Denne artikkelen gir en oversikt over noen av nøkkelkonseptene knyttet til arbeid med de nye funksjonene for forvaltede metadata i SharePoint Server. Den beskriver hvordan de nye funksjonene for forvaltede metadata gir støtte for implementering av formelle taksonomier gjennom administrerte vilkår. Den forklarer også hvordan sosiale koder fungerer, og hvordan de relaterer seg til forvaltede metadatafunksjoner, for eksempel administrerte termer og bedriftsnøkkelord.
I denne artikkelen
Funksjoner for forvaltede metadata
De nye funksjonene for forvaltede metadata i SharePoint Server aktiveres av et nytt tjenesteprogram for forvaltede metadata som støtter to viktige ting:
- Innholdstypepublisering Deling av innholdstyper på tvers av områdesamlinger og webprogrammer. Hvis du vil ha mer informasjon om innholdstypepublisering, kan du se Innføring i innholdstyper og innholdstypepublisering.
- Taksonomier Oppretting og administrasjon av hierarkiske samlinger av sentralt forvaltede termer (kalt termsett) som kan brukes som attributter for elementer på SharePoint-områder. Disse termsettene kan deles på tvers av områdesamlinger og webprogrammer. Termsett kan opprettes og administreres gjennom en funksjon kalt administrasjonsverktøyet for termlageret.
Nøkkeltermer og konsepter
Det finnes flere viktige begreper og begreper som er nyttige å forstå når du arbeider med de ulike metadatafunksjonene i SharePoint Server. Å forstå disse konseptene vil hjelpe deg med å forstå begrepsinformasjonen som er forklart senere i denne artikkelen, og i andre artikler om funksjonene for forvaltede metadata.
Taksonomi
En taksonomi er en hierarkisk klassifisering av ord, etiketter eller termer som er organisert i grupper basert på likheter. En taksonomi kan defineres og administreres sentralt av én eller flere personer. International Standard Industrial Classification (ISIC), som ble utviklet av FN, er et kjent eksempel på en industriell taksonomi som brukes til å klassifisere økonomiske data. Taksonomier er nyttige fordi de gir en logisk, hierarkisk struktur av metadata som kan brukes til å klassifisere informasjon konsekvent.
Folksonomy
En folksonomy er klassifiseringen som resulterer i at brukere av nettsteder i samarbeid bruker ord, etiketter eller termer på innhold på et nettsted. Hvis du noen gang har sett en merkesky på et nettsted, har du sett en visualisering av en folksonomy. Figuren nedenfor viser en nettdel for kodesky på et SharePoint-nettsted. En folksonomy-basert tilnærming til metadata kan være nyttig fordi den trykker kunnskapen og ekspertisen til nettstedsbrukere og innholdsopprettere, og gjør det mulig for innholdsklassifisering å utvikle seg med brukernes endrede forretningsbehov og interesser.
Termsett
Et termsett er en gruppe relaterte termer.
Avhengig av hvor et termsett opprettes, kan omfanget være lokalt eller globalt:
- Lokale termsett opprettes i konteksten til en områdesamling, og er bare tilgjengelige for bruk (og synlig) for brukere av denne områdesamlingen. Hvis du for eksempel legger til en kolonne for forvaltede metadata i en liste eller et bibliotek og oppretter et nytt termsett for denne kolonnen, er termsettet lokalt i områdesamlingen som inneholder denne listen eller biblioteket.
- Globale termsett er tilgjengelige for bruk på tvers av alle områder som abonnerer på et bestemt tjenesteprogram for forvaltede metadata.
Termsett kan konfigureres til å lukkes, noe som betyr at brukere ikke kan legge til nye termer når de skriver inn en verdi for en kolonne som er tilordnet termsettet. Eller de kan konfigureres til å være åpne, noe som betyr at brukere kan legge til nye termer i termsettet når de oppdaterer verdien for en kolonne som er tilordnet termsettet.
Begrep
En term er et enkeltelement i et termsett, og det er et bestemt ord eller uttrykk som kan knyttes til et element på et SharePoint Server-nettsted. En term har en unik ID, og den kan ha mange forskjellige tekstetiketter (synonymer). Hvis du arbeider på et flerspråklig nettsted, kan det også ha etiketter på forskjellige språk.
Det finnes to typer termer:
Administrerte termer
Administrerte termer er vanligvis forhåndsdefinerte og organisert i en hierarkisk term som angis av en administrator for termlageret eller en annen person med tillatelse til å arbeide med forvaltede metadata.
