Legge til egendefinert hjelp-tekst i en skjemamal

Gjelder for
InfoPath 2010 InfoPath 2013

Hvis du vil hjelpe brukerne med å forstå formålet med skjemaet, og for å hjelpe dem med å fylle det ut, kan du legge til instruksjonshjelptekst i skjemamalen.

Denne artikkelen forklarer hvordan du fastslår den beste typen hjelpetekst for skjemamalen ved å vurdere faktorer som typen skjemamal du oppretter, målgruppen, hvor mye skjemamalen skal distribueres, og om brukerne skal fylle ut skjemaer basert på skjemamalen ved hjelp av en nettleser.

I denne artikkelen

Kompatibilitetshensyn

Når du utformer en skjemamal i Microsoft Office InfoPath 2007, kan du velge å utforme en nettleserkompatibel skjemamal. Når du utformer en nettleserkompatibel skjemamal, er noen funksjoner utilgjengelige. Egendefinerte oppgaveruter, som ofte brukes til å vise egendefinert hjelp-tekst, støttes for eksempel ikke i nettleserkompatible skjemamaler. Hvis du vil legge til hjelp i en nettleserkompatibel skjemamal, bør du vurdere en alternativ måte å legge til hjelp på, for eksempel bruke betinget formatering til å vise kontekstavhengig hjelp.

Til toppen av siden

Typer hjelp

Avhengig av kompleksiteten til skjemamalen og brukernes behov, kan du legge til ulike typer hjelpetekst ved hjelp av ulike prosedyrer. Avhengig av skjemamalen kan du bruke mer enn én type hjelpetekst i skjemamalen. Følgende er en liste over de vanligste måtene å vise hjelpetekst i skjemamalen på:

  • Hjelp-visning Opprett en separat visning for å vise hjelpetekst når du vil gi detaljerte instruksjoner til brukerne. Du kan opprette en hjelpevisning som bare inneholder hjelpetekst, eller du kan duplisere kontrollene du har lagt til i standardvisningen av skjemamalen, og inkludere tilhørende hjelpetekst. Ved å legge til kontroller med hjelpetekst gir du en alternativ visning for utfylling av skjemaet – én som inneholder kontekstavhengig hjelp for hver inndeling eller kontroll. Dette er en nyttig tilnærming når målgruppen inneholder både nye brukere, som trenger ekstra hjelp og erfarne brukere, som allerede vet hvordan de skal fylle ut skjemaet.

    Tips

    Siden nettleserkompatible skjemamaler ikke støtter egendefinerte oppgaveruter, er bruk av hjelpevisninger for å vise hjelpetekst et godt alternativ til egendefinerte oppgaveruter.

  • Egendefinert oppgaverute En egendefinert oppgaverute er en HTML-fil der innholdet vises i en InfoPath-oppgaverute når en bruker fyller ut et skjema. Du kan bare angi én HTML-fil som skal åpnes i standard egendefinert oppgaverute for skjemamalen, men du kan legge til flere HTML-filer i skjemamalen som ressursfiler, og deretter opprette hyperkoblinger mellom dem. Bare HTML-filer kan vises i egendefinerte oppgaveruter. Egendefinerte oppgaveruter kan gi skjemaspesifikke kommandoer og hjelpeinnhold. Du kan legge til en HTML-fil direkte i skjemamalen, slik at brukere kan vise hjelpen for den egendefinerte oppgaveruten selv når de fyller ut skjemaet i frakoblet modus, eller du kan koble den egendefinerte oppgaveruten til en HTML-fil som er lagret på en annen plassering. Hvis du for eksempel planlegger å oppdatere innholdet i Hjelp ofte, men ikke vil publisere skjemamalen hver gang en oppdatering utføres i HTML-hjelpefilen, er det lurt å lagre HTML-filen på en annen plassering og koble til den fra den egendefinerte oppgaveruten. Husk at nettleserkompatible skjemamaler ikke støtter egendefinerte oppgaveruter, så du bør opprette en egendefinert oppgaverute bare for skjemaer som skal fylles ut i InfoPath.

