Vienkāršas atskaites izveide

Iespējamās darbības

• Ieraksta avota izvēle

• Atskaites izveide, izmantojot atskaišu veidošanas rīku

• Atskaites izveide, izmantojot Atskaišu vedni

• Uzlīmju izveide, izmantojot Uzlīmju vedni

• Atskaites izveide, izmantojot rīku Tukša atskaite

• Atskaites sadaļu izpratne

• Vadīklu izpratne

• Atskaites pielāgošana izkārtojuma skatā

• Atskaites pielāgošana noformējuma skatā

• Vadīklu pievienošana atskaitei

• Darba saglabāšana

• Atskaites skatīšana, drukāšana un sūtīšana e-pasta ziņojumā

• Atskaites skatīšana

• Atskaites drukāšana

• Atskaites sūtīšana e-pasta ziņojumā

Ieraksta avota izvēle

Atskaite satur informāciju, kas izgūta no tabulām vai vaicājumiem, kā arī informāciju, kas saglabāta ar atskaites noformējumu, piemēram, etiķetes, virsrakstus un grafikas. Tabulas vai vaicājumi, kas nodrošina pamatā esošos datus, tiek dēvēti arī par atskaites ierakstu avotu. Ja visi lauki, kurus vēlaties iekļaut, atrodas vienā tabulā, izmantojiet šo tabulu kā ierakstu avotu. Ja lauki ir ietverti vairāk nekā vienā tabulā, kā ierakstu avotu ir jāizmanto vienu vai vairākus vaicājumus. Šie vaicājumi, iespējams, jau pastāv jūsu datu bāzē, vai arī, iespējams, būs jāizveido jauni vaicājumi, lai atbilstu atskaites vajadzībām.

Atskaites izveide, izmantojot atskaišu veidošanas rīku

Atskaišu veidošanas rīks sniedz ātrāko veidu, kā izveidot atskaites, jo tas izveido atskaiti nekavējoties, neprasot sniegt informāciju. Atskaitē tiek parādīti visi lauki no pamatā esošās tabulas vai vaicājuma. Atskaišu veidošanas rīks var neizveidot galīgu, noslīpētu produktu, kādu noteikti vēlaties izmantot, bet ir ļoti noderīgs veids, kā ātri apskatīt pamatā esošos datus. Varat pēc tam saglabāt atskaiti un modificēt to izkārtojuma vai noformējuma skatā, lai tā labāk kalpotu jūsu nolūkiem.

1. Navigācijas rūtī noklikšķiniet uz tabulas vai vaicājuma, kuru vēlaties izmantot atskaitē.

2. Cilnes Izveide grupā Atskaites noklikšķiniet uz Atskaite.

   Programma Access veido atskaiti un parāda to izkārtojuma skatā.

3. Papildinformāciju par atskaites skatīšanu un drukāšanu skatiet sadaļā Atskaites skatīšana, drukāšana un sūtīšana e-pasta ziņojumā.

Pēc atskaites skatīšanas varat to saglabāt un pēc tam aizvērt gan atskaiti, gan pamatā esošo tabulu vai vaicājumu, kuru izmantojāt kā ierakstu avotu. Nākamajā reizē, atverot atskaiti, programma Access rādīs jaunākos datus no ieraksta avota.

Atskaites izveide, izmantojot Atskaišu vedni

Atskaites vedni var izmantot, lai precīzāk noteiktu, kādi lauki tiek parādīti atskaitē. Varat arī norādīt, kā dati tiek grupēti un kārtoti, un jūs varat izmantot laukus no vairākām tabulām vai vaicājumiem, ja iepriekš esat norādījis relācijas starp šīm tabulām un vaicājumiem.

• Cilnes Izveide grupā Atskaites noklikšķiniet uz Atskaites vednis.

• Izpildiet norādījumus atskaišu vedņa lapās. Pēdējā lapā noklikšķiniet uz Pabeigt.

  Priekšskatot atskaiti, ir redzams, kā tā izskatīsies izdrukā. Var arī izmantot palielināšanu, lai pietuvinātu detaļas. Papildinformāciju par atskaites skatīšanu un drukāšanu skatiet sadaļā Atskaites skatīšana, drukāšana un sūtīšana e-pasta ziņojumā.

