Importere eller koble til data i en annen Access-database

Gjelder for
Access for Microsoft 365 Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Du kan hente data fra én Access-database til en annen på flere måter. Kopiering og innliming er den enkleste metoden, men import og kobling gir deg bedre kontroll over dataene du henter inn i måldatabasen og hvordan du henter dem inn.

Denne artikkelen forklarer hvordan du importerer eller kobler til data i en annen Access-database.

Hva vil du gjøre?

Forstå importering og kobling til data fra en annen Access-database

Når du importerer fra en annen database, oppretter Access en kopi av dataene i måldatabasen uten å endre kilden. Under importoperasjonen kan du velge objektene du vil kopiere, kontrollere hvordan tabeller og spørringer importeres, og angi om relasjoner mellom tabeller skal importeres.

Du vil kanskje importere data for å opprette tabeller som ligner på tabeller i en annen database. Du kan kopiere hele tabellen eller bare tabelldefinisjonene for å unngå å utforme hver tabell manuelt. Når du importerer bare tabelldefinisjonen, får du en tom tabell. Med andre ord blir feltene og feltegenskapene kopiert til måldatabasen, men ikke dataene i tabellen. En annen fordel med å importere, sammenlignet med en kopierings- og innlimingsoperasjon, er at du kan velge å importere relasjonene mellom tabellene sammen med selve tabellene.

Hvis målet ditt er å legge til poster fra én database til en eksisterende tabell i en annen database, bør du vurdere å importere postene til en ny tabell, og deretter opprette en tilføyingsspørring. Du kan ikke tilføye poster i en eksisterende tabell under en importoperasjon. Hvis du vil ha mer informasjon om tilføyingsspørringer, kan du lese artikkelen Legge til poster i en tabell ved hjelp av en tilføyingsspørring.

Du vil kanskje koble til data i en annen Access-database hvis organisasjonen bruker flere Access-databaser, men må dele data i enkelte tabeller, for eksempel Ansatte. I stedet for å duplisere tabellen i hver database, kan du beholde tabellen i én database og koble til den fra andre databaser. Dette hjelper også når en annen arbeidsgruppe eller avdeling må legge til og bruke dataene i databasen, men du vil beholde kontrollen over tabellstrukturen.

Importere data fra en annen Access-database

Prosessen med å importere data følger disse generelle trinnene:

  • Forberede importoperasjonen
  • Kjøre importveiviseren
  • Du kan velge å lagre importinnstillingene som en importspesifikasjon du kan bruke igjen senere

De følgende trinnene forklarer hvordan du utfører hver handling.

Forberede importoperasjonen

  1. Lokaliser kildedatabasen og identifisere objektene du vil importere. Hvis kildedatabasen er en .mdb eller .accdb fil, kan du importere tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter, makroer og moduler. Hvis kildefilen er en .mde fil .accde , kan du bare importere tabeller.

  2. Hvis dette er første gang du importerer data fra en Access-database, finner du enkelte nyttige tips i tabellen nedenfor.

    Element Beskrivelse
    Flere objekter Du kan importere flere objekter i én enkelt importoperasjon.
    Nytt objekt Hver importoperasjon oppretter et nytt objekt i måldatabasen. Du kan ikke overskrive et eksisterende objekt eller tilføye poster i en eksisterende tabell ved hjelp av en importoperasjon.
    Importere en koblet tabell Hvis kildetabellen (for eksempel Ansatte1 i salgsdatabasen) faktisk er en koblet tabell (en tabell som kobler til Ansatte-tabellen i lønningsdatabasen), erstattes den gjeldende importoperasjonen av en koblingsoperasjon. På slutten av operasjonen vil du se en koblet tabell (for eksempel kalt Ansatte1) som kobler til den opprinnelige kildetabellen (Ansatte i lønningsdatabasen).
    Hoppe over felt og poster Du kan ikke hoppe over bestemte felt eller poster når du importerer data fra en tabell eller spørring. Hvis du ikke vil importere noen av postene i en tabell, kan du imidlertid velge å importere bare tabelldefinisjonen.
    Relasjoner Du kan velge å importere relasjonene mellom kildetabeller.
    Tabelldefinisjon Du kan velge å importere en hel tabell eller bare tabelldefinisjonen. Når du importerer bare definisjonen, opprettes en tabell i Access som har de samme feltene som kildetabellen, men inneholder ingen data.
    Oppslagsfelt Hvis et felt i kildetabellen slår opp verdier i en annen tabell eller spørring, må du importere den relaterte tabellen eller spørringen hvis du vil at målfeltet skal vise oppslagsverdier. Hvis du ikke importerer den relaterte tabellen eller spørringen, viser målfeltet bare oppslags-ID-ene.
    Spørringer Du kan importere en spørring som en spørring eller en tabell. Hvis du importerer en spørring som en spørring, må du importere de underliggende tabellene.

