"Save Early, saglabāt bieži" ir pagātne. Tagad ir Automātiskā saglabāšana, kas saglabā ik pēc dažām sekundēm, lai jūsu lietotājiem tas nebūtu.
Automātiskā saglabāšana ir iespējota, kad fails tiek glabāts OneDrive, OneDrive darba vai mācību konts vai SharePoint pakalpojumā Microsoft 365. Tā automātiski saglabā jūsu lietotāju veiktās izmaiņas mākonī, kamēr viņi strādā. Turklāt, ja citi lietotāji strādā ar vienu un to pašu failu, automātiskā saglabāšana ļauj tiem skatīt izmaiņas dažu sekunžu laikā. Ja nav iespējota automātiskā saglabāšana, lietotāji vienlaikus ar vienu un to pašu dokumentu neredzēs citus lietotājus, bet tie joprojām redzēs atjauninājumus, kas pieejami , veicot izmaiņas.
Taču automātiskā saglabāšana arī izraisa dažas izmaiņas, kas ietekmē lietotāju darbu ar Microsoft 365, tāpēc šajā rakstā ir aprakstīti daži sarežģītāki scenāriji, kā arī automātiskās saglabāšanas iestatījumu konfigurēšana. Ieteicams lietotājiem sazināties ar šīm izmaiņām, kas ietekmē to, kā tās darbojas sistēmā Office.
Piezīme.: Izmantojot automātisko saglabāšanu, nav ietekmes uz sistēmas veiktspēju. Tomēr būs lielāka tīkla izmantošana, jo izmaiņas tiek augšupielādētas, jo tās tiek veiktas uzreiz, kad lietotāji veic izmaiņas, kas var ietekmēt personas ar ierobežotu joslas platumu vai lielu izmaksu datu lietojumu, piemēram, mobilajā karstvietā.
Darbplūsmu mainīšana
Automātiskā saglabāšana ir noderīga vairākumā scenāriju, taču ir daži gadījumi, kad lietotājiem varētu būt nepieciešams mainīt to, kā tie parasti darbojas, un mēs vēlamies, lai jūs būtu gatavi viņiem palīdzēt. Katram scenārijam ir izklāstīts scenārijs, kas var būt nepareizs un ieteikums par to, kā to novērst.
-
Sākot no esoša faila, rediģējot un pēc tam veicot kopijas saglabāšanu jaunā failā — ikviens lietotājs, kas sāk no iepriekšējā faila (piemēram, pēdējā ceturkšņa peļņas atskaite), rediģē un pēc tam saglabā kopiju, lai sāktu šīs ceturkšņa peļņas atskaiti, rezultātā izmaiņas tiks saglabātas abos failos, ja automātiskā saglabāšana ir ieslēgta. Mēs iesakām visiem saglabāt kopiju, pirms veicat izmaiņas, un ir pat pievienojis atgādinājumu produktam, kad tas notiek. Ja lietotājs veic nejauši veiktās izmaiņas, ir jāizmanto versiju vēstures līdzeklis, lai atjaunotu oriģinālo dokumentu.
-
Veicot "hipotētisko" vai "kas-IF" izmaiņas failā — ikviens, kurš atver failu un veic dažas hipotētiskas analīzes (piemēram, prognozējot ietekmi uz tirgus izmaiņām budžetā) ar vēlmi slēgt failu bez saglabāšanas, būs nejauši saglabājusi visas failā veiktās izmaiņas, kamēr automātiskā saglabāšana ir ieslēgta. Iesakām izslēgt automātisko saglabāšanu, veicot hipotētisko analīzi un pēc tam to atkal ieslēdzot, tiklīdz lietotājs ir gatavs to saglabāt.
-
Informācijas paneļi un failu skatīšana ar kārtošanu/filtriem programmā Excel — ikviens, kas kārto vai filtrē informācijas paneli, kamēr automātiskā saglabāšana ir ieslēgta, ietekmē visu pārējo failu skatu. Ja fails ir paredzēts informācijas paneļa vai vairāku personu lietošanai ar sakārtotiem un filtriem, iesakām šim failam iestatīt tikai lasāmu rekvizīta statusu, izmantojot failu > informāciju > darbgrāmatas aizsargāšana > vienmēr atvērt tikai lasāmu, tāpēc informācijas paneļa skatītāji nesaglabās izmaiņas, ja vien tie nav skaidri izvēlējušies rediģēt failu.
-
Pabeigti vai publicēti faili — ikviens, kurš nejauši rediģē pabeigtu, publicētu failu ar automātiskās saglabāšanas pogu, saglabās izmaiņas failā. Kad fails ir pabeigts, ieteicams iestatīt tikai lasāmu rekvizītu vai atzīmi kā galīgo rekvizītu failā, tādēļ nejauši rediģētie lietotāji no skatītājiem un faila lasītājiem netiks saglabāti.