Uzlīmju izveide, izmantojot Uzlīmju vedni

Izmantojiet Uzlīmju vednī, lai viegli izveidotu uzlīmes atbilstoši dažādiem standarta uzlīmju izmēriem.

1. Navigācijas rūtī atveriet tabulu vai vaicājumu, kas būs ieraksta avots uzlīmēm, veicot uz tā dubultklikšķi.

2. Cilnes Izveide grupā Atskaites noklikšķiniet uz Uzlīmes.

3. Izpildiet norādījumus uzlīmju vedņa lapās. Pēdējā lapā noklikšķiniet uz Pabeigt.

Programma Access parāda etiķetes drukas priekšskatījumā, lai varētu skatīt, kā tās izskatīsies, kad būs izdrukātas. Var izmantot slīdņa vadīklu Access statusa joslā, lai pietuvinātu detaļas. Papildinformāciju par atskaites skatīšanu un drukāšanu skatiet sadaļā Atskaites skatīšana, drukāšana un sūtīšana e-pasta ziņojumā.

Atskaites izveide, izmantojot rīku Tukša atskaite

Ja nevēlaties izmantot atskaišu rīku vai atskaišu vedni, varat izmantot tukšas atskaites rīku, lai veidotu atskaites no pašiem pamatiem. Tas var būt ļoti ātrs veids, kā izveidot atskaiti, it īpaši, ja plānojat atskaitē ievietot tikai dažus laukus. Tālāk ir paskaidrots, kā izmantot rīku Tukša atskaite.

• Cilnes Izveide grupā Atskaites noklikšķiniet uz Tukša atskaite.

  Tukša atskaite tiek parādīta izkārtojuma skatā un Access loga labajā pusē tiek rādīta rūts Lauku saraksts.

• Rūtī Lauku saraksts noklikšķiniet uz pluszīmes blakus tabulai vai tabulām, kurās ir atskaitē ievietojamie lauki.

• Velciet katru lauku uz atskaiti, vienu pēc otra, vai turiet nospiestu taustiņu CTRL un atlasiet vairākus laukus un pēc tam velciet tos uz atskaiti vienlaikus.

• Cilnē Atskaites noformējums izmantojiet grupas Galvene/kājene rīkus, lai atskaitei pievienotu logotipu, virsrakstu, lappušu numurus vai datumu un laiku.

Atskaites sadaļu izpratne

Programmā Access atskaites noformējums ir sadalīts sadaļās. Varat skatīt savu atskaiti noformējuma skatā, lai redzētu tās sadaļas. Lai izveidotu noderīgas atskaites, ir jāzina, kā katra sadaļa darbojas. Piemēram, sadaļa, kurā izvēlaties ievietot aprēķināto vadīklu, nosaka, kā Access aprēķina rezultātus. Šis saraksts ir sadaļu tipu un to lietojuma kopsavilkums.

• <c0>Atskaites galvene</c0> — šī sadaļa tiek drukāta tikai vienreiz, atskaites sākumā.     Izmantojiet atskaites galveni, lai norādītu informāciju, ko parasti varētu parādīt titullapā, piemēram, logotipu, nosaukumu vai datumu. Atskaites galvenē ievietojot aprēķināto vadīklu, kas izmanto apkopošanas funkciju Sum, tiek aprēķināta visas atskaites summa. Atskaites galvene tiek drukāta pirms lappuses galvenes. Atskaites galvene tiek drukāta pirms lappuses galvenes.

• Lappuses galvene.     Šī sadaļa tiek drukāta katras lappuses augšdaļā. Piemēram, izmantojiet lappuses galveni, lai katrā lappusē atkārtotu atskaites virsrakstu.

• Grupas galvene     Šī sadaļa tiek drukāta katras jaunas ierakstu grupas sākumā. Izmantojiet grupas galveni, lai drukātu grupas nosaukumu. Piemēram, atskaitē, kura tiek grupēta pēc produkta, izmantojiet grupas galveni, lai izdrukātu produkta nosaukumu. Grupas galvenē ievadot aprēķināto vadīklu , kas izmanto apkopošanas funkciju Sum, tiek aprēķināta pašreizējās grupas summa.

