Tēmas šajā rakstā
- Maksāšanas līdzeklis
- Ko nedarīt
- Kā izmantot adresātu sarakstus un kontaktpersonu grupas (DL)
- Kā izmantot iekļautos komentārus
- Kad izmantot diskrēto kopiju
- Gatavošanās atvaļinājumam
Maksāšanas līdzeklis
Tālāk sniegtie ieteikumi palīdzēs jūsu e-pasta sūtījumiem izskatīties profesionāli un uztvert jūsu domu.
Pirms nosūtīšanas uzrakstīto izlasiet.
Tēmu formulējiet aprakstoši un tā, lai tiktu rosināta rīcība. Piemēram: "Vadītāji: lūdzu nosūtiet sava paneļa atkāpšanās datumus" ietver gan grupas nosaukumu, gan darbību, lai adresāti varētu ātri noteikt, kas viņiem jādara. Vēl var būt noderīgi pievienot "Informācijai:" un "Nepieciešama darbība".
Ja ir nepieciešama darbība, tēmas rindiņā norādiet, ko vēlaties.
Ja sarunas tēma mainās, mainiet arī ziņojuma tēmu.
Ziņojumiem jābūt īsiem un par lietu.
Ziņojuma saturu organizējiet tā, lai tas sāktos ar vissvarīgāko, mazsvarīgo atstājot beigās.
Svarīga informācija, iespējams, jānoformē treknrakstā .
Rīcības punktus vai jautājumus rakstiet atsevišķās rindiņās , lai tie izceltos un būtu pamanāmi.
Uzdodot jautājumus, personu vārdus noformējiet treknrakstā. Piemēram: "Raien, kāds ir projekta statuss?" Ja izmantojat Outlook 2016 ar Microsoft 365, consider using @Mentions.
Ziņojumu sūtiet tikai tiem, kam tas ir jāizlasa.
- Personas, kurām jābūt tikai informētām par ziņojumu, norādiet rindiņā Kopija .
- Personas, kurām uz ziņojumu ir jāatbild vai jāveic kāda darbība, norādiet rindiņā Kam .
Pēcvajadzības lietojietparakstu, bet tam ir jābūt vienkāršam, īsam, profesionālam un, ja iespējams, bez grafikas.
Ja vēlaties tūlītēju atbildi, nesūtiet e-pasta ziņojumu. Piezvaniet vai nosūtiet tūlītējo ziņojumu.
Ja esat iesaistīts e-pasta sarunā, kurā ir vairāk nekā 10 e-pasta ziņojumu bez risinājuma, apsveriet iespēju sasaukt vai noorganizēt sapulci, lai apspriestu jautājumu. Ne vienmēr e-pasts ir efektīvs saziņas līdzeklis sarežģītu jautājumu risināšanai.
Apstipriniet ziņojumus, kam nepieciešama garāka atbilde. Ja esat aizņemts un uzreiz nevarat sniegt pilnu atbildi, informējiet sūtītāju, ka jautājumu izskatīsit un atbildēsit līdz konkrētam laikam vai datumam. Atzīmējiet ziņojumu ar karodziņu, lai atgādinātu sev atbildēt vēlāk.
Lietojiet augstu svarīguma pakāpi (
) reti.Piezīme
Pat ja esat iestatījis aizkavētas sūtīšanas kārtulu, atzīmējot ziņojumu ar augstu svarīguma pakāpi, tas tiek nosūtīts nekavējoties.
Ja uzdodat jautājumu un ir vairākas personas, kas varētu atbildēt, izvēlieties tikai vienu , nevis sūtiet jautājumu grupai.
Lai rakstītu labus e-pasta ziņojumus, ir izjust līdzjūtību adresātiem.
Sekojums: atzīmēšana ar karodziņu nosūtot
Ja kādam sūtāt ziņojumu, uz kuru ir vajadzīga atbilde, rīkojieties šādi:
- Nosūtot atzīmējiet ar karodziņu savai zināšanai.
