Kopsavilkums: Uzziniet par dokumentu pārvaldības risinājuma elementiem un dokumentu pārvaldības plānošanas procesu koplietošanas vidē SharePoint 2013.
Šajā rakstā ir sniegts augsta līmeņa apraksts par dažādiem dokumentu pārvaldības risinājuma, kura pamatā ir SharePoint Server 2016, elementiem.
Dokumentu pārvaldība kontrolē dokumentu dzīves ciklu jūsu organizācijā — kā tie tiek izveidoti, pārskatīti un publicēti, un kā tie tiek galu galā atbrīvoti vai saglabāti. Lai gan termins "vadība" nozīmē, ka informācija tiek kontrolēta no organizācijas augšas, efektīvai dokumentu pārvaldības sistēmai jāatspoguļo tās organizācijas kultūra, kas to izmanto. Dokumentu pārvaldībai izmantotajiem rīkiem jābūt pietiekami elastīgiem, lai jūs varētu stingri kontrolēt dokumenta dzīves ciklu, ja tas atbilst jūsu uzņēmuma kultūrai un mērķiem, kā arī lai ļautu ieviest brīvāk strukturētu sistēmu, ja tas labāk atbilst jūsu uzņēmumam.
Dokumentu pārvaldības sistēmas elementi
Efektīvs dokumentu pārvaldības risinājums norāda:
- kāda veida dokumentus un citu saturu var izveidot organizācijā.
- Kāda veidne jāizmanto katram dokumenta veidam.
- Kādi metadati jānorāda katram dokumenta veidam.
- Kur glabāt dokumentu katrā tā dzīves cikla posmā.
- Kā kontrolēt piekļuvi dokumentam katrā tā dzīves cikla posmā.
- Kā pārvietot dokumentus organizācijā, kad grupas dalībnieki piedalās dokumentu izveidē, pārskatīšanā, apstiprināšanā, publicēšanā un izvietošanā.
SharePoint Foundation 2013 ietver līdzekļus, kas ievieš visus šos dokumentu pārvaldības aspektus. SharePoint Server 2016 ietver tos pašus līdzekļus, kā arī pievieno tālāk norādīto.
- Kādas politikas piemērot dokumentiem, lai tiktu auditētas ar dokumentiem saistītās darbības, dokumenti tiktu atbilstoši saglabāti vai iznīcināti un tiktu aizsargāts organizācijai svarīgais saturs.
- Kā rīkoties ar dokumentiem kā korporatīvajiem ierakstiem, kas jāsaglabā saskaņā ar juridiskajām prasībām un korporatīvajām vadlīnijām.
Lai informācijas speciālisti varētu ērti izmantot šo iespēju priekšrocības, neatkāpjoties no ikdienas darbiem un pazīstamiem rīkiem, Microsoft Office sistēmas lietojumprogrammas, piemēram, Microsoft Outlook un Word, ietver arī līdzekļus, kas atbalsta katru dokumenta dzīves cikla posmu.
Plānošanas process
Dokumentu pārvaldības plānošanas process sastāv no šādām galvenajām darbībām:
Dokumentu pārvaldības lomu identificēšana Pārliecinieties, vai jūsu plānos ir iekļautas jūsu organizācijas galveno ieinteresēto pušu atsauksmes, jums ir labākā komanda, kas var ieviest risinājumu, un jūs zināt, kas piedalīsies dokumentu pārvaldības procesos.
Dokumenta lietojuma analīze Pēc tam, kad būsit identificējis, kurš strādā ar dokumentiem, nosakiet, ar kādiem dokumentiem tie strādā, un kā tie tiks izmantoti. Papildinformāciju skatiet sadaļā Lietotāju identificēšana un dokumentu lietojuma analīze (SharePoint Server 2010).
Dokumentu organizēšanas plānošana Dokumentus var organizēt vietņu kolekcijās, vietnēs un bibliotēkās. SharePoint Server 2016 piedāvā dažādus līdzekļus, kas palīdz organizēt un saglabāt dokumentus, sākot no specializētām vietnēm līdz brīvi strukturētām dokumentu bibliotēkām ātrai dokumentu izveidei un sadarbībai. Bibliotēkā saturu var papildus organizēt mapēs un apakšmapēs. Papildinformāciju skatiet sadaļā Dokumentu bibliotēkas plānošana (SharePoint Server 2010).
Satura pārvietošanas no vienas atrašanās vietas uz citu plānošana Var rasties nepieciešamība pārvietot vai kopēt dokumentu no vienas vietnes vai bibliotēkas uz citu dažādos tā dzīves cikla posmos. Papildinformāciju skatiet sadaļā "Satura plūsmas plānošana" dokumenta bibliotēkas plānošana (SharePoint Server 2010).
Plānot satura tipus Izmantojiet satura tipus, lai organizētu informāciju par dokumentiem, piemēram, metadatiem, dokumentu veidnēm un darbplūsmas procesiem. Tas ir svarīgs solis, kas palīdzēs jums organizēt dokumentus un nodrošināt konsekvenci visā organizācijā. Papildinformāciju skatiet sadaļā Satura tips un darbplūsmas plānošana (SharePoint Server 2010).
Darbplūsmu plānošana Plānojot darbplūsmas savai organizācijai, varat kontrolēt un izsekot, kā dokumenti tiek pārvietoti no viena darba grupas dalībnieka pie cita, katra dalībnieka sadarbojoties dokumenta dzīves ciklā. SharePoint Server 2016 ietver darbplūsmas bieži veicamiem grupas uzdevumiem, piemēram, dokumentu pārskatīšanai un apstiprināšanai. SharePoint Server 2016 atbalsta arī pielāgotu darbplūsmu izveidi un instalēšanu. Papildinformāciju skatiet sadaļā Satura tips un darbplūsmas plānošana (SharePoint Server 2010).
Satura pārvaldības plānošana Varat plānot atbilstošu kontroles pakāpi, pamatojoties uz satura tipu vai krātuves atrašanās vietu. Piemēram, varat pieprasīt, lai pirms rediģēšanas noteiktas bibliotēkas dokumentus paņemtu. Papildinformāciju skatiet rakstā Versiju izveide, satura apstiprināšana un paņemšanas plānošana (SharePoint Server 2010).
Plānu politikas Katram satura tipam plānojiet informācijas pārvaldības politikas, lai nodrošinātu, ka dokumenti tiek auditēti, saglabāti un citādi apstrādāti saskaņā ar organizācijas institucionālajām un juridiskajām prasībām. SharePoint Server 2016 ietver politikas, kas ievieš auditēšanu, dokumentu saglabāšanu un svītrkodus (lai nodrošinātu, ka drukāto saturu var korelēt ar atbilstošajām elektroniskajām versijām). Papildinformāciju skatiet sadaļā Informācijas pārvaldības politikas plānošana (SharePoint Server 2010).
Piezīme
Politikas nav pieejamas programmā SharePoint Foundation 2013.
Lietotāju identificēšana un dokumenta lietojuma analīze (SharePoint Server 2010)
Dokumentu bibliotēkas plānošana (SharePoint Server 2010)
Satura tipu un darbplūsmas plānošana (SharePoint Server 2010)
Versiju izveide, satura apstiprināšana un paņemšanas plānošana (SharePoint Server 2010)
Informācijas pārvaldības politikas plānošana (SharePoint Server 2010)