• Detalizēti.     Šī sadaļa tiek drukāta vienreiz katrai rindai ierakstu avotā. Šeit tiek ievietotas vadīklas, kas veido atskaites pamattekstu.

• Grupas kājene.     Šī sadaļa tiek drukāta katras ierakstu grupas beigās. Izmantojiet grupas kājeni, lai drukātu grupas kopsavilkuma informāciju.

• Lappuses kājene     Šī sadaļa tiek drukāta katras lappuses beigās. Izmantojiet lappuses kājeni, lai drukātu lappušu numurus vai lappuses informāciju.

• Atskaites kājene.     Šī sadaļa tiek drukāta tikai vienreiz atskaites beigās. Lietojiet atskaites kājeni, lai drukātu atskaites kopsummu vai citas kopsavilkuma informāciju visai atskaitei.

  Piezīme.: Noformējuma skatā atskaites kājene tiek parādīta zem lappuses kājenes. Tomēr, drukājot vai priekšskatot atskaiti, atskaites kājene ir redzama virs lappuses kājenes, tieši pēc pēdējās grupas kājenes vai detalizētas informācijas rindiņas pēdējā lappusē.

Uz lapas sākumu

Vadīklu izpratne

Vadīklas ir objekti, kas parāda datus, veic darbības un ļauj skatīt un strādāt ar informāciju, kas uzlabo lietotāja interfeisu, piemēram, etiķetes un attēlus. Programma Access atbalsta trīs veidu vadīklas: saistītas, nesaistītas un aprēķinātas.

• Saistīta vadīkla     Vadīkla, kuras datu avots ir lauks tabulā vai vaicājumā ir saistīta vadīkla. Izmantojiet saistītās vadīklas, lai parādītu vērtības no laukiem savā datu bāzē. Vērtības var būt teksts, datumi, skaitļi, vērtības Jā/nē, attēli vai grafiki. Tekstlodziņš ir visizplatītākais saistītās vadīklas tips. Piemēram, tekstlodziņš formā, kurā tiek rādīts darbinieka uzvārds, var iegūt šo informāciju no tabulas Darbinieki lauka Uzvārds.

• Nesaistīta vadīkla     Vadīkla, kurā nav datu avota (lauka vai izteiksmes), ir nesaistīta vadīkla. Izmantojiet nesaistītās vadīklas, lai parādītu informāciju, līnijas, taisnstūrus un attēlus. Piemēram, etiķete, kas parāda atskaites virsrakstu, ir nesaistīta vadīkla.

• Aprēķinātā vadīkla     Vadīkla, kuras datu avots ir izteiksme, nevis lauks, ir aprēķināta vadīkla. Vērtību, kuru vēlaties norādīt vadīklā, norādiet, definējot izteiksmi kā vadīklas datu avotu. Izteiksme ir operatoru (piemēram, = un + ) kombinācija, vadīklu nosaukumi, lauku nosaukumi, funkcijas, kas atgriež vienu vērtību, un konstantes vērtības. Piemēram, šajā izteiksmē tiek aprēķināta vienuma cena ar 25% atlaidi, reizinot vērtību laukā Vienības cena ar konstantu vērtību (0,75).

  = [Vienības cena] * 0,75

  Izteiksme var izmantot datus no lauka atskaites pamatā esošajā tabulā vai vaicājumā vai arī no vadīklas atskaitē.

Veidojot atskaiti, visefektīvāk ir vispirms pievienot un sakārtot visas saistītās vadīklas, it sevišķi tad, ja tās veido atskaites vadīklu vairākumu. Pēc tam varat pievienot nesaistītās un aprēķinātās vadīklas un pabeigt noformējumu, izmantojot rīkus cilnes Atskaites noformējums grupā Vadīklas.

