Dokumentu versiju izveides, satura apstiprināšanas un paņemšanas vadīklu plānošana koplietošanas vidē SharePoint

Kopsavilkums: Uzziniet, kā izmantot versiju izveidi, satura apstiprināšanu un paņemšanu koplietošanas vidē SharePoint 2013, lai kontrolētu dokumentu versijas visā to dzīves ciklā.

Šajā rakstā ir aprakstīts, kā plānot izmantot versiju izveidi, satura apstiprināšanu un paņemšanu pakalpojumā SharePoint Server 2016, lai kontrolētu dokumentu versijas visā to dzīves ciklā.

Pirms šī raksta lasīšanas jums ir jāizprot dokumentu pārvaldības plānošanas process, kas aprakstīts rakstā Pārskats par dokumentu pārvaldību pakalpojumā SharePoint 2013.

Šajā rakstā:

• Par versiju izveidi, satura apstiprināšanu un paņemšanu
• Plāna versiju izveide
• Satura apstiprināšanas plānošana
• Paņemšanas un reģistrēšanās plānošana

Par versiju izveidi, satura apstiprināšanu un paņemšanu

SharePoint Server 2016 ietver tālāk norādītos līdzekļus, kas var palīdzēt kontrolēt dokumentus dokumentu bibliotēkā:

• Versiju izveide ir metode, ar kuru secīgas dokumenta iterācijas tiek numurētas un saglabātas.
• Satura apstiprināšana ir metode, ar kuru vietnes dalībnieki, kuriem ir apstiprinātāja atļaujas, kontrolē satura publicēšanu.
• Paņemšana un atdošana ir metodes, kuru palīdzību lietotāji var labāk kontrolēt, kad tiek izveidota jauna dokumenta versija, kā arī komentēt veiktās izmaiņas, atdodot dokumentu.

Jūs konfigurējat šajā rakstā apspriesto satura pārvaldības līdzekļu iestatījumus dokumentu bibliotēkās. Lai šos iestatījumus koplietotu dažādās sava risinājuma bibliotēkās, varat izveidot dokumentu bibliotēkas veidnes, kas ietver jūsu satura pārvaldības iestatījumus. Tas nodrošina, ka jaunās bibliotēkas atspoguļos jūsu satura pārvaldības lēmumus.

Papildinformāciju par versiju izveidi skatiet rakstā Saraksta vai bibliotēkas versiju izveides iespējošana un konfigurēšana.

Plāna versiju izveide

Dokumentu bibliotēkas noklusējuma versiju izveides vadīkla ir atkarīga no vietņu kolekcijas veidnes. Tomēr varat konfigurēt dokumentu bibliotēkas versiju pārvaldības vadību atkarībā no konkrētajām vajadzībām. Katrā dokumentu bibliotēkā var būt atšķirīga versiju izveides vadīkla, kas vislabāk atbilst bibliotēkā esošo dokumentu veidam. SharePoint Server 2016 ir trīs versiju izveides opcijas.

