Arbeidsflytene som følger med SharePoint-produktene, er funksjoner du kan bruke til å automatisere forretningsprosessene, noe som gjør dem både mer konsekvente og mer effektive. Du kan bruke en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding i SharePoint til å distribuere dokumenter og andre elementer som er lagret i SharePoint-produkter, til én eller flere personer for tilbakemelding. Og med en SharePoint-arbeidsflyt som håndterer prosessen for deg, har du mer tid til alle de andre tingene du trenger å få gjort.
Obs!
- SharePoint 2010-arbeidsflyter har blitt fjernet siden 1. august 2020 for nye tenanter og fjernet fra eksisterende tenanter 1. november 2020. Hvis du bruker SharePoint 2010-arbeidsflyter, anbefaler vi at du overfører til Power Automate eller andre støttede løsninger. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilbaketrekking av arbeidsflyter i SharePoint 2010.
- SharePoint 2013-arbeidsflyten har vært avskrevet siden april 2023 og vil bli deaktivert for nye leiere fra og med 2. april 2024. Den vil bli fjernet fra eksisterende leiere og vil bli fullstendig fjernet fra og med 2. april 2026. Hvis du bruker SharePoint 2013-arbeidsflyt, anbefaler vi at du overfører til Power Automate eller andre støttede løsninger. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Tilbaketrekking av SharePoint 2013-arbeidsflyter i Microsoft 365.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Oversikt over arbeidsflyter som er inkludert i SharePoint.
Viktig
Tilbakemeldingsarbeidsflyten er ikke aktivert som standard, og den vises ikke i listeboksen Velg en arbeidsflytmal i tilknytningsskjemaet. En nettstedsadministrator må aktivere dem på nettstedssamlingsnivå for å kunne gjøre dem tilgjengelige for bruk.
Hvis alt du trenger å gjøre, er å fullføre en oppgave i arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding Bare rull ned til FULLFØR-segmentet , og utvid det. Du trenger kanskje ingen av de andre segmentene for øyeblikket.
SharePoint-arbeidsflyter er følgende:
- Effektiv og konsekvent En arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding ruter automatisk dokumentet eller elementet, tilordner korrekturoppgaver og sporer fremdriften og sender påminnelser og varsler ved behov. Aktiviteten i en arbeidsflyt kan overvåkes og justeres fra en sentral statusside, og loggen for hendelser i en arbeidsflytkjøring vedlikeholdes i 60 dager etter at den er fullført.
- Mindre arbeid på deg En arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding sparer deg og kollegene dine for både tid og problemer, og strømlinjeformer og standardiserer samtidig tilbakemeldingsprosessen.
Her er et diagram over en svært enkel versjon av arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding.
Tips for bruk av denne artikkelen
Informasjonen i denne artikkelen er presentert i ti utvidbare segmenter.
Klikk her for noen tips om hvordan du får mest mulig ut av denne artikkelen
Hvis alt du trenger å gjøre, er å fullføre en oppgave i arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding Bare rull ned til FULLFØR-segmentet , og utvid det. Du trenger kanskje ingen av de andre segmentene for øyeblikket.
Hvis du vil legge til, starte, overvåke og vedlikeholde arbeidsflyter Hvis du ikke allerede er kjent med disse oppgavene, kan det hende du synes det er nyttig å jobbe deg gjennom denne artikkelen, segment for segment, første gang du utformer og legger til en arbeidsflyt. Når du er kjent med informasjonen og artikkeloppsettet, kan du gå direkte til segmentet du trenger ved eventuelle gjenbesøk.
Et notat om grafikken Skjermbilder og begrepsdiagrammer i denne serien med arbeidsflytartikler er vanligvis basert på arbeidsflyttypen Godkjenning. Bildene og diagrammene i denne artikkelen har imidlertid blitt tilpasset for tilbakemeldingsarbeidsflyter der det er nødvendig for konseptuell eller instruksjonsmessig klarhet.
Litt om hvordan du skriver ut denne artikkelen Dette er en lang artikkel. Hvis du bare vil skrive ut merkede segmenter, må du kontrollere at bare disse segmentene utvides når du skriver ut. (Hvis du også vil ta med hele grafikken i utskriften, skriver du ut i liggende retning og ikke stående.)
Og noen ord om søking Før du søker etter tekst eller uttrykk i denne artikkelen, må du kontrollere at alle segmentene du vil søke i, er utvidet.
Hva vil du gjøre?
|
Finn ut mer om arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding |
|---|
Mer informasjon om arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding
En arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding er en SharePoint-funksjon som distribuerer et dokument eller et annet element som er lagret i en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek, til én eller flere personer for tilbakemelding. Arbeidsflyten automatiserer, effektiviserer og standardiserer hele prosessen.
Den grunnleggende arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding som er inkludert i SharePoint-produktene, fungerer som en mal. Ved å bruke denne malen kan du legge til flere arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding på nettstedene. Hver arbeidsflyt du legger til, er en unik versjon av den grunnleggende arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding, hver med sin egen spesialiserte måte å arbeide på, basert på innstillingene du angir når du legger den til.
Deler i dette segmentet
- Hva kan en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding gjøre for meg?
- Hva kan ikke en tilbakemeldingsarbeidsflyt gjøre?
- Hvem kan bruke denne typen arbeidsflyt?
- Hvordan planlegger, legger du til, kjører og vedlikeholder denne typen arbeidsflyt?
1. Hva kan en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding gjøre for meg?
- Når du først legger til en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding i listen, biblioteket eller nettstedssamlingen, kan du angi hvor mange deltakere som skal inkluderes, og angi om oppgavene skal tilordnes etter hverandre (serielt) eller alle samtidig (parallelt). Du kan til og med bestemme om du vil dele deltakernes oppgaver inn i to eller flere separate trinn, samt spesifisere en endelig forfallsdato og/eller tiden som er tillatt for hver oppgave å fullføres. Hver gang du starter arbeidsflyten manuelt på et element, kan du endre disse innstillingene.
- Arbeidsflyten tilordner en oppgave til hver angitte deltaker. Hver deltaker velger blant flere mulige svar: å sende tilbakemelding om elementet, be om en endring i elementet, å tilordne oppgaven på nytt eller å slette oppgaven.
- Mens arbeidsflyten kjører, kan du overvåke fremdriften og foreta justeringer (om nødvendig) fra én enkelt sentral Arbeidsflytstatus-side.
- I 60 dager etter at arbeidsflyten er fullført, vil listen over alle arbeidsflythendelser som oppstod i løpet av denne kjøringen (eller forekomsten) av arbeidsflyten, fortsatt være tilgjengelig på siden Arbeidsflytstatus, for uformell referanse.
2. Hva kan ikke en tilbakemeldingsarbeidsflyt gjøre?
Tilbakemeldingsarbeidsflyten er ikke utformet for å samle inn godkjenninger og avvisninger for et element, eller for å kontrollere nettsidepublisering for et nettsted. Hvis du vil legge til en arbeidsflyt der deltakerne godkjenner eller avviser elementet de ser gjennom, kan du se artikkelen Alt om godkjenningsarbeidsflyter i Se også-delen .
Arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding er heller ikke utformet for å samle inn signaturer. Hvis du vil bruke en arbeidsflyt til å samle inn signaturer i et Microsoft Word-dokument, en Microsoft Excel-arbeidsbok eller et Microsoft InfoPath-skjema, kan du se artikkelen Alt om arbeidsflyter for innsamling av signaturer i Se også-delen.
Hvis du vil vite mer om hvordan du kan bruke Microsoft SharePoint Designer 2013 til å tilpasse arbeidsflytene som følger med SharePoint-produkter, kan du se hjelpesystemet for Microsoft Software Developer Network (MSDN).
3. Hvem kan bruke denne typen arbeidsflyt?
Slik legger du til en arbeidsflyt Som standard må du ha tillatelsen Administrere lister for å legge til en arbeidsflyt. (Eiere-gruppen har tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og Besøkende-gruppen.)
Slik starter du en arbeidsflyt Som standard må du også ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt som allerede er lagt til. (Både Medlemmer-gruppen og Eiere-gruppen har tillatelsen Rediger elementer som standard, besøkende-gruppen har ikke tillatelse.)
Eiere kan også velge å konfigurere bestemte arbeidsflyter slik at de bare kan startes av medlemmer av Eiere-gruppen. (Dette gjør du ved å merke av for Krev Behandle listetillatelser for å starte denne arbeidsflyten på den første siden i tilknytningsskjemaet.)
4. Hvordan planlegger, legger du til, kjører og vedlikeholder denne typen arbeidsflyt?
Dette er de grunnleggende trinnene:
-
FØR arbeidsflyten kjører (planlegge, legge til, starte)
Før du legger til en arbeidsflyt, planlegger du hvor du vil legge den til (for én enkelt liste eller ett bibliotek eller for hele nettstedssamlingen), og detaljene for hvordan den skal fungere. Når du har lagt til og konfigurert arbeidsflyten, kan alle med de nødvendige tillatelsene starte arbeidsflyten på et bestemt element. Arbeidsflyten kan også konfigureres til å kjøre automatisk. Automatiske kjøringer kan aktiveres basert på én eller begge av to utløsende hendelser: når et element legges til eller opprettes i en liste eller et bibliotek, eller når et element i en liste eller et bibliotek endres. -
MENS arbeidsflyten kjører (fullføre, overvåke, justere)
Mens arbeidsflyten kjøres, fullfører hver enkelt deltaker sine tildelte oppgaver. Automatiske påminnelser sendes til deltakere som ikke overholder tidsfristene for oppgaven. I mellomtiden kan fremdriften i arbeidsflyten overvåkes fra en sentral side for arbeidsflytstatus for den bestemte forekomsten av arbeidsflyten. Justeringer av arbeidsflyten mens den kjører, kan gjøres fra den samme siden. Arbeidsflyten kan om nødvendig avbrytes eller avsluttes derfra. -
ETTER at arbeidsflyten kjører (se gjennom, rapportere, endre)
Når arbeidsflyten er fullført, kan hele loggen for kjøringen (eller forekomsten) gjennomgås i opptil 60 dager på siden Arbeidsflytstatus. Fra samme side kan statistiske rapporter om ytelsen til denne arbeidsflytversjonen opprettes. Hvis det er noe du vil endre med måten arbeidsflyten fungerer på, kan du også åpne og redigere tilknytningsskjemaet som du fylte ut da du først la til arbeidsflyten.
Flytskjemaet nedenfor illustrerer disse trinnene fra perspektivet til personen som legger til en ny arbeidsflyt.
Hva skjer videre?
Før du planlegger en ny arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding, må du først se gjennom TILLAT-segmentet i denne artikkelen, og deretter gå videre til PLAN-segmentet .
Til toppen av segmentet | Til toppen av artikkelen
|
TILLAT tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet eller også i elementet |
|---|
Tillat tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet eller også i elementet
Følgende to spørsmål kan hjelpe deg å ta en grunnleggende beslutning om arbeidsflyten:
- Kan deltakerne sende tilbakemelding bare i kommentarfeltet i oppgaveskjemaet, eller kan de også sette inn sporede endringer og kommentarer i selve elementet?
- Hvis deltakerne kan sette inn sporede endringer og kommentarer i selve elementet, gjør de det i et samarbeidsmiljø der flere deltakere kan redigere dokumentet samtidig, eller sjekker hver deltaker ut dokumentet og har eneredigeringsrettigheter så lenge deres egen gjennomgang varer?
Her er et diagram som kan bidra til å klargjøre disse alternativene.
Når du fortsetter å lese, bør du huske på følgende:
- Ingen arbeidsflyt kan starte på et element som er sjekket ut.
- Arbeidsflyttypen Samle inn tilbakemelding inneholder et alternativ for å avbryte arbeidsflyten umiddelbart hvis det gjøres endringer i elementet som gjennomgås.
- Du kan bare sette inn sporede endringer og kommentarer i et element når det er åpent i den installerte versjonen av programmet det ble opprettet i, og ikke når det er åpent i en nettprogramversjon av det programmet.
Deler i dette segmentet
- Tillat tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet
- Tillat tilbakemelding både i oppgaveskjemaet og elementet (samarbeidsversjon)
- Tillat tilbakemelding både i oppgaveskjemaet og elementet (versjon med enkel tilgang)
1. Tillat tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet
Denne ordningen har fordelen av å være den enkleste mekanisk. Deltakere kan foreslå endringer på to måter, og begge involverer oppgaveformen:
- Send inn kommentarer.
- be om at det gjøres en endring i elementet mens arbeidsflyten fremdeles kjører.
Den største ulempen er selvsagt at deltakerne ikke kan angi bestemte endringer direkte i elementet. Jo større antall foreslåtte endringer du har, desto større er det sannsynlig at deltakerne ønsker å kunne arbeide direkte i elementet.
Merknad om å beskytte elementer mot endringer Den enkleste måten å sikre at deltakerne ikke gjør endringer i selve elementet på, er å sjekke ut elementet så lenge kjøringen varer. Men, som vi sa for et lite stykke tilbake, arbeidsflyter kan ikke starte på et element som er sjekket ut.
Det finnes to måter å omgå dette på:
- Du kan vente til arbeidsflyten har startet, og deretter sjekke ut elementet så lenge kjøringen varer. (Hvis arbeidsflyten starter automatisk, må du kontrollere at du er oppført i Kopi-feltet på den andre siden i tilknytningsskjemaet. Når du får varsel om at arbeidsflyten har startet på et element, sjekker du ut det.) Én begrensning med denne metoden er at ingen andre arbeidsflyter kan starte på det samme elementet mens du har det sjekket ut.
- Alternativt kan du la elementet være sjekket inn, men sørge for at deltakerne vet at det er viktig at de verken sjekker ut elementet eller gjør endringer i det. Det er selvfølgelig en god idé å inkludere denne instruksjonen blant notatene du tar med i oppgavevarslene. Hvis arbeidsflytene for innsamling av tilbakemelding er nytt for deltakerne, kan det være lurt å tydeliggjøre poenget enda tydeligere , kanskje ved å sende en egen e-postmelding før arbeidsflyten starter, eller ved å snakke med deltakerne personlig.
2. Tillat tilbakemelding både i oppgaveskjemaet og elementet (samarbeidsversjon)
Denne ordningen holder elementet tilgjengelig for alle deltakere til enhver tid. Ingen trenger å vente på at noen andre skal fullføre sin anmeldelse før de begynner sin egen. Denne fleksibiliteten er muliggjort av samarbeidsfunksjonene i SharePoint-produkter.
Bare sørg for at deltakerne vet at de må gjøre følgende:
- La elementet være sjekket inn mens de gjør endringene.
- Åpne elementet i den installerte versjonen av programmet det ble opprettet i, og ikke i en nettprogramversjon av programmet.
- Slå på endringssporing før de gjør endringer eller setter inn kommentarer.
- Lagre endringene på serveren.
Husk at arbeidsflyttypen Samle inn tilbakemelding inneholder et alternativ for å avbryte arbeidsflyten umiddelbart hvis det gjøres endringer i elementet som gjennomgås. Hvis dette alternativet er valgt, avbrytes arbeidsflyten umiddelbart første gang en deltaker lagrer endringer i elementet, til og med sporede endringer og/eller merknader.
Hvis du har tenkt å tillate endringer i selve elementet, må du også sørge for at i innstillingene for versjonskontroll for listen eller biblioteket er satt til Nei i innstillingene for versjonskontroll for listen eller biblioteket.
3. Tillat tilbakemelding både i oppgaveskjemaet og elementet (versjon med enkel tilgang)
Med denne ordningen tillates det bare én deltaker å sjekke ut elementet og gjøre endringer i det til enhver tid.
- Hvis oppgavene i arbeidsflyten er tilordnet én om gangen (serielt), er det sannsynligvis ikke noe problem.
- Hvis alle aktivitetene tilordnes samtidig (parallelt), kan deltakere noen ganger måtte vente på tilgang til elementet mens en annen deltaker fullfører arbeidet med det.
Siden arbeidsflyten ikke kan begynne på et element når elementet er sjekket ut, må du forsikre deg om at elementene er sjekket inn før du kjører denne arbeidsflyten på dem.
La deltakerne få vite at de skal gjøre følgende:
- Sjekk ut elementet før de åpner det.
- Åpne elementet i den installerte versjonen av programmet det ble opprettet i, og ikke i en nettprogramversjon av programmet.
- Slå på endringssporing før de gjør endringer eller setter inn kommentarer.
- Lagre endringene på serveren, og sjekk inn elementet igjen så snart de er ferdig med å arbeide med det.
Husk igjen at arbeidsflyttypen Samle inn tilbakemelding inneholder et alternativ for å avbryte arbeidsflyten umiddelbart hvis det gjøres endringer i elementet som gjennomgås. Hvis dette alternativet er valgt, avbrytes arbeidsflyten umiddelbart første gang en deltaker lagrer endringer i elementet, til og med sporede endringer og/eller merknader.
Hva skjer videre?
Hvis du er klar til å planlegge en ny arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding, kan du gå videre til PLAN-delen av denne artikkelen.
Til toppen av segmentet | Til toppen av artikkelen
|
PLANLEGGE en ny arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding |
|---|
Planlegge en ny arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding
I dette segmentet identifiserer vi beslutningene du må ta, og informasjonen du må samle inn før du legger til en versjon av arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding.
Hvis du allerede er kjent med hvordan du legger til denne typen arbeidsflyt og bare trenger en påminnelse om de bestemte trinnene, kan du gå direkte til det aktuelle LEGG-til-segmentet (liste/bibliotek eller områdesamling) i denne artikkelen.
Deler i dette segmentet
Arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint-produktene, fungerer som hovedmaler som de bestemte, individuelle arbeidsflytene som du legger til i lister, biblioteker og nettstedssamling, er basert på.
Hver gang du legger til en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding, legger du for eksempel faktisk til en versjon av den generelle malen for innsamling av tilbakemelding. Du gir hver versjon sitt eget navn og sine egne innstillinger, som du angir i tilknytningsskjemaet når du legger til den bestemte versjonen. På den måten kan du legge til flere arbeidsflyter, alle versjoner basert på hovedmalen for tilbakemeldingsarbeidsflyten, men hver versjon er navngitt og tilpasset for den bestemte måten du vil bruke den på.
I denne illustrasjonen er tre arbeidsflyter basert på arbeidsflytmalen for godkjenning lagt til – én for alle innholdstyper i ett bibliotek, én for én enkelt innholdstype i ett bibliotek og én for én enkelt innholdstype i en hel nettstedssamling.
2. Innføring i tilknytningsskjemaet
Når du legger til en ny arbeidsflytversjon basert på en av de inkluderte arbeidsflytmalene, fyller du ut et tilknytningsskjema for å angi hvordan du vil at den nye versjonen skal fungere.
I neste avsnitt finner du en liste over spørsmål som vil forberede deg til å fylle ut tilknytningsskjemaet. Men først bør du ta en titt på skjemaet og feltene.
Første side i tilknytningsskjemaet
Andre side i tilknytningsskjemaet
Obs!
Feltene i den røde boksen på denne andre siden vises også på initieringsskjemaet, som vises hver gang arbeidsflyten startes manuelt, og kan redigeres der for den ene kjøringen.
Så snart du har svar på alle spørsmålene i denne delen, er du klar til å legge til arbeidsflyten.
- Er dette riktig arbeidsflyttype?
- Én liste eller ett bibliotek, eller hele nettstedssamlingen? (og) Én innholdstype eller alle innholdstyper?
- Hva er et godt navn?
- Oppgavelister og logglister: Eksisterende eller nye?
- Hvordan (og av hvem) kan denne arbeidsflyten startes?
- Får innholdstyper som arver fra denne også denne arbeidsflyten?
- Deltakere: Hvilke personer, i hvilken rekkefølge?
- Hvilken tilleggsinformasjon trenger deltakerne?
- Tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet, eller også i elementet?
- Når forfaller oppgavene?
- Når avsluttes denne arbeidsflyten?
- Hvem skal varsles?
01. Er dette riktig arbeidsflyttype?
Denne artikkelen omhandler arbeidsflytmalen som vises i menyen som Samle inn tilbakemelding – SharePoint 2010. Hvis du ikke er sikker på om denne arbeidsflyttypen er det beste valget for deg, kan du gå tilbake til delen LÆR i denne artikkelen. Hvis du vil ha mer informasjon om de andre arbeidsflytmalene som er tilgjengelige, kan du se artikkelen Om arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint, under Se også .
02. Én liste eller ett bibliotek, eller hele nettstedssamlingen? (og) Én innholdstype eller alle innholdstyper?
Du kan gjøre den nye versjonen av tilbakemeldingsarbeidsflyten tilgjengelig i bare én liste eller i ett bibliotek, eller du kan gjøre den tilgjengelig i hele nettstedssamlingen.
- Hvis du legger til arbeidsflyten for én enkelt liste eller ett bibliotek, kan du konfigurere den til å kjøre på alle innholdstyper eller bare én enkelt innholdstype.
- Hvis du legger til arbeidsflyten for hele nettstedssamlingen, må du imidlertid konfigurere den til å kjøre bare på én enkelt nettstedsinnholdstype.
Hva er en innholdstype?
Hvert dokument eller element som er lagret i en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek, tilhører en eller annen innholdstype. En innholdstype kan være så grunnleggende og generell som dokumentet eller Excel-regnearket, eller så høyt spesialisert som den juridiske kontrakten eller spesifikasjonen for produktutforming. Noen innholdstyper er tilgjengelige i SharePoint-produkter som standard, men du kan både tilpasse disse og legge til andre som du oppretter selv.
03. Besøk. Hva er et godt navn?
Gi arbeidsflytversjonen et navn som:
- Indikerer tydelig hva det brukes til.
- Skiller den tydelig fra andre arbeidsflyter.
Et eksempel
Tenk deg at du er medlem av en gruppe med bidragsytere. Gruppen ønsker å bruke to ulike arbeidsflyter for innsamling av tilbakemelding:
- Du kjører den første arbeidsflyten på hvert dokument som er sendt inn av et medlem av din egen gruppe. Denne arbeidsflyten samler bare inn tilbakemeldinger fra lederen for gruppen.
- Du kjører den andre arbeidsflyten på hvert dokument som er sendt inn av personer utenfor din egen gruppe. Denne arbeidsflyten samler inn tilbakemeldinger fra alle medlemmene i gruppen.
Du kan for eksempel kalle den første arbeidsflyten for tilbakemelding om innsending og den andre for tilbakemelding om ekstern innsending.
Tips
Som vanlig er det lurt å etablere konsekvente navnekonvensjoner og sørge for at alle som er involvert i arbeidsflytene er kjent med disse konvensjonene.
04. Besøk. Oppgavelister og logglister: Eksisterende eller nye?
Du kan få arbeidsflyten til å bruke områdets standardliste Oppgaver-liste og -loggliste, bruke andre eksisterende lister eller be om nye lister bare for denne arbeidsflyten.
- Hvis nettstedet skal ha mange arbeidsflyter, eller hvis noen av dem skal omfatte mange oppgaver, bør du vurdere å be om nye lister for hver arbeidsflyt. (Administrasjon av altfor lange lister er én av tingene som kan redusere ytelsen. Det er raskere og enklere for systemet å vedlikeholde flere kortere lister enn én veldig lang.)
- Hvis oppgavene og loggen for denne arbeidsflyten inneholder sensitive eller konfidensielle data som du vil holde atskilt fra de generelle listene, bør du definitivt angi at du ønsker nye, separate lister for denne arbeidsflyten. (Når du har lagt til arbeidsflyten, må du kontrollere at de riktige tillatelsene er angitt for de nye listene.)
05. Hvordan (og av hvem) kan denne arbeidsflyten startes?
En arbeidsflyt kan konfigureres til å startes manuelt, bare automatisk eller i begge fall:
- Når du starter en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding manuelt på et bestemt dokument eller element, vises et annet skjema, startskjemaet. Startskjemaet inneholder de fleste innstillingene fra den andre siden i tilknytningsskjemaet . Hvis personen som starter arbeidsflyten, vil endre noen av disse innstillingene (bare for det gjeldende tilfellet), kan vedkommende gjøre dette før vedkommende klikker Start.
- Med automatisk start er det selvsagt ingen mulighet til å presentere et initieringsskjema, så standardinnstillingene som er angitt i tilknytningsskjemaet brukes uten endringer.
Illustrasjonen nedenfor viser forskjellen mellom manuell start og automatisk start.
Eventuelle endringer du gjør i initieringsskjemaet, brukes bare i den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten. Hvis du vil endre de permanente standardinnstillingene for arbeidsflyten, redigerer du det opprinnelige tilknytningsskjemaet , som forklart i ENDRE-segmentet i denne artikkelen.
Manuell start
Hvis du tillater manuell oppstart, kan alle som har de nødvendige tillatelsene, starte arbeidsflyten på et hvilket som helst kvalifisert element når som helst.
Fordelene med en manuell start er at du og kollegene dine bare kan kjøre arbeidsflyten når og hvis dere velger det, og at hver gang dere kjører den, får dere mulighet til å endre noen innstillinger ved hjelp av startskjemaet.
Et raskt eksempel Hvis du bare vil kjøre arbeidsflyten på elementer som er laget av en forfatter utenfor gruppen, vil det å starte den bare manuelt forhindre at den kjøres automatisk på elementer som er laget av deg og kollegaene dine. (En alternativ løsning: Ha én liste eller ett bibliotek for elementer fra forfatterne i gruppen, og en egen liste eller ett eget bibliotek for elementer fra alle andre forfattere. På den måten kan du kjøre arbeidsflyten automatisk, men bare på listen over eksterne forfattere.)
Den største ulempen med manuell start er at noen må huske å kjøre arbeidsflyten når det er på sin plass.
Automatisk start
Du kan konfigurere arbeidsflyten slik at den startes automatisk av én av eller hver av følgende hendelser:
- Et nytt element opprettes i eller lastes opp til listen eller biblioteket.
- Et element som allerede er lagret i listen eller biblioteket, endres.
Fordelen med automatisk start er at ingen trenger å huske å starte arbeidsflyten. Den kjøres hver gang en utløsende hendelse forekommer.
Et raskt eksempel Tenk deg at regnskapsføreren i organisasjonen din må gå gjennom alle budsjetter som lastes opp til eller opprettes i budsjettbiblioteket. Du kan legge til en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding i dette biblioteket og angi regnskapsføreren som den eneste deltakeren. Du kan konfigurere arbeidsflyten til å starte automatisk hver gang et nytt element legges til (opprettet i) listen. På den måten holdes regnskapsføreren alltid oppdatert.
To ulemper med automatisk start:
- Du kan ikke stoppe arbeidsflyten fra å kjøre når en utløsende hendelse oppstår.
- Du kan ikke endre noen innstillinger i begynnelsen av en enkeltforekomst.
06. Får innholdstyper som arver fra denne også denne arbeidsflyten?
Når du legger til en arbeidsflyt i en innholdstype for hele nettstedssamlingen, kan du velge om du også vil legge til arbeidsflyten i alle andre innholdstyper i nettstedssamlingen som arver fra innholdstypen du legger arbeidsflyten til. (Hvis du legger til en arbeidsflyt for én liste eller ett bibliotek, vises ikke dette alternativet i tilknytningsskjemaet.)
Notater
- Det kan ta lang tid å fullføre operasjonen som utfører alle de ekstra tilleggingene.
- Hvis arven er brutt for nettsteder eller sekundære nettsteder der du vil legge denne arbeidsflyten til i arvende innholdstyper, må du kontrollere at du er medlem av Eiere-gruppen på hvert av disse nettstedene eller sekundære områdene før du kjører denne operasjonen.
07. Deltakere: Hvilke personer, i hvilken rekkefølge?
Du må oppgi navnet eller e-postadressen for hver person som korrekturoppgavene blir tilordnet til.
Ett trinn eller flere trinn? Du kan velge å ha bare én fase med gjennomgangsoppgaver eller å ha flere trinn. Hvis du har mer enn én fase, utføres trinnene én etter én.
Parallelle gjennomganger eller serievurderinger ? For deltakerne i en hvilken som helst fase kan du velge enten å få gjennomgangsoppgavene tilordnet samtidig (parallelt), eller å få gjennomgangsoppgavene tilordnet hver etter hverandre (serielt) i den rekkefølgen du angir. Alternativet seriell kan være nyttig hvis du for eksempel konfigurerer arbeidsflyten til å avsluttes etter den første avvisningen, eller hvis du vil at deltakere etter hvert skal kunne se på kommentarer fra tidligere deltakere som en del av konteksten for gjennomgangene.
Et eksempel
Dette enkle scenarioet illustrerer noen av fordelene med både flere faser og serielle vurderinger:
Tenk deg at Frank legger til en ny arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding. Han vil at kollegene Anna og Stig skal gå gjennom hvert element først, før han selv vurderer det. På den måten kan han se kommentarene deres før han begynner sin egen gjennomgang. Frank kan konfigurere dette på en av to måter:
-
Ved hjelp av en seriell gjennomgang setter Frank opp en seriell gjennomgang i ett trinn der Anna og Stig er de to første deltakerne, og han er den tredje.
I denne ordningen må Anna sende inn tilbakemeldingen sin før Stigs oppgave blir tildelt. og deretter må Stig sende inn tilbakemeldingen sin før Franks oppgave blir tilordnet.
Slik setter Frank opp sin serieanmeldelse i ett trinn.
-
Ved å bruke to trinn Hvis Frank vil at Anna og Stig skal tilordnes vurderingene samtidig, slik at Stig ikke trenger å vente på at Anna skal bli ferdig før hun kan begynne, kan han konfigurere to trinn i arbeidsflyten: den første en parallell fase for Anna og Stigs vurderinger, og den andre en separat fase bare for hans egen vurdering. Hvis den første fasen ikke fullføres, starter den andre fasen aldri.
Slik setter Frank opp sin to-trinns parallelle gjennomgang.
Her er diagrammer over begge løsningene.
Eksterne deltakere Det finnes en spesiell prosess for å inkludere deltakere som ikke er medlemmer av SharePoint-organisasjonen. I denne prosessen fungerer et nettstedmedlem som en proxy for den eksterne deltakeren.
Her er et diagram over denne prosessen:
Tilordne én oppgave til hver hel gruppe, eller én til hvert gruppemedlem? Hvis du inkluderer en gruppeadresse eller distribusjonsliste blant deltakerne i arbeidsflyten, kan du få arbeidsflyten til å tilordne én oppgave til hvert medlem av gruppen, eller bare tilordne én oppgave til hele gruppen (men fortsatt sende et varsel om den ene oppgaven til hvert medlem). Når bare én oppgave er tilordnet til hele gruppen, kan ethvert medlem av gruppen gjøre krav på og fullføre den ene oppgaven. (Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i FULLFØR-segmentet i denne artikkelen.)
Kapittel 8. Hvilken tilleggsinformasjon trenger deltakerne?
Det finnes et tekstfelt i tilknytningsskjemaet der du kan gi instruksjoner, detaljer om krav, ressurser og så videre.
Spørsmål du kan ta opp i dette tekstfeltet:
- Hvis deltakerne har problemer eller spørsmål, hvem skal de kontakte?
- Kan korrekturlesere sende tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet, eller kan de også sette inn sporede endringer og kommentarer i selve elementet?
- Hvis korrekturlesere kan sette inn sporede endringer og kommentarer i selve elementet, bør de sjekke ut elementet før de gjør endringer i det, eller bør de la det være sjekket inn slik at flere korrekturlesere kan arbeide i det samtidig?
- Hvis arbeidsflyten bare tilordner én enkelt oppgave til hver gruppe eller distribusjonsliste, nevner du her at ett enkelt medlem av hver slik gruppe skal gjøre krav på oppgaven før den er fullført. På denne måten kan ikke andre medlemmer av gruppen kaste bort tid på å begynne på den samme oppgaven. (Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i FULLFØR-segmentet i denne artikkelen.)
09. Tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet, eller også i elementet?
Det er flere hensyn knyttet til dette viktige spørsmålet. Hvis du ikke allerede har gjort det, åpner og leser du avsnittet TILLAT i denne artikkelen for mer informasjon.
Du kan angi når arbeidsflytoppgaver forfaller på én eller begge av to måter:
Etter kalenderdato Du kan angi én enkelt kalenderdato når alle oppgaver forfaller.
- Hvis du konfigurerer arbeidsflyten til å starte automatisk, bør du vanligvis ikke bruke dette alternativet. Årsaken til dette er at datoverdien du angir , ikke automatisk justeres i forhold til gjeldende dato hver gang arbeidsflyten starter automatisk.
Etter aktivitetsvarighet Du kan angi et antall dager, uker eller måneder som er tillatt for fullføring av hver oppgave, fra og med når oppgaven er tilordnet.
- En forfallsdato i kalenderen overstyrer en angitt aktivitetsvarighet. Det vil si: Hvis i dag er det 10. juni, og i dag jeg er tildelt en oppgave som har en varighet på tre dager, men som også forfaller 11. juni i kalenderen, forfaller oppgaven 11. juni (forfallsdatoen i kalenderen) og ikke 13. juni (den siste dagen i løpet av de tre dagene).
11. Når avsluttes denne arbeidsflyten?
Hvis du vil unngå bortkastet tid på unødvendige gjennomganger, kan du velge å avbryte arbeidsflyten umiddelbart hvis det gjøres endringer i elementet.
Hvis du velger dette alternativet, kan deltakerne bare gi tilbakemelding i oppgaveskjemaene. Det vil si at de ikke kan sette inn sporede endringer og kommentarer i selve elementet, fordi dette vil endre elementet, som igjen vil avbryte arbeidsflyten. Hvis du velger dette alternativet, må du passe på å inkludere et notat i forespørselsfeltet , som ber deltakerne om ikke å gjøre endringer direkte i elementet for gjennomgang.
Obs!
En arbeidsflyt kan ikke starte på et element som er sjekket ut. Når arbeidsflyten starter, kan du sjekke ut elementet for gjennomgang for å beskytte det mot endringer. (Når elementet er sjekket ut, kan det imidlertid ikke startes noen annen arbeidsflyt på det.)
Du kan angi navn eller adresse til alle som skal varsles hver gang denne arbeidsflyten starter eller slutter, i Kopi-feltet , på den andre siden i tilknytningsskjemaet.
- Hvis du skriver inn et navn her , blir det ikke tilordnet en arbeidsflytoppgave til denne personen.
- Når arbeidsflyten startes manuelt, mottar personen som starter den , start- og stoppvarsler uten at det er nødvendig å angi dette i dette feltet.
- Når arbeidsflyten startes automatisk, mottar personen som opprinnelig la den til , start- og stoppvarsler uten å måtte angis i dette feltet.
Hva skjer videre?
Hvis du er klar til å legge til den nye arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding i listen, biblioteket eller nettstedssamlingen, går du til det aktuelle LEGG-til-segmentet (liste/bibliotek eller nettstedssamling) i denne artikkelen.
Til toppen av segmentet | Til toppen av artikkelen
|
LEGGE TIL en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding (bare for én liste eller ett bibliotek) |
|---|
Legge til en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding
(for bare én liste eller ett bibliotek)
Hvis du ikke vet hvordan du legger til arbeidsflyter, kan det være nyttig å se gjennom de foregående LÆR-, TILLAT- og PLAN-segmentene i denne artikkelen før du fortsetter med trinnene i dette segmentet.
Deler i dette segmentet
To forhold må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:
E-post For at arbeidsflyten skal kunne sende e-postvarsler og påminnelser, må e-post være aktivert for SharePoint-nettstedet. Hvis du ikke er sikker på om dette er gjort, kontakter du SharePoint-administratoren.
Tillatelser Standardinnstillingene krever at du har tillatelsen Administrere lister for å legge til arbeidsflyter for lister, biblioteker eller nettstedssamlinger. (Eiere-gruppen har tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppene. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, kan du se delen LÆR i denne artikkelen.)
Gjør følgende:
Åpne listen eller biblioteket du vil legge til arbeidsflyten for.
Klikk fanen Liste eller Bibliotek på båndet.
Obs!
Navnet på fanen kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. Denne fanen kalles for eksempel Calendar i en kalenderliste.
Klikk Arbeidsflytinnstillinger i Innstillinger-gruppen.
Angi enten én enkelt innholdstype arbeidsflyten skal kjøres på, eller Alle (for alle innholdstyper) på siden Arbeidsflytinnstillinger, og klikk deretter Legg til en arbeidsflyt.
Fyll ut den første siden i tilknytningsskjemaet.
(Instruksjoner følger illustrasjonen.)
|
Innholdstype Behold standardvalget som Alle, eller velg en bestemt innholdstype. |
|---|---|
|
Arbeidsflyt Velg malen Samle inn tilbakemelding – SharePoint 2010 . Obs! Hvis malen Samle inn tilbakemelding – SharePoint 2010 ikke vises i listen, kontakter du SharePoint-administratoren for å finne ut hvordan du kan aktivere den for områdesamlingen eller arbeidsområdet. |
|
Navn Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av listen eller biblioteket. Hvis du vil ha forslag til å gi arbeidsflyten et navn kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen. |
|
Oppgaveliste Velg en aktivitetsliste som skal brukes med denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste eller klikke Oppgaver (ny) for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsakene til å opprette en ny oppgaveliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen. |
|
Loggliste Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste eller klikke Ny loggliste for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsaker til å opprette en ny loggliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen. |
|
Alternativer for Start Angi måten arbeidsflyten kan startes på. Hvis du vil ha informasjon om de ulike alternativene, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen. |
Når alle innstillingene i dette skjemaet er slik du ønsker, klikker du Neste.
Fyll ut den andre siden i tilknytningsskjemaet.
(Instruksjoner følger illustrasjonen.)Obs!
SharePoint-produkter gir deg de første alternativene på denne andre siden i tilknytningsskjemaet – tall én til syv i illustrasjonen nedenfor, fra Tilordne til til og med CC – hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan gjøre endringer i disse alternativene bare for den ene forekomsten.
|
|
Tilordne til Skriv inn navn eller adresser til personene du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.
|
|---|---|
|
|
Rekkefølge Angi om oppgavene skal tildeles én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt). Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker serielle og parallelle faser, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen. |
|
|
Legge til en ny fase Legg til alle trinnene du vil bruke utover den første du nettopp har konfigurert.
|
|
|
Vis grupper
|
|
|
Forespørsel All tekst du tar med her, inkluderes i hvert oppgavevarsel arbeidsflyten sender. Ikke glem å inkludere eventuelle ytterligere instruksjoner eller ressurser som deltakerne kan trenge, inkludert:
|
|
|
Forfallsdatoer og oppgavevarigheter Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, og/eller angi antall dager, uker eller måneder som er tillatt for fullføring av hver oppgave fra tidspunktet da den ble tilordnet.
|
|
CC Skriv inn navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller slutter.
|
|
Avslutte arbeidsflyten Velg dette alternativet hvis du vil at arbeidsflyten skal stoppes og avbrytes når det gjøres endringer i elementet som gjennomgås. Husk at hvis du velger dette alternativet, kan ikke korrekturlesere legge til sporede endringer og kommentarer i elementet uten å avslutte arbeidsflyten. |
- Når du har alle innstillingene på denne siden slik du vil ha dem, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.
Den nye arbeidsflytversjonen opprettes i SharePoint-produkter.
Hva skjer videre?
Hvis du er klar, kan du gå til START-segmentet i denne artikkelen og starte den første forekomsten for å teste den nye arbeidsflyten.
Til toppen av segmentet | Til toppen av artikkelen
|
|
LEGGE TIL en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding (for en hel nettstedssamling) |
|---|
Legge til en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding
(for en hel nettstedssamling)
Hvis du ikke vet hvordan du legger til arbeidsflyter, kan det være nyttig å se gjennom de foregående LÆR-, TILLAT- og PLAN-segmentene i denne artikkelen før du fortsetter med trinnene i dette segmentet.
Deler i dette segmentet
To forhold må være i orden før du kan legge til en arbeidsflyt:
E-post For at arbeidsflyten skal kunne sende e-postvarsler og påminnelser, må e-post være aktivert for nettstedet. Hvis du ikke er sikker på om dette er gjort, kontakter du SharePoint-administratoren.
Tillatelser Standardinnstillingene i SharePoint krever at du har tillatelsen Administrere lister for å legge til arbeidsflyter for lister, biblioteker eller nettstedssamlinger. (Eiere-gruppen har tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppene. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, kan du se delen LÆR i denne artikkelen.)
Gjør følgende:
Gå til hjemmesiden for nettstedssamlingen (ikke hjemmesiden for et nettsted eller sekundært nettsted i samlingen).
Klikk Innstillinger-ikonet
og klikk deretter Innstillinger for område.Klikk innholdstyper for nettsted under Gallerier for Designer på siden Innstillinger for nettsted.
Klikk navnet på innholdstypen for nettsted du vil legge til en arbeidsflyt for, på siden Innholdstyper for nettsted.
Obs!
En arbeidsflyt som er lagt til i hele nettstedssamlingen, må bare legges til for elementer med én enkelt innholdstype.
- Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger på siden for den valgte innholdstypen.
- Klikk koblingen Legg til en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.
- Fyll ut den første siden i tilknytningsskjemaet.
(Instruksjoner følger illustrasjonen.)
- Klikk Arbeidsflytinnstillinger under Innstillinger på siden for den valgte innholdstypen.
|
|
Arbeidsflyt Velg malen Godkjenning – SharePoint 2013 . Obs! Hvis Godkjenning – SharePoint 2013-malen ikke vises i listen, kan du kontakte SharePoint-administratoren for å finne ut hvordan den kan aktiveres for områdesamlingen eller arbeidsområdet. |
|---|---|
|
|
Navn Skriv inn et navn for denne arbeidsflyten. Navnet identifiserer denne arbeidsflyten for brukere av denne nettstedssamlingen. Hvis du vil ha forslag til å gi arbeidsflyten et navn kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen. |
|
|
Oppgaveliste Velg en aktivitetsliste som skal brukes med denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende oppgaveliste eller klikke Oppgaver (ny) for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsakene til å opprette en ny oppgaveliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen. |
|
|
Loggliste Velg en loggliste du vil bruke i denne arbeidsflyten. Du kan velge en eksisterende loggliste eller klikke Ny loggliste for å opprette en ny liste. Hvis du vil ha informasjon om årsaker til å opprette en ny loggliste (i motsetning til å velge en eksisterende), kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen. |
|
|
Alternativer for Start Angi måten arbeidsflyten kan startes på. Hvis du vil ha informasjon om de ulike alternativene, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen. |
|
|
Oppdatere innholdstyper for lister og nettsted? Angi om denne arbeidsflyten skal legges til i (tilknyttes med) alle andre innholdstyper for nettsted og liste som arver fra denne innholdstypen.
|
Når alle innstillingene på denne siden er slik du ønsker, klikker du Neste.
Fyll ut den andre siden i tilknytningsskjemaet.
(Instruksjoner følger illustrasjonen.)Obs!
SharePoint-produkter gir deg de første alternativene på denne andre siden i tilknytningsskjemaet – tallene én til sju i illustrasjonen nedenfor, fra korrekturlesere til og med CC , hver gang du starter arbeidsflyten manuelt, slik at du kan gjøre endringer i disse alternativene bare for den ene forekomsten.
|
|
Tilordne til Skriv inn navn eller adresser til personene du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.
|
|---|---|
|
|
Rekkefølge Angi om oppgavene i denne fasen skal tilordnes én om gangen (serielt) eller alle samtidig (parallelt). Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker serielle og parallelle faser, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen. |
|
|
Legge til en ny fase Legg til alle trinnene du vil bruke utover den første du nettopp har konfigurert.
|
|
|
Vis grupper
|
|
|
Forespørsel All tekst du tar med her, inkluderes i hvert oppgavevarsel arbeidsflyten sender. Ikke glem å inkludere eventuelle ytterligere instruksjoner eller ressurser som deltakerne kan trenge, inkludert:
|
|
|
Forfallsdatoer og oppgavevarigheter Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, og/eller angi antall dager, uker eller måneder som er tillatt for fullføring av hver oppgave fra tidspunktet da den ble tilordnet.
|
|
|
CC Skriv inn navnene eller e-postadressene til alle som skal varsles hver gang arbeidsflyten starter eller slutter.
|
|
|
Avslutte arbeidsflyten Velg dette alternativet hvis du vil at arbeidsflyten skal stoppes og avbrytes når det gjøres endringer i elementet som gjennomgås. Husk at hvis du velger dette alternativet, kan ikke korrekturlesere legge til sporede endringer og kommentarer i elementet uten å avslutte arbeidsflyten. |
- Når du har alle innstillingene på denne siden slik du vil ha dem, klikker du Lagre for å opprette arbeidsflyten.
Den nye arbeidsflytversjonen opprettes i SharePoint-produkter.
Hva skjer videre?
Hvis du er klar, kan du gå til START-segmentet i denne artikkelen og starte den første forekomsten for å teste den nye arbeidsflyten.
Til toppen av segmentet | Til toppen av artikkelen
|
STARTE en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding |
|---|
Starte en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding
En arbeidsflyt kan konfigureres til å startes manuelt, bare automatisk eller i begge fall:
- Manuelt når som helst, av alle som har de nødvendige tillatelsene.
-
Automatisk når en angitt utløsende hendelse inntreffer – det vil si når et element legges til i listen eller biblioteket og/eller når et element som allerede finnes i listen, endres på noen som helst måte.
(Den utløsende hendelsen eller hendelsene angis på den første siden i tilknytningsskjemaet, under den opprinnelige tilleggingen og konfigureringen av arbeidsflyten. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen.)
Obs!
En arbeidsflyt kan ikke starte på et element som er sjekket ut. (Et element kan sjekkes ut etter at en arbeidsflyt er startet på det, men etter dette kan det ikke startes flere arbeidsflyter for elementet før det er sjekket inn igjen.)
Deler i dette segmentet
- Starte arbeidsflyten automatisk
- Starte arbeidsflyten manuelt
- Starte manuelt fra listen eller biblioteket
- Starte manuelt fra et Microsoft Office-program
1. Start arbeidsflyten automatisk
Hvis arbeidsflyten er konfigurert til å starte automatisk, kjører arbeidsflyten på elementet som utløste arbeidsflyten hver gang den inntreffer.
Når den starter, tilordner arbeidsflyten den første oppgaven eller oppgavene, og sender et oppgavevarsel til hver av de som er tilordnet. I mellomtiden sendes også startvarsler (forskjellig fra oppgavevarsler) til personen som opprinnelig la til arbeidsflyten, og til alle som er oppført i Kopi-feltet på den andre siden i tilknytningsskjemaet.
Obs!
Når det først legges til en ny arbeidsflyt som skal startes automatisk, bør Forfallsdato for alle oppgaver-feltet (på den andre siden i tilknytningsskjemaet) vanligvis stå tomt, siden eventuelle eksplisitte datoverdier som angis der, ikke automatisk justeres i forhold til datoen da arbeidsflyten starter hver gang. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se PLANLEGGE-delen i denne artikkelen.
2. Starte arbeidsflyten manuelt
Merknad om tillatelser Vanligvis må du ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt. (Som standard har både Medlemmer- og Eiere-gruppen denne tillatelsen, men ikke Besøkende-gruppen. En eier kan imidlertid også velge, for hver enkelt arbeidsflyt, å kreve tillatelsen Administrere lister for personer som starter arbeidsflyten. Når du velger dette alternativet, kan eiere i hovedsak angi at bare de og andre eiere kan starte en bestemt arbeidsflyt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Learn-delen av denne artikkelen.)
To steder å starte fra
Du kan starte en arbeidsflyt manuelt fra ett av to steder:
- Fra listen eller biblioteket der elementet er lagret
- Fra selve elementet, åpnet i Microsoft Office-programmet der det ble opprettet. (Vær oppmerksom på at dette må være det fullstendige, installerte programmet, og ikke en webprogramversjon.)
De to gjenværende delene i dette segmentet inneholder instruksjoner for begge metodene.
3. Starte manuelt fra listen eller biblioteket
Gå til listen eller biblioteket der elementet du vil kjøre arbeidsflyten på, er lagret.
Klikk ikonet foran elementnavnet for å merke det, og klikk deretter Arbeidsflyter i Arbeidsflyter-gruppen på Files-fanen på båndet.
Klikk arbeidsflyten du vil kjøre, under Start en ny arbeidsflyt på siden Arbeidsflyter: Elementnavn.
Gjør eventuelle endringer du vil bruke på denne bestemte forekomsten av arbeidsflyten, i initieringsskjemaet.
Obs!
Endringer som gjøres her i initieringsskjemaet, brukes bare i den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten. Hvis du vil gjøre endringer som skal gjelde hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du vil endre arbeidsflytinnstillinger som ikke vises i dette skjemaet, kan du se ENDRE-segmentet i denne artikkelen.
|
|
Tilordne til Gjør eventuelle endringer i listen over personer som du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.
|
|---|---|
|
|
Rekkefølge Pass på at spesifikasjonene for tilordning av oppgavene i hvert segment, én om gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt), er slik du ønsker. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker serielle og parallelle faser, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen. |
|
|
Legge til en ny fase Legg til eventuelle faser du vil bruke utover den eller de som er konfigurert for øyeblikket.
|
|
|
Vis grupper
|
|
|
Forespørsel All tekst du tar med her, inkluderes i hvert oppgavevarsel arbeidsflyten sender. Ikke glem å inkludere eventuelle ytterligere instruksjoner eller ressurser som deltakerne kan trenge, inkludert:
|
|
|
Forfallsdatoer og oppgavevarigheter Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, og/eller angi antall dager, uker eller måneder som er tillatt for fullføring av hver oppgave fra tidspunktet da den ble tilordnet. Hvis du vil ha mer informasjon om når du skal bruke forfallsdatoer, og når du bør bruke aktivitetsvarigheter, kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen. |
|
|
CC Legg til eller fjern eventuelle elementer du ønsker. Husk at:
|
- Når du har alle innstillingene i initieringsskjemaet slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.
Arbeidsflyten tilordner den første oppgaven eller oppgavene, og i mellomtiden sendes startvarsler til deg og alle som er oppført i Kopi-feltet i startskjemaet.
4. Starte manuelt fra et Microsoft Office-program
Åpne elementet i det installerte Office-programmet på datamaskinen.
Klikk kategorien Fil , klikk Lagre & Send i det åpne elementet, og klikk deretter arbeidsflyten du vil kjøre på elementet.
Hvis følgende melding om at arbeidsflyten må sjekke inn filen, klikker du Check in-knappen.
Klikk den store Start arbeidsflyt-knappen .
Gjør eventuelle endringer du vil bruke på denne bestemte forekomsten av arbeidsflyten, i initieringsskjemaet på siden Endre en arbeidsflyt.
Obs!
Endringer som gjøres her i initieringsskjemaet, brukes bare i den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten. Hvis du vil gjøre endringer som skal gjelde hver gang arbeidsflyten kjøres, eller hvis du vil endre arbeidsflytinnstillinger som ikke vises i dette skjemaet, kan du se ENDRE-segmentet i denne artikkelen.
|
|
Tilordne til Gjør eventuelle endringer i listen over personer som du vil at arbeidsflyten skal tilordne oppgaver til.
|
|---|---|
|
|
Rekkefølge Pass på at spesifikasjonene for tilordning av oppgavene i hvert segment, én om gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt), er slik du ønsker. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker serielle og parallelle faser, kan du se delen PLANLEGGE i denne artikkelen. |
|
|
Legge til en ny fase Legg til eventuelle faser du vil bruke utover den eller de som er konfigurert for øyeblikket.
|
|
|
Vis grupper
|
|
|
Forespørsel All tekst du tar med her, inkluderes i hvert oppgavevarsel arbeidsflyten sender. Ikke glem å inkludere eventuelle ytterligere instruksjoner eller ressurser som deltakerne kan trenge, inkludert:
Du finner instruksjoner for å gjøre krav på en gruppeoppgave i FULLFØR-segmentet i denne artikkelen. |
|
|
Forfallsdatoer og oppgavevarigheter Angi en endelig forfallsdato for hele arbeidsflyten, og/eller angi antall dager, uker eller måneder som er tillatt for fullføring av hver oppgave fra tidspunktet da den ble tilordnet. Hvis du vil ha mer informasjon om når du skal bruke forfallsdatoer, og når du bør bruke aktivitetsvarigheter, kan du se PLANLEGGE-delen av denne artikkelen. |
|
|
CC Legg til eller fjern eventuelle elementer du ønsker. Husk at:
|
- Når du har innstillingene i initieringsskjemaet slik du vil ha dem, klikker du Start for å starte arbeidsflyten.
Arbeidsflyten tilordner den første oppgaven eller oppgavene, og i mellomtiden sendes startvarsler til deg og alle som er oppført i Kopi-feltet i startskjemaet.
Hva skjer videre?
- Hvis dette er første gang denne arbeidsflyten kjøres, vil de andre deltakerne trenge informasjon og hjelp til å fullføre sine tildelte oppgaver? (Dem kan finne FULLSTENDIG-delen av denne artikkelen nyttig.)
- Det er også en god idé å kontrollere om deltakerne mottar e-postvarsler, og spesielt at varslene ikke blir feilbehandlet av søppelpostfiltrene.
- Og du kan selvsagt ha én eller flere arbeidsflytoppgaver som du må fullføre selv. Gå til FULLFØR-segmentet i denne artikkelen for å få detaljene.
- I mellomtiden kan du gå til delen MONITOR i denne artikkelen for å finne ut hvordan du kan følge med på fremdriften for den gjeldende forekomsten av arbeidsflyten.
Til toppen av segmentet | Til toppen av artikkelen
|
FULLFØRE en oppgave i arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding |
|---|
Fullføre en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding
Hvis dette er første gang du er tilordnet en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding, kan det være nyttig å gå gjennom denne delen av artikkelen i sin helhet før du fullfører oppgaven. På den måten vil du være klar over alle alternativene som kan være åpne for deg.
Obs!
Hvis du vet at du har blitt tilordnet en arbeidsflytoppgave, men varselmeldingen ikke har blitt vist i innboksen, må du kontrollere at varselet ikke er feilomdirigert av søppelpostfilteret. Hvis den har det, justerer du innstillingene for filteret ditt tilsvarende.
Først må du kontrollere at du har riktig artikkel
Ulike typer arbeidsflyter krever ulike oppgavehandlinger.
Så før du begynner, må du kontrollere at oppgaven du har blitt tilordnet, faktisk er en arbeidsflytoppgave for innsamling av tilbakemelding, og ikke en oppgave for en annen type arbeidsflyt.
Se etter teksten Se gjennom på noen av følgende steder:
- I emne-linjen i oppgavevarselet
- I meldingsfeltet i elementet som skal gjennomgås
- I oppgavetittelen på Arbeidsflytstatus-siden
Hvis teksten Godkjenn ikke vises på disse stedene, kontakter du personen som startet eller opprinnelig la til arbeidsflyten for å finne ut hvilken arbeidsflytmal den er basert på, eller om det er en egendefinert arbeidsflyt. Du finner koblinger til artikler om hvordan du bruker andre typer arbeidsflyter som følger med SharePoint-produkter, i Se også-delen av denne artikkelen.
Men fortsett å lese hvis oppgaven er en oppgave for å samle inn tilbakemelding!
Deler i dette segmentet
- En oversikt over prosessen
- Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra oppgavevarslingsmeldingen
- Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra listen eller biblioteket
- Se gjennom elementet
- Fullføre og sende inn oppgaveskjemaet
- Varslinger om forfalte ankomster
- Gjør krav på en gruppeoppgave før du har fullført den (valgfritt)
- Be om en endring av elementet (valgfritt)
- Tilordne oppgaven til noen andre (valgfritt)
- Fullføre en oppgave på vegne av en ekstern deltaker (valgfritt)
Når du er tilordnet en oppgave i en arbeidsflyt, finner du vanligvis ut mer om oppgaven på en av tre måter:
- Du mottar et e-postvarsel om oppgave.
- Du åpner et Microsoft Office-dokument og ser et meldingsfelt med informasjon om at du er tilordnet en relatert oppgave.
- Du kontrollerer SharePoint-nettstedet og oppdager at én eller flere oppgaver er tilordnet til deg.
Når du finner ut at du har blitt tilordnet en oppgave for innsamling av tilbakemelding, gjør du vanligvis to ting:
- Se gjennom elementet Du åpner og ser gjennom elementet.
- Fullfør oppgaven Du bruker oppgaveskjemaet til å sende inn resultatene av gjennomgangen.
Ofte er derfor følgende tre elementer involvert i fullføringen av oppgaven:
- Varslingsmeldingen (som du mottar som e-post)
- Elementet som er sendt til gjennomgang (som du åpner og ser gjennom)
- Oppgaveskjemaet (som du åpner, fyller ut og sender inn)
Slik ser disse tre elementene ut.
Obs!
Knappen Åpne denne oppgaven på båndet i oppgavevarselet vises bare når meldingen åpnes i den fullstendige, installerte versjonen av Outlook, og ikke når den åpnes i nettprogrammet Outlook Web Access.
2. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra oppgavevarslingsmeldingen
Gjør følgende:
- Klikk koblingen til elementet i instruksjonene Fullfør denne oppgaven i en melding i oppgavevarselet.
- Klikk knappen Åpne denne oppgaven i meldingsfeltet i det åpnede elementet.
Obs!
Knappen Åpne denne oppgaven på båndet i oppgavevarselet vises bare når meldingen åpnes i den fullstendige, installerte versjonen av Outlook, og ikke når den åpnes i nettprogrammet Outlook Web Access.
3. Gå til elementet og oppgaveskjemaet fra listen eller biblioteket
Gjør følgende:
- Klikk Pågår-koblingen som er knyttet til elementet og arbeidsflyten, i listen eller biblioteket der elementet som skal gjennomgås, er lagret.
- Klikk tittelen på oppgaven på Arbeidsflytstatus-siden.
- Klikk koblingen til elementet i meldingsfeltet Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for i oppgaveskjemaet.
I dette eksemplet er elementet et Microsoft Word-dokument.
Tips
Hvis dette er en gruppeoppgave, det vil si én enkelt oppgave som er tilordnet til en hel gruppe eller distribusjonsliste, slik at ett enkelt gruppemedlem kan fullføre oppgaven for hele gruppen, er det lurt å gjøre krav på oppgaven før du går gjennom elementet. På denne måten reduseres sjansen for at et annet medlem av gruppen også ser gjennom artikkelen. Hvis du vil ha instruksjoner, kan du se del 7 i dette segmentet, Gjør krav på en gruppeoppgave før du fullfører den.
Legg merke til de to gule meldingsfeltene øverst i dokumentet:
Leseserver-Bare Dette dokumentet er åpent i skrivebeskyttet modus – det vil si at du kan lese dokumentet, men du kan ikke gjøre endringer i det.
Personen som kjører arbeidsflyten, kan velge mellom å tillate tilbakemelding bare i oppgaveskjemaet, eller om den også tillater sporede endringer og kommentarer i selve elementet. Hvis du ikke er sikker på om du skal arbeide med selve elementet, kontakter du personen som startet arbeidsflyten, eller personen som opprinnelig la den til. Hvis du skal sette inn sporede endringer og merknader, klikker du Rediger dokument-knappen .
Her er noen ting du bør være sikker på:
- Pass på at du vet om du skal sjekke ut dokumentet før du setter inn sporede endringer og merknader, eller om du skal la det være sjekket inn slik at flere korrekturlesere kan arbeide på det samtidig.
- Pass på at du aktiverer endringssporing før du setter inn endringer eller kommentarer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se TILLAT-segmentet i denne artikkelen.
- Pass på at du lagrer endringene på serveren når du er ferdig med å arbeide med elementet. Hvis du sjekket ut elementet, sjekker du det inn igjen.
Arbeidsflyt Oppgave Når du er klar til å fullføre og sende inn oppgaveskjemaet, klikker du knappen Åpne denne oppgaven .
5. Fullføre og sende inn oppgaveskjemaet
Oppgaveskjemaet for en oppgave i en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding ser omtrent slik ut.
Vær oppmerksom på at de to første kontrollene (Slett element og Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for elementtittel) ikke vises i oppgaveskjemaet når det åpnes inne i elementet for gjennomgang.
|
|
Slett element Hvis du vil slette denne oppgaven fra gjeldende forekomst av arbeidsflyten, klikker du koblingen hit.
Obs! Hvis du ikke startet denne forekomsten av arbeidsflyten, bør du kontakte personen som startet den, før du sletter oppgaven. |
|---|---|
|
|
Denne arbeidsflytoppgaven gjelder for elementtittel Hvis du vil åpne elementet for gjennomgang, klikker du koblingen her. |
|
|
Status, forespurt av, konsoliderte kommentarer, forfallsdato Du kan ikke redigere eller endre oppføringer i disse fire feltene, men det kan hende at informasjonen i dem er nyttig. Legg merke til at boksen Konsoliderte kommentarer ikke bare inneholder eventuelle tilleggsinstruksjoner om hvordan du fullfører oppgaven, men også alle kommentarer som er sendt inn i skjemaet av deltakere som allerede har fullført oppgavene sine i samme forekomst av arbeidsflyten. På samme måte, når du har sendt inn ditt eget skjema, vil eventuell tekst du tar med i Kommentarer-boksen (4), også vises i Konsoliderte kommentarer-boksen for etterfølgende deltakere. |
|
|
Kommentarer Skriv eller lim inn tilbakemeldingen her. All tekst du skriver inn her, vil bli registrert i arbeidsflytloggen og vil også vises i feltet Konsoliderte kommentarer (3) for etterfølgende deltakere. |
|
|
Send tilbakemelding Når du har skrevet inn tilbakemelding du vil bidra med, i kommentarfeltet (4) og/eller satt inn sporede endringer og kommentarer i selve elementet, klikker du på denne knappen for å sende inn tilbakemelding og fullføre oppgaven. Merk:Før du gjør endringer i selve dokumentet, må du sørge for at du skal gjøre det. Hvis du vil ha mer informasjon, se inndeling 4 i dette segmentet,Segjennom elementet. |
|
|
Avbryt Klikk denne knappen hvis du vil lukke oppgaveskjemaet uten å lagre endringer eller svar. Oppgaven forblir ufullstendig og tilordnet til deg. |
|
|
Be om endring Klikk denne knappen for å be om en endring av elementet du ser gjennom. Hvis du vil ha en illustrasjon av skjemaet der du skriver inn detaljene for forespørselen, og for ytterligere instruksjoner, kan du gå til del 8 i dette segmentet, Be om en endring av elementet. Obs! Dette alternativet kan være deaktivert for visse arbeidsflytoppgaver. |
|
|
Tilordne oppgave på nytt Klikk denne knappen hvis du vil tilordne oppgaven til noen andre. Hvis du vil ha en illustrasjon av siden der du skriver inn detaljene for den nye tilordningen, og for ytterligere instruksjoner, kan du gå til inndeling 9 i dette segmentet, Tilordne oppgaven på nytt til noen andre. Obs! Dette alternativet kan være deaktivert for visse arbeidsflytoppgaver. |
6. Varslinger om forfalte ankomster
Hvis en oppgave eller en hel arbeidsflytforekomst forfaller for fullføring, sendes varsler automatisk til:
- Personen som oppgaven er tilordnet.
- Personen som startet arbeidsflyten (eller, hvis starten var automatisk, personen som opprinnelig la til arbeidsflyten).
7. Gjør krav på en gruppeoppgave før du har fullført den (valgfritt)
Hvis bare én enkelt oppgave er tilordnet til en hel gruppe som du tilhører, kan ethvert medlem av gruppen gjøre krav på og fullføre den ene oppgaven på vegne av hele gruppen.
Gjør krav på oppgaven før du går gjennom elementet. Så snart du gjør krav på oppgaven, blir den tildelt deg, og ingen andre medlemmer av gruppen kan fullføre den. (På denne måten gjør bare én person det nødvendige arbeidet.)
- På Arbeidsflytstatus-siden peker du på navnet på oppgaven som er tilordnet til gruppen, helt til en pil vises.
- Klikk pilen, klikk Rediger element , og klikk deretter knappen Gjør krav på oppgave i oppgaveskjemaet.
Når siden Arbeidsflytstatus oppdateres, kan du se at oppgaven ikke lenger er tilordnet til gruppen, men nå spesifikt til deg.
Hvis du senere vil frigi oppgaven til gruppen på nytt uten å fullføre den, bruker du de samme trinnene for å gå tilbake til oppgaveskjemaet, men nå klikker du Frigi oppgave-knappen .
Tilbake for å se gjennom elementet
8. Be om en endring av elementet (valgfritt)
Før du starter denne prosessen, må du være oppmerksom på at arbeidsflyten kan være satt opp til å avsluttes umiddelbart hvis det gjøres endringer i elementet. Det kan være lurt å høre med personen som startet eller opprinnelig la til arbeidsflyten for å forsikre deg om at det er greit at en endring foretas, og at arbeidsflyten avsluttes da.
Vi demonstrerer alternativet for endringsforespørsel ved å sette det inn i et scenario:
Tenk deg først at du heter Frank.
Så kan du tenke deg at en kollega som heter Önna, har startet en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding på et dokument hun har opprettet.
Når du ser gjennom Annas nye dokument, synes du innledningen er for lang.
Du klikker knappen Be om endring nederst i skjemaet for arbeidsflytoppgaven, og fyller deretter ut dette skjemaet.
|
|
Be om endring fra Skriv inn navnet eller e-postadressen til personen du ber om endringen fra. (Hvis du vil sende forespørselen til personen som startet denne kjøringen av arbeidsflyten, eller, hvis arbeidsflyten startet automatisk, til personen som opprinnelig la til denne arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding, kan du også la dette feltet stå tomt.) |
|---|---|
|
|
Ny forespørsel Beskriv endringen du vil ha gjort, og oppgi eventuell informasjon som personen som utfører endringen, trenger. (All tekst du skriver inn her, legges til i området Konsoliderte kommentarer .) |
|
|
Ny varighet Gjør én av disse tre tingene:
|
|
|
Nye varighetsenheter Hvis du angir en ny varighet for en aktivitet, bruker du dette feltet sammen med feltet Ny varighet til å identifisere perioden før aktiviteten forfaller. (For eksempel: 3 dager eller 1 måned eller 2 uker.) |
Når du har alle skjemaoppføringene slik du vil ha dem, klikker du Send, og gjeldende oppgave merkessom Fullført. (Men du er ikke ferdig ennå. Du blir tilordnet en gjennomgangsoppgave igjen etter at Anna har fullført endringsoppgaven.)
I mellomtiden mottar Anna følgende e-postvarsel:
Etter å ha kastet et blikk på emne-linjen (nummer 1 i illustrasjonen) kan Anna se at dette ikke er et vanlig varsel for innsamling av tilbakemelding, men i stedet en forespørsel om å endre noe med elementet. Hun finner informasjonen om den bestemte endringen som er forespurt i teksten Endring bedt om (tallet 2).
Anna sjekker ut elementet, foretar de forespurte endringene (eller ikke), lagrer deretter eventuelle endringer og sjekker elementet inn igjen. (Husk at hvis arbeidsflyten er satt opp til å avsluttes så snart det gjøres endringer i elementet, vil denne handlingen føre til at arbeidsflyten avsluttes.)
Deretter går Anna til Arbeidsflytstatus-siden og åpner endringsforespørselsoppgaven fra Oppgaver-området der.
Anna legger til all ønsket informasjon i kommentarfeltet , og klikker deretter Send svar. Arbeidsflyten utfører to handlinger:
- Den merker Annas endringsforespørsel som fullført.
- Den tilordner en ny korrekturoppgave til deg (med Annas kommentarer lagt til i området Konsoliderte kommentarer ) og sender deg et varsel om denne oppgaven.
Nå kan du fullføre gjennomgangen av det endrede elementet.
I mellomtiden spores alle disse handlingene og er synlige i Arbeidsflytlogg-delen på statussiden for arbeidsflyten, som vist i illustrasjonen nedenfor.
Her er et diagram over hele prosessen.
9. Tilordne oppgaven til noen andre (valgfritt)
Hvis du vil at noen andre skal fullføre en arbeidsflytoppgave som du er blitt tilordnet, klikker du Tilordne oppgave-knappen i skjemaet for arbeidsflytoppgaven.
Dette skjemaet vises.
|
|
Tildel oppgave til Angi navn eller adresse til personen du vil tilordne denne oppgaven til. Hvis du vil tilordne oppgaven til personen som startet arbeidsflyten, eller, hvis arbeidsflyten startet automatisk, til personen som opprinnelig la til arbeidsflyten — lar du dette feltet stå tomt. |
|---|---|
|
|
Ny forespørsel Oppgi all informasjon som personen du tilordner oppgaven til, trenger for å fullføre oppgaven. (All tekst du skriver inn her, legges til i området Konsoliderte kommentarer .) |
|
|
Ny varighet Gjør én av disse tre tingene:
|
|
|
Nye varighetsenheter Hvis du angir en ny varighet for en aktivitet, bruker du dette feltet sammen med feltet Ny varighet til å identifisere perioden før aktiviteten forfaller. (For eksempel: 3 dager eller 1 måned eller 2 uker.) |
Klikk Send når skjemaet er fullført. Oppgaven merkes som fullført, en ny oppgave tilordnes til personen som nå er ansvarlig for oppgaven, og et oppgavevarsel sendes.
All ny informasjon som du har oppgitt, inkluderes i teksten Delegert av i det nye oppgavevarselet (nummer 1 i illustrasjonen nedenfor).
I mellomtiden spores alle disse endringene og er synlige i Oppgave- og Logg-inndelingene på statussiden for arbeidsflyten, som vist her.
10. Fullføre en oppgave på vegne av en ekstern deltaker (valgfritt)
Det finnes en spesiell prosess for å inkludere deltakere som ikke er medlemmer av SharePoint-organisasjonen. I denne prosessen fungerer et nettstedmedlem som en proxy for den eksterne deltakeren:
- Ta med e-postadressen til den eksterne deltakeren i den aktuelle Tildel til-trinnet på den andre siden i tilknytningsskjemaet.
- Arbeidsflyten tilordner den eksterne deltakerens oppgave til nettstedsmedlemmet som starter arbeidsflyten, eller, hvis arbeidsflyten starter automatisk, til medlemmet som opprinnelig la til arbeidsflyten. Denne personen som oppgaven faktisk er tilordnet, fungerer som stedfortreder for den eksterne deltakeren.
- Dette nettstedsmedlemmet mottar et oppgavevarsel med instruksjoner om å sende en kopi av elementet for gjennomgang til den eksterne deltakeren. (I mellomtiden mottar den eksterne deltakeren en kopi av oppgavevarslingen, som kan fungere som et nyttig varsel eller varsel.)
- Nettstedsmedlemmet som oppgaven faktisk er tilordnet, sender en kopi av elementet til den eksterne deltakeren.
- Den eksterne deltakeren ser gjennom elementet og sender svaret tilbake til områdemedlemmet.
- Når svaret fra den eksterne deltakeren mottas, fullfører nettstedsmedlemmet oppgaven i SharePoint-produkter på vegne av den eksterne deltakeren.
Her er et diagram over prosessen.
Til toppen av segmentet | Til toppen av artikkelen
|
OVERVÅKE, justere eller stoppe en pågående arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding |
|---|
Overvåke, justere eller stoppe en pågående arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding
Det sentrale stedet der du kan overvåke, justere eller stoppe en arbeidsflyt som kjører, er Arbeidsflytstatus-siden for den aktuelle forekomsten av arbeidsflyten.
Først viser vi deg hvordan du kommer til denne siden, og deretter viser vi deg hvordan du bruker alternativene og informasjonen du finner der. Til slutt viser vi deg to andre sider der du kan få ytterligere overvåkingsinformasjon.
Deler i dette segmentet
- Gå til statussiden for arbeidsflyten
- Bruke Arbeidsflytstatus-siden til å overvåke fremdriften i arbeidsflyten
- Endre aktive oppgaver (allerede tilordnede oppgaver)
- Endre fremtidige oppgaver (oppgaver som ennå ikke er tilordnet)
- Avbryte eller avslutte denne arbeidsflytkjøringen
- Finne ut hvilke arbeidsflyter som kjører på et element
- Overvåk arbeidsflyter for hele områdesamlingen
1. Gå til siden Status for arbeidsflyt
Klikk Pågår-koblingen for elementet og arbeidsflyten du vil bruke, i listen eller biblioteket der elementet befinner seg.
I dette eksemplet er elementet dokumentet Keynote Draft, og arbeidsflyten er Godkjenning 3.
Arbeidsflytstatussiden åpnes.
Obs!
- Hvis listen eller biblioteket inneholder et stort antall elementer, kan du bruke sortering og/eller filtrering for å finne elementet du leter etter, raskere. Hvis du finner ut at du sorterer og/eller filtrerer på samme måte gjentatte ganger, kan det være nyttig å opprette en egendefinert visning som automatiserer den bestemte sorteringen.
- For å komme til Arbeidsflytstatus-siden kan du også klikke koblingen Vis status for denne arbeidsflyten i e-postvarselet «har startet» eller koblingen Vis arbeidsflytloggen i e-postvarselet «er fullført» for det bestemte tilfellet du er interessert i.
2. Bruke Arbeidsflytstatus-siden til å overvåke fremdriften i arbeidsflyten
Her, under illustrasjonen av hver del av siden Status for arbeidsflyt, finner du overvåkingsspørsmålene som delen besvarer.
Delen Informasjon om arbeidsflyt
Besvarte spørsmål:
- Hvem startet denne forekomsten av arbeidsflyten?
- Når ble denne forekomsten startet?
- Når skjedde den siste handlingen i dette tilfellet?
- Hvilket element kjører denne forekomsten på?
- Hva er gjeldende status for denne forekomsten?
Delen Oppgaver
Besvarte spørsmål:
- Hvilke oppgaver er allerede opprettet og tilordnet, og hva er deres gjeldende status?
- Hvilke oppgaver er allerede fullført, og hva var utfallet for hver av disse oppgavene?
- Hva er forfallsdatoen for hver oppgave som allerede er opprettet og tilordnet?
Oppgaver som er slettet, og oppgaver som ennå ikke er tilordnet, vises ikke i denne inndelingen.
Delen Arbeidsflytlogg
Besvarte spørsmål:
- Hvilke hendelser har allerede skjedd i denne forekomsten av arbeidsflyten?
- Vær oppmerksom på at varslinger om forfalte oppgaver og varsler om forfalte oppgaver ikke vises i dette området.
3. Endre aktive oppgaver (allerede tilordnede oppgaver)
Du kan endre oppgaver som allerede er tilordnet, men som ennå ikke er fullført, på to måter:
- Endre én enkelt aktiv oppgave
- Endre alle aktive oppgaver
Endre én enkelt aktiv oppgave
Tillatelser Hvis du vil endre en enkelt oppgave som er tilordnet en annen enn deg selv, må du ha tillatelse til å administrere lister. (Eiere-gruppen har tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppene. Det kan for eksempel være mulig å ha tillatelser som gir deg rett til å starte en arbeidsflyt, men ikke til å gjøre endringer i oppgaven til en annen deltaker.)
Hvis du har de nødvendige tillatelsene:
- Klikk tittelen på oppgaven i Oppgaver-listen på Arbeidsflytstatus-siden.
- Bruk oppgaveskjemaet til å fullføre, slette, tilordne oppgaven på nytt eller til å be om en endring av elementet.
Hvis du vil ha mer detaljerte instruksjoner om hvordan du bruker oppgaveskjemaet, kan du se delen FULLFØR i denne artikkelen.
Endre alle aktive oppgaver
Tillatelser Alle fire kommandokoblinger i illustrasjonen nedenfor vises på arbeidsflytstatussiden til alle som har tillatelse til å administrere lister. De tre første koblingene vises på siden til personen som startet arbeidsflytforekomsten, men koblingenAvslutt denne arbeidsflyten vises ikke med mindre denne personen også har tillatelse til å administrere lister. (Eiere-gruppen har også tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppen.)
Klikk koblingen Oppdater aktive oppgaver for Samle inn tilbakemelding i området rett under arbeidsflytvisualiseringen på Arbeidsflytstatus-siden.
Gjør endringene i skjemaet som åpnes, og klikk deretter OK.
- Meldinger som gjenspeiler endringene, sendes til personene som for øyeblikket er tilordnet oppgaver i denne kjøringen.
- Oppgaver som allerede er fullført eller slettet, og oppgaver som ikke er tilordnet ennå, påvirkes ikke av endringene du gjør i dette skjemaet.
- Hvis du vil gjøre endringer i oppgaver som ennå ikke er tilordnet, kan du se delen nedenfor i dette segmentet, Endre fremtidige oppgaver.
|
|
Varighet per aktivitet, varighetsenheter Hvis du vil beholde den eksisterende forfallsdatoen , lar du varigheten per aktivitet stå tom og ikke endrer varighetsenhetene. Slik fjerner du forfallsdatoen, slik at den ikke er noen Skriv inn tallet 0 i varighet per oppgave. Slik flytter du forfallsdatoen ut ved å utvide varigheten for aktiviteten Bruk begge varighetsfeltene til å angi hvor mange og hvilke enhetstyper du vil utvide varigheten med. |
|---|---|
|
|
Forespørsel Slik endrer du forespørselsteksten Gjør eventuelle endringer du ønsker i tekstboksen. |
- Når du har alle feltene i skjemaet slik du vil ha dem, klikker du OK.
Alle aktive oppgaver i gjeldende forekomst oppdateres.
4. Endre fremtidige oppgaver (oppgaver som ennå ikke er tilordnet)
Tillatelser Alle fire kommandokoblinger i illustrasjonen nedenfor vises på arbeidsflytstatussiden til alle som har tillatelse til å administrere lister. De tre første koblingene vises på siden til personen som startet arbeidsflytforekomsten, men koblingenAvslutt denne arbeidsflyten vises ikke med mindre denne personen også har tillatelse til å administrere lister. (Eiere-gruppen har også tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppen.)
Klikk koblingen Legg til eller oppdater korrekturlesere av Samle inn tilbakemelding i området rett under arbeidsflytvisualiseringen på Arbeidsflytstatus-siden.
Gjør endringene i skjemaet som åpnes, og klikk deretter OPPDATER.
Obs!
Oppgaver som allerede er opprettet og tilordnet, påvirkes ikke av endringene du gjør i dette skjemaet.
|
|
Deltakere, Rekkefølge, Utvid grupper
Obs! Du kan bruke avmerkingsboksenVis grupper til å angi om oppførte distribusjonsgrupper bare skal tilordnes én aktivitet for hele gruppen eller én aktivitet per medlem. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker disse feltene, kan du se PLAN-segmentet og det aktuelle LEGG-til-segmentet (liste/bibliotek eller områdesamling) i denne artikkelen. |
|---|---|
|
|
Forespørsel
|
|
|
Forfallsdato for alle aktiviteter, varighet per aktivitet, varighetsenheter
|
- Når du har alle feltene i skjemaet slik du vil ha dem, klikker du OK.
Alle fremtidige oppgaver i gjeldende forekomst vil gjenspeile endringene.
5. Avbryte eller avslutte denne arbeidsflytkjøringen
Det er to måter du kan stoppe en arbeidsflytforekomst som kjører, før den er fullført normalt:
- Avbryte arbeidsflyten Alle oppgaver avbrytes, men beholdes i Oppgaver-området på Arbeidsflytstatus-siden.
- Avslutt denne arbeidsflyten Alle oppgaver avbrytes og slettes fra Oppgaver-området på statussiden for arbeidsflyten. (De gjenspeiles imidlertid fortsatt i arbeidsflytloggområdet.)
Instruksjoner for begge metodene følger.
Avbryt (alle oppgaver er avbrutt, men beholdes i både oppgavelisten og loggen)
Tillatelser Alle fire kommandokoblinger i illustrasjonen nedenfor vises på arbeidsflytstatussiden til alle som har tillatelse til å administrere lister. De tre første koblingene vises på siden til personen som startet arbeidsflytforekomsten, men koblingenAvslutt denne arbeidsflyten vises ikke med mindre denne personen også har tillatelse til å administrere lister. (Eiere-gruppen har også tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppen.)
Hvis gjeldende forekomst av en arbeidsflyt ikke lenger er nødvendig eller ønsket, kan den stoppes.
- Klikk koblingen Avbryt alle oppgaver for innsamling av tilbakemelding i området rett under arbeidsflytvisualiseringen på Arbeidsflytstatus-siden.
Alle aktive oppgaver avbrytes, og arbeidsflyten avsluttes med statusen Avbrutt. De avbrutte oppgavene er fortsatt oppført både i Oppgaver-området og i Arbeidsflytlogg-området .
Avslutning (alle oppgaver slettet fra oppgavelisten, men beholdt i loggen)
Tillatelser Alle fire kommandokoblinger i illustrasjonen nedenfor vises på arbeidsflytstatussiden til alle som har tillatelse til å administrere lister. De tre første koblingene vises på siden til personen som startet arbeidsflytforekomsten, men koblingenAvslutt denne arbeidsflyten vises ikke med mindre denne personen også har tillatelse til å administrere lister. (Eiere-gruppen har også tillatelse til å administrere lister som standard, men ikke Medlemmer-gruppen og besøkende-gruppen.)
Hvis det oppstår en feil, eller hvis arbeidsflyten stopper og ikke svarer, kan den avsluttes.
- Klikk koblingen Avslutt denne arbeidsflyten i området rett under visualiseringen av arbeidsflyten på Arbeidsflytstatus-siden.
Alle oppgaver som opprettes av arbeidsflyten, avbrytes og slettes fra Oppgaver-området på siden Arbeidsflytstatus, men gjenspeiles fortsatt i arbeidsflytloggområdet . Arbeidsflyten avsluttes med statusen Avbrutt.
6. Finne ut hvilke arbeidsflyter som kjører på et element
På Arbeidsflyter-siden vises en liste over arbeidsflyter som kjører på elementet.
- Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.
- Klikk ikonet foran elementnavnet for å merke det, og klikk deretter Arbeidsflyter i Arbeidsflyter-gruppen på Files-fanen på båndet.
- På siden Arbeidsflyter: Elementnavn under Arbeidsflyter som kjører, finner du en liste over arbeidsflytforekomster som for øyeblikket kjører på elementet.
Obs!
Vær oppmerksom på at det ikke er mulig å kjøre flere forekomster av én arbeidsflytversjon på samme element samtidig. Eksempel: To arbeidsflyter, begge basert på malen for innsamling av tilbakemelding, er lagt til. Én heter Plantilbakemelding og den andre heter Budsjetttilbakemelding. På ett element om gangen, én forekomst hver av Plantilbakemelding og Budsjetttilbakemelding kan kjøre, men ikke to forekomster av hver arbeidsflyt.
7. Overvåk arbeidsflyter for hele områdesamlingen
Administratorer for nettstedssamlinger kan se følgende med et øyekast:
- Hvor mange arbeidsflyter basert på hver arbeidsflytmal som for øyeblikket finnes i nettstedssamlingen.
- Om selve arbeidsflytmalen er aktiv eller inaktiv i nettstedssamlingen.
- Hvor mange forekomster av arbeidsflytversjoner basert på hver arbeidsflytmal som for øyeblikket kjører i nettstedssamlingen.
Slik gjør du det:
- Åpne hjemmesiden for områdesamlingen (ikke hjemmesiden for et område eller sekundært område i samlingen).
- Klikk Innstillinger-ikonet og klikk deretter Innstillinger for område.
- Klikk Arbeidsflyter under Nettstedsadministrasjon på siden Innstillinger for nettsted.
Arbeidsflytsiden åpnes og viser informasjonen.
Hva skjer videre?
Hvis dette er første gang denne arbeidsflytversjonen kjøres, kan du bruke instruksjonene i avsnittet SE gjennom i denne artikkelen til å vise hendelsene i forekomsten og finne ut om arbeidsflyten fungerer slik du ønsker.
Til toppen av segmentet | Til toppen av artikkelen
|
SE gjennom: Samle inn tilbakemelding, arbeidsflytresultater og opprette rapporter |
|---|
Se gjennom resultater fra arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding og opprette rapporter
Når arbeidsflytforekomsten er fullført, kan du se gjennom hendelsene som er registrert i loggen. (Du kan ha tilgang til posten for enhver forekomst i opptil 60 dager etter at forekomsten er fullført.)
Viktig
Vær oppmerksom på at arbeidsflytloggen bare er ment som uformell referanse. Den kan ikke brukes til offisielle revisjoner eller til andre juridiske, bevismessige formål.
Du kan også kjøre rapporter om den generelle ytelsen til arbeidsflyten på tvers av forekomster.
Deler i dette segmentet
- Se gjennom hendelser i den nyeste forekomsten
- Få tilgang til forekomstlogg i opptil 60 dager
- Opprette ytelsesrapporter for arbeidsflyt
1. Se gjennom hendelser i den nyeste forekomsten
Så lenge et element forblir i samme liste eller bibliotek, og inntil den samme arbeidsflyten kjøres på nytt på det samme elementet, kan du få tilgang til loggen for den nyeste forekomsten fra listen eller biblioteket.
Slik viser du arbeidsflytstatussiden for den nyeste forekomsten av en arbeidsflyt som er kjørt på et element:
- Klikk statuskoblingen for elementet og arbeidsflyten du vil bruke, i listen eller biblioteket der elementet befinner seg.
I dette eksemplet er elementet dokumentet som heter Keynote-utkast , og arbeidsflyten er Godkjenning av nytt dokument.
Delen Arbeidsflytlogg er plassert nesten nederst på siden Arbeidsflytstatus.
2. Få tilgang til forekomstlogg i opptil 60 dager
Hva hvis du vil gå gjennom loggen for en forekomst etter at du har kjørt samme arbeidsflyt på samme element på nytt?
Du kan faktisk gjøre dette i opptil 60 dager fra ett av to startpunkter: listen eller biblioteket eller meldingen om arbeidsflytfullføring. (Seksti dager er hvor lenge SharePoint-produkter beholder aktivitetsloggen for arbeidsflyter.)
Fra listen eller biblioteket
- Gå til listen eller biblioteket der elementet er lagret.
- Klikk ikonet foran elementnavnet for å merke det, og klikk deretter Arbeidsflyter i Arbeidsflyter-gruppen på Files-fanen på båndet.
- Klikk navnet eller statusen for arbeidsflytforekomsten du vil se gjennom, under Fullførte arbeidsflyter på siden Arbeidsflyter: Elementnavn.
Arbeidsflytstatus-siden for denne forekomsten åpnes.
Fra meldingen om fullføring av arbeidsflyten
- Åpne varselet om arbeidsflytfullføring for forekomsten du vil se gjennom, og klikk deretter koblingen Vis arbeidsflytloggen .
Arbeidsflytstatus-siden for denne forekomsten åpnes.
Hvis du vil beholde alle fullføringsvarslene, bør du kanskje opprette en Outlook-regel. Konfigurer regelen for å kopiere alle innkommende meldinger der teksten er fullført på emnelinjen , til en egen, separat mappe. (Pass på at Outlook-regelen kopierer innkommende meldinger og ikke bare flytter dem, ellers vises de ikke også i innboksen.) Hvis du vil lære mer om hvordan du oppretter Outlook-regler, kan du se artikkelen Behandle e-postmeldinger med regler.
3. Opprette ytelsesrapporter for arbeidsflyt
Hvis du vil finne ut hvordan en av arbeidsflytversjonene generelt fungerer – over tid og over flere forekomster – kan du opprette én eller begge av to forhåndsdefinerte rapporter:
- Rapport for aktivitetsvarighet Bruk denne rapporten til å se gjennomsnitt av hvor lang tid det tar for hver aktivitet i en arbeidsflyt å fullføre, i tillegg til hvor lang tid det tar for hver fullførte kjøring eller forekomst av arbeidsflyten å fullføre.
- Annullering og feilrapport Bruk denne rapporten til å se om en arbeidsflyt ofte avbrytes eller om det oppstår feil før den fullføres.
Opprette de tilgjengelige rapportene for en arbeidsflyt
- Klikk en kobling for statusinformasjon i listen eller biblioteket i Status-kolonnen for den aktuelle arbeidsflyten.
- Klikk Vis arbeidsflytrapporter under Arbeidsflytlogg på Arbeidsflytstatus-siden.
- Finn arbeidsflyten du vil vise en rapport for, og klikk deretter navnet på rapporten du vil vise.
- På Tilpass-siden enten beholder eller endrer du plasseringen der rapportfilen opprettes, og deretter klikker du OK.
Rapporten opprettes og lagres på den angitte plasseringen. - Når rapporten er fullført, kan du klikke koblingen i illustrasjonen nedenfor for å vise den. Ellers klikker du OK for å avslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til å vise rapporten, vil du finne den på plasseringen du angav i forrige trinn.)
Hva skjer videre?
Hvis arbeidsflyten fungerer akkurat slik du ønsker, er du klar til å begynne å bruke den.
Hvis det er noe du vil endre om hvordan det fungerer, kan du se ENDRE-segmentet i denne artikkelen.
Til toppen av segmentet | Til toppen av artikkelen
|
ENDRE, deaktivere eller slette en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding |
|---|
Endre, deaktivere eller fjerne en arbeidsflyt for innsamling av tilbakemelding
Når du har kjørt den første forekomsten av den nye arbeidsflyten for innsamling av tilbakemelding og gjennomgått resultatene, vil du kanskje gjøre en eller flere endringer i måten arbeidsflyten er konfigurert på.
Det kan også hende at du på andre tidspunkter i fremtiden vil gjøre ytterligere endringer i konfigurasjonen.
Det kan hende du på et eller annet tidspunkt vil deaktivere arbeidsflyten for en kortere eller lengre periode, men ikke fjerne den, eller du kan velge å fjerne den helt.
Deler i dette segmentet
1. Endre permanente innstillinger for en arbeidsflyt
Hvis du vil gjøre permanente endringer i innstillingene for en eksisterende arbeidsflyt, åpner og redigerer du tilknytningsskjemaet som opprinnelig ble brukt til å legge den til.
Hvis arbeidsflyten kjører i bare én liste eller ett bibliotek
Åpne listen eller biblioteket der arbeidsflyten kjøres.
Klikk fanen Liste eller Bibliotek på båndet.
Obs!
Navnet på fanen kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. Denne fanen kalles for eksempel Calendar i en kalenderliste.
Klikk Arbeidsflytinnstillinger i Innstillinger-gruppen.
Klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillinger for, under Arbeidsflytnavn (klikk for å endre innstillinger) på siden Arbeidsflytinnstillinger.
Obs!
Hvis tilbakemeldingsarbeidsflyten du ønsker, ikke vises i listen, kan det hende den bare er knyttet til én innholdstype. Hvilke arbeidsflyter som vises i denne listen, styres av kontrollen Vis arbeidsflyttilknytninger av denne typen , som er plassert like over listen. (Se illustrasjonen.) Klikk gjennom alternativene for innholdstype i rullegardinmenyen for å finne ut hvilken som viser arbeidsflyten du vil bruke. Når arbeidsflyten du vil bruke, vises i listen, klikker du navnet på arbeidsflyten.
Gjør og lagre endringene du ønsker, i det samme tilknytningsskjemaet på to sider som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten.
Hvis du vil ha mer informasjon om feltene og kontrollene i tilknytningsskjemaet, kan du se PLAN-segmentet og det aktuelle ADD-segmentet (liste/bibliotek eller områdesamling) i denne artikkelen.
Hvis arbeidsflyten kjører i alle lister og biblioteker i områdesamlingen
- Åpne hjemmesiden for områdesamlingen (ikke hjemmesiden for et område eller sekundært område i samlingen).
- Klikk Innstillinger-ikonet og klikk deretter Innstillinger for område.
- Klikk Innholdstyper for nettsted under Gallerier på siden Innstillinger for nettsted.
- Klikk navnet på innholdstypen for nettsted som arbeidsflyten kjører på, på siden Innholdstyper for nettsted.
- KlikkArbeidsflytinnstillinger underInnstillinger på siden for den valgte innholdstypen.
- Klikk navnet på arbeidsflyten du vil endre innstillinger for, under Arbeidsflytnavn (klikk for å endre innstillinger) på siden Arbeidsflytinnstillinger.
- Gjør og lagre endringene du ønsker, i det samme tilknytningsskjemaet på to sider som opprinnelig ble brukt til å legge til arbeidsflyten.
Hvis du vil ha mer informasjon om feltene og kontrollene i tilknytningsskjemaet, kan du se PLAN-segmentet og det aktuelle ADD-segmentet (liste/bibliotek eller områdesamling) i denne artikkelen.
2. Deaktivere eller fjerne en arbeidsflyt
Hvis arbeidsflyten kjører i bare én liste eller ett bibliotek
Åpne listen eller biblioteket der arbeidsflyten kjøres.
Klikk fanen Liste eller Bibliotek på båndet.
Obs!
Navnet på fanen kan variere i henhold til typen liste eller bibliotek. Denne fanen kalles for eksempel Calendar i en kalenderliste.
Klikk Arbeidsflytinnstillinger i Innstillinger-gruppen.
Klikk koblingen Fjern en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.
Bruk skjemaet på siden Fjern arbeidsflyter til å deaktivere, aktivere på nytt eller fjerne arbeidsflyter.
Det finnes fem kolonner i skjemaet:
- Arbeidsflyt Navnet på arbeidsflyten.
- Forekomster Antall forekomster av arbeidsflyten som kjører på elementer.
- Tillat Alternativ som gjør at arbeidsflyten kan fortsette å fungere normalt.
- Ingen nye forekomster Alternativ som gjør at alle forekomster av arbeidsflyten som kjører, kan fullføres, men som deaktiverer arbeidsflyten ved å gjøre den utilgjengelig for kjøring av nye forekomster. (Denne handlingen kan angres. Hvis du vil aktivere arbeidsflyten på nytt senere, går du tilbake til denne siden og velger Tillat.)
- Fjern Alternativ som fjerner arbeidsflyten helt fra listen eller biblioteket. Alle kjørende forekomster avsluttes umiddelbart, og kolonnen for denne arbeidsflyten vises ikke lenger på siden for listen eller biblioteket. (Denne handlingen kan ikke angres.)
Hvis arbeidsflyten kjører i alle lister og biblioteker i områdesamlingen
- Åpne hjemmesiden for områdesamlingen (ikke hjemmesiden for et område eller sekundært område i samlingen).
- Klikk Innstillinger-ikonet og klikk deretter Innstillinger for område.
- Klikk Innholdstyper for nettsted under Gallerier på siden Innstillinger for nettsted.
- Klikk navnet på innholdstypen for nettsted som arbeidsflyten kjører på, på siden Innholdstyper for nettsted.
- Klikk Arbeidsflytinnstillinger underInnstillinger på siden for den valgte innholdstypen.
- Klikk koblingen Fjern en arbeidsflyt på siden Arbeidsflytinnstillinger.
- Bruk skjemaet på siden Fjern arbeidsflyter til å deaktivere, aktivere på nytt eller fjerne arbeidsflyter.
Det finnes fem kolonner i skjemaet:
- Arbeidsflyt Navnet på arbeidsflyten.
- Forekomster Antall forekomster av arbeidsflyten som kjører på elementer.
- Tillat Alternativ som gjør at arbeidsflyten kan fortsette å fungere normalt.
- Ingen nye forekomster Alternativ som gjør at alle forekomster av arbeidsflyten som kjører, kan fullføres, men som deaktiverer arbeidsflyten ved å gjøre den utilgjengelig for kjøring av nye forekomster. (Denne handlingen kan angres. Hvis du vil aktivere arbeidsflyten på nytt senere, går du tilbake til denne siden og velger Tillat.)
- Fjern Alternativ som fjerner arbeidsflyten helt fra områdesamlingen. Alle kjørende forekomster avsluttes umiddelbart, og kolonnen for denne arbeidsflyten vises ikke lenger på siden for listen eller biblioteket. (Denne handlingen kan ikke angres.)
Hva skjer videre?
Hvis du har gjort noen endringer, kjører du en testforekomst av arbeidsflyten for å dobbeltsjekke effekten av endringene.
Tilpasse ytterligere
Det finnes en rekke måter å tilpasse arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint-produkter på.
Du kan også opprette egendefinerte arbeidsflyter fra grunnen av.
Du kan bruke noen av eller alle følgende programmer:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 Tilpasse arbeidsflytskjemaer, handlinger og virkemåter.
- Microsoft Visual Studio Bygg egendefinerte arbeidsflythandlinger.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se hjelpesystemet for Microsoft Software Developer Network (MSDN).