  3. Lukk kildedatabasen. Kontroller at ingen brukere har det åpent i alenemodus.

  4. Åpne måldatabasen. Kontroller at databasen ikke er skrivebeskyttet, og at du har tillatelsene du trenger for å legge til objekter og data. Hvis kildedatabasen er passordbeskyttet, blir du bedt om å angi passordet hver gang du bruker den som en kilde for en importoperasjon.

    Obs!

    Hvis du vil eksportere dataene til en ny database, må du opprette en tom database som ikke inneholder noen tabeller, skjemaer eller rapporter før du starter importoperasjonen.

    Importoperasjonen overskriver eller endrer ikke eksisterende tabeller eller objekter. Hvis et objekt med samme navn som kildeobjektet allerede finnes i måldatabasen, føyer Access et tall (1, 2, 3 og så videre) til navnet på det importerte objektet. Hvis du for eksempel importerer Problemer-tabellen til en database som allerede har en tabell kalt Problemer, heter den importerte tabellen Problem1. Hvis navnet Problem1 allerede er i bruk, heter den nye tabellen Problem2 og så videre. Hvis du vil tilføye postene i kildetabellen til en tabell i måldatabasen, må du bruke en tilføyingsspørring i stedet for å kjøre en importoperasjon. Hvis du vil ha mer informasjon om tilføyingsspørringer, kan du se Legge til poster i en tabell ved å bruke en tilføyingsspørring.

Importere dataene

  1. Plasseringen til veiviseren for importering kan variere noe avhengig av hvilken versjon av Access du har. Velg trinnene som passer for din versjon av Access:

    • Hvis du bruker Microsoft 365, Access 2021 eller Access 2019 på fanen Eksterne data, klikker du Ny datakilde>fra databasetilgang> i gruppen Importer & kobling.
    • Hvis du bruker Access 2016, klikker du Access i gruppen Importer & kobling på fanen Eksterne data.

  2. Import- og koblingsveiviseren Hent eksterne data - Access-database åpnes.

    Skjermbilde av importveiviseren hent eksterne data – Access-database.

  3. Skriv inn navnet på kildedatabasen i Filnavn-boksen , eller klikk Bla gjennom for å åpne dialogboksen Åpne fil .

  4. Velg Importer tabeller, spørringer, skjemaer, rapporter, makroer og moduler til den gjeldende databasen, og klikk deretter på OK.

    Dialogboksen Importer objekter åpnes.

    Merk objekter du vil importere i dialogboksen Importer objekter

  5. Velg tabellene du vil importere i dialogboksen Importer objekter på Tabeller-fanen. Hvis du vil importere spørringer, klikk på Spørringer-fanen og velg spørringene du vil importere.

    Hvis du vil fjerne et merket objekt, klikker du det på nytt.

  6. Klikk på Alternativer for å angi tilleggsinnstillinger. Tabellen nedenfor beskriver hvordan hvert alternativ påvirker resultatene av operasjonen.

    Element Beskrivelse
    Avmerkingsboks for Relasjoner Velg for å importere relasjonene mellom de merkede tabellene.
    Avmerkingsboks for Menyer og verktøylinjer Velg for å importere eventuelle egendefinerte menyer og verktøylinjer som finnes i kildedatabasen. Menyene og verktøylinjene vises på en fane som heter Tillegg.
    Avmerkingsboks for Import-/eksportoppsett Velg for å importere eventuelle lagrede import- eller eksportoppsett som finnes i kildedatabasen.
    Avmerkingsboks for Navigasjonsrutegrupper Velg for å importere eventuelle egendefinerte Navigasjonsrutegrupper som finnes i kildedatabasen.
    Alternativknapp for Definisjon og Data Velg for å importere struktur og data for alle merkede tabeller.
    Alternativknapp for Bare definisjon Velg for å bare importere feltene i de merkede tabellene. Kildepostene blir ikke importert.
    Alternativknapp for Som spørringer Velg for å importere de merkede spørringene som spørringer. I dette tilfellet må du huske å importere alle de underliggende tabellene sammen med spørringene.
    Alternativknapp for Som tabeller Velg for å importere spørringer som tabeller. I dette tilfellet trenger du ikke å importere de underliggende tabellene.

  7. Klikk på OK for å fullføre operasjonen. Access kopierer dataene og viser feilmeldinger hvis det oppstår problemer. Hvis importen lykkes, kan du lagre operasjonsdetaljene som en importspesifikasjon for senere bruk på den siste siden i veiviseren.

Med kobling kan du koble til data i en annen database uten å importere dem. På denne måten kan du vise og endre de nyeste dataene i både kilde- og måldatabasene uten å opprette og vedlikeholde to kopier av de samme dataene. Du kan bare koble til tabeller i en annen Access-database. Du kan ikke koble til spørringer, skjemaer, rapporter, makroer eller moduler.

Når du kobler til en tabell i en Access-database, oppretter Access en ny tabell kalt en koblet tabell. Den koblede tabellen opprettholder en kobling til kildepostene og -feltene. Eventuelle endringer du gjør i dataene i kildedatabasen, gjenspeiles i den koblede tabellen i måldatabasen, og omvendt. Du kan imidlertid ikke endre strukturen til en koblet tabell i måldatabasen. Du kan med andre ord ikke legge til eller slette et felt eller endre datatypen for et felt.