• Bez versiju izveides Norāda, ka dokumenta iepriekšējās versijas netiek saglabātas. Ja versiju izveide netiek izmantota, dokumentu iepriekšējās versijas nav izgūstamas un dokumentu vēsture netiek saglabāta, jo netiek saglabāti katrai dokumenta iterācijai pievienotie komentāri. Izmantojiet šo opciju dokumentu bibliotēkās, kurās ir svarīgs saturs vai saturs, kas nekad netiks mainīts.
• Galveno versiju izveide Norāda, ka numurētās dokumentu versijas tiek saglabātas, izmantojot vienkāršu versiju izveides shēmu (piemēram, 1, 2, 3). Lai kontrolētu ietekmi uz krātuves vietu, varat norādīt, cik daudz vecāku versiju paturēt, atskaitot no pašreizējās versijas.
  Galveno versiju izveidē ikreiz, kad tiek saglabāta jauna dokumenta versija, visi lietotāji, kuriem ir dokumentu bibliotēkas atļaujas, var skatīt saturu. Izmantojiet šo opciju, ja nevēlaties nošķirt dokumentu melnraksta versijas un publicētās versijas. Piemēram, dokumentu bibliotēkā, ko izmanto organizācijas darbgrupa, galvenās versijas izveide ir laba izvēle, ja visiem grupas dalībniekiem ir jāspēj skatīt visas katra dokumenta iterācijas.
• Galveno un papildversiju (melnraksta) izveide Norāda, ka dokumentu numurētās versijas tiek saglabātas, izmantojot galveno un papildversiju izveides shēmu (piemēram, 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Versijas, kuru versija beidzas ar .0 , ir galvenās versijas, un versijas, kuru paplašinājumi nav nulle, ir papildversijas. Dokumentu iepriekšējās galvenās un papildversijas tiek saglabātas kopā ar pašreizējām versijām. Lai kontrolētu ietekmi uz krātuves vietu, varat norādīt, cik daudz iepriekšējo galveno versiju paturēt, atskaitot no pašreizējās versijas. Varat arī norādīt, cik saglabājamo galveno versiju ir jāiekļauj attiecīgās papildversijas. Piemēram, ja norādāt, ka papildversijām ir jābūt paturētām divām galvenajām versijām un pašreizējā galvenā versija ir 4.0, tiks paturētas visas papildversijas, sākot ar 3.1.
  Galvenās un mazāksvarīgās versijas izveidē jebkurš lietotājs, kam ir lasīšanas atļaujas, var skatīt dokumentu galvenās versijas. Varat norādīt, kuri lietotāji var skatīt arī papildversijas. Parasti ieteicams piešķirt atļaujas skatīt un strādāt ar papildversijām lietotājiem, kuri var rediģēt vienumus, un ierobežot lietotājus, kuriem ir lasīšanas atļaujas, skatīt tikai galvenās versijas.
  Izmantojiet galvenās un mazāksvarīgās versijas izveidi, ja vēlaties atšķirt publicētu saturu, ko var skatīt auditorija, un melnraksta saturu, kas vēl nav gatavs publicēšanai. Piemēram, cilvēkresursu tīmekļa vietnē, kurā aprakstītas organizācijas priekšrocības, izmantojiet galvenās un mazāksvarīgās versijas, lai ierobežotu darbinieku piekļuvi priekšrocību aprakstiem, kamēr apraksti tiek pārskatīti.

Satura apstiprināšanas plānošana

Izmantojiet satura apstiprināšanu, lai formalizētu un kontrolētu satura padarīšanu pieejamu auditorijai. Piemēram, uzņēmumam, kas publicē saturu kā vienu no saviem produktiem vai pakalpojumiem, pirms satura publicēšanas var būt nepieciešama juridiska pārbaude un apstiprinājums.

Dokumenta melnraksts, kas gaida satura apstiprināšanu, ir statusā Gaida. Kad apstiprinātājs pārskata dokumentu un apstiprina tā saturu, tas kļūst pieejams skatīšanai lietotājiem, kuriem ir lasīšanas atļaujas. Dokumentu bibliotēkas īpašnieks var iespējot dokumentu bibliotēkas satura apstiprināšanu un, pēc izvēles, var saistīt darbplūsmu ar bibliotēku, lai palaistu apstiprināšanas procesu.

Veids, kā dokumenti tiek iesniegti apstiprināšanai, atšķiras atkarībā no dokumentu bibliotēkas versiju izveides iestatījumiem:

• Bez versiju izveides Ja versiju izveide netiek izmantota un dokumentā veiktās izmaiņas tiek saglabātas, dokumenta statuss kļūst Gaida. SharePoint Server 2016 saglabā dokumenta iepriekšējo versiju, lai lietotāji, kuriem ir lasīšanas atļaujas, joprojām varētu to skatīt. Kad gaidošās izmaiņas ir apstiprinātas, jaunā dokumenta versija kļūst pieejama skatīšanai lietotājiem, kuriem ir lasīšanas atļaujas, bet vecākā versija netiek saglabāta.
  Ja versiju izveide netiek izmantota un dokumentu bibliotēkā tiek augšupielādēts jauns dokuments, tas tiek pievienots bibliotēkai statusā Gaida, un lietotāji, kuriem ir lasīšanas atļaujas, to nevar skatīt, kamēr tas nav apstiprināts.
• Galveno versiju izveide Ja tiek izmantota galvenās versijas izveide un tiek saglabātas dokumenta izmaiņas, dokumenta statuss kļūst Gaida un dokumenta iepriekšējā galvenā versija kļūst pieejama skatīšanai lietotājiem ar lasīšanas atļaujām. Kad dokumenta izmaiņas ir apstiprinātas, tiek izveidota jauna dokumenta galvenā versija, kas ir pieejama tiem lietotājiem, kuriem ir lasīšanas atļaujas, un iepriekšējā galvenā versija tiek saglabāta dokumenta vēstures sarakstā.
  Ja tiek izmantota galvenās versijas izveide un dokumentu bibliotēkā tiek augšupielādēts jauns dokuments, tas tiek pievienots bibliotēkai statusā Gaida, un to nevar skatīt lietotāji, kuriem ir lasīšanas atļaujas, līdz tas ir apstiprināts kā 1. versija.
• Galveno un papildversiju (melnraksta) izveide Ja tiek izmantota galvenās un mazāksvarīgās versijas izveide un tiek saglabātas izmaiņas dokumentā, autors var izvēlēties saglabāt jaunu dokumenta papildversiju kā melnrakstu vai izveidot jaunu galveno versiju, kas maina dokumenta statusu uz Gaida. Pēc dokumenta izmaiņu apstiprināšanas tiek izveidota jauna dokumenta galvenā versija, kas ir pieejama lietotājiem ar lasīšanas atļaujām. Veidojot galvenās un mazāksvarīgās versijas, gan dokumentu galvenās versijas, gan papildversijas tiek glabātas dokumenta vēstures sarakstā.
  Ja tiek izmantota galvenās un mazāksvarīgās versijas izveide un dokumentu bibliotēkā tiek augšupielādēts jauns dokuments, to var pievienot bibliotēkai vai nu ar statusu Melnraksts kā versija 0.1, vai arī autors var nekavējoties pieprasīt apstiprinājumu. Šajā gadījumā dokumenta statuss kļūst Gaida.

Paņemšanas un reģistrēšanās plānošana

Varat pieprasīt lietotājiem paņemt dokumentus no dokumentu bibliotēkas, pirms viņi rediģē dokumentus. Paņemšanas un atdošanas pieprasīšana ietver šādas priekšrocības:

• Labāka dokumentu versiju izveides kontrole. Ja dokuments ir paņemts, autors var to saglabāt bez atdošanas. Citi dokumentu bibliotēkas lietotāji šīs izmaiņas nevarēs redzēt, un jauna versija netiks izveidota. Jauna versija (redzama citiem lietotājiem) tiek izveidota tikai tad, kad autors atdod dokumentu. Tas dod autoram lielāku elastību un kontroli.
• Labāka metadatu tveršana. Kad dokuments ir atdots, autors var rakstīt komentārus, raksturojot dokumentā veiktās izmaiņas. Tādējādi tiek izveidots nepārtraukts vēsturiskais ieraksts par dokumentā veiktajām izmaiņām.

Ja risinājums pieprasa, lai lietotāji paņemtu un paņemtu dokumentus, lai tos rediģētu, varat izmantot Office 2016 klienta lietojumprogrammu līdzekļus, kas atbalsta šīs darbības. Lietotāji var paņemt dokumentus, atsaukt paņemšanu un atdot dokumentus no Office 2016 klienta lietojumprogrammām.

Kad dokuments ir paņemts, tas tiek bloķēts ekskluzīvai rediģēšanai, ko veic lietotājs. Kad lietotājs saglabā izmaiņas šajā failā, izmaiņas tiek augšupielādētas un saglabātas serverī. Šīs izmaiņas lietotājam ir privātas un citiem lietotājiem nav redzamas. Kad lietotājs ir gatavs atdot dokumentu, jaunākās izmaiņas tiek padarītas redzamas citiem un publicētas.

Office 2016 klienta lietojumprogrammās lietotāji var arī izvēlēties atstāt serverī paņemtus dokumentus, mainot satura rediģēšanas opcijas.

Dokumentu pārvaldības plānošana koplietošanas vidē SharePoint 2013