Access piedāvā vairākus rīkus, kas palīdz ātri izveidot pievilcīgas un viegli lasāmas atskaites, kurās dati tiek prezent piemēroti to lietotāju vajadzībām. Varat izmantot cilnes Jaunrade komandas, lai izveidotu vienkāršu atskaiti ar vienu klikšķi. Atskaites vedni var izmantot, lai izveidotu sarežģītāku atskaiti, vai arī varat izveidot atskaiti, patstāvīgi pievienojot visus datus un formatēšanas elementus. Neatkarīgi no tā, kādu metodi izvēlaties, iespējams, ir jāveic vismaz dažas izmaiņas atskaites noformējumā, lai tajā dati tiktu attēloti tā, kā to vēlaties. Šajā rakstā ir aplūkots atskaites izstrādes vispārīgs process un aplūkots, kā atskaitei pievienot konkrētus noformējuma elementus.
Šajā rakstā
Izlemiet, kā izkārtot savu atskaiti
Noformējot atskaiti, vispirms ir jāapsver, kā vēlaties datus sakārtot lapā un kā dati tiek glabāti datu bāzē. Noformēšanas procesa laikā varat pat atklāt, ka datu izkārtojums tabulās neļauj izveidot jums atskaiti. Tas var būt norāde, ka tabulas nav normalizētas — tas nozīmē, ka dati netiek glabāti visefektīvākajā veidā.
Izveidojiet savas atskaites skici
Šī darbība nav nepieciešama — iespējams, konstatēsiet, ka Access atskaites vednis vai atskaišu rīks (abi šie rīki ir pieejami cilnes Jaunrade grupā Atskaites) nodrošina pietiekami daudz sākuma atskaites noformējuma. Tomēr, ja izlemjat veidot atskaiti, neizmantojot šos rīkus, iespējams, būs noderīgi izveidot aptuvenu atskaites skici uz papīra lapas, uzzīmējot lodziņu, kur katrs lauks nonāk un katrā lodziņā rakstot lauka nosaukumu. Varat arī izmantot programmas, piemēram, Word vai Visio, lai izveidotu atskaites dokotu. Neatkarīgi no tā, kādu metodi izmantojat, noteikti iekļaujiet pietiekami daudz rindu, lai norādītu, kā dati atkārtojas.
Piemēram, varat izmantot rindu informācijai par produktu, pēc tam vairākas atkārtotas rindas šī produkta pārdošanas apjomiem un visbeidzot rinda ar produkta pārdošanas kopsummām. Pēc tam secība tiek atkārtota nākamajam produktam utt., līdz atskaites beigām. Vai arī jūsu atskaite ir vienkāršs tabulas datu saraksts, un šādā gadījumā skicē var būt tikai rindu un kolonnu sērija.
Piezīme.: Šī metode ir arī ļoti noderīga, ja rakstāt atskaiti kādam citam. Šajā gadījumā otra persona var zīmēt skici, pirms sākat darbu.
Pēc skices izveidošanas nosakiet, kurā tabulā vai tabulās ir dati, ko vēlaties parādīt atskaitē. Ja visi dati ir iekļauti vienā tabulā, varat savu atskaiti balstīt tieši uz šo tabulu. Biežāk nepieciešamais datu avots ir vairākās tabulās, kas jāsavelk vaicājumā, lai tos varētu parādīt atskaitē. Vaicājumu var iegult atskaites rekvizītā RecordSource vai izveidot atsevišķu, saglabātu vaicājumu, kura pamatā ir šis vaicājums.
Izlemšana, kurus datus ievietot katrā atskaites sadaļā
Katrā atskaitē ir viena vai vairākas atskaites sadaļas. Viena sadaļa katrā atskaitē ir detalizētas informācijas sadaļa. Šī sadaļa tiek atkārtota vienreiz katram tabulas vai vaicājuma ierakstam, uz kura ir atskaites pamatā. Citas sadaļas nav obligātas un atkārtojas retāk, un parasti tās tiek izmantotas, lai parādītu informāciju, kas ir kopīga ierakstu grupai, atskaites lapai vai visai atskaitei.