- Mainiet ar karodziņu atzīmētā e-pasta uzdevuma nosaukumu To-Do joslā, lai sāktu ar sekojuma darbību.
- Piešķiriet tam kategoriju @Jāgaida.
Ja ir veiktas šīs trīs darbības, jūs zināt, ka nākamā darbība ir vēl viena ziņojuma nosūtīšana vai atbildes meklēšana.
Padoms Sev atgādināt, ka jānosūta vēl viens ziņojums, bieži ir efektīvāk nekā ziņojumam pievienot karodziņu, kas attiecas uz adresātu. Tāpat, ja ziņojumā apsolāt kaut ko izdarīt, atzīmējiet to ar karodziņu savai zināšanai, lai kā atgādinājums uzdevumu slejā izveidojas uzdevums.
Ko nedarīt
- Nelietojiet vēstuļpapīru.
- Savu priekšnieku neiekļaujiet visos ziņojumos, ko sūtāt.
- Ja esat dusmīgs, ziņojumu nenosūtiet. Labāk saglabājiet to melnrakstu mapē un atgriezieties pie tā vēlāk.
- Ja sūtāt garu ziņojumu (vairāk nekā divas rindkopas), neceriet uz ātru atbildi.
- Nesūtiet sekojuma ziņojumu, ja vēl nav pagājusi viena diena kopš pirmā ziņojuma nosūtīšanas. Ja nesaņemat savlaicīgu atbildi, mēģiniet sazināties pa tālruni vai izmantot tūlītējo ziņojumapmaiņu.
- Visiem saviem ziņojumiem nenosakiet lasīšanas vai piegādes apliecinājumus. Izmantojiet tos tad, ja neesat pārliecināts, vai adresāts ziņojumu saņems.
-
Nepievienojiet karodziņus vai katram ziņojumam, ko sūtāt. Adresāti pieradīs, ka to var neņemt galvā.
- Nelietojiet VISUS LIELOS BURTUS.
- Nesūtiet pielikumus — tā vietā sūtiet saites.
- Neizvērsiet adresātu sarakstus vai kontaktpersonu grupas. Izvērsti adresātu saraksti traucē lasīt ziņojumu un ziņojums var nonākt nepareizajās pasta mapēs.
- Nelietojiet sarkasmu. Jūsu humoru var pārprast.
- Nerakstiet neko tādu, ko jūsu uzņēmumā kādam tomēr nevajadzētu lasīt. Nekad nevar zināt, kur var nonākt e-pasta ziņojums.
- Neizmantojiet slīprakstu vai ļoti mākslinieciskus fontus, ko ir grūti izlasīt.
- Neizmantojiet sarkanas krāsas fontu, jo to ir grūti lasīt un lasītājs var pārprast, ka ar to ir domāta kritika.
- Nesūtietatbildi visiem adresātu sarakstam vai kontaktpersonu grupai ar lūgumu tikt noņemtam. Jebkad.
Kārtulas kontaktpersonu grupām un adresātu sarakstiem (DL)
- Ja atbildat lielai kontaktpersonu grupai, ievērojiet visus norādījumus par e-pastu.
- Ja jums nepieciešams vairāk informācijas no vienas personas vai jautājumu pētāt individuāli, atbildiet uz visu adresātu sarakstu, lai visi zinātu, ka atbildat, un pēc tam atbildiet individuāli konkrētai personai. Kad problēma ir atrisināta, noteikti atbildiet adresātu sarakstam. Šādi atrisinājumu var izmantot arī pārējie adresātu sarakstā iekļautie lietotāji.
Kā pāradresēt personas
Ja kāds nosūta ziņojumu adresātu sarakstam, kurā esat dalībnieks, un uz ziņojumu labāk atbildētu kāds cits vai cits adresātu saraksts, rīkojieties šādi:
- Atbildiet, rindiņā Kam norādot pareizo adresātu sarakstu vai personu.