  • Betinget formatering Du kan bruke betinget formatering til å angi ulike formateringsalternativer for en kontroll som er basert på betingelser som forekommer i skjemaet. Hvis de angitte betingelsene er oppfylt når en bruker fyller ut et skjema, brukes den betingede formateringen. Når du legger til tekst i Hjelp i en inndeling i skjemamalen og legger til betinget formatering i denne inndelingen, lar du en bruker vise eller skjule kontekstavhengig hjelpetekst for en inndeling eller kontroll etter behov, uten å bytte visning. Dette er en nyttig måte å gi innebygd hjelp for bestemte inndelinger eller kontroller for brukere som ønsker hjelp.

  • Ekstern hjelp Du kan legge til en kobling til en ekstern fil, for eksempel en HTML-fil på et webområde. Hvis nettstedet for teknisk støtte for organisasjonen for eksempel inneholder en nettside for å starte en live chat-økt med en teknisk kundestøttetekniker, kan du legge til en hyperkobling til skjemamalen som gjør det mulig for brukere å åpne siden i nettleserne sine. Denne fremgangsmåten er nyttig når du utformer en skjemamal for en annen avdeling i organisasjonen, og den avdelingen er best kvalifisert til å gi brukere hjelp eller teknisk støtte.

  • InfoPath-hjelpesystemet for brukere som fyller ut skjemaer InfoPath inneholder et dedikert hjelpesystem for brukere som fyller ut skjemaer. Ved å be brukerne om å trykke F1 mens de fyller ut et skjema, gir du dem tilgang til disse hjelpeemnene om standard InfoPath-funksjonalitet. Bruk denne fremgangsmåten for skjemaer som brukere fyller ut, bare ved hjelp av InfoPath.

Til toppen av siden

Opprette en visning for å vise Hjelp

Hvis du vil opprette en egen visning i skjemamalen slik at brukerne kan se Hjelp om utfylling av skjemaet, må du først opprette en hjelpevisning for skjemamalen, og deretter legge til en knapp i standard skjemavisning som brukere kan klikke for å få tilgang til Hjelp-visningen.

Opprette en hjelp-visning

  1. Klikk Behandle visninger på Vis-menyen.
  2. Klikk Legg til en ny visning under Handlinger i oppgaveruten Visninger.
  3. Skriv inn et navn på Hjelp-visningen i boksen Nytt visningsnavn , og klikk deretter OK.
    Skriv for eksempel inn Hjelp.
  4. Klikk i visningen du nettopp la til, i skjemamalen, og skriv eller lim inn hjelpteksten du vil bruke.
  5. Hvis oppgaveruten Kontroller ikke vises, klikker du på Flere kontroller på Sett inn-menyen, eller du kan trykke på ALT+I, C.
  6. Klikk Knapp i oppgaveruten Kontroller.
  7. Høyreklikk knappen du har lagt til, og klikk deretter Knappeegenskaper på hurtigmenyen.
  8. Klikk på Generelt-fanen.
  9. Skriv inn en etikett for knappen i Etikett-boksen . Skriv for eksempel retur til skjema.
  10. Klikk Regler.
  11. Klikk Legg til i dialogboksen Regler.
  12. Klikk Legg til handling.
  13. Klikk Bytt visninger i Handling-boksen.
  14. Klikk navnet på standardvisningen i Visning-boksen .
  15. Klikk OK fire ganger for å gå tilbake til skjemamalen.

Når du har opprettet Hjelp-visningen for skjemamalen, må du legge til en knapp i standardvisningen, slik at brukere enkelt kan få tilgang til Hjelp-visningen når de fyller ut skjemaet.

Legge til en knapp i standardvisningen

  1. Klikk Behandle visninger på Vis-menyen.
  2. Klikk navnet på standardvisningen i oppgaveruten Visninger .
  3. Hvis oppgaveruten Kontroller ikke vises, klikker du på Flere kontroller på Sett inn-menyen, eller du kan trykke på ALT+I, C.
  4. Klikk Knapp i oppgaveruten Kontroller.
  5. Høyreklikk knappen du har lagt til, og klikk deretter Knappeegenskaper på hurtigmenyen.
  6. Klikk på Generelt-fanen.
  7. Skriv inn en etikett for knappen i Etikett-boksen . Skriv for eksempel inn Hjelp.
  8. Klikk Regler.
  9. Klikk Legg til i dialogboksen Regler.
  10. Klikk Legg til handling.
  11. Klikk Bytt visninger i Handling-boksen.
  12. Klikk navnet på Hjelp-visningen du la til i forrige prosedyre, i Visning-boksen .
  13. Klikk OK fire ganger for å gå tilbake til skjemamalen.

