Ierakstu centrs ir paredzēts kā centrālais repozitorijs, kurā organizācija var glabāt un pārvaldīt visus savus ierakstus, piemēram, juridiskos vai finanšu dokumentus. Ierakstu centrs atbalsta visu ierakstu pārvaldības procesu, sākot no ierakstu vākšanas līdz ierakstu pārvaldībai un ierakstu iznīcināšanai.
Ierakstu centra vietnes veidne ir līdzīga citām SharePoint vietnēm ar to, ka tā kalpo kā vispārēja dokumentu krātuve un ļauj vietnes lietotājiem sadarboties. Tomēr ierakstu centra vietnes veidne ir iepriekš konfigurēta vietne, kas īpaši izstrādāta, lai palīdzētu organizācijām īstenot ierakstu pārvaldības un saglabāšanas programmas. Versiju izveide, auditēšana, metadatu pārvaldība, e-datu atklāšana un pielāgojama ierakstu maršrutēšana ir iebūvēti līdzekļi, kas var palīdzēt jums vēl efektīvāk pārvaldīt ierakstus.
Piezīme
Pakalpojumā SharePoint esam ieviesuši saglabāšanas etiķešu izmantošanu, lai paziņotu saturu kā ierakstus, kas efektīvi aizstāj nepieciešamību izmantot ierakstu centru. Ja izmantojat ierakstu centru, varat turpināt to izmantot kopā ar saglabāšanas etiķetēm. Taču turpmāk ierakstu pārvaldības nolūkos ierakstu centra vietā ieteicams izmantot saglabāšanas etiķetes.
Ierakstu pārvaldības plāna definēšana
Augstākajā līmenī ierakstu centra vietnes izstrādei ierakstu pārvaldības programmas ieviešanai ir jāveic divi galvenie soļi:
- Organizācijai ir jāizstrādā ierakstu pārvaldības stratēģija un oficiāls ierakstu pārvaldības plāns. Tas ir kopīgs darbs, kas ietver koordināciju starp ierakstu pārvaldniekiem, atbilstības amatpersonām, IT speciālistiem un informācijas darbiniekiem.
- Organizācijai pēc tam ir jākonfigurē viena vai vairākas ierakstu centra vietnes, lai ieviestu ierakstu pārvaldības plānu.
Turpmākajās sadaļās aprakstīti galvenie elementi, kas saistīti ar katru no šīm darbībām.
Ierakstu pārvaldības plānošana
Lai organizācija varētu konfigurēt ierakstu centra vietni kā ierakstu pārvaldības risinājumu, tai ir jāizstrādā oficiāls ierakstu pārvaldības stratēģijas plāns. Formāla ierakstu pārvaldības plāna specifiskie elementi, visticamāk, būs unikāli atsevišķām organizācijām vai uzņēmumiem. Tomēr praktiski visi ierakstu pārvaldības plāni ietver tālāk norādītos dokumentus un procesus.
Failu plāns Failu plāns apraksta dokumentu vai vienumu tipus, ko organizācija atzīst par oficiāliem biznesa ierakstiem. Tas norāda, kur šie ieraksti tiek glabāti, un sniedz informāciju, kas atšķir viena veida ierakstus no cita. Failu plāns ir visaptveroša politiku, procesu un vadlīniju kolekcija ierakstu izveidei, glabāšanai un pārvaldībai. Failu plānam jāaptver visi ieraksti neatkarīgi no datu nesēja, tostarp papīra, emuāru, vikivietes, e-pasts un elektroniskie faili. Tajā jānorāda arī, kā katrs ieraksts tiek klasificēts, aizsargāts un galu galā iznīcināts. Tajā jāiekļauj arī apsvērumi par īpašām ierakstu kategorijām, piemēram, konfidenciāliem, vitāli svarīgiem, komercnoslēpumiem vai priviliģētiem ierakstiem. Visbeidzot, failu plānā ir jānorāda personas, kas ir atbildīgas par katra ieraksta tipa pārvaldību.
Ierakstu bibliotēkas Ierakstu bibliotēkas ir dokumentu bibliotēkas, kas tiek izveidotas, lai klasificētu un glabātu svarīgus ierakstus. Katram ieraksta tipam, ko vēlaties paturēt, tiek izveidota ierakstu bibliotēka. Ieraksti tiek automātiski maršrutēti uz atbilstošo bibliotēku, pamatojoties uz satura organizatorā konfigurētajiem iestatījumiem.