Virksomhetsnøkkelord
Et virksomhetsnøkkelord er et ord eller uttrykk som legges til elementer på et SharePoint-område. Virksomhetsnøkkelord er organisert i ett enkelt, ikke-hierarkisk termsett i verktøyet for behandling av termlager kalt nøkkelordsettet. Fordi brukere vanligvis kan legge til et hvilket som helst ord eller uttrykk i et element som et nøkkelord, kan virksomhetsnøkkelord brukes til merking i folksonomy-stil. Administratorer for termlager, eller andre personer med tillatelse til å behandle metadata, kan velge å flytte nøkkelord ut av termsettet for nøkkelord og inn i et bestemt administrert termsett. Da blir nøkkelordene tilgjengelige i konteksten til et bestemt termsett. Administratorer for termlager kan også velge å lukke nøkkelordsettet, slik at brukere ikke kan sende inn nye nøkkelord og begrenses til bruk av eksisterende nøkkelord.
Gruppe
Grupper definerer sikkerhetsgrenser. En gruppe er et sett med termsett som alle deler vanlige sikkerhetskrav. Bare brukere som er angitt som bidragsytere til en bestemt gruppe, kan administrere termsett som tilhører gruppen, eller opprette nye termsett i den. Organisasjoner bør opprette unike grupper for termsett som har unike tilgangs- eller sikkerhetsbehov.
Verktøy for behandling av termlager
Verktøyet for behandling av termlager er verktøyet som taksonomister, administratorer eller andre personer som administrerer taksonomier, kan bruke til å opprette, importere og administrere termsett og vilkårene i dem. Verktøyet for behandling av termlager viser alle de globale termsettene og eventuelle lokale termsett som er tilgjengelige for områdesamlingen du har tilgang til administrasjonsverktøyet for termlageret fra.
Kolonne for forvaltede metadata
Kolonnen forvaltede metadata er en ny kolonnetype som kan legges til i lister eller biblioteker, slik at områdebrukere eller innholdseiere kan velge verdier fra et bestemt termsett med forvaltede termer og bruke dem på innhold. En kolonne for forvaltede metadata kan konfigureres til å tilordnes til et eksisterende termsett, eller du kan opprette et nytt termsett spesielt for kolonnen. Hvis du oppretter et nytt termsett spesielt for en kolonne for forvaltede metadata, vil termsettet være et lokalt termsett som bare er tilgjengelig for bruk i områdesamlingen der det ble opprettet.
Kolonne for virksomhetsnøkkelord
Kolonnen for virksomhetsnøkkelord er en kolonne som du kan legge til i innholdstyper, lister eller biblioteker, slik at brukere kan merke elementer med ord eller uttrykk de velger. Det er en kolonne med flere verdier som standard. Når brukere skriver inn et ord eller uttrykk i kolonnen, får de forslag til type-ahead, som kan omfatte elementer fra både forvaltede termsett og nøkkelordtermsettet. Brukere kan velge en eksisterende verdi eller angi noe nytt (hvis nøkkelordtermsettet er konfigurert til å være åpent for brukertillegg).
Sosiale merker
Sosiale koder er ord eller uttrykk som områdebrukere kan bruke på innhold på et SharePoint-nettsted for å hjelpe dem med å kategorisere informasjon på måter som gir mening for dem. Sosiale koder kan også brukes på URL-adresser utenfor et SharePoint-område. Sosiale merker støtter folksonomy-basert merking. Et sosialt merke består av pekere til tre typer informasjon:
- en brukeridentitet
- en URL-adresse for element
- en term
Disse pekerne lagres i lageret for sosial merking som er en del av tjenesteprogrammet for brukerprofil. Teknisk sett er ikke sosiale merker en del av funksjonene for forvaltede metadata i SharePoint Server, men de kobler seg til funksjonene for forvaltede metadata på et par viktige måter som bidrar til konsekvent bruk av metadata på tvers av en organisasjon. Termdelen av et sosialt merke peker til en term i nøkkelordsettet i termlageret for ett av tjenesteprogrammene for forvaltede metadata som et område er koblet til.
Når du for eksempel oppretter en ny sosial kode, kan du velge mellom eksisterende termer, som kan omfatte forvaltede termer, samt nøkkelord for virksomheter. Hvis du velger én av disse eksisterende termene, inneholder den sosiale koden en peker til termen. Hvis du velger ikke å velge en eksisterende term og du oppretter en term som aldri har vært brukt før, opprettes det et nytt nøkkelord for den i nøkkelordtermsettet i termlageret, og den nye sosiale koden peker til denne termen.