Tips

Du kan eventuelt legge til de samme kontrollene i Hjelp-visningen som de som finnes i standardvisningen. Dette gir brukerne muligheten til å velge mellom å fylle ut skjemaet i standardvisningen hvis de ikke trenger hjelp, eller bruke Hjelp-visningen til å fylle ut skjemaet hvis de trenger å se instruksjonene i hjelpeteksten.

Til toppen av siden

Opprette en egendefinert oppgaverute for å vise Hjelp

Obs!

Før du oppretter en egendefinert oppgaverute for å vise Hjelp i skjemamalen, bør du vurdere følgende:

  • Nettleserkompatible skjemamaler støtter ikke egendefinerte oppgaveruter.
  • Før du aktiverer en egendefinert oppgaverute, må du først opprette en HTML-fil for den egendefinerte oppgaveruten ved hjelp av et HTML-redigeringsprogram, for eksempel Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

Gjør følgende for å opprette og aktivere en egendefinert oppgaverute:

  1. Klikk Alternativer for skjema på Verktøy-menyen.

  2. Klikk Programmering under Kategori.

  3. Merk av for Aktiver egendefinert oppgaverute .

  4. Skriv inn navnet du vil skal vises øverst i den egendefinerte oppgaveruten, i navneboksen for oppgaveruten . Skriv for eksempel inn Hjelp.

  5. Hvis du vil legge til en fil i skjemamalen, klikker du Ressurs Files.

    Obs!

    Hvis du vil koble en fil til skjemamalen, skriver du inn den absolutte banen for plasseringen til HTML-filen i plasseringsboksen i oppgaveruten , og deretter klikker du OK.

    Obs!

    Det anbefales at du kobler til en HTML-fil som er plassert i samme domene som skjemamalen. Ellers vil brukere som åpner et skjema som er basert på skjemamalen, se et varsel.

  6. Klikk Legg til i dialogboksen Filesressurs.

  7. Bla til og velg HTML-filen du vil bruke, i dialogboksen Legg til fil, og klikk deretter OK.

  8. Hvis HTML-filen du har lagt til, refererer til flere filer, for eksempel gjennomgripende stilark, kan du også legge til disse filene.

    Tips

    Du kan bare angi én HTML-fil som skal åpnes i standard egendefinert oppgaverute for skjemamalen, men du kan legge til flere HTML-filer i skjemamalen som ressursfiler, og deretter opprette hyperkoblinger mellom dem.

  9. Klikk navnet på HTML-filen du nettopp la til i boksen Oppgaveruteplassering i dialogboksen Alternativer for skjema.

  10. Hvis du vil teste endringene, klikker du Forhåndsvisning på standardverktøylinjen eller trykker CTRL+SKIFT+B. Den egendefinerte oppgaveruten du nettopp opprettet, skal vises som standard når du forhåndsviser skjemamalen.

Til toppen av siden

Bruk betinget formatering til å vise kontekstavhengig hjelp

Følgende fremgangsmåte beskriver hvordan du bruker betinget formatering til å vise eller skjule kontekstavhengig hjelp.

  1. Hvis oppgaveruten Kontroller ikke vises, klikker du på Flere kontroller på Sett inn-menyen, eller du kan trykke på ALT+I, C.

  2. Klikk Avmerkingsboks i oppgaveruten Kontroller, og klikk deretter Inndeling.

  3. Klikk i inndelingen du nettopp la til i skjemamalen, og skriv inn litt hjelptekst.

  4. Slett standard etiketttekst for avmerkingsboksen, og skriv deretter inn Klikk for å vise eller skjule Hjelp.

  5. Klikk fanen for inndelingen i skjemamalen, og klikk deretter Betinget formatering på Format-menyen.

  6. Klikk på Legg til.

  7. Klikk Velg et felt eller en gruppe i den første boksen under Hvis denne betingelsen er sann.

  8. Merk feltet som tilsvarer avmerkingsbokskontrollen du la til i trinn 2, i dialogboksen Velg et felt eller en gruppe , og klikk deretter OK.

