Bruke svarknapper i meldinger

Det er enkelt å opprette en melding i Microsoft Outlook som bruker svarknapper til å stille mottakerne spørsmål med et bestemt og begrenset sett med svar. Når mottakerne svarer ved hjelp av svarknappene, kan du enten automatisk tabulere resultatene av avstemningen i Outlook eller eksportere svarene til et Excel-regneark.

Legg til svarknapper

1. Opprett en ny e-postmelding, eller svar på eller videresend en melding du har mottatt.

2. Velg Bruk svarknapper i Sporing-gruppen på Fanen Alternativer.

3. Gjør ett av følgende:

   • Godkjenn;Avslå
     Brukes når du trenger en autorisasjon for en handling. Du kan for eksempel sende en e-postforespørsel til flere mottakere som søker godkjenning av et prosjektforslag.
   • Ja; Nei
     Brukes når du trenger enten et ja eller nei. Dette er en god måte å ta en rask avstemning på.
   • Ja;Nei;Kanskje
     Brukes når du ikke vil begrense valgene til ja og nei. Dette svaralternativet gir et alternativt svar.
   • Egendefinert
     Brukes til å opprette dine egne navn på egendefinerte svarknapper. Du kan for eksempel be kollegene dine om å velge mellom tre dager i uken for et regelmessig ukentlig personalmøte.

Egendefinert svarknapp

Hvis du velger en egendefinert svarknapp, gjør du følgende:

1. Merk av forBruk svarknapper under Alternativer for svar og sporing i dialogboksen Egenskaper.
2. Bruk standard knappealternativer eller slett standardalternativene, og skriv deretter inn teksten du vil bruke, og bruk semikolon til å skille knappenavnene.
3. Velg Lukk.

• Mottakere kan stemme i leseruten eller i en åpen melding. Velg Klikk her i leseruten for å stemme i meldingshodet, og velg deretter alternativet du vil bruke. Velg Stem i Svar-gruppen på Melding-fanen i en åpen melding, og velg deretter alternativet du vil bruke.
• Avsenderen kan se alle svarene i en tabell. I en av svarmeldingene velger du avsenderens svarte linje i meldingshodet, og deretter velger du Vis svarsvar.

Se gjennom svarresultatene

1. Åpne den opprinnelige meldingen med svarknapper du har sendt. Denne meldingen ligger normalt i mappen Sendte elementer.

2. Velg Sporing i Vis-gruppen på Melding-fanen.

   Obs!

   Sporing vises ikke før minst én mottaker av e-postmeldingen har svart med sin stemme.

Spore og skrive ut resultater

Når du oppretter og sender en e-postmelding med svarknapper til andre, kan du spore og skrive ut resultatene. Du kan raskt kopiere svarresultatene til et tomt Word-dokument eller en ny e-postmelding, eller du kan kopiere dem til Excel, slik at du kan arbeide med dataene senere.

1. Åpne e-postmeldingen med avspørringen du sendte, i Sendte elementer-mappen i Outlook.

2. Velg meldingssporing>.

   Tips

   Sporingsknappen vises ikke før minst én stemme er avgitt.

3. Gjør ett av følgende for å skrive ut resultatene:

   • Hvis du vil ha en rask utskrift, trykker du alt + Print Screen (PrtScrn) på tastaturet, og gjør deretter ett av følgende:

     • Velg Tomt dokument i Word, og velg deretter Lim inn.
     • Velg Nye-posti> Outlook, og velg deretter Lim inn.
       VelgFilutskrift>, angi en skriver, og velg deretter Skriv ut.

   • Hvis du vil sortere og arbeide med dataresultatet i Excel, gjør du først følgende:

     1. Velg meldingssporing>.
     2. Trykk og hold nede CTRL på tastaturet, og velg og dra deretter musen for å velge alle navn og svar i listen.
     3. Trykk på CTRL+C på tastaturet.
     4. Åpne Excel, og velg Tom arbeidsbok.
     5. Høyreklikk cellen øverst til venstre, og velg deretter Lim inn.
        

   • Hvis du vil justere kolonnene så de passer teksten, plasserer du markøren mellom kolonneoverskriftene og dobbeltklikker.
     
     VelgFilutskrift>, angi en skriver, og velg deretter Skriv ut.