På denne måten legges nøkkelord som brukes i sosiale koder, til i nøkkelordtermsettet som er synlige i administrasjonsverktøyet for termlager (hvis de ikke allerede finnes der), og de kan administreres av administratorer for termlageret. I tillegg, når brukere bruker virksomhetsnøkkelord eller forvaltede termer på innhold ved å oppdatere enten en kolonne for virksomhetsnøkkelord eller forvaltede metadata, kan sosiale koder opprettes automatisk slik at disse termene er synlige som koder i nyhetsfeeder, merkeskyer eller Mine nettsted-profiler. Liste- eller bibliotekeiere kan aktivere eller deaktivere metadatapublisering ved å oppdatere innstillingene for virksomhetsmetadata og nøkkelord for en liste eller et bibliotek.
Når du legger til et sosialt merke i et element, kan du angi om du vil gjøre identiteten din og nettadressen for elementet privat, men termen, som er lagret i termlageret, alltid er offentlig.
Sosial merking er nyttig fordi det gjør det mulig for nettstedsbrukere å forbedre synligheten av innhold og informasjon på et nettsted.
Hvis du vil ha mer informasjon om personvern- og sikkerhetsimplikasjoner av sosial merking, kan du se personvern- og sikkerhetsimplikasjoner av sosial merking.
Merking
I den mest generiske forstand kan merking ganske enkelt referere til handlingen å bruke metadata på et element, enten det er forvaltede metadata eller en sosial kode. I denne artikkelen brukes verbet «tag» i denne forstand, og det er ikke begrenset til sosiale merker.
Metadatascenarioer: fra taksonomier til folksonomier
Funksjonene for metadatabehandling i SharePoint Server støtter en rekke tilnærminger til administrasjon og bruk av metadata. Tenk deg dette området som en slags continuum. I den ene enden av dette kontinuumet finnes det taksonomier, som er formelle, sentralt administrerte, hierarkiske grupper av termer. I den andre enden av dette området finnes det folksonomier, som er de samarbeidende klassifiseringene som resulterer når enkeltpersoner bruker merker fritt på innhold.
SharePoint Server støtter begge ytterpunktene av dette kontinuumet, samt punkter underveis. I den ene enden av kontinuumet kan du implementere formelle taksonomier gjennom forvaltede termer og termsett. I den andre enden er det støtte for virksomhetsnøkkelord og sosial merking, som begge gjør det mulig for nettstedsbrukere å merke innhold med nøkkelord etter eget valg.
Mellom disse ytterområdene kan du bruke fleksible grader av struktur og kontroll på metadata, og du kan justere omfanget der du bruker denne kontrollen ved å velge å gjøre den global på tvers av nettsteder eller lokalt på bestemte nettsteder. Du har for eksempel muligheten til å konfigurere termsett til å lukkes eller åpne for brukerbidrag. Du kan velge å bruke bedriftsnøkkelord og sosial merking sammen med administrerte termer eller ikke. SharePoint Server gjør det mulig for organisasjoner å kombinere fordelene med formelle, administrerte taksonomier med de dynamiske fordelene ved sosial merking på tilpassede måter.
Diagrammet nedenfor illustrerer hvordan ulike typer SharePoint-baserte løsninger kan kreve ulike tilnærminger til metadata basert på forretningsbehov.
Fordeler med forvaltede metadata
Det finnes flere fordeler ved å bruke forvaltede metadata på tvers av nettstedene i en organisasjon:
Konsekvent bruk av metadata Med funksjonene for forvaltede metadata i SharePoint Server kan du bruke justerbare kontrollgrader på metadataene som legges til i innholdet. Med termsett og forvaltede termer kan du etablere kontroll over hvilke typer termer som er tilgjengelige for å legges til innhold, og du kan kontrollere hvem som har muligheten til å legge til nye termer. Du kan også begrense bruken av virksomhetsnøkkelord til en bestemt liste over nøkkelord ved å konfigurere nøkkelordtermsettet som lukket.
Når de samme termene brukes konsekvent på tvers av nettsteder, er det enklere å bygge robuste prosesser eller løsninger som er avhengige av metadata. I tillegg gjør brukeropplevelsen for å arbeide med metadata på nettsteder, i lister og biblioteker, så vel som i Office-klientprogrammene, det enkelt for områdebrukere å bruke konsekvente metadata på innholdet.
