Izmantojiet dialoglodziņu Datu apkopošana, izmantojot e-pasta opcijas, lai skatītu un mainītu opcijas, kas nosaka, Access apstrādā atbildes uz datu apkopošanas e-pasta ziņojumu. Iestatījumi attiecas uz visām turpmākām atbildēm uz e-pasta ziņojumu, kas pašlaik ir atlasīts vai ģenerēts.
Ņemiet vērā, ka šajos iestatījumos veiktās izmaiņas neietekmē atbildes, kas jau ir jūsu Outlook pastkastē.
Lai parādītu dialoglodziņu
-
Atveriet datu bāzi, kurā ir ziņojums, kura opcijas vēlaties mainīt.
-
Cilnes Ārējie dati grupā Apkopot datus noklikšķiniet uz Pārvaldīt atbildes.
-
Dialoglodziņā Datu apkopošanas ziņojumu pārvaldība atlasiet ziņojumu, kuram vēlaties mainīt iestatījumus, un pēc tam noklikšķiniet uz Ziņojuma opcijas.
Importēšanas iestatījumi
Automātiska atbilžu apstrāde un datu pievienošana datu bāzei
Šī opcija sniedz Access apstrādāt atbildes, tiklīdz tās sasniedz jūsu Microsoft Office Outlook 2007 vai Microsoft Outlook 2010 iesūtni. Programma Access 2007/2010 un Outlook 2007/2010 darbojas kopā, lai eksportētu katras atbildes veidlapas saturu uz mērķa tabulām programmā Access. Ja šī izvēles rūtiņa nav atzīmēta, atbildes ir jāapstrādā manuāli.
Papildinformācija par atbilžu automātisko un manuālo apstrādi
Atbildes tiek automātiski eksportētas no programmas Outlook uz Access, ja brīdī, kad atbildes sasniedz jūsu Outlook pastkasti, ir izpildīti šādi nosacījumi:
-
Outlook 2007 vai Outlook 2010 Datorā jābūt instalētai programmai Outlook 2007 vai Outlook 2010. Ja programma nedarbojas, saņemot atbildi, nākamajā programmas Outlook startēšanas reizē tiek sākta apstrāde.
-
Access 2007 vai Access 2010 Datorā jāinstalē programma Access 2007 vai Access 2010.
-
Datu bāze Datu bāzi nedrīkst aizsargāt ar paroli, un tai nav jābūt atvērtai ekskluzīvā režīmā. Datu bāzes nosaukums vai atrašanās vieta nedrīkst būt mainīta kopš e-pasta ziņojuma nosūtīšanas.
-
Tabula un vaicājumi Jūsu norādīto tabulu vai vaicājumu nosaukumi un pamatā esošo lauku rekvizīti nedrīkst būt mainīti kopš e-pasta ziņojuma nosūtīšanas. Piemēram, ja lauka datu tipu maināt no Skaitlis uz AutoNumber pēc ziņojuma nosūtīšanas, eksportēšana neizdodas.
-
Atļaujas Jums jābūt nepieciešamajām atļaujām, lai pievienotu vai atjauninātu pamatā esošo tabulu un vaicājumu saturu.
Ja viens vai vairāki nosacījumi nav izpildīti, automātiskā apstrāde neizdosies. Novērsiet problēmas un pēc tam manuāli eksportējiet atbildes, kuras neizdevās. Visas atbildes, kas tiek saņemtas jūsu pastkastē pēc problēmu atrisināšanas, joprojām tiks apstrādātas automātiski.
Manuālā apstrāde Ja vēlaties kontrolēt, kuras atbildes tiek apstrādātas un kad tās tiek apstrādātas, izvēlieties Manuālā apstrāde. Šādā gadījumā atbildes nonāks jūsu Outlook iesūtnē, bet netiks eksportētas uz datu bāzi, kamēr neesat manuāli atlasījis un ar peles labo pogu noklikšķinājis uz katras atbildes programmā Outlook, un pēc tam noklikšķiniet uz Eksportēt datus uz microsoft Office Access .
Iespējams, jums manuāli vajadzēs arī apstrādāt visas atbildes, kuras neizdodas apstrādāt automātiski. Kad būs novērsta problēma, kas izraisīja kļūmi, katra atbildes ir jāeksportē manuāli.