Prosessen med å koble til data i en annen Access-database følger disse generelle trinnene:

  • Klargjøre koblingsoperasjonen
  • Kjøre koblingsveiviseren

De følgende trinnene forklarer hvordan du utfører hver handling.

  1. Lokalisere kildedatabasen. Filformatet kan være MDB, MDE, ACCDBeller ACCDE. Hvis kildedatabasen er passordbeskyttet, blir du bedt om å angi passordet under koblingsoperasjonen.

  2. Identifiser tabellene du vil koble til. Du kan koble til tabeller, men du kan ikke koble til spørringer, skjemaer, rapporter, makroer eller moduler. Hvis dette er første gang du kobler til tabeller i en annen Access-database, kan du se tabellen nedenfor for å få noen nyttige tips.

    Element Beskrivelse
    Flere objekter Du kan opprette koblinger til flere tabeller i én enkelt koblingsoperasjon. Det opprettes en koblet tabell for hver kildetabell.
    Koblede tabeller som kilde Du kan ikke koble til en tabell som allerede er en koblet tabell i kildedatabasen.
    Hvis for eksempel Ansatte1-tabellen du vil koble til i salgsdatabasen, faktisk er en koblet tabell som kobler til Ansatte-tabellen i lønningsdatabasen, kan du ikke bruke Ansatte1-tabellen i salgsdatabasen som kildetabellen. Du bør i stedet koble direkte til Ansatte-tabellen i lønningsdatabasen.
    Ny eller eksisterende tabell Hver koblingsoperasjon oppretter en ny koblet tabell for hver kildetabell. Du kan ikke overskrive eller tilføye i en eksisterende tabell ved hjelp av en koblingsoperasjon.
    Relasjoner Hvis du velger flere kildetabeller, overføres relasjonene mellom tabellene automatisk til måldatabasen. Du kan imidlertid ikke endre eller slette relasjonen i måldatabasen.
    Oppslagsfelt Hvis et felt i kildetabellen slår opp verdier i en annen tabell, må du huske å koble til den relaterte tabellen hvis du vil at målfeltet skal vise oppslagsverdier. Hvis du ikke kobler til den relaterte tabellen eller spørringen, viser målfeltet bare oppslags-ID-ene.

  3. Lukk kildedatabasen. Kontroller at ingen andre brukere har databasen åpen i alenemodus.

  4. Åpne måldatabasen. Kontroller at måldatabasen ikke er skrivebeskyttet, og at du har tillatelsene du trenger for å legge til objekter og data.

    Obs!

    Hvis du vil opprette koblingene i en ny database, må du opprette en tom database (som ikke inneholder noen tabeller, skjemaer eller rapporter) før du starter koblingsoperasjonen.

    Operasjonen overskriver eller endrer ikke eksisterende tabeller eller objekter. Hvis et objekt med samme navn som kildeobjektet allerede finnes i måldatabasen, føyer Access et tall (1, 2, 3 og så videre) til navnet på den koblede tabellen. Hvis du for eksempel kobler til Problemer-tabellen fra en database som allerede har en tabell kalt Problemer, heter den koblede tabellen Problemer1. Hvis navnet Problem1 allerede er i bruk, heter den nye tabellen Problem2 og så videre. Husk at hvis du vil tilføye postene i kildetabellen i en tabell i måldatabasen, må du bruke en tilføyingsspørring i stedet for å kjøre en koblingsoperasjon. Hvis du vil ha mer informasjon om tilføyingsspørringer, kan du se Legge til poster i en tabell ved å bruke en tilføyingsspørring.

  1. Plasseringen til koblingsveiviseren kan variere noe avhengig av hvilken versjon av Access du har. Velg trinnene som passer for din versjon av Access:

    • Hvis du bruker Microsoft 365, Access 2021 eller Access 2019 på fanen Eksterne data, klikker du Ny datakilde>fra databasetilgang> i gruppen Importer & kobling.
    • Hvis du bruker Access 2016, klikker du Access i gruppen Importer & kobling på fanen Eksterne data.

  2. Import- og koblingsveiviseren Hent eksterne data - Access-database åpnes.

    Skjermbilde av importveiviseren hent eksterne data – Access-database.

  3. Skriv inn navnet på kildedatabasen i Filnavn-boksen , eller klikk Bla gjennom for å åpne dialogboksen Åpne fil .

  4. Klikk på Koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell, og klikk deretter på OK. Dialogboksen Koble tabeller åpnes.

    Velg en tabell for å koble til, i dialogboksen Koble tabeller

  5. I dialogboksen Koble tabeller velger du tabellene du vil koble til. Hvis du vil fjerne merket område, klikker du tabellen på nytt.

  6. Klikk på OK for å fullføre operasjonen. De koblede tabellene opprettes i Access.

  7. Åpne de koblede tabellene i dataarkvisning for å forsikre deg om at dataene ser riktige ut.

Hva mer bør jeg vite?

Til toppen av siden