Forbedret innholdsoppdagelse Når innholdet på tvers av nettsteder i en organisasjon har konsekvente metadata, er det enklere å finne og få tilgang til forretningsinformasjon og -data ved hjelp av søk. Nye søkefunksjoner, for eksempel presiseringspanelet, som vises på venstre side av søkeresultatsiden, gjør det mulig for brukere å filtrere søkeresultater basert på metadata.
I tillegg kan du konfigurere metadatanavigasjon for lister og biblioteker slik at brukere kan opprette dynamiske visninger av informasjon basert på bestemte metadatafelt. Brukere kan navigere biblioteker etter mappe eller metadatapivot, og de kan deretter begrense resultatene ved hjelp av flere nøkkelfiltre.
Økt fleksibilitet Funksjonene for forvaltede metadata gjør det enkelt for administratorer for termlageret (eller andre personer med tillatelse til å oppdatere forvaltede metadata) å vedlikeholde og tilpasse metadataene etter hvert som forretningsbehovene utvikler seg. Du kan oppdatere et termsett enkelt i verktøyet for behandling av termlager, og nye eller oppdaterte termer blir automatisk tilgjengelige for bruk der en kolonne for forvaltede metadata som er knyttet til termsettet, er tilgjengelig. Hvis du fletter flere termer inn i én term, oppdateres innhold som er merket med disse termene, automatisk for å gjenspeile denne endringen. Du kan angi flere synonymer (eller etiketter) for individuelle termer. Hvis området er flerspråklig, kan du også angi flerspråklige etiketter for individuelle termer.
Forvalte metadata
Planlegge og konfigurere forvaltede metadata
Det kan hende at organisasjonen ønsker å delta i en viss grad av planlegging før du begynner å bruke funksjonene for forvaltede metadata. Graden av planlegging som kreves, er mer eller mindre proporsjonal med graden av formalitet og kontroll du vil bruke på metadata.
Hvis du vil la brukerne bidra til å utvikle taksonomien din, kan du ganske enkelt la brukere legge til nøkkelord i elementer, og deretter organisere disse i termsett etter behov.
Hvis organisasjonen ønsker å bruke forvaltede termsett til å implementere formelle forhåndsdefinerte taksonomier, må sentrale interessenter med en egen interesse i strukturen i taksonomien samarbeide for å planlegge og utvikle termsettene og vilkårene som skal brukes. Hvis du vil ha mer informasjon om denne planleggingsprosessen, kan du se Planvilkår og termsett. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer et tjenesteprogram for forvaltede metadata, kan du se Administrasjon av forvaltede metadata.
Når nøkkelinteressentene i organisasjonen er enige om de nødvendige termsettene, kan du bruke verktøyet for behandling av termlager til å importere eller opprette termsettene og administrere og vedlikeholde termsettene når brukerne begynner å arbeide med metadataene. Hvis et tjenesteprogram for forvaltede metadata er konfigurert for webprogrammet og du er administrator for områdesamling eller en angitt administrator for termlageret, kan du gå til behandlingsverktøyet for termlageret ved å klikke Områdeinnstillinger på Områdehandlinger-menyen og deretter klikke Behandling av termlager under Administrasjon av område.
Opprette og administrere termsett
Verktøyet for behandling av termlager inneholder en trekontroll du kan bruke til å utføre de fleste oppgaver. Brukerrollen for dette verktøyet bestemmer hvilke oppgaver du kan utføre. Hvis du vil arbeide i verktøyet for behandling av termlager, må du være farmadministrator, administrator for termlageret eller noen som er angitt som gruppebehandling eller bidragsyter for termsett. Hvis du vil ha detaljert informasjon om disse rollene, kan du se rollene for forvaltede metadata.
Hvis du vil utføre handlinger på et element i hierarkiet, peker du på navnet på tjenesteprogrammet for forvaltede metadata, gruppen, termsettet eller termen du vil endre, klikker pilen som vises, og deretter bruker du menyen til å velge handlingene du vil bruke.
Eksempel:
Hvis du er administrator for termlageret, kan du opprette eller slette grupper i et tjenesteprogram for forvaltede metadata.
Hvis du er administrator for termlager eller gruppebehandling, kan du opprette, importere eller slette termsett i en gruppe. Bidragsytere for termsett kan opprette nye termsett.
Hvis du er administrator for termlager, gruppebehandling eller termsettbidragsyter, kan du opprette eller bruke termer på nytt i et termsett, i tillegg til å kopiere, flytte eller slette et valgt termsett.
