Opprette en ny database

Denne artikkelen dekker den grunnleggende prosessen med å starte Access og opprette en database som skal brukes på stasjonære datamaskiner, ikke på nettet. Den forklarer hvordan du oppretter en skrivebordsdatabase ved hjelp av en mal, og hvordan du bygger en database fra grunnen av ved å opprette dine egne tabeller, skjemaer, rapporter og andre databaseobjekter. Den beskriver også noen teknikker du kan bruke til å hente eksisterende data inn i den nye databasen.

I denne artikkelen

• Oversikt
• Opprette en database ved hjelp av en mal
• Opprette en database uten å bruke en mal
• Kopiere data fra en annen kilde til en Access-tabell
• Importere, tilføye eller koble til data fra en annen kilde
• Legge til en programdel
• Åpne en eksisterende Access-database

Oversikt

Første gang du starter Access, eller hvis du lukker en database uten å lukke Access, vises Microsoft Office Backstage-visningen.

Backstage-visningen er et utgangspunkt der du kan opprette en ny database, åpne en eksisterende database, vise fremhevet innhold fra Office.com – alt du kan bruke Access til å gjøre med en databasefil eller utenfor en database, i motsetning til i en database.

Opprette en database

Når du åpner Access, viser Backstage-visningen Ny-fanen . Ny-fanen gir deg flere måter å opprette en ny database på:

• En tom database Du kan starte fra bunnen av hvis du vil. Dette er et godt alternativ hvis du har svært spesifikke utformingskrav eller har eksisterende data som du må tilpasse eller integrere.
• En mal som installeres med Access Vurder å bruke en mal hvis du starter et nytt prosjekt og ønsker et forsprang. Access leveres med flere maler installert som standard.
• En mal fra Office.com I tillegg til malene som følger med Access, kan du finne mange flere maler på Office.com. Du trenger ikke engang å åpne en nettleser, malene er tilgjengelige fra Ny-fanen.

Legge til i en database

Når du arbeider i en database, kan du legge til felt, tabeller eller programdeler.

Programdeler er en funksjon som lar deg bruke flere relaterte databaseobjekter sammen som om de var ett. En programdel kan for eksempel bestå av en tabell og et skjema som er basert på tabellen. Du kan legge til tabellen og skjemaet samtidig ved hjelp av programdelen.

Du kan også opprette spørringer, skjemaer, rapporter, makroer – alle databaseobjektene som du er vant til å jobbe med.

Opprette en database ved hjelp av en mal

Access leveres med en rekke maler som du kan bruke som de er, eller som utgangspunkt. En mal er en database som er klar til bruk og inneholder alle tabellene, spørringene, skjemaene, makroene og rapportene som er nødvendige for å utføre en bestemt oppgave. Det finnes for eksempel maler som du kan bruke til å spore problemer, behandle kontakter eller holde oversikt over utgifter. Noen maler inneholder noen eksempelposter for å demonstrere bruken av dem.

Hvis en av disse malene passer til dine behov, er bruk av den vanligvis den raskeste måten å komme i gang med en database på. Men hvis du har data i et annet program som du vil importere til Access, kan det hende du finner ut at det er bedre å opprette en database uten å bruke en mal. Maler har en datastruktur som allerede er definert, og det kan kreve mye arbeid å tilpasse eksisterende data til malens struktur.

1. Hvis du har en database åpen, klikker du Lukk på Fil-fanen. Backstage-visning viser Ny-fanen .
2. Flere sett med maler er tilgjengelige i den nye fanen, og noen av dem er innebygd i Access. Du kan laste ned flere maler fra Office.com. Se neste avsnitt i denne artikkelen for mer informasjon.
3. Velg malen du vil bruke.
4. Access foreslår et filnavn for databasen i Filnavn-boksen – du kan endre filnavnet hvis du vil. Hvis du vil lagre databasen i en annen mappe enn den som vises under filnavnboksen, klikker du , blar til mappen der du vil lagre den, og klikker deretter OK. Du kan også opprette og koble databasen til et SharePoint-nettsted.
5. Klikk på Opprett.
   Access oppretter en database basert på malen du valgte, og åpner deretter databasen. For mange maler vises et skjema der du kan begynne å skrive inn data. Hvis malen inneholder eksempeldata, kan du slette hver post ved å klikke på postvelgeren (den skyggelagte boksen eller linjen like til venstre for posten) og deretter gjøre følgende:
   Klikk på Slett i Poster-gruppen under Hjem-fanen.
6. Når du vil begynne å skrive inn data, klikker du i den første tomme cellen i skjemaet og begynner å skrive. Bruk navigasjonsruten til å søke etter andre skjemaer eller rapporter som du kanskje vil bruke. Noen maler inneholder et navigeringsskjema som lar deg flytte mellom de forskjellige databaseobjektene.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du arbeider med maler, kan du se artikkelen Bruke en mal til å opprette en Access-skrivebordsdatabase.

Til toppen av siden

Opprette en database uten å bruke en mal

Hvis du ikke er interessert i å bruke en mal, kan du opprette en database ved å bygge dine egne tabeller, skjemaer, rapporter og andre databaseobjekter. I de fleste tilfeller involverer dette ett eller begge av følgende:

• Skrive inn, lime inn eller importere data til tabellen som opprettes når du oppretter en ny database, og deretter gjenta prosessen med nye tabeller som du oppretter ved hjelp av Tabell-kommandoen på Opprett-fanen .
• Importere data fra andre kilder og opprette nye tabeller i prosessen.

Opprette en tom database

1. Klikk Ny på Fil-fanen, og klikk deretter Tom database.
2. Skriv inn et filnavn i Filnavn-boksen . Hvis du vil endre filens plassering fra standardplasseringen, klikker du Bla gjennom etter en plassering der du vil plassere databasen (ved siden av Filnavn-boksen). Bla til den nye plasseringen, og klikk deretter OK.
3. Klikk på Opprett.
   Access oppretter databasen med en tom tabell som heter Tabell1, og åpner deretter Tabell1 i dataarkvisning. Markøren er plassert i den første tomme cellen i kolonnen Klikk for å legge til .
4. Begynn å skrive for å legge til data, eller du kan lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i delen Kopiere data fra en annen kilde til en Access-tabell.

Å skrive inn data i dataarkvisning er utformet for å være svært likt arbeid i et Excel-regneark. Tabellstrukturen opprettes mens du skriver inn data. Når du legger til en ny kolonne i dataarket, defineres et nytt felt i tabellen. Hvert felts datatype angis automatisk basert på dataene du skriver inn.

Hvis du ikke vil skrive inn data i tabell 1 på dette tidspunktet, klikker du Lukk . Hvis du har endret tabellen, blir du spurt om du vil lagre endringene. Klikk Ja for å lagre endringene, klikk Nei for å forkaste dem eller klikk Avbryt for å la tabellen være åpen.

Legge til en tabell

Du kan legge til nye tabeller i en eksisterende database ved hjelp av kommandoene i Tabeller-gruppen i kategorien Opprett.

Opprette en tabell fra og med dataarkvisning I dataarkvisning kan du skrive inn data umiddelbart og la Access bygge tabellstrukturen i bakgrunnen. Feltnavn tilordnes numerisk (Felt1, Felt2 og så videre), og datatypen for hvert felt angis automatisk basert på dataene du skriver inn.

1. Klikk på Tabell i Tabeller-gruppen på Opprett-fanen.
   Access oppretter tabellen og velger den første tomme cellen i kolonnen Klikk for å legge til .
2. Klikk felttypen du vil legge til, i gruppen Legg til & Slett, på fanen Tabellfelt. Hvis du ikke ser typen du vil bruke, klikker du Flere felt .
3. Access viser en liste over ofte brukte felttyper. Klikk felttypen du vil bruke, og Access legger til det nye feltet i dataarket ved innsettingspunktet.
   Du kan flytte feltet ved å dra det. Når du drar et felt i et dataark, vises en loddrett innsettingslinje der feltet plasseres.
4. Hvis du vil legge til data, begynner du å skrive i den første tomme cellen, eller lim inn data fra en annen kilde, som beskrevet i delen Kopiere data fra en annen kilde til en Access-tabell.
5. Hvis du vil gi nytt navn til en kolonne (et felt), dobbeltklikker du kolonneoverskriften, og deretter skriver du inn det nye navnet.
   Du bør gi hvert felt et beskrivende navn, slik at du kan se hva det inneholder når du ser det i feltlisteruten .
6. Hvis du vil flytte en kolonne, klikker du overskriften for å merke kolonnen, og deretter drar du kolonnen til ønsket plassering. Du kan også merke flere tilstøtende kolonner og deretter dra dem til en ny plassering samtidig. Hvis du vil merke flere tilstøtende kolonner, klikker du kolonneoverskriften i den første kolonnen, og deretter, mens du holder nede SKIFT, klikker du kolonneoverskriften i den siste kolonnen.

Opprette en tabell i utformingsvisning Først oppretter du tabellstrukturen i utformingsvisning. Du bytter deretter til Dataarkvisning for å legge inn data, eller du kan legge inn data ved hjelp av en annen metode, for eksempel ved å lime inn eller importere.

1. Klikk Tabellutforming i Tabeller-gruppen på Opprett-fanen.

2. Skriv inn et navn i kolonnen Feltnavn for hvert felt i tabellen, og velg deretter en datatype fra Datatype-listen .

3. Hvis du vil, kan du skrive inn en beskrivelse for hvert felt i kolonnen Beskrivelse . Beskrivelsen vises deretter på statuslinjen når markøren er plassert i feltet i dataarkvisning. Beskrivelsen brukes også som statuslinjetekst for eventuelle kontroller i et skjema eller en rapport som du oppretter ved å dra feltet fra Feltliste-ruten , og for eventuelle kontroller som opprettes for dette feltet når du bruker skjemaveiviseren eller rapportveiviseren.

4. Når du har lagt til alle feltene, lagrer du tabellen:

   • Klikk Lagre på Fil-fanen.

5. Du kan begynne å skrive inn data i tabellen når som helst ved å bytte til Dataarkvisning og klikke i den første tomme cellen. Du kan også lime inn data fra en annen kilde, som beskrevet i delen Kopiere data fra en annen kilde til en Access-tabell.

Angi feltegenskaper i utformingsvisning Uavhengig av hvordan du opprettet tabellen, er det lurt å undersøke og angi feltegenskaper. Mens enkelte egenskaper er tilgjengelige i dataarkvisning, kan noen egenskaper bare angis i utformingsvisning. Hvis du vil bytte til utformingsvisning, høyreklikker du tabellen i navigasjonsruten og klikker deretter utformingsvisning. Hvis du vil se egenskapene for et felt, klikker du på feltet i utformingsrutenettet. Egenskapene vises under utformingsrutenettet under Feltegenskaper.

Hvis du vil se en beskrivelse av hver feltegenskap, klikker du egenskapen og leser beskrivelsen i boksen ved siden av egenskapslisten under Feltegenskaper. Du kan få mer detaljert informasjon ved å klikke på Hjelp-knappen.

Tabellen nedenfor beskriver noen av feltegenskapene som ofte justeres.

Egenskap	Beskrivelse
Feltstørrelse	Denne egenskapen angir maksimalt antall tegn som kan lagres i feltet for tekstfelt. Maksimum er 255. Denne egenskapen angir talltypen som skal lagres for tallfelt (langt heltall, langt heltall og så videre). For å oppnå den mest effektive datalagringen anbefales det at du tildeler minst mulig plass som du tror du trenger til dataene. Du kan justere verdien oppover senere hvis behovene endrer seg.
Format	Denne egenskapen angir hvordan dataene vises. Den påvirker ikke de faktiske dataene når de lagres i feltet. Du kan velge et forhåndsdefinert format eller angi et egendefinert format.
Inndatamaske	Bruk denne egenskapen til å angi et mønster for alle data som skal legges inn i dette feltet. Dette sikrer at alle dataene legges inn riktig, og at de inneholder det nødvendige antallet tegn. Hvis du trenger hjelp til å bygge en inndatamaske, klikker du på høyre side av egenskapsboksen.
Standardverdi	Bruk denne egenskapen til å angi standardverdien som skal vises i dette feltet hver gang en ny post legges til. Hvis du for eksempel har et dato/klokkeslett-felt der du alltid vil registrere datoen da oppføringen ble lagt til, kan du angi "Date()" (uten anførselstegn) som standardverdi.
Obligatorisk	Denne egenskapen angir om det kreves en verdi i dette feltet. Hvis du angir denne egenskapen til Ja, tillater ikke Access at du legger til en ny post med mindre det er angitt en verdi for dette feltet.

Til toppen av siden

Kopiere data fra en annen kilde til en Access-tabell

Hvis dataene er lagret i et annet program, for eksempel Excel, kan du kopiere og lime dem inn i en Access-tabell. Generelt sett fungerer dette best hvis dataene allerede er delt inn i kolonner, slik de er i et Excel-regneark. Hvis dataene er i et tekstbehandlingsprogram, er det best å skille kolonnene med data ved hjelp av tabulatorer, eller å konvertere dataene til en tabell i tekstbehandlingsprogrammet før du kopierer dataene. Hvis dataene trenger å redigeres eller manipuleres (for eksempel ved å dele fullstendige navn i fornavn og etternavn), bør du gjøre dette før du kopierer dataene, spesielt hvis du ikke er kjent med Access.

Når du limer inn data i en tom tabell, angis datatypen for hvert felt i henhold til hva slags data som finnes der. Hvis for eksempel et innlimt felt inneholder bare datoverdier, bruker Access datatypen Dato/klokkeslett på dette feltet. Hvis det innlimte feltet bare inneholder ordene «ja» og «nei», bruker Access Ja/nei-datatypen på feltet.

Feltene navngis avhengig av hva som finnes i den første raden med innlimte data. Hvis den første raden med innlimte data ligner på typen radene som følger, fastslår Access at den første raden er en del av dataene, og tilordner feltene generiske navn (F1, F2 osv.). Hvis den første raden med innlimte data ikke ligner på radene som følger, fastslår Access at den første raden består av feltnavn. Feltene navngis i henhold til dette, og den første raden i dataene tas ikke med.

Hvis generelle feltnavn tilordnes i Access, bør du gi nytt navn til feltene så snart som mulig for å unngå forvirring. Bruk følgende fremgangsmåte:

1. Trykk CTRL+S for å lagre tabellen.
2. Dobbeltklikk hver kolonneoverskrift i dataarkvisning, og skriv deretter inn et beskrivende feltnavn for hver kolonne.
3. Lagre tabellen på nytt.

Til toppen av siden

Importere, tilføye eller koble til data fra en annen kilde

Du har kanskje data som er lagret i et annet program, og du vil importere disse dataene til en ny tabell eller tilføye dem i en eksisterende tabell i Access. Eller du kan arbeide med personer som oppbevarer dataene sine i andre programmer, og du vil arbeide med dem i Access ved å koble til dem. Uansett gjør Access det enkelt å arbeide med data fra andre kilder. Du kan importere data fra et Excel-regneark, fra en tabell i en annen Access-database, fra en SharePoint-liste eller fra en rekke andre kilder. Prosessen du bruker, varierer litt, avhengig av kilden, men følgende fremgangsmåte hjelper deg i gang.

1. Velg Ny datakilde i gruppen Importer & kobling på fanen Eksterne data i Access, og velg deretter kommandoen for filtypen du importerer.
   Hvis du for eksempel importerer data fra et Excel-regneark, klikker du Ny datakilde>fra Excel-fil>.

   Obs!

   Hvis du ikke finner riktig formattype i gruppen Importer & kobling , må du kanskje starte programmet som du opprinnelig opprettet dataene i, og deretter bruke dette programmet til å lagre dataene i et vanlig filformat (for eksempel en tekstfil med skilletegn) før du kan importere dataene til Access.

2. Klikk Bla gjennom i dialogboksen Hent eksterne data for å finne kildedatafilen, eller skriv inn den fullstendige banen til kildedatafilen i Filnavn-boksen.

3. Klikk alternativet du vil bruke (alle programmer lar deg importere, og noen lar deg tilføye eller koble til) under Angi hvordan og hvor du vil lagre dataene i den gjeldende databasen. Du kan opprette en ny tabell som bruker de importerte dataene, eller du kan (med enkelte programmer) tilføye dataene i en eksisterende tabell eller opprette en koblet tabell som beholder en kobling til dataene i kildeprogrammet.

4. Hvis en veiviser starter, følger du instruksjonene på de neste sidene i veiviseren. Klikk på Slutt på den siste siden i veiviseren.
   Hvis du importerer objekter eller kobler tabeller fra en Access-database, vises enten dialogboksen Importer objekter eller Koble tabeller . Velg elementene du vil bruke, og klikk deretter OK.
   Den nøyaktige prosessen avhenger av om du velger å importere, tilføye eller koble data.

5. Access spør om du vil lagre detaljene for importoperasjonen du nettopp fullførte. Hvis du tror at du kommer til å utføre den samme importoperasjonen på nytt senere, klikker du Lagre importtrinn, og deretter angir du detaljene. Du kan deretter enkelt gjenta operasjonen senere ved å klikke Lagrede importer i gruppen Importer & kobling på Eksterne data-fanen . Hvis du ikke vil lagre detaljene for operasjonen, klikker du Lukk.

Hvis du velger å importere en tabell, importerer Access dataene til en ny tabell, og deretter vises tabellen under Tabeller-gruppen i navigasjonsruten. Hvis du velger å tilføye data til en eksisterende tabell, legges dataene til denne tabellen. Hvis du velger å koble til data, opprettes en koblet tabell under Tabeller-gruppen i navigasjonsruten i Access.

Til toppen av siden

Legge til en programdel

Du kan bruke en programdel til å legge til funksjonalitet i en eksisterende database. En programdel kan bestå av så enkelt som én enkelt tabell, eller den kan bestå av flere relaterte objekter, for eksempel en tabell og et bundet skjema.

Programdelen Kommentarer består for eksempel av en tabell med et autonummererings-ID-felt, et datofelt og et notatfelt. Du kan legge den til i en hvilken som helst database og bruke den som den er, eller med minimal tilpasning.

1. Åpne databasen du vil legge til en programdel i.
2. Klikk fanen Opprett.
3. Klikk Programdeler i Maler-gruppen. En liste over tilgjengelige deler åpnes.
4. Klikk programdelen du vil legge til.

Til toppen av siden

Åpne en eksisterende Access-database

1. Klikk Åpne i kategorien Fil.

2. Bla til databasen du vil åpne, i dialogboksen Åpne .

3. Gjør ett av følgende:

   • Dobbeltklikk databasen for å åpne den i standardmodusen som er angitt i dialogboksen Alternativer for Access , eller modusen som ble angitt av en administrativ policy.
   • Klikk Åpne for å åpne databasen for delt tilgang i et flerbrukermiljø, slik at du og andre brukere kan lese og skrive i databasen.
   • Klikk pilen ved siden av Åpne-knappen , og klikk deretter Åpne skrivebeskyttet for å åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang slik at du kan vise, men ikke redigere den. Andre brukere kan fremdeles lese og skrive til databasen.
   • Klikk pilen ved siden av Åpne-knappen , og klikk deretter Åpne i alenemodus for å åpne databasen med eksklusiv tilgang. Når du har en database åpen med eksklusiv tilgang, vil alle som prøver å åpne databasen, motta meldingen «filen er allerede i bruk».
   • Klikk pilen ved siden av Åpne-knappen , og klikk deretter Åpne som skrivebeskyttet i alenemodus for å åpne databasen for skrivebeskyttet tilgang. Andre brukere kan fortsatt åpne databasen, men de er begrenset til skrivebeskyttet modus.

Tips!

• Hvis du vil åpne en av de sist åpnede databasene, klikker du Nylig på Fil-fanen, og deretter klikker du på filnavnet for denne databasen. Access åpner databasen ved hjelp av de samme alternativinnstillingene som forrige gang du åpnet den. Hvis listen over nylig brukte filer ikke vises, klikker du Alternativer på Fil-fanen. Klikk Innstillinger for klient i dialogboksen Alternativer for Access. Angi antallet dokumenter som skal vises i listen over nylig brukte dokumenter, opptil maksimalt 50, under Vis.
  Du kan også vise nylige databaser i navigasjonsfeltet i Backstage-visningen for toklikks tilgang: 1) Fil-fanen, 2) den nylig brukte databasen du vil åpne. Merk av for Få rask tilgang til dette antallet nylig brukte databaser nær bunnen av fanen Nylige, og juster deretter antallet databaser som skal vises.
• Hvis du åpner en database ved å klikke Åpne-kommandoen på Fil-fanen , kan du vise en liste over snarveier til databaser som du tidligere har åpnet, ved å klikke Mine nylig brukte dokumenter i dialogboksen Åpne .

Til toppen av siden