Automātiskās saglabāšanas iestatījumu konfigurēšana sistēmā Office
Automātisko saglabāšanu var konfigurēt šādi:
-
Faila īpašnieks var iestatīt, lai tas vienmēr tiktu atvērts kā tikai lasāms , lai nepieļautu nejaušu rediģēšanu. To var izdarīt, iestatot failu, kas jāatver tikai lasāmā (fails > informācija >dokumenta/ darbgrāmatas/ prezentācijasaizsardzība>vienmēr atvērts tikai lasāms) vai koplietojot failu, neļaujot citiem rediģēt (Fails > koplietot > personas ar saiti var rediģēt un noņemt atzīmi lodziņā Atļaut rediģēšanu ).
-
Lietotājs var izslēgt automātisko saglabāšanu failā, kamēr tas ir atvērts, noklikšķinot uz automātiskās saglabāšanas slēdža. Tādējādi šis lietotājs atspējo pašreizējā dokumenta automātisko saglabāšanu. Nākamajā reizē, kad tas pats lietotājs atvērs šo dokumentu, automātiskā saglabāšana būs izslēgta. Ja tiek atvērts cits dokuments, automātiskā saglabāšana neietekmēs šo personu izvēli otrā dokumentā.
-
Lietotājs var iestatīt, lai automātiskā saglabāšana pēc noklusējuma būtu izslēgta visiem failiem, kas atvērti attiecīgajā lietojumprogrammā (Word, Excel, PowerPoint ) attiecīgajā ierīcē.
Piezīme.: Lietotājs var iestatīt, lai automātiskā saglabāšana būtu ieslēgta atsevišķiem failiem, izmantojot iepriekš aprakstīto automātiskās saglabāšanas slēdzi.
-
Jūs, administrators, var iestatīt, lai automātiskā saglabāšana pēc noklusējuma būtu izslēgta visiem failiem, kas atvērti attiecīgajā lietojumprogrammā (Word, ExcelPowerPoint ), izmantojot grupas politiku.
Piezīme.: Lietotājs var iestatīt, lai automātiskā saglabāšana pēc noklusējuma būtu ieslēgta, vai arī atsevišķiem failiem, izmantojot iepriekš aprakstītos iestatījumus.
Automātiskās saglabāšanas grupas politikas iestatījumi
Mēs aizstājam "Nesaglabāt failusExcel /PowerPoint /Word " grupas politikas iestatījumu ar jauno opciju "izslēgt automātisko saglabāšanu pēc noklusējuma Excel /PowerPoint /Word " grupas politikas iestatījums.
Ja organizācijā izmantojat grupas politiku, varat izmantot politikas iestatījumu, lai izslēgtu automātisko saglabāšanu pēc noklusējuma. Pastāv atsevišķi politikas iestatījumi Excel,PowerPoint unWord.
Piemēram, Word politikas iestatījums tiek nosaukts ar nosaukumu "izslēgt automātisko saglabāšanu programmā Word", un to var atrast sadaļā Microsoft Office 2016 \ automātiskā saglabāšana politikas ceļš.
Lai izmantotu šos politikas iestatījumus, pārliecinieties, vai esat lejupielādējis jaunākos administratīvo veidņu failus (ADMX/ADML) no Microsoft lejupielādes centra.
Darbs ar lokāliem failiem
Ja strādājat ar lokālajiem failiem, automātiskā saglabāšana nav pieejama. Vecā automātiskās atkopšanas darbība joprojām ir pieejama, lai periodiski saglabātu mainīto failu kopijas, kas palīdz samazināt datu zudumu, ja tiek rādīts neparedzēts scenārijs, piemēram, avārija.
Taču iesakām lietotājiem, lai rosinātu lietotājus saglabāt savus failus OneDrive, OneDrive darba vai mācību konts vai SharePoint pakalpojumā Microsoft 365, lai iespējotu automātisko saglabāšanu un izvairītos no datu zuduma. Varat veicināt OneDrive, OneDrive darba vai mācību konts vai SharePoint pakalpojumā Microsoft 365 pieņemšanu, izmantojot lietotāju izglītību, kā arī izvietojot zināmās mapes pārvietošanu, kas automātiski sinhronizē atslēgu mapes mākonī. Tas ļauj piekļūt failiem jebkur un neraizēties par svarīgu datu zaudēšanu.
Skatiet arī
Kas ir automātiskā saglabāšana?
Izmaiņu nepieļaušana faila galīgajā variantā
Office failu iepriekšējo versiju skatīšana
Failu aizsardzība avārijas gadījumā, izmantojot autoreģenerāciju
Pēdējoreiz atjaunināts 2019. gada 4. jūnijā
