Opprette og oppdatere en kolonne for eksterne data i en liste eller et bibliotek

Du kan legge til en spesiell type kolonne i en opprinnelig liste eller et bibliotek kalt en kolonne for eksterne data. I denne kolonnen kan du kombinere en kolonne med data fra en ekstern datakilde med andre kolonner i en opprinnelig liste eller bibliotek. Fordi en kolonne for eksterne data legges til i en opprinnelig liste eller et opprinnelig bibliotek, fungerer alle relaterte liste- eller bibliotekfunksjoner, inkludert versjonskontroll, godkjenninger, inn- og utsjekking og filvedlegg.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Finne innhold om eksterne data.

Hva vil du gjøre?

• Before you begin
• Forstå eksempler på bruk av eksterne datakolonner
• Opprette en kolonne for eksterne data i en liste eller et bibliotek
• Oppdatere en kolonne for eksterne data
• Oppdatere en kolonne for eksterne data

Før du begynner

Arbeid med eksterne data krever flere forhåndsutførte oppgaver for å sikre tilgang til dataene. Informasjonen nedenfor kan gjøre det enklere å planlegge de neste trinnene. Hvis det oppstår problemer når du prøver å arbeide med eksterne data, kan denne informasjonen også bidra til å identifisere problemet. Hvis du vil ha tilgang eksterne data, må du eller administrator gjøre følgende:

Klargjøre den eksterne datakilden En administrator må kanskje opprette en konto og gi tilgangstillatelser til datakilden for å sikre at de riktige personene har tilgang til dataene, og at dataene ikke ender opp i feil hender. I en ekstern database kan det også være aktuelt for administratoren å opprette bestemte tabeller, visninger og spørringer og så videre for å begrense resultatene til det som er nødvendig, og for å øke ytelsen.

Konfigurere SharePoint-tjenester og -kontoer En administrator må aktivere Tilkoblingstjenester for forretningsdata og Sikker lagringstjeneste.

Konfigurere sikker lagringstjeneste En administrator må gjøre følgende: avgjøre beste tilgangsmodus for den eksterne datakilden, opprette et målprogram og angi legitimasjon for målprogrammet.

Konfigurere datatilkoblingstjenester for forretningsdata En administrator må sikre at brukeren som oppretter det eksterne innholdet, har tilgang til metadatalageret for tilkobling for forretningsdata, og at de riktige brukerne har tilgang til den eksterne innholdstypen som den eksterne listen er basert på.

Opprette en ekstern innholdstype En bruker må angi en ekstern innholdstype som inneholder informasjon om tilkoblinger, tilgang, bruksmetoder, kolonner, filtre og andre metadata som brukes til å hente dataene fra den eksterne datakilden.

Til toppen av siden

Forstå eksempler på bruk av eksterne datakolonner

Avsnittene nedenfor beskriver noen praktiske bruksområder for å legge til en kolonne med eksterne data i en liste eller et bibliotek.

Kundekontrakter og kontaktinformasjon Du har et dokumentbibliotek som inneholder kundekontrakter. All kundeinformasjon vedlikeholdes imidlertid i et bransjeprogram (for eksempel SAP eller Microsoft CRM) som har en datakilde som er ekstern for SharePoint-produkter. Du vil spore kundens kontrakter i dokumentbiblioteket, men forsikre deg om at relatert kundeinformasjon er oppdatert og ikke unødvendig duplisert. Du kan gjøre dette ved å legge til én eller flere eksterne datakolonner i biblioteket for å knytte det aktuelle kundenavnet og telefonnummeret til hver kontrakt som er lagret i biblioteket. Kolonnen for eksterne data gjør det enkelt å legge inn eller oppdatere riktig informasjon og henter automatisk kundeinformasjon fra den eksterne datakilden. I dette scenarioet kan du også opprette et strukturert Word-dokument som fremhever verdiene til de eksterne datakolonnene i et Word-dokument, slik at du kan redigere verdiene i dokumentinformasjonspanelet eller ved hjelp av Word-innholdskontroller.

Enkle produktdata med bilder Du har opprettet et bildebibliotek som inneholder bilder av produktene organisasjonen selger. Du legger til en kolonne for eksterne data i biblioteket som har tilgang til produktnavnet, produktkoden og gjeldende pris fra en ekstern database. Når den eksterne innholdstypen er opprettet, sikrer du imidlertid at de eksterne dataene er skrivebeskyttet. Firmaets regler og prosesser krever at eventuelle endringer i produktinformasjonen gjøres gjennom databasesystemet. Men nå kan flere personer i organisasjonen enkelt se all vanlig produktinformasjon samlet i én bibliotekvisning.

Til toppen av siden

Opprette en kolonne for eksterne data i en liste eller et bibliotek

1. Gå til SharePoint-nettstedet, og gå deretter til listen eller biblioteket.

   Obs!

   Du kan ikke legge til en kolonne for eksterne data i en ekstern liste.

2. Klikk Liste- eller bibliotekinnstillinger> eller Bibliotekinnstillinger.

3. Klikk Opprett kolonne i Kolonner-delen.

4. Skriv inn navnet på kolonnen, for eksempel Kunde, og deretter klikker du Eksterne data under Kolonnetyper.

5. Klikk velgeren for ekstern innholdstype under Ekstern innholdstype, og velg deretter ønsket element fra listen over eksterne innholdstyper, for eksempel CustomerCRM.

6. Avgjør hvordan du vil håndtere eventuelle handlinger som er definert for den eksterne innholdstypen ved å gjøre ett eller flere av følgende:

   • Hvis du vil vise en meny med én eller flere handlinger, klikker du Vis handlingsmenyen.
   • Hvis du vil at kolonnen for eksterne data skal utføre standardhandlingen når valgt, klikker du Koble denne kolonnen til standardhandlingen for typen eksternt innhold.

7. Klikk Velg alle felt under Legg til en kolonne for å vise hvert av disse ekstra feltene, eller velg ett eller flere spesifikke feltnavn, for eksempel Kundenavn og Telefonnummer.

Til toppen av siden

Oppdatere en kolonne for eksterne data

1. Gå til SharePoint-nettstedet, og gå deretter til listen eller biblioteket.
2. Legg til eller rediger et element i listen, eller i egenskapene for dokumentbiblioteket.
3. Klikk Velger for eksternt dataelement i tekstboksen for eksterne data, for eksempel kundenavn.
   Forfatteren av den eksterne innholdstypen må definere hvordan velgeren for eksternt dataelement fungerer, ved å velge et passende identitetsfelt og opprette ett eller flere filtre slik at du raskt kan finne den riktige verdien. Hvis dette ikke er tilfellet, kontakter du forfatteren av den eksterne innholdstypen eller systemansvarlig for å få hjelp.
4. Velg den aktuelle oppføringen i dialogboksen, for eksempel Nancy Davolio, og klikk deretter OK.

Dataene oppdateres i den eksterne listen og den eksterne datakilden.

Til toppen av siden

Oppdatere en kolonne for eksterne data

Av ytelseshensyn bufres dataene i en kolonne for eksterne data på en server eller tjeneste, og viser kanskje ikke de nyeste verdiene fra det eksterne datasystemet. Du kan oppdatere kolonnen for eksterne data for å sikre at de eksterne dataene som vises, er oppdaterte. Vær imidlertid forsiktig når du oppdaterer fordi det kan ta lang tid avhengig av hvordan de eksterne dataene er konfigurert.

1. Gå til SharePoint-nettstedet, og gå deretter til listen eller biblioteket.
2. Klikk Oppdater i kolonneoverskriften for eksterne data.
3. På Oppdater-siden bestemmer du om du vil oppdatere bare den gjeldende mappen eller den gjeldende mappen og alle undermappene.
4. Klikk på OK.

Til toppen av siden