Hvis du er administrator for termlageret, gruppebehandling eller termsettbidragsyter, kan du opprette kopiering, gjenbruk, slå sammen, avskrive, flytte eller slette enkelttermer i et termsett.
På hvert nivå i hierarkiet kan du konfigurere bestemte egenskaper for en gruppe, et termsett eller en term ved hjelp av Egenskaper-ruten som vises til høyre for trekontrollen for termlageret.
Hvis du for eksempel konfigurerer et termsett, kan du bruke Egenskaper-ruten til å angi detaljer som navn, beskrivelse, eier, kontakt og interessenter. Du kan angi om du vil at et termsett skal være åpent eller lukket for nye innsendinger fra brukere. Du kan også angi om du vil at termsettet skal være tilgjengelig for merking. Hvis du velger å gjøre et termsett utilgjengelig for merking, vil det ikke være synlig for de fleste brukere. Hvis et termsett fremdeles er under utvikling, kan du for eksempel velge å gjøre i utilgjengelig for merking.
Bruk av metadata
Merke innhold med forvaltede termer
Hvis en kolonne for forvaltede metadata er lagt til i en innholdstype, en liste eller et bibliotek, kan innholdseiere merke innholdet med forvaltede termer fra et bestemt termsett ved å redigere egenskapene for et liste- eller bibliotekelement og deretter oppdatere de relevante feltene i skjemaet Rediger egenskaper for elementet eller dokumentet. Kolonner for forvaltede metadata er enkle å identifisere fordi de viser et kodeikon som kan brukes til å starte dialogboksen termvelger.
Du kan bruke termvelgeren til å velge en term i hierarkiet for et termsett. Dette er nyttig hvis du ikke er kjent med vilkårene som kan være tilgjengelige. Hvis et termsett er konfigurert til å være åpent, og kolonnen for forvaltede metadata for det tillater utfyllingsverdier, kan du ha muligheten til å legge til en ny term i et termsett. Eller du kan ganske enkelt ha muligheten til å sende tilbakemelding til den angitte kontakten for termsettet.
Når du kan begynne å skrive inn termen du vil bruke, foreslås automatisk tilgjengelige termer for deg basert på hva du begynner å skrive, og du kan velge det du vil bruke. Du kan se informasjon i hakeparenteser etter termen som angir termsettnavn og hierarki for termen. Dette kan hjelpe deg med å velge blant lignende termer.
Hvis dupliserte eller lignende termer foreslås, kan du også se beskrivende tekst som administratoren for termlageret har konfigurert for termen for å hjelpe brukere med å foreta riktige valg.
Merke innhold med virksomhetsnøkkelord
Hvis en kolonne for virksomhetsnøkkelord er lagt til i en innholdstype, en liste eller et bibliotek, kan innholdseiere (eller alle med Bidra-tillatelser for listen eller biblioteket) merke innhold med tilgjengelige forvaltede termer eller nøkkelord ved å redigere egenskapene for en liste eller et bibliotekselement og skrive inn nøkkelordene de vil bruke, i feltet Virksomhetsnøkkelord . Hvis det finnes en samsvarende eller lignende term, blir den foreslått, og du kan velge den. Eller du kan legge til et nytt nøkkelord hvis nøkkelordtermsettet er konfigurert til å være åpent for nye termer. Virksomhetsnøkkelord-feltet har flere verdier, slik at du kan legge til flere nøkkelord i et element.
Merke innhold med sosiale koder
Hvis funksjonen for sosial merking er aktivert, kan du merke innhold på et SharePoint-nettsted som du synes er meningsfylt eller interessant. Hvis du vil merke en side, kan du bruke kodeikonet som vises øverst på siden.
Hvis du vil merke dokumenter eller listeelementer, kan du bruke kodekommandoen som vises på Bibliotek - eller Liste-fanen på båndet.
Når du begynner å skrive inn koden eller kodene du vil bruke, kan du velge blant eksisterende nøkkelord eller forvaltede termer, eller du kan legge til nye nøkkelord hvis nøkkelordtermsettet er åpent.
Du kan også merke innhold på eksterne nettsteder, for eksempel andre intranett- eller nettsteder, ved å legge til SharePoint-koder og notatverktøy i nettleseren. Hvis du vil ha mer informasjon om merking av eksterne områder, kan du se Komme i gang med Mitt område.
Hvis du vil ha mer informasjon om funksjonene for sosial merking, kan du se Bruke merker og notater til å dele informasjon med kollegers emner.