Nākamajā tabulā aprakstīts, kur katra sadaļa atrodas un kā parasti tiek izmantota šī sadaļa.
|
Sadaļa |
Atrašanās vieta |
Tipisks saturs |
|
Atskaites galvenes sadaļa |
Tiek rādīts tikai vienreiz, atskaites pirmās lappuses augšdaļā. |
|
|
Atskaites kājenes sadaļa |
Parādās pēc datu pēdējās rindiņas virs lappuses kājenes sadaļas atskaites pēdējā lappusē. |
Atskaišu kopsummas (summas, skaits, vidējās vērtības utt.) |
|
Lapas galvenes sadaļa |
Tiek rādīta katras atskaites lappuses augšdaļā. |
|
|
Lappuses kājenes sadaļa |
Tiek rādīta katras atskaites lappuses apakšā. |
|
|
Grupas galvenes sadaļa |
Tiek rādīts tieši pirms ierakstu grupas. |
Lauks, kas tiek grupēts |
|
Grupas kājenes sadaļa |
Tiek rādīts tieši pēc ierakstu grupas. |
Grupu kopsummas (summas, skaits, vidējās vērtības utt.) |
Informāciju par atskaites galvenes un kājenes sadaļu vai lappuses galvenes un kājenes sadaļu pievienošanu vai noņemšanu skatiet šī raksta sadaļā Atskaites vai lappuses galvenes un kājenes sadaļu pievienošana vai noņemšana. Grupas galvenes un kājenes sadaļas var pievienot, izmantojot izkārtojuma vai noformējuma skata rūti Grupēšana, kārtošana un kopsumma.
Detalizētas informācijas datu sakārtošana
Lielākā daļa atskaišu ir sakārtotas tabulas vai grupveida izkārtojumā, taču Access iespējas izmantot tikai attiecībā uz jebkuru nepieciešamo ierakstu un lauku izkārtojumu.
Tabulveida izkārtojums Tabulveida izkārtojums ir līdzīgs izklājlapai. Etiķetes atrodas augšdaļā, un dati ir līdzināti kolonnās zem etiķetēm. Tabulārs norāda uz datu tabulas izskatu. Šis ir atskaites tips, Access tiek izveidots, noklikšķinot uz Atskaite cilnes Jaunrade grupā Atskaites. Tabulveida izkārtojums ir noderīgs, ko var izmantot, ja atskaitē ir relatīvi maz lauku, ko vēlaties parādīt vienkāršā saraksta formātā. Tālāk redzamajā attēlā ir redzama darbinieku atskaite, kas izveidota, izmantojot tabulveida izkārtojumu.
Grupveida izkārtojums Grupveida izkārtojums līdzinās veidlapai, ko aizpildāt, kad atverat bankas kontu vai veicat pirkumu no tiešsaistes mazumtirgotāja. Katrs datu fragments ir atzīmēts un lauki tiek salikti cits uz cita. Šis izkārtojums ir noderīgs atskaitēm, kurās ir pārāk daudz lauku parādīšanai tabulas formātā, t.i., kolonnu platums pārsniegs atskaites platumu. Tālāk redzamajā attēlā ir redzama darbinieka atskaite, kas izveidota, izmantojot grupveida izkārtojumu.
Piezīme.: Atskaišu vednī šis izkārtojums tiek dēvēts par kolonnveida izkārtojumu.
Jaukts izkārtojums Varat apvienot tabulas un grupveida izkārtojumu elementus. Piemēram, katram ierakstam dažus laukus var sakārtot horizontālā rindā detalizētās informācijas sadaļas augšdaļā un kārtot citus laukus no tā paša ieraksta vienā vai vairāk grupveida izkārtojumos zem augšējās rindas. Tālāk redzamajā attēlā ir redzama darbinieka atskaite, kas izveidota, izmantojot jauktu izkārtojumu. Lauki ID, Uzvārds un Vārds ir sakārtoti tabulas vadīklas izkārtojumā, bet lauki Amats un Darba tālrunis ir sakārtoti grupveida izkārtojumā. Šajā piemērā režģlīnijas tiek izmantotas, lai vizuāli nodalītu laukus katram darbiniekam.
Taisnots izkārtojums Ja atskaites izveidošanai izmantojat Atskaites vedni, varat izvēlēties izmantot taisnotu izkārtojumu. Šis izkārtojums izmanto pilnu lapas platumu, lai ierakstus parādītu pēc iespējas saspiestā veidā. Protams, varat iegūt tos pašus rezultātus, neizmantojot Atskaišu vedni, taču tas var būt nesāpīgs process, lai precīzi līdzinātu laukus. Tālāk redzamajā attēlā ir redzama darbinieku atskaite, kas izveidota, izmantojot atskaites vedņa taisnotu izkārtojumu.