Piesaistiet vadīklu laukam, identificējot lauku, no kura vadīkla iegūst datus. Varat izveidot vadīklu, kas ir saistīta ar atlasīto lauku, velkot lauku no lauku saraksta rūts uz atskaiti. Lauku saraksta rūtī tiek rādīti lauki no atskaites pamatā esošās tabulas vai vaicājuma. Lai parādītu rūti Lauku saraksts, cilnes Atskaites noformējums grupā Rīki noklikšķiniet uz Pievienot esošos laukus.

Vai arī varat piesaistīt lauku vadīklai, ievadot lauka nosaukumu pašā vadīklā vai vērtības ControlSource lodziņā vadīklas rekvizītu lapā. Rekvizītu lapas definē vadīklas raksturlielumus, piemēram, nosaukumu, datu avotu un formātu.

Lauku saraksta rūts izmantošana ir labākais vadīklu izveidošanas veids divu iemeslu dēļ.

• Saistītai vadīklai ir pievienota etiķete un šī etiķete pārņem lauka nosaukumu (vai parakstu, kas definēts šim laukam pamatā esošajā tabulā vai vaicājumā) kā noklusējuma parakstu, lai tas nebūtu jāieraksta jums pašam.

• Saistīta vadīkla pārmanto daudzus iestatījumus no lauka pamatā esošajā tabulā vai vaicājumā (piemēram, rekvizīti Formāts, DecimalPlaces un InputMask). Tāpēc jūs varat būt pārliecināts, ka šie lauka rekvizīti paliek nemainīgi neatkarīgi no tā, ja izveidojat vadīklu, kas ir saistīta ar šo lauku.

Ja jūs jau izveidojāt nesaistītu vadīklu un vēlaties to piesaistīt laukam, iestatiet vadīklas ControlSource rekvizītu atbilstoši šī lauka nosaukumam. Papildinformāciju par ControlSource rekvizītu meklējiet palīdzībā, izmantojot terminu "ControlSource."

Uz lapas sākumu

Atskaites pielāgošana izkārtojuma skatā

Pēc atskaites izveidošanas tās noformējumu var viegli uzlabot, strādājot izkārtojuma skatā. Izmantojot faktiskos atskaites datus kā ceļvedi, varat koriģēt kolonnu platumu, pārkārtot kolonnas un pievienot grupēšanas līmeņus un kopsummas. Varat ievietot jaunus laukus atskaites noformējumā un iestatīt rekvizītus atskaitei un tās vadīklām.

Lai pārslēgtos uz izkārtojuma skatu, navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz formas nosaukuma un pēc tam noklikšķiniet uz Izkārtojuma skats.

Access parāda atskaiti izkārtojuma skatā.

Lai modificētu atskaites rekvizītus un tās vadīklas un sadaļas, var izmantot rekvizītu lapu. Lai tiktu parādīta rekvizītu lapa, nospiediet taustiņu F4.

Varat izmantot lauku saraksta rūti, lai pievienotu laukus no pamatā esošās tabulas vai vaicājuma savam atskaites noformējumam. Lai parādītu lauku saraksta rūti, veiciet kādu no tālāk norādītajām darbībām.

• Cilnes Atskaites izkārtojuma noformējums grupā Rīki noklikšķiniet uz Pievienot esošos laukus. 

• Nospiediet taustiņu kombināciju ALT+F8.

Pēc tam varat pievienot laukus, velkot tos no lauku saraksta rūts atskaitē.

Uz lapas sākumu

Atskaites pielāgošana noformējuma skatā

Jūs varat arī precizēt savu atskaites noformējumu, strādājot noformējuma skatā. Atskaitei var pievienot jaunas vadīklas un laukus, pievienojot tos noformējuma režģim. Rekvizītu lapa sniedz piekļuvi daudziem rekvizītiem, kurus var iestatīt, lai pielāgotu atskaiti.

Lai pārslēgtos uz noformējuma skatu, navigācijas rūtī ar peles labo pogu noklikšķiniet uz formas nosaukuma un pēc tam noklikšķiniet uz Noformējuma skats.

Access parāda atskaiti noformējuma skatā.

Lai modificētu pašas atskaites rekvizītus un tās vadīklas un sadaļas, var izmantot rekvizītu lapu. Lai tiktu parādīta rekvizītu lapa, nospiediet taustiņu F4.

