmatu.
1. Parādiet un iesniedziet formu Access datu bāzē.
2. Saglabājiet datus Access datu bāzē.
3. Atsvaidziniet un ziņojiet par to, izmantojot Excel.
Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet rakstu veidlapas veidnes noformēšana, kuras pamatā ir Microsoft Access datu bāze.
Padoms.: Vai zinājāt, ka varat izveidot InfoPath veidlapu tieši no programmas Access? Ja jūsu lietotājiem datoros ir instalēta programma Outlook 2007 vai 2010 un InfoPath 2007 vai 2010, varat apkopot dažādu lietotāju datus tieši no programmas Access, izmantojot e-pasta ziņojumu apkopošanas vedni. Lai iegūtu papildinformāciju, skatiet Access palīdzības tēmu, pievienojiet datus, kas apkopoti no e-pasta ziņojumiem uz jūsu Access datu bāzi.