  9. Klikk i den andre boksen i dialogboksen Betinget format.

  10. Klikk USANN i den tredje boksen.

  11. Merk av for Skjul denne kontrollen under Bruk denne formateringen.

    Obs!

    Betingelsen angir nå at hvis det er merket av for dette alternativet, vises inndelingen.

  12. Hvis du vil teste endringene, klikker du Forhåndsvisning på standardverktøylinjen eller trykker CTRL+SKIFT+B.

Til toppen av siden

Følgende fremgangsmåte beskriver hvordan du legger til en hyperkobling fra skjemamalen i en ekstern hjelpefil, for eksempel en HTML-fil eller en kompilert Fil for hjelp (.chm), eller på et nettsted, for eksempel et webområde for teknisk støtte.

Obs!

  • Kontroller at den eksterne hjelpefilen eller webområdet du oppretter en kobling til, er tilgjengelig for brukerne. Hvis du vil legge til en kobling til en HTML-fil i en skjemamal som bare er kompatibel med InfoPath (med andre ord må brukere bruke InfoPath til å fylle ut skjemaer basert på skjemamalen), kan du legge til HTML-filer i skjemamalen ved å legge dem til som ressursfiler som åpnes i en egendefinert oppgaverute. Når det gjelder nettleserkompatible skjemamaler, bør du publisere HTML-filene til et nettsted som er tilgjengelig for brukerne, fortrinnsvis det samme webområdet der skjemamalen er plassert, og opprette en statisk hyperkobling i skjemamalen som peker til den eksterne HTML-filen.
  • Hvis du bestemmer deg for å bruke et annet format for hjelpefilen, for eksempel en CHM-fil, må du huske å kontrollere om filformatet du velger, støttes på operativsystemene på brukernes datamaskiner.

  1. Klikk der du vil sette inn en hyperkobling i skjemamalen, eller merk teksten eller bildet du vil gjøre om til en hyperkobling.

  2. Klikk Sett inn hyperkoblingfeb260c9-ec94-4d97-b16e-f247db5aadcc på Standard verktøylinjen.

  3. Klikk på Generelt-fanen.

  4. Skriv inn nettadressen du vil koble til, i Adresse-boksen .

  5. Hvis du vil endre hyperkoblingsteksten som vises i skjemamalen, skriver du inn teksten du vil bruke, i tekstboksen .

    Obs!

    Hvis du valgte et bilde i trinn 1, er ikke dette alternativet tilgjengelig.

  6. Hvis du vil tilordne et skjermtips som vises når en bruker flytter pekeren over hyperkoblingen, klikker du fanen Avansert , og deretter skriver du inn teksten du vil vise, i skjermtipsboksen .

  7. Hvis du vil teste endringene, klikker du Forhåndsvisning på standardverktøylinjen eller trykker CTRL+SKIFT+B.

Til toppen av siden

Legg til instruksjoner for brukere for å vise hjelpesystemet for InfoPath

InfoPath inneholder et dedikert hjelpesystem som personer kan bruke når de fyller ut skjemaer. Dette hjelpesystemet inneholder informasjon om vanlige oppgaver, for eksempel aktivere eller deaktivere Autofullfør og kontrollere stavemåten for tekst i et skjema. Som skjemautforming kan du åpne Hjelp for InfoPath for skjemabrukere ved å trykke F1 når du forhåndsviser et skjema i forhåndsvisningsvinduet.

Hjelp for skjemabrukere er begrenset til oppgaver som gjelder for alle skjemaer, så det er lurt å gi egendefinert hjelp for skjemamalene du utformer. Hvis du vil hjelpe brukerne med å vise InfoPath-hjelpesystemet når de fyller ut et skjema, kan du legge til instruksjoner i skjemamalen som forklarer hvordan du får tilgang til hjelpesystemet for InfoPath. Du kan for eksempel inkludere ett av følgende eksempler i skjemamalen:

  • Trykk F1 for å åpne Hjelp for InfoPath.
  • Hvis du vil åpne Hjelp for InfoPath, klikker du Hjelp for Microsoft Office InfoPath på Hjelp-menyen .

Til toppen av siden