Opprette en enkel rapport

Du kan opprette mange typer rapporter i Access, fra enkle til kompliserte. Begynn med å tenke på rapportens postkilde. Enten om rapporten er en enkel liste over poster eller et gruppert sammendrag av salg etter område, må du først bestemme hvilke felt som inneholder dataene du vil vise, og hvilke tabeller eller spørringer som inneholder disse feltene.

Når du har valgt postkilden, er det vanligvis enklest å opprette rapporten ved hjelp av rapportveiviseren. Rapportveiviseren veileder deg gjennom en rekke spørsmål og oppretter deretter en rapport basert på svarene.

Hva vil du gjøre?

• Velg en postkilde
• Opprette en rapport ved hjelp av rapportverktøyet
• Opprette en rapport ved hjelp av rapportveiviseren
• Opprette etiketter ved hjelp av Etikettveiviseren
• Opprette en rapport ved hjelp av tom rapport-verktøyet
• Forstå rapportinndelingene
• Forstå kontroller
• Finjustere rapporten i oppsettsvisning
• Finjustere rapporten i utformingsvisningen
• Legge til kontroller i rapporten
• Lagre arbeidet
• Vise, skrive ut eller sende rapporten som en e-postmelding
• Vise rapporten
• Skrive ut rapporten
• Sende rapporten som en e-postmelding

Velge en postkilde

En rapport består av informasjon som er hentet fra tabeller eller spørringer, samt informasjon som er lagret med rapportutforming, for eksempel etiketter, overskrifter og grafikk. Tabellene eller spørringene som gir de underliggende dataene, er også kjent som postkildene for rapporten. Hvis alle feltene du vil inkludere, finnes i en enkelt tabell, kan du bruke tabellen som postkilde. Hvis feltene finnes i mer enn én tabell, må du bruke én eller flere spørringer som postkilde. Det kan hende at disse spørringene allerede finnes i databasen, eller du må kanskje opprette nye spørringer spesifikt for å dekke behovene til rapporten.

Opprette en rapport ved hjelp av rapportverktøyet

Rapportverktøyet er den raskeste måten å opprette en rapport på, fordi det oppretter en umiddelbart uten å be om mer informasjon. Rapporten viser alle feltene fra den underliggende tabellen eller spørringen. Den oppretter kanskje ikke den endelige rapporten du ønsker, men den er nyttig for raskt å se gjennom de underliggende dataene. Du kan deretter lagre rapporten og endre den i oppsettvisning eller utformingsvisning.

1. Klikk på tabellen eller spørringen du vil basere rapporten på, i navigasjonsruten.
2. Klikk på Rapport i Rapporter-gruppen på Opprett-fanen. Access bygger rapporten og viser den i oppsettvisningen.
3. Hvis du vil ha mer informasjon om å vise og skrive ut rapporten, kan du se Vise, skrive ut eller sende rapporten som en e-postmelding.

Når du har vist rapporten, kan du lagre den og deretter lukke både rapporten og den underliggende tabellen eller spørringen som du brukte som en postkilde. Neste gang du åpner rapporten, vises de nyeste dataene fra postkilden i Access.

Opprette en rapport ved hjelp av rapportveiviseren

Du kan bruke rapportveiviseren til å være mer selektiv om hvilke felt som vises i rapporten. Du kan også angi hvordan dataene er gruppert og sortert, og du kan bruke felt fra mer enn én tabell eller spørring, forutsatt at du har angitt relasjonene mellom tabellene og spørringene på forhånd.

1. Klikk på Rapportveiviser i Rapporter-gruppen i kategorien Opprett.
2. Følg instruksjonene på sidene i rapportveiviseren. Klikk på Fullfør på den siste siden. Når du forhåndsviser rapporten, ser du hvordan den vil se ut på utskriften. Du kan også øke forstørrelsen for å zoome inn på detaljer. Hvis du vil ha mer informasjon om å vise og skrive ut rapporten, kan du se Vise, skrive ut eller sende rapporten som en e-postmelding.

Opprette etiketter ved hjelp av etikettveiviseren

Bruk etikettveiviseren til å enkelt opprette etiketter for en rekke standardstørrelser for etiketter.

1. Åpne tabellen eller spørringen som skal være postkilden for etikettene, ved å dobbeltklikke på den i navigasjonsruten.
2. Klikk på Etiketter i Rapporter-gruppen på Opprett-fanen.
3. Følg instruksjonene på sidene i etikettveiviseren. Klikk på Fullfør på den siste siden.

Access viser etikettene i forhåndsvisning, slik at du kan se hvordan de vil se ut når de skrives ut. Du kan bruke glidebryteren på statuslinjen i Access til å zoome inn på detaljer. Hvis du vil ha mer informasjon om å vise og skrive ut rapporten, kan du se Vise, skrive ut eller sende rapporten som en e-postmelding.

Opprette en rapport ved hjelp av tom rapport-verktøyet

Hvis du ikke vil bruke rapportverktøyet eller rapportveiviseren, kan du bruke tom rapport-verktøyet til å bygge en rapport fra grunnen av. Dette kan være en rask måte å bygge en rapport på, spesielt hvis du planlegger å plassere bare noen få felt i den.

