Brukermål: Planlegge prosjektet

	Det er en god begynnelse å planlegge før du åpner Microsoft Project. Bruk et program som Word, Excel, OneNote eller Outlook til å notere tidlige tanker om prosjektmålene. Når alle har samtykket til ideene dine, kan du begynne planleggingen av planen med Project. Gå tilbake til veikartet for Project for flere artikler om som lærer deg om prosjektstyring.

Tips for prosjektstyring før du starter . . .

• Kontroller at du har et prosjekt Kontroller at det du tenker på, er et faktisk prosjekt. Et prosjekt har tre kjennetegn:

  • Det er midlertidig og unikt Å designe et bilproduksjonsanlegg er et prosjekt fordi det er en engangsaktivitet. Bilproduksjonen på anlegget er en serie med aktiviteter som gjentas, og det er derfor ikke et prosjekt.
  • Den har klart definerte leveranser Leveranser gir et prosjektfokus og formål. Deltakere vil ikke mene at investeringene er gode hvis leveringene ikke er tydelig definert.
  • Det har en begynnelse og slutt Uten sluttdato for prosjektet vil ikke interessenter og investorer nyte godt av prosjektets resultat og fordeler som investeringen gjorde mulig.
    Her er noen eksempler som skal hjelpe deg å avgjøre om du har et prosjekt.

Aktiviteter som ikke er prosjekter	Prosjekter er klart definert
Bilproduksjon	Prosjekt for å oppgradere en fabrikk for å øke effektiviteten. Prosjekt for å finne en fabrikk nærmere produksjonsanleggene.
Reduser risikoen fra konkurrentene	Prosjekt for å erstatte sikkerhetsprogramvare. Prosjekt for å rekruttere spesialister fra beslektede bransjer.

• Identifiser prosjektbetingelser Begrensninger er faktorer som begrenser prosjektlederens alternativer for utforming og administrasjon av et prosjekt. De fleste prosjekter har tre begrensninger:

  • Begrenset tidsperiode Sluttdatoer for viktige leveranser løser vanligvis den totale lengden på prosjektet.
  • Begrensede personer og andre ressurser Prosjektledere har vanligvis et begrenset antall personer til å utføre arbeid på et prosjekt, eller et begrenset budsjett.
  • Lite omfang Et prosjekt begrenses vanligvis av hvor mye gruppen kan oppnå. Hvis prosjektet har for mange leveringer eller funksjoner, kan det hende det ikke er nok tid til å planlegge å få alle utført.

Endring av en begrensning har vanligvis innvirkning på de to andre og den generelle kvaliteten. Reduksjon av prosjektvarigheten tvinger for eksempel prosjektlederen til å ta avgjørelser om antall arbeidere som kreves for å fullføre prosjektleveringene. Hvis det ikke er nok arbeidere, vil en reduksjon av prosjektlengden kanskje medføre kompromisser som reduksjon av prosjektomfanget.

• Identifiser interessentene tidlig Ingenting skader et prosjekt mer enn å unnlate å identifisere hvem de kritiske interessentene er og hvordan de best kan kommunisere med dem. Hvis du ikke lykkes med å identifisere en kritisk deltaker når prosjektet har startet, kan det tvinge prosjektet til å stoppe opp eller overskride budsjettet når nye prosjektmål og -metoder blir foreslått.

Trinn 1: Noter tidlige tanker

Registrere tidlige tanker i OneNote	Skriv ned notater i OneNote når du tenker på prosjektet og hva du vil oppnå. Notatene kan inneholde e-postmeldinger, koblinger til nettsteder, videoer eller tidlige spesifikasjoner.
Importer Excel-data til Project	Prosjekter starter noen ganger som enkle lister i Excel. Men når de vokser, importerer du dem til Project der du kan organisere og planlegge aktiviteter mer effektivt.
Bruk Microsoft 365 på en hvilken som helst PC til å registrere prosjektnotater hvor som helst	Arbeid med tidlige prosjektspesifikasjoner ved hjelp av Microsoft 365. Så lenge du arbeider på en PC med en Internett-tilkobling, kan du arbeide hvor og når som helst på dokumentene med de fullstendige versjonene av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote.
Bruk Office Online i en nettleser	Arbeid med Office på nettet uten Microsoft 365. Så lenge du har en Microsoft-konto, kan du bruke nettversjonen av Word, Excel, PowerPoint eller OneNote til å notere tidlige prosjektideer.

Til toppen av siden

Trinn 2: Holde kontakten med deltakerne

Rapporter tidlig fremdrift	Uansett hvor du befinner deg i prosjektplanleggingen kan en flott rapport bidra til å få deltakernes godkjennelse av prosjektleveringer.
Bli med i et nettmøte	Hvis deltakerne ikke kan være til stede, kan du bruke nettmøter til å holde kontakt med dem. Del PowerPoint-lysbilder, Excel-regneark eller OneNote-notater for å diskutere tidlige prosjektplaner. People kan delta i Nettmøter i Microsoft Teams på kontoret, på farten eller på den mobile enheten.
Chatte med et prosjektgruppemedlem	Når det dukker opp spørsmål mens du arbeider med en prosjektplan, kan du chatte med dem på nettet ved hjelp av Teams.

Til toppen av siden

Trinn 3: Starte et prosjekt

Kopiere og lime inn fra Word, Outlook eller PowerPoint til Project	Kopier en liste over oppgaver i Word, Outlook eller PowerPoint, og lim den inn i Project for å starte en tidsplan raskt. Project vil beholde disposisjonsstrukturen og formateringen.
Opprett et nytt prosjekt fra et annet prosjekt eller en mal	Opprett et nytt prosjekt basert på en mal som er forhåndsutfylt med aktiviteter fra prosjekter som ligner på ditt. Bransjeeksperter har opprettet mange av disse prosjektene for å hjelpe deg med å komme hurtig i gang.
Importer Excel-data til Project	Flytt en aktivitetsliste som er påbegynt i Excel, til Project. Project vil beholde disposisjonsstrukturen og formateringen.
Importer en SharePoint-oppgaveliste som et tidlig prosjekt	Prosjekter starter noen ganger som aktivitetslister i SharePoint for deling med personer uten Project. Når oppgavelisten blir stor, kan du flytte den til Project for å fortsette å arbeide på den der.
Mål for prosjektstyring: Opprett en ny prosjektplan	Når du har startet prosjektet i Project, kan du begynne å legge til aktiviteter, organisere dem, koble dem sammen, legge til personer og så videre.

Gå tilbake til veikartet for Project