Aizņemta kalendāra pārvaldība var būt milzīgs, it īpaši, ja ienākošie jaunie notikumi konfliktē ar esošajiem. Lai uzturētu kārtību, Copilot var pārplānot personiskās tikšanās un 1:1 (sapulces ar jums un citu personu), kad rodas konflikti, samazinot manuālo piepūli, kas jāveic, lai jūsu grafiks darbotos nevainojami.
Jūs esat vadīklā
Jūs izlemjat pieņemamus datumus un laikus, ja Copilot ir jums jāpārplāno, un jebkurā laikā varat pārbaudīt, ko Copilot ir pārplānojis Outlook paziņojumu rūtī. Drīzumā tiks sūtīti arī e-pasta paziņojumi, lai jūs vienmēr būtu viegli pieejami. Kā vienmēr, savā kalendārā varat mainīt savu pasākumu datumu un laiku, kad vien vēlaties.
Opcijas Automātiski pārplānot ar Copilot ieslēgšanu
Izmantojot jauno Outlook darbam ar Windows, Outlook tīmeklī vai Microsoft 365 vai Microsoft 365 Calendar pakalpojumā Microsoft Teams, varat izmantot Copilot automātiski pārplānot pasākumus Calendar sēriju.
-
Izveidojiet jaunu notikumu vai sēriju vai atveriet esošu notikumu vai sēriju.
-
Ieslēdziet Opciju Ja rodas konflikti, ļaujiet Copilot pārplānot šo notikumu.
-
Atlasiet pieņemamās dienas un laikus, lai atrastu vislabākās alternatīvas, ja Copilot nepieciešams pārplānot jums (šī darbība nav obligāta, taču, ja izvēlēsities dienas un laikus, saņemsit labākus rezultātus).
Dažas lietas, kas jāzina par automātisko plānošanu un sēriju
Ja izveidojat jaunu sēriju un Automātiskā plānošana, izmantojot Copilot, ir izslēgta, to nevar ieslēgt atsevišķai sērijas instancei vēlāk.
Ja izveidojat jaunu sēriju un ieslēdzat Automātisko ieplānošanu, izmantojot Copilot, šo opciju var izslēgt vienai instancei vēlāk, taču jūs nevarat mainīt pieņemamo dienu(-s) un laiku(-s) vienai instancei.
Copilot tikai pārplānos, ja vēlāk rodas konflikti
Copilot automātiski pārplānos jūsu notikumu, pamatojoties uz pieņemamām dienām un laikiem, tikai ja:
-
Jūs piekrītat jaunam notikumam, kas notiek vienlaikus.
-
Ieplānojiet vai pārplānojiet jaunu notikumu, lai tas notiktu vienlaikus.
Pretējā gadījumā jūsu pasākums paliks sākotnējā(s) dienā(-s) un laikā(-s).
Piezīme.: Novērtējot konfliktus, tiek uzskatīti tikai notikumi, kuru statuss ir Aizņemts vai Ārpus biroja. Tas nozīmē — ja jūsu kalendārā rodas konflikts ar notikumu, kuram ir ieslēgta Automātiskā plānošana, ja ir ieslēgts Copilot, taču konfliktējošās sapulces statuss ir Iestatīts kā Varbūtēji, Copilot neplāno pārplāno.
Lai uzzinātu, ko Copilot ir pārplānojis, skatiet Outlook paziņojumu rūti
Paziņojumi par izmaiņām jūsu notikumos tiks parādīti Outlook paziņojumu rūtī, un tie ietvers:
-
Notikums ir sekmīgi pārplānots.
-
Notikumu nevar pārplānot jūsu preferencēs.
-
Notikums ir mainīts, un to vairs nevar automātiski pārplānot (piemēram, ja vēlāk pasākumam pievieno vairāk personu).
Nākotnē Copilot nosūtīs arī e-pasta ziņojumus svarīgiem paziņojumiem.
Jūs varat pārvaldīt paziņojumu preferences Outlook iestatījumos.
Scenāriji, kas ietekmē automātisko plānošanu
Padoms.: Visos šajos scenārijos jūs uzzināsit, kas notiek ar informāciju Outlook paziņojumu rūtī.
Ja kaut kas no šīm notiek, Copilot nevarēs pārplānot jūsu darbu. Ja automātiskā plānošana jau ir iespējota, Copilot paziņos jums, ka sapulce vairs netiek pārvaldīta.
-
Tiek pievienoti vairāki dalībnieki vai sapulce tiek pārsūtīta papildu dalībniekiem. Konferenču telpas netiek skaitītas kā dalībnieki.
-
Pasākums ir ilgāks par 5 stundām, ieskaitot pasākumus visas dienas garumā.
-
Sērijas ir ieplānotas ar periodiskumu, kas ir retāk nekā katru mēnesi (piemēram, ik pēc 2 mēnešiem).
-
Sērija ir ieplānota konkrētā mēneša datumā (piemēram, katra mēneša 3. datumā).
-
Notikums vai sērija ir ieplānota sekundārajā vai koplietotajā kalendārā.
-
Notikums vai sērija ir iestatīta rādīt kā Ārpus biroja
-
Dalībnieks noraida jūsu 1:1 sapulci. Copilot nezina, vai dalībnieka noraidījums norāda, ka sapulce ir jāatceļ vai jāplāno atkārtoti. Nākotnē Copilot automātiski akceptēs jaunos dalībnieku laika piedāvājumus.
-
Pasākums vai sērija nav piemērota, jo:
-
Nav pieejams neviens laiks (Copilot mēģināja 5 reizes, lai atrastu laiku un nevarēja).
-
Ir sasniegts plānošanas ierobežojums (pasākums jau ir automātiski pārplānots 5 reizes, norādot, ka tā visdrīzāk nav prioritāte un pārplānošanas turpināšana var nebūt pareizais risinājums).
-
Bieži uzdotie jautājumi
Ko dalībnieki redz, ja Copilot automātiski pārplāno?
Pašlaik dalībnieki nezina, ka Copilot atkārtoti ieplāno sapulci. Viņi saņem parastu sapulces atjaunināšanas ziņojumu, it kā būtu mainījis sapulces laiku. Mēs aktīvi apsveram, kā to uzlabot, tāpēc, lūdzu, nosūtiet ieteikumus, izmantojot> atsauksmes.
Kā Copilot izvēlas pārplānot, ja ir vairākas brīvas reizes?
Copilot izvēlēsies pieejamo laiku, kas ir vistuvāk sākotnējam sapulces laikam dienā(s) un laikā(s), ko norādījām kā pieņemamas alternatīvas.
Ja tas tiks iespējots sapulcei, bet neko nemainīs, vai dalībnieks saņems atjauninājumu?
Ja iespējojat automātisko ieplānošanu, izmantojot Copilot esošai sapulcei un nedarāt nekādas citas izmaiņas, dalībnieks nesaņems sapulces atjaunināšanas ziņojumu. Mēs atjaunināsim informāciju, lai šādā scenārijā notikuma veidlapas poga būtu apzīmēta ar "Saglabāt", nevis pašreizējā "Nosūtīt".