Satura tipi Satura tipi tiek veidoti, lai definētu ierakstu tipus, kas jūsu organizācijai nepieciešami, lai glabātu un identificētu katra ieraksta tipa unikālos rekvizītus. Definējot satura tipus konkrētiem ierakstu veidiem, jūsu organizācija var nodrošināt, ka katra no šīm satura grupām tiek pārvaldīta konsekventi. Office dokumentus, PDF failus, TIFF (skenētus attēlus), e-pastu, tūlītējo ziņojumu sarunas, video un fiziskos ierakstus var klasificēt un glabāt kopā ar izveidotajiem satura tipiem. Jebkurš ieraksts, kas tiek dēvēts par "līgumu", SharePoint ierakstu pārvaldības sistēmā tiek apstrādāts vienādi un konsekventi. Satura tipu izmantošana ierakstu klasificēšanai un glabāšanai ir alternatīva metode ierakstu bibliotēku izmantošanai.
Saglabāšanas grafiks Saglabāšanas grafikā norādīts, cik ilgi katrs failu plānā iekļautais ierakstu tips ir jāsaglabā (tā saglabāšanas periods) un kāds ir tā iznīcināšanas process, kad tas sasniedz šī perioda beigas (tā iznīcināšanas process). Saglabāšanas grafika vadlīnijas parasti ir balstītas uz juridiskām prasībām, organizācijas riskiem un biznesa vajadzībām. Turklāt saglabāšanas grafiks parasti apraksta riska pārvaldības neparedzētos gadījumus, kas nosaka katra ieraksta tipa saglabāšanas periodu.
Atbilstības prasību dokuments Atbilstības prasību dokumentā ir definēti noteikumi, kas jāievēro ierakstu pārvaldības IT sistēmām, to spējas un regulāras uzraudzības veidi, kas tām jāatbalsta, lai nodrošinātu atbilstību.
- Formāls process ierakstu likvidācijas apturēšanai Šajā procesā, ko bieži dēvē par aizturēšanu, ir detalizēti aprakstīts, kā organizācija aptur ierakstu glabāšanu, ja notiek, piemēram, tiesvedība, audits vai izmeklēšana.
- Uzskaites apstrādes uzraudzības un ziņošanas sistēma Lai nodrošinātu, ka darbinieki reģistrē, piekļūst un pārvalda ierakstus saskaņā ar definētām politikām un procesiem, ierakstu pārvaldības programmai jābūt procesam vai sistēmai, lai uzraudzītu un ziņotu par ierakstu apstrādi.
Ierakstu centra vietnes konfigurēšana
Pēc tam, kad organizācija ir iesaistījusies detalizētā ierakstu pārvaldības plānošanā un izstrādājusi oficiālu ierakstu pārvaldības plānu, tā var izveidot un konfigurēt ierakstu centra vietni, lai palīdzētu īstenot šo programmu.
Lai konfigurētu ierakstu centra vietni, ir jāveic šādas darbības:
Izveidojiet ierakstu bibliotēkas vai sarakstus, lai pārvaldītu un saglabātu visus ierakstu tipus, kas norādīti failu plānā.
- Ieteicams izveidot vienu ierakstu bibliotēku katram satura tipam ierakstu plānā.
- Kad ieraksti tiek iesniegti ierakstu centrā, tie tiek maršrutēti uz attiecīgo sarakstu vai bibliotēku.
Izveidojiet kolonnas atbilstošajām dokumentu bibliotēkām, sarakstiem vai satura tipiem, lai ietvertu un parādītu metadatus katram ierakstu tipam, kas norādīts failu plānā.
Ierakstu centra vietnē norādiet informācijas pārvaldības politikas katram ierakstu tipam. Šīm politikām jāatspoguļo saglabāšanas periodi un auditēšanas prasības, kas ir noteiktas jūsu organizācijas failu plānā un saglabāšanas grafikā.
Konfigurējiet satura organizatoru maršrutēt katra tipa ierakstu uz atbilstošo atrašanās vietu. Kad ieraksti tiek iesniegti ierakstu centra vietnē manuāli vai programmiski, lietojumprogramma izmanto šo līdzekli, lai noteiktu, kā ierakstu klasificēt ierakstu centra vietnē un uz kurieni to nosūtīt.