SharePoint tilbyr en skalerbar, funksjonsrik opplevelse for behandling av innhold. Hvis du har en stor mengde filer du må behandle, kan du vurdere å bruke en mal for dokumentsentralområde. Denne malen er optimalisert for dokumentbehandling i stor skala. Det kan spare tid og hjelpe deg med å bli mer effektiv. Versjoner, dokument-ID-er, dokumentsett, metadatanavigasjon og innholdstyper er inkludert i malen.
Et dokumentsentralnettsted fungerer for begge disse scenariene:
- Redigeringsmiljø I et redigeringsmiljø for dokumentsentraler oppretter og redigerer brukere tusenvis av dokumenter eller medieressurser som er lagret på et sentralt repositorium.
- Innholdsarkiv I et innholdsarkiv, for eksempel en kunnskapsbase, lagrer eller viser brukere dokumenter.
Denne artikkelen beskriver funksjonene i en mal for et dokumentsentralområde.
Hvis du vil opprette et dokumentsenter, kan du se Bruke maler til å opprette ulike typer SharePoint-nettsteder
Hva finnes på et dokumentsentralområde?
Malen Dokumentsentralområde inneholder funksjoner som gjør det enklere og mer effektivt å opprette og administrere store sett med dokumenter. I de fleste tilfeller kan en nettstedseier legge til hver av disse funksjonene separat. Malen Dokumentsentralområde aktiverer automatisk de anbefalte dokumentbehandlingsfunksjonene. Avsnittene nedenfor beskriver kort disse funksjonene.
Du kan også bruke nettstedet som et redigeringsmiljø og innholdsarkiv. I et redigeringsmiljø sjekker brukerne ofte filer inn og ut og oppretter mappestrukturer for disse filene. Versjonskontroll aktiveres, og tidligere versjoner av hvert dokument beholdes. I tillegg kan arbeidsflyter kontrollere dokumentets livssykluser.
Til sammenligning skjer svært lite redigering i et innholdsarkiv. Brukere bare viser eller laster opp dokumenter. Malen Dokumentsentralområde støtter oppretting av en type innholdsarkiv som kalles kunnskapsbase-arkiver. Vanligvis inneholder kunnskapsbaser enkle versjoner av dokumenter, og et nettsted kan skalere to millioner filer. I et vanlig scenario, som for eksempel et teknisk støttesenter for en stor organisasjon, kan tusenvis av personer få tilgang til innholdet, hovedsakelig for å lese det. Bare noen vil laste opp nytt innhold til nettstedet.
Følgende beskriver noen SharePoint-funksjoner som du kan inkludere i et dokumentsentralområde. I tillegg til disse funksjonene tilpasser noen organisasjoner utseendet og navigeringen på et dokumentsenter. Noen legger til egendefinerte nettdeler.
Metadatanavigasjon
Forvaltede metadata er et system som tilordner bestemte termer til dokumenter i SharePoint. Deretter kan du bruke disse termene til å klassifisere dokumentene. Du kan også bruke metadata til å opprette et kraftig navigasjonsverktøy for brukere som kan hjelpe dem med raskt å finne det de ønsker.
Anta for eksempel at firmaet har en kunnskapsbase som inneholder artikler som hjelper personer å feilsøke problemer med produkter. Du kan opprette metadatatermer som lar brukere filtrere informasjon etter produkt, etter problemtype eller andre egenskaper.
Dokument-IDer
I et dokumentsentralområde får hver innholdsdel en unik ID som ikke er relatert til dokumentplasseringen, for eksempel en URL-kobling. Dette betyr at hvis du flytter eller gir nytt navn til dokumentet, forblir IDen den samme. Du kan bruke ID-en til å opprette en permanent kobling til dokumentet og minimere brutte koblinger.
Versjoner
Versjoner aktiveres automatisk på et dokumentsentralområde. Dette betyr at du automatisk har en logg over alle de ulike versjonene av en fil. I en prosess for dokumentgjennomgang betyr dette for eksempel at du har en oversikt over alle oppdateringene som ble angitt i løpet av gjennomgangssyklusen. Du kan spore oppdateringer, kontakte respondenter og så videre. Hvis det i tillegg oppstår et problem med den gjeldende versjonen av en artikkel, kan du raskt gå tilbake til den siste fungerende versjonen.
Innholdstyper
En innholdstype er en bestemt type innhold sammen med en gruppe med innstillinger for innholdet. Når noen oppretter et dokument med en definert innholdstype, mottar den automatisk alle de riktige innstillingene for denne innholdstypen. Et dokumentsenter kan ha en samling av innholdstyper, for eksempel forskjellige typer dokumenter, videoer, maler og så videre.
Innholdsarrangør
Innholdsarrangør inkluderes ikke automatisk i et dokumentsentralområde, men mange brukere legger den til. Innholdsarrangør er en SharePoint-funksjon som lar deg behandle den generelle organiseringen og strukturen av elementer. Ved hjelp av metadata eller innholdstyper kan Innholdsarrangør automatisk rute dokumenter og andre elementer til bestemte plasseringer. I en kunnskapsbase kan du for eksempel få Innholdsarrangør til automatisk å rute alle nye innsendinger til et spesielt bibliotek som samler artikler for et bestemt produkt.