Datamaskiner gjør det enkelt for organisasjoner å opprette mye innhold og mange forskjellige typer innhold. People vil ha informasjon, og de oppretter mange måter å registrere denne informasjonen på: dokumenter, e-postmeldinger, regneark, diagrammer, presentasjoner, videoer og nettsider, bare for å nevne noen av måtene.
Hvis dette innholdet ikke administreres, kan det være vanskelig å finne det du trenger eller spore hva som skjer. Enterprise Content Management (ECM) med SharePoint-produkter hjelper deg ved å gi deg verktøy for å organisere og behandle innhold gjennom hele innholdslivssyklusen, fra oppretting til arkivering. SharePoint ECM integrerer de kjente verktøyene i Microsoft Office-systemet med de sentrale administrasjons- og samarbeidsfunksjonene i SharePoint-produkter og -teknologier.
I denne artikkelen
Dokumentbehandling
ECM i SharePoint-produkter og -teknologier forbedrer produktiviteten, og gir følgende funksjoner for å hjelpe deg med å administrere en samling av dokumenter:
- Administrere variert innhold sentralt Lagre innhold i et sentralt repositorium som hjelper personer med å finne, dele og bruke informasjonen.
- Enkelt arbeide med dokumentegenskaper I dokumentinformasjonspanelet kan du bla gjennom og redigere dokumentegenskaper (metadata) direkte i dokumentet.
- Behandle metadata globalt Opprette termsett og grupper som gjør det enklere å organisere og finne innhold
- Gjør et dokument unikt Dokument-ID-er gir en unik identifikator for alle aktiva i innholdssamlingen...
- Spar tid og bruk innstillingene på nytt Med innholdstyper kan du tilordne delte innstillinger for en bestemt type innhold, for eksempel en håndbok eller en spesifikasjon.
- Kontroller tilgang til informasjon. Unikt definerte tillatelser gir deg et vell av verktøy for å kontrollere tilgang til informasjon på alle nivåer, fra ett enkelt dokument til selve nettstedet
- Effektiviser behandling av samarbeidsdokument Innebygde dokumentarbeidsflyter lar deg starte, spore og samarbeide på dokumentorienterte prosesser direkte fra Office-skrivebordsprogrammer.
Administrasjon av digitale medier
SharePoint-produkter og -teknologier har integrert funksjonalitet til å spille av og administrere digitalt medieinnhold, for eksempel video og lyd. Her er noen høydepunkter for disse funksjonene:
- Spill av medieinnhold direkte Video- og lydspillere er innebygd i SharePoint-produkter. Du kan spille av video og lyd direkte fra en portal, gruppe eller et publiseringsnettsted, fra et fellesskapsgenerert nettsted og fra administrerte lærings- og opplæringsnettsteder.
- Bruk optimaliserte mediebiblioteker Medieressursbiblioteker i SharePoint Server er optimalisert for medieinnhold. Alle de nyttige administrasjonsfunksjonene i et dokumentbibliotek er tilgjengelige, for eksempel metadata, innholdstyper og unike ID-er. I tillegg tilbyr medieressursbiblioteker miniatyrbildevisninger av bilder og video, med innebygd mulighet til å spille av en forhåndsvisning av en video.
Postbehandling
De integrerte funksjonene for postbehandling i SharePoint-produkter gjør det mulig for organisasjoner å lagre og beskytte forretningsposter i den endelige tilstanden. Organisasjoner kan bruke policyer for informasjonsbehandling på forretningsoppføringer. Dette bidrar til å redusere risikoen for søksmål ved å sørge for at informasjonen overholder forskrifter eller bedriftens forretningspolicyer.
- Forbedre juridisk og forskriftsmessig overholdelse Implementer policyer for oppbevaring, beskyttelse og revisjon av informasjon til forretningsposter for å garantere at disse postene beholdes på riktig måte. Revisjonsspor gir bevis for interne og eksterne revisorer at postene ble beholdt på riktig måte.
- Bidra til å sikre forretningsmessige og viktige oppføringer Et sikkert repositorium bidrar til å garantere at poster lagres i en låst, endelig tilstand.
Sikre enkel rettstvistoppdagelse Kontroller at du kan hente informasjon som kreves for juridisk oppdagelse på en kostnadseffektiv måte. Sett en spesiell sperring på bestemte poster for å forhindre ødeleggelse.
Behandling av nettinnhold
Med funksjonene for administrasjon av nettinnhold kan du gjøre følgende:
- Opprette og publisere innhold raskt og enkelt Bruk kjente verktøy til å opprette og publisere nettinnhold i tide.
- Opprettholde et konsekvent utseende på alle nettstedene Opprett godkjente hoveddokumenter og sideoppsett som gjør det mulig å angi varemerking og navigasjon for området én gang og brukes på nytt av innholdsforfattere.
- Redusere distribusjons- og administrasjonskostnadene for nettstedene Implementer én enkelt infrastruktur med flere enheter for publisering av innhold på intranett, ekstranett og nettsteder.