- Atbildes jāsūta pareizajam adresātu sarakstam vai personai.
- Nenorādiet sākotnējo adresātu sarakstu rindiņā Diskrētā kopija, jo jūsu ziņojumu nefiltrēs citu personu kārtulas. Adresātu sarakstu labāk atstājiet rindiņā Kam vai Kopija .
Kā tikt noņemtam no DL
Ja saņemat e-pasta ziņojumu no adresātu saraksta, kurā nevēlaties būt, nosūtiet ziņojumu tīkla administratoram vai adresātu saraksta īpašniekam ar lūgumu jūs noņemt. Neatbildēt visam adresātu sarakstam. Lai atrastu DL saraksta īpašnieku, veiciet dubultklikšķi uz adresātu saraksta nosaukuma.
Kā izmantot iekļautos komentārus
Saņemtajā e-pasta ziņojumā pievienojot iekļautos komentārus, var ērti atbildēt uz jautājumiem un tieši atbildēt uz jautājumiem. Par ieteicamo praksi tiek uzskatīta šāda rīcība:
Savā ziņojumā norādiet, ka komentārus iekļaujat saņemtajā tekstā. Piemēram, "Plašākus komentārus sk. zemāk".
Nodaliet savu tekstu no sākotnējā ziņojuma. To var izdarīt, piemēram, šādi:
- Fonta krāsas maiņa
- Sākumā kvadrātiekavās ieliekot savu vārdu vai iniciāļus, piemēram, [Melissa], [MM]
- Fontu maiņa uz slīprakstu vai treknrakstu vai gan vienu, gan otru
Nedzēsiet neko, ko pats neesat rakstījis.
Kad izmantot diskrēto kopiju
Izmantojiet diskrētā kopijas līdzekli, lai noņemtu personas no e-pasta sarunas, ja uzskatāt, ka viņiem vairs nevajadzīgi papildu e-pasta ziņojumi, vai ja ir mainījusies sarunas tēma.
Piemēram, ja esat viena no piecām personām, kam uzdots jautājums, un vēlaties atbildēt, pārējās četras personas pārvietojiet uz rindiņu Diskrētā kopija un norādiet apmēram "Diskrētā kopija Jānim, Uģim, Mārtiņam un Laumai. Šeit ir atbilde ..." Turpmākie ziņojumi tiks pārsūtīti tikai starp jums un sākotnējā jautājuma sūtītāju.
Neizmantojiet diskrēto kopiju , lai informētu citu personu (piemēram, savu vadītāju) par kādu sensitīvu ziņojumu. Diskrētās kopijas adresāts var nesaprast, ka ir saņēmis diskrētu kopiju un atbildēt visiem, tādējādi atklājot, ka ir saņēmis diskrētu kopiju. Tas var jūs parādīt nepatīkamā gaismā.
Lai informētu trešo personu par kādu jautājumu, pēc ziņojuma nosūtīšanas labāk pārsūtiet šo ziņojumu, nevis izmantojiet diskrēto kopiju .
Gatavošanās atvaļinājumam
Ja izmantojat Outlook ar Microsoft 365, Outlook.com, Hotmail.com vai Live.com kontu, vai arī Microsoft Exchange kontu, varat iestatīt ziņojumu par atrašanos ārpus biroja, lai informētu personas jūsu organizācijā par jūsu prombūtni.
Ieteicams ievērot ieteikumus, kas sniegti rakstā Laika ārpus biroja pievienošana kolēģu Outlook kalendāriem.
Ja jūs vai jūsu administrators ir izveidojis kopīgotu atvaļinājuma kalendāru, noteikti publicējiet savu atvaļinājumu tajā. Ja visi izmanto koplietojamo kalendāru, nav jāsūta atsevišķs sapulces pieprasījums, lai informētu visus par savu prombūtni, kā norādīts iepriekš minētajā rakstā, taču e-pasta ziņojums var kalpot kā labs atgādinājums.