Pirms sākat eksportēšanas darbību, ņemiet vērā tālāk norādītos apsvērumus.
-
Access 2007 vai Access 2010 Datorā jāinstalē programma Access 2007 vai Access 2010.
-
Datu bāze Ja datu bāze ir aizsargāta ar paroli, sākot eksportēšanas operāciju, jums tiks lūgts ievadīt paroli. Turklāt datu bāzei nav jābūt atvērtai ekskluzīvā režīmā, un ne datu bāzes nosaukums, ne atrašanās vieta nav mainīta pēc e-pasta ziņojuma nosūtīšanas.
-
Tabulas un vaicājumi Pēc e-pasta ziņojuma nosūtīšanas nevar mainīt ne jūsu norādīto tabulu un vaicājumu nosaukumus, ne pamatā esošo lauku rekvizītus.
-
Atļaujas Jums jābūt nepieciešamajām atļaujām, lai pievienotu vai atjauninātu pamatā esošo tabulu un vaicājumu saturu.
Atmetiet atbildes no tiem, kam ziņojums nav nosūtīts
Šī opcija ļauj automātiski apstrādāt tikai tās atbildes, kuras ir nosūtījuši ziņojuma sākotnējie adresāti. Atbildes no citiem adresātiem tiks glabātas mērķa mapē programmā Outlook, bet tās netiks automātiski apstrādātas. Ja vēlaties, varat šīs atbildes apstrādāt manuāli.
Vairāku atbilžu akceptējiet no katra adresāta
Šī opcija ļauj adresātiem nosūtīt vairākas atbildes uz vienu e-pasta ziņojumu. Ja atlasāt šo opciju, katrs adresāts var atbildēt uz ziņojumu vairākas reizes, un katra atbilde tiek apstrādāta automātiski. Ja neatlasot šo opciju, katrs adresāts joprojām var nosūtīt vairākas atbildes, bet tikai pirmā atbilde no katra adresāta tiek apstrādāta automātiski. Visas turpmākās atbildes no šī adresāta tiks saglabātas Outlook mērķa mapē, un pēc tam varat tās apstrādāt manuāli vai izdzēst.
Piezīme.: Ar šo iestatījumu tiek kontrolēts tikai atbilžu skaits, nevis ierakstu skaits vienā atbildē, kas tiek apstrādātas. Citiem vārdiem sakot, ja nosūtīsit InfoPath 2007 vai InfoPath 2010 veidlapu, adresāts varēs jums nosūtīt vairākus ierakstus, atbildot vienu atbildi. Programma Access automātiski apstrādās visus atbildes ierakstus, jo visi ieraksti formā ir iekļauti vienā ziņojumā.
Atļaut vairākas rindas vienai atbildei
Ja datu nosūtīšanai izmantojat InfoPath veidlapu, adresāts var pievienot papildu ierakstus, e-pasta ziņojuma apakšdaļā noklikšķinot uz Ievietot rindu. Ja vēlaties apstrādāt tikai vienu ierakstu katrai atbildei, notīriet šo izvēles rūtiņu.
Atļaut tikai esošo datu atjauninājumus
Ja datu atjaunināšanai izmantojat InfoPath veidlapu, adresāts var nosūtīt jums jaunus ierakstus, kā arī esošo ierakstu atjauninājumus. Lai neļautu adresātam pievienot jaunus ierakstus, izmantojot InfoPath veidlapu, atzīmējiet šo izvēles rūtiņu.
Automātiskās apstrādes iestatījumi
Apstrādā to atbilžu skaits, kas tiek apstrādātas
Ierakstiet kopējo atbilžu skaitu (no visiem adresātiem), kuras vēlaties apstrādāt automātiski. Ja vēlaties, lai visas atbildes tiktu automātiski apstrādātas, tekstlodziņā ievadiet lielu vērtību. Atbildes, kas tiek saņemtas pēc tam, kad sasniegta norādītā vērtība, tiek glabātas mērķa mapē, bet netiks automātiski apstrādātas.
Datums un laiks, kad jāpārtrauc
Norādiet datumu un laiku, kad šim e-pasta ziņojumam ir jāpārtrauc automātiskā atbilžu apstrāde. Atbildes, kas saņemtas pēc šī datuma un laika, tiek glabātas mērķa mapē programmā Outlook, bet netiks automātiski apstrādātas.