1. Klikk på Tom rapport i Rapporter-gruppen på Opprett-fanen. En tom rapport vises i oppsettsvisningen, og feltlisteruten vises på høyre side av Access-vinduet.
2. Klikk plusstegnet ved siden av tabellen eller tabellene som inneholder feltene du vil vise i rapporten, i Feltliste-ruten .
3. Dra hvert felt til rapporten, ett om gangen, eller hold nede CTRL og velg flere felt. Deretter drar du dem over i rapporten samtidig.
4. Bruk verktøyene i Topptekst/bunntekst-gruppen på Rapportutforming-fanen til å legge til en logo, tittel, sidenumre eller datoen og klokkeslettet i rapporten.

Forstå rapportinndelingene

I Access er utformingen av en rapport delt inn i inndelinger. Du kan vise en rapport i utformingsvisning for å se inndelingene. Hvis du vil lage nyttige rapporter, må du forstå hvordan hver inndeling fungerer. Inndelingen der du velger å plassere en beregnet kontroll, bestemmer for eksempel hvordan Access beregner resultatene. Følgende liste er et sammendrag av inndelingstypene og hvordan de brukes:

• Topptekst i rapport: Denne inndelingen skrives bare ut én gang, i begynnelsen av rapporten. Bruk den til informasjon som vanligvis kan vises på en forside, for eksempel en logo, tittel eller dato. Når du plasserer en beregnet kontroll som bruker mengdefunksjonen Sum i toppteksten i rapporten, er den beregnede summen for hele rapporten. Topptekst i rapport skrives ut før toppteksten på siden.

• Topptekst på side: Denne inndelingen skrives ut øverst på hver side. Bruk for eksempel en topptekst på side for å gjenta rapporttittelen på hver side.

• Topptekst for gruppe: Denne inndelingen skrives ut i begynnelsen av hver ny gruppe av poster. Bruk det til å skrive ut gruppenavnet. I en rapport gruppert etter produkt kan du for eksempel bruke topptekst for gruppe til å skrive ut navnet på produktet. Når du plasserer en beregnet kontroll som bruker mengdefunksjonen Sum i topptekst for gruppe, er summen for gjeldende gruppe.

• Detalj: Denne inndelingen skrives ut én gang for hver rad i postkilden. Plasser kontrollene som utgjør brødteksten i rapporten, her.

• Bunntekst for gruppe: Denne inndelingen skrives ut på slutten av hver gruppe av poster. Bruk den til å skrive ut sammendragsinformasjon for en gruppe.

• Bunntekst på side: Denne inndelingen skrives ut nederst på hver side. Bruk det til å skrive ut sidetall eller informasjon per side.

• Bunntekst i rapport: Denne inndelingen skrives bare ut én gang på slutten av rapporten. Bruk dette til å skrive ut rapporttotaler eller annen sammendragsinformasjon for hele rapporten.

  Obs!

  I utformingsvisning vises bunntekst i rapport under bunntekst på side. Når rapporten skrives ut eller forhåndsvises, vises imidlertid bunntekst i rapport over bunntekst på side, like etter den siste bunnteksten for gruppe eller detaljlinjen på den siste siden.

Tilbake til toppen

Forstå kontroller

Kontroller er objekter som viser data, utfører handlinger og lar deg vise og arbeide med informasjon som forbedrer brukergrensesnittet, for eksempel etiketter og bilder. Access støtter tre typer kontroller: bundne, ubundne og beregnede:

• Bundet kontroll: En kontroll hvis datakilde er et felt i en tabell eller spørring. Du bruker bundne kontroller til å vise verdier fra felt i databasen. Verdiene kan være tekst, datoer, tall, Ja/Nei-verdier, bilder eller grafer. En tekstboks er den vanligste typen bundet kontroll. En tekstboks på et skjema som viser etternavnet til en ansatt, kan for eksempel få denne informasjonen fra Etternavn-feltet i Ansatte-tabellen.
• Ubundet kontroll: En kontroll som ikke har en datakilde, for eksempel et felt eller uttrykk. Du kan bruke ubundne kontroller til å vise informasjon, linjer, rektangler og bilder. En etikett som viser tittelen på en rapport, er for eksempel en ubundet kontroll.
• Beregnet kontroll: En kontroll der datakilden er et uttrykk i stedet for et felt. Du angir verdien du ønsker i kontrollen ved å definere et uttrykk som datakilde for kontrollen. Et uttrykk er en kombinasjon av operatorer som = og +, kontrollnavn, feltnavn, funksjoner som returnerer en enkeltverdi og konstante verdier. Uttrykket =[Unit Price] * 0.75 beregner for eksempel prisen på et element med 25 prosent rabatt ved å multiplisere verdien i Enhetspris-feltet med en konstant verdi (0.75). Et uttrykk kan bruke data fra et felt i rapportens underliggende tabell eller spørring, eller fra en kontroll i rapporten.