Taisnots izkārtojums ir labs izkārtojums, ko izmantot, ja atskaitē tiek parādīts liels skaits lauku. Iepriekšējā piemērā, ja izmantojat tabulveida izkārtojumu, lai parādītu tos pašus datus, lauki tiek paplašināti ārpus lapas malas. Ja izmantojat grupveida izkārtojumu, katrs ieraksts aizņem daudz vertikālu vietu, kas liek izmantot papīru un atskaiti padara grūti lasāmu.
Vadīklu izkārtojumu izmantošana datu līdzināšanai
Vadīklu izkārtojumi ir palīglīnijas, ko var pievienot atskaitei, kad tā ir atvērta izkārtojuma vai noformējuma skatā. Access pievieno vadīklu izkārtojumus automātiski, kad izmantojat Atskaišu vedni, lai izveidotu atskaiti, vai kad veidojat atskaiti, noklikšķinot uz Atskaite cilnes Jaunrade grupā Atskaites. Vadīklas izkārtojums ir kā tabula, un katra šūna var saturēt etiķeti, tekstlodziņu vai jebkura cita tipa vadīklu. Tālāk esošajā attēlā redzams tabulārs vadīklas izkārtojums atskaitē.
Oranžās līnijas norāda vadīklas izkārtojuma rindas un kolonnas, un tās ir redzamas tikai tad, ja atskaite ir atvērta izkārtojuma vai noformējuma skatā. Izmantojot izkārtojumus Vadīkla, var nodrošināt vienādu datu līdzinājumu rindās un kolonnās, kā arī vienkāršāk pievienot laukus, mainīt to izmērus vai noņemt laukus. Izmantojot rīkus grupās Tabula un Pozīcija cilnē Sakārtot (pieejams izkārtojuma skatā vai noformējuma skatā), varat mainīt viena tipa vadīklas izkārtojumu uz citu, kā arī noņemt vadīklas no izkārtojumiem, lai vadīklas atskaitē varētu novietot jebkurā vietā.
Atskaites vai lappuses galvenes un kājenes sadaļu pievienošana vai noņemšana
Kā minēts iepriekš šajā rakstā, galvenes un kājenes ir atskaites sadaļas, ko var izmantot, lai parādītu informāciju, kas ir kopīgi visai atskaitei vai katrai atskaites lappusei. Piemēram, varat pievienot lappuses kājenes sadaļu, lai katras lappuses lejasdaļā parādītu lappuses numuru, vai varat pievienot atskaites galvenes sadaļu, lai parādītu visas atskaites virsrakstu.
Atskaites vai lappuses galvenes un kājenes sadaļu pievienošana
-
Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.
-
Pārbaudiet, kuras atskaites sadaļas jau ir jūsu atskaitē. Sadaļas ir atdalītas ar ēnotām horizontālām joslām, ko sauc par sadaļu atlasītājiem. Etiķete katra sadaļas atlasītājā norāda, kāda sadaļa atrodas tieši zem tās.
Katrā atskaitē ir detalizēta sadaļa, un tajā var būt arī atskaites galvenes, lappuses galvenes, lappuses kājenes un atskaites kājenes sadaļas. Turklāt, ja atskaitē ir grupēšanas līmeņi, var tikt rādītas grupas galvenes vai kājenes (piemēram, iepriekšējā attēlā redzamais vienums Fails kā galvene). Pēc noklusējuma grupu galveņu un kājeņu nosaukumi tiek nosaukti, izmantojot lauka nosaukumu vai izteiksmi, kas ir grupas pamatā. Šajā gadījumā grupēšanas lauka nosaukums ir "Fails kā".
-
Lai atskaitei pievienotu lappuses galvenes un kājenes sadaļas vai atskaites galvenes un kājenes sadaļas, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras sadaļas atlasītāja un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Lappuses galvene / kājene vai Atskaites galvene/ kājene.
Brīdinājums.: Ja šī sadaļa jau ir atskaitē, access brīdina, ka tā izdzēsīs esošo sadaļu un tajā esošās vadīklas.
Tagad esošās vadīklas var pārvietot vai pievienot jaunas vadīklas jaunajās sadaļās.
Access vienmēr pievieno lappušu un atskaišu galvenes un kājenes sadaļas pāros. T.i., nevar pievienot lappuses vai atskaites galvenes sadaļu, nepievienojot atbilstošo kājenes sadaļu. Ja abas sadaļas nav nepieciešamas, jūs nevarat izdzēst sadaļu, bet neizmantoto sadaļu varat mainīt uz nulles augstumu (0), lai atskaitei nepievienotu papildu vertikālas atstarpes. Novietojiet rādītāju neizmantotās sadaļas apakšā, līdz rādītājs kļūst par divvirzienu bultiņu 
Atskaites vai lappuses galvenes un kājenes sadaļu noņemšana
-
Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites, kurā vēlaties veikt izmaiņas, un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Noformējuma skats.
-
Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkura sadaļas atlasītāja un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Lappuses galvene/kājene vai Atskaites galvene/kājene.
Ja noņemat galvenes un kājenes pāri un šajās sadaļās ir vadīklas, Access brīdina, ka, izdzēšot sadaļas, tiks izdzēstas arī šīs vadīklas un darbību nebūs iespējams atsaukt. Noklikšķiniet uz Jā, lai noņemtu sadaļas un izdzēstu vadīklas, vai uz Nē , lai atceltu darbību.
Padomi par dažādu datu tipu formatēšanu
Ja veidojat atskaiti, izmantojot atskaišu rīku (pieejams cilnes Jaunrade grupā Atskaites) vai izmantojot Atskaišu vedni, programma Access pievieno atskaitē laukus jūsu vietā un izveido vispiemērotāko vadīklu, lai parādītu katru lauku, pamatojoties uz lauka datu tipu. Ja pievienojat laukus atskaitei pats, ieteicamā metode ir vilkt katru lauku no lauku saraksta uz atskaiti. Tāpat kā Atskaišu vednī vai atskaišu rīkā, Access izveidot vispiemērotāko vadīklu katram laukam atkarībā no lauka datu tipa. Lielākajai daļai datu tipu piemērotākā (noklusējuma) vadīkla ir tekstlodziņš.
Nākamajās sadaļās ir sniegti padomi par to, kā formatēt dažus datu tipus, kas attiecas uz īpašiem gadījumos.
Vairākvērtību lauki Vairākvērtību lauka noklusējuma vadīkla ir kombinētais lodziņš. Tas var šķist dīvaina atskaites vadīklas izvēle, jo nevarat noklikšķināt uz bultiņas uz kombinētā lodziņa atskaitē. Taču atskaites kontekstā kombinētais lodziņš darbojas kā tekstlodziņš. Bultiņa ir redzama tikai noformējuma skatā.
Ja laukā ir vairākas vērtības, šīs vērtības tiek atdalītas ar komatiem. Ja kombinētais lodziņš nav pietiekami plats, lai parādītu visas vērtības vienā rindiņā, un kombinētā lodziņa rekvizīts CanGrow ir iestatīts uz Jā, vērtības tiek aplauztas uz nākamo rindu. Pretējā gadījumā vērtības tiek apcirstas. Lai iestatītu vadīklas rekvizītu CanGrow , atveriet atskaiti noformējuma vai izkārtojuma skatā, noklikšķiniet uz vadīklas un pēc tam nospiediet taustiņu F4, lai parādītu vadīklas rekvizītu lapu. Rekvizīts CanGrow atrodas gan cilnē Formāts, gan arī vadīklas rekvizītu lapas cilnē Visi.
Bagātinātā teksta lauki Bagātināta teksta lauka noklusējuma vadīkla ir tekstlodziņš. Ja tekstlodziņš nav pietiekami plats, lai parādītu visas vērtības vienā rindiņā, un tekstlodziņa rekvizīts CanGrow ir iestatīts uz Jā, vērtības tiek aplauztas uz nākamo rindiņu. Pretējā gadījumā vērtības tiek apcirstas. Lai iestatītu vadīklas rekvizītu CanGrow , atveriet atskaiti noformējuma vai izkārtojuma skatā, noklikšķiniet uz vadīklas un pēc tam nospiediet taustiņu F4, lai parādītu vadīklas rekvizītu lapu. Rekvizīts CanGrow atrodas gan cilnē Formāts, gan arī vadīklas rekvizītu lapas cilnē Visi.
Bagātināta teksta lauks palīdz formatēt tekstu dažādos veidos. Piemēram, var pasvītrot vairākus vārdus laukā un vairāki citi vārdi vienā laukā var būt slīprakstā. Tomēr joprojām varat iestatīt vispārējo formatēšanas stilu tekstlodziņam, kurā ir bagātinātais teksts. Tekstlodziņa formatējums attiecas tikai uz tekstu, kas nav īpaši formatēts, izmantojot bagātināta teksta formatējumu.
Formatēšanas stilu iestatīšana tekstlodziņam, kurā tiek rādīts bagātināta teksta lauks
-
Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Izkārtojuma skats.
-
Noklikšķiniet uz tekstlodziņa, kurā parādīts bagātinātā teksta lauks, un pēc tam cilnes Formāts grupā Fonts noklikšķiniet uz formatējuma stila, ko vēlaties lietot.
Access lieto formatējumu tekstam bagātinātā teksta laukā, kurā vēl nav lietots šāds formatējuma tips (bet ne vērtība), kas atbalsta datu ievadi, piemēram, tabulas vai vaicājuma datu lapas skatā, vai formas skatā formai. Piemēram, ja lauka teksta daļa ir formatēta ar sarkanu fonta krāsu un tekstlodziņā tiek lietota zila fonta krāsa, programma Access visu tekstu pagriež zilā krāsā, izņemot to, kas atsevišķi formatēta kā sarkana. Cits piemērs: ja lauka teksta daļa ir formatēta ar 11 punktu fonta lielumu un tekstlodziņam lietojat 14 punktu fonta lielumu, programma Access lieto 14 punktu fonta lielumu visā tekstā, izņemot to, kas atsevišķi formatēts 11 punktu laikā.
Pielikumu lauki Attachment laukos tiek izmantota īpaša vadīkla, kas netiek izmantota citiem datu tipam. Ierakstam var pievienot vairākus failus, izmantojot vienu Attachment lauku, taču šajā laukā var parādīt tikai informāciju par vienu pielikumu vienlaikus. Pēc noklusējuma pielikuma vadīkla parāda ikonu vai attēlu atkarībā no tā pielikuma faila tipa, ko pašlaik rāda vadīkla. Ja vēlaties, varat iestatīt pielikuma vadīklas rekvizītus tā, lai visi pievienotie faili tiktu rādīti kā ikonas vai lai laukā vienkārši tiktu parādīta saspraudes ikona un pielikumu skaits. Pieņemot, ka atskaitē jau izmantojat pielikuma vadīklu, varat veikt tālāk norādīto procedūru, lai pielāgotu vadīklas rekvizītus dažādiem vadīklas izmantošanas veidiem.
Attachment lauka parādāmo rekvizītu iestatīšana
-
Navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz atskaites un pēc tam īsinājumizvēlnē noklikšķiniet uz Izkārtojuma skats.
-
Noklikšķiniet uz pielikuma vadīklas. Ja rekvizītu lapa vēl nav parādīta, nospiediet taustiņu F4, lai to parādītu. Rekvizītu lapā noklikšķiniet uz cilnes Formāts.
Izmantojiet šo tabulu kā pielikumu vadīklas rekvizītu iestatīšanas palīgu.
Rekvizīts
Iestatījums
Rādīt kā
-
Attēls/ikona grafikas parāda kā attēlus un visus pārējos failus kā ikonas. Šis ir noklusējuma iestatījums.
-
Ikona parāda visus failus kā ikonas.
-
Saspraude parāda saspraudes ikonu un pielikumu skaitu iekavās.
Noklusējuma attēls
Lai noklusējuma attēls tiktu rādīts pielikuma vadīklā, ja nav pievienotu failu, rekvizītu lodziņā noklikšķiniet
Piezīme.: Noklusējuma attēls netiek rādīts, ja rekvizītam Display As ir iestatīta vērtība Paperclip.
Attēlu līdzinājums
Sarakstā atlasiet vēlamo līdzinājumu. Noklusējuma iestatījums ir Centrā. Šī iestatījuma pielāgošana var radīt neparedzētus rezultātus atkarībā no rekvizīta Attēla lieluma režīms iestatījuma.
Attēla lieluma režīms
Šis iestatījums ir pieejams tikai tad, ja rekvizīts Display As ir iestatīts uz Image/Icon.
-
Klips parāda attēlu tā faktiskajā lielumā. Attēls tiek apgriezts, ja tas ir pārāk liels, lai ietilptu vadīklā.
-
Izstiepj attēlu, lai tas aizpildītu visu vadīklu.
Piezīme.: Ja pielikuma vadīkla nav tikpat liela kā attēls, izmantojot šo iestatījumu, attēls tiks deformēts, padarot attēlu izstieptu vertikāli vai horizontāli.
-
Tālummaiņa parāda attēlu iespējami lielā mērā bez attēla izgriezuma un deformēšanas. Šis ir noklusējuma iestatījums.
-
-
Ja grafikas parādīšanai izmantojat vadīklu, pielāgojiet pielikuma vadīklas lielumu, lai redzētu detalizēto datu apjomu.