Varat izmantot lauku saraksta rūti, lai pievienotu laukus no pamatā esošās tabulas vai vaicājuma savam atskaites noformējumam. Lai parādītu lauku saraksta rūti, veiciet kādu no tālāk norādītajām darbībām.

• Cilnes Atskaites noformējums grupā Rīki noklikšķiniet uz Pievienot esošos laukus. 

• Nospiediet taustiņu kombināciju ALT+F8.

Pēc tam varat pievienot laukus, velkot tos no lauku saraksta rūts atskaitē.

Uz lapas sākumu

Vadīklu pievienošana atskaitei

Dažas vadīklas tiek izveidotas automātiski, piemēram saistītā tekstlodziņa vadīkla, kas tiek izveidota, kad pievienojat lauku no lauku saraksta rūts savai atskaitei. Daudzas citas vadīklas var izveidot noformējuma skatā, izmantojot rīkus cilnes Atskaites noformējums grupā Vadīklas.

Darba saglabāšana

Pēc atskaites noformējuma saglabāšanas varat palaist atskaiti, cik bieži vien vēlaties. Atskaites noformējums nemainās, bet jūs iegūstat pašreizējos datus ik reizi, kad drukājat vai skatāt atskaiti. Ja jūsu atskaišu vajadzības ir mainījušās, varat mainīt atskaites noformējumu vai izveidot jaunu, līdzīgu atskaiti, izmantojot oriģinālu.

Atskaites skatīšana, drukāšana un sūtīšana e-pasta ziņojumā

Kad esat saglabājis atskaites noformējumu, varat izmantot atkal un atkal. Atskaites noformējums nemainās, bet jūs iegūstat pašreizējos datus ik reizi, kad skatāt vai drukājat atskaiti. Ja jūsu atskaišu vajadzības ir mainījušās, varat mainīt atskaites noformējumu vai izveidot jaunu, līdzīgu atskaiti, izmantojot oriģinālu.

Savas atskaites skatīšana

Pastāv vairāki veidi, kā skatīt savu atskaiti. Piemērotākā metode ir atkarīga no tā, ko vēlaties darīt ar atskaiti un tās datiem.

• Ja vēlaties veikt pagaidu izmaiņas attiecībā uz datiem, kas tiek parādīti atskaitē pirms tās izdrukāšanas, vai arī, ja vēlaties kopēt datus no atskaites starpliktuvē, izmantojiet atskaites skatu.

• Ja vēlaties, lai varētu mainīt atskaites noformējumu, vienlaikus skatot datus, izmantojiet izkārtojuma skatu.

• Ja vienkārši vēlaties uzzināt, kā atskaite izskatīsies izdrukāta, izmantojiet drukas priekšskatījumu.

Atskaites drukāšana

Atskaiti varat drukāt, kamēr tā ir atvērta jebkurā skatā, un pat tad, ja tā ir aizvērta. Pirms drukājat, pārliecinieties, vai veicāt nepieciešamos lappuses iestatījumus, piemēram, piemales vai lappuses orientāciju. Programma Access saglabā lappuses iestatījumus kopā ar atskaiti, tāpēc tie ir jāiestata tikai vienreiz. Tos vēlāk var iestatīt vēlreiz, ja nepieciešamas drukas izmaiņas.

Atskaites sūtīšana e-pasta ziņojumā

Atskaiti adresātiem var nosūtīt kā e-pasta ziņojumu, nevis izdrukājot papīra kopiju.

1. Navigācijas rūtī noklikšķiniet uz atskaites, lai to atlasītu. Cilnes Ārēji dati grupā Eksportēšana noklikšķiniet uz E-pasts. 

2. Dialoglodziņa Sūtīt objektu kā sarakstā Atlasīt izvades formātu noklikšķiniet uz vajadzīgā faila formāta.

3. Aizpildiet visus pārējos dialoglodziņus.

4. E-pasta lietojumprogrammā ierakstiet ziņojuma detaļas un nosūtiet ziņojumu.

Uz lapas sākumu