Når du oppretter en rapport, er det sannsynligvis mest effektivt å legge til og ordne alle de bundne kontrollene først, spesielt hvis de utgjør de fleste kontrollene i rapporten. Du kan deretter legge til de ubundne og beregnede kontrollene som fullfører utformingen, ved hjelp av verktøyene i Kontroller-gruppen på Rapportutforming-fanen .

Du binder en kontroll i et felt ved å identifisere feltet som kontrollen henter data fra. Du kan opprette en kontroll som er bundet til det valgte feltet ved å dra feltet fra feltlisteruten til rapporten. Feltlisteruten viser feltene i rapportens underliggende tabell eller spørring. Hvis du vil vise feltlisteruten, klikker du Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen på fanen Rapportutforming.

Alternativt kan du binde et felt til en kontroll ved å skrive inn navnet på feltet i selve kontrollen eller i boksen for ControlSource verdien i egenskapsarket for kontrollen. Egenskapsarket definerer egenskapene til kontrollen, for eksempel navn, datakilde og format.

Den beste måten å opprette en kontroll på er ved å bruke feltlisteruten, av to årsaker:

• En bundet kontroll har en tilknyttet etikett, og etiketten bruker feltnavnet som standard eller tittelen som er definert for dette feltet i den underliggende tabellen eller spørringen. Det betyr at du ikke trenger å skrive inn bildeteksten selv.
• En bundet kontroll arver mange av de samme innstillingene som feltet i den underliggende tabellen eller spørringen, for eksempel , FormatDecimalPlaces, og InputMask egenskaper. På grunn av dette forblir disse egenskapsinnstillingene de samme når du oppretter en kontroll som er bundet til dette feltet.

Hvis du allerede har opprettet en ubundet kontroll og vil binde den til et felt, angir du kontrollens ControlSource egenskap til feltnavnet. Hvis du vil ha mer informasjon om egenskapen, kan du ControlSource søke i Hjelp for ControlSource.

Tilbake til toppen

Finjustere rapporten i oppsettsvisning

Når du oppretter en rapport, kan du enkelt finjustere utformingen ved å arbeide i oppsettvisningen. Du kan justere kolonnebreddene, omorganisere kolonnene og legge til grupperingsnivåer og summere ved å bruke de faktiske rapportdataene som veiledning. Du kan plassere nye felt i rapportutformingen og angi egenskapene for rapporten og de tilhørende kontrollene.

Hvis du vil bytte til oppsettvisning, høyreklikker du på rapporten i navigasjonsruten og klikker deretter på Oppsettvisning.

Access viser rapporten i oppsettsvisning.

Du kan bruke egenskapsarket til å endre egenskapene for rapporten og kontrollene og inndelingene i den. Trykk på F4 for å vise egenskapsarket.

Du kan bruke feltlisteruten til å legge til felt fra den underliggende tabellen eller spørringen til rapportutforming. Gjør ett av følgende for å vise feltlisteruten:

• Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen på fanen Utforming av rapportoppsett.
• Trykk ALT+F8.

Du kan deretter legge til felt ved å dra dem fra feltlisteruten til rapporten.

Tilbake til toppen

Finjustere rapporten i utformingsvisningen

Du kan også finjustere utformingen til rapporten ved å arbeide i utformingsvisning. Du kan legge til nye kontroller og felt i rapporten ved å legge dem til i utformingsrutenettet. Egenskapsarket gir deg tilgang til et stort antall egenskaper du kan angi for å tilpasse rapporten.

Hvis du vil bytte til utformingsvisning, høyreklikker du på rapporten i navigasjonsruten og klikker deretter på Utformingsvisning.

Access viser rapporten i utformingsvisning.

Du kan bruke egenskapsarket til å endre egenskapene for selve rapporten, og kontrollene og inndelingene i den. Trykk på F4 for å vise egenskapsarket.

Du kan bruke feltlisteruten til å legge til felt fra den underliggende tabellen eller spørringen til rapportutforming. Gjør ett av følgende for å vise feltlisteruten:

• Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen på Rapportutforming-fanen.
• Trykk ALT+F8.

Du kan deretter legge til felt ved å dra dem fra feltlisteruten til rapporten.

Tilbake til toppen

Legge til felt fra feltlisteruten

• Hvis du vil legge til ett enkelt felt, kan du dra feltet fra feltlisteruten til inndelingen der du vil det skal vises i rapporten.
• Hvis du vil legge til flere felt samtidig, holder du nede CTRL og klikker på feltene du vil bruke. Deretter drar du de merkede feltene til rapporten.

Når du slipper feltene i en rapportinndeling, oppretter Access en bundet tekstbokskontroll for hvert felt og plasserer automatisk en etikett ved siden av hvert felt.

Tilbake til toppen

Legge til kontroller i rapporten

Enkelte kontroller opprettes automatisk, for eksempel bundne tekstbokskontroller som opprettes når du legger til et felt fra feltlisteruten i rapporten. Mange andre kontroller kan opprettes i utformingsvisning ved hjelp av verktøyene i Kontroller-gruppen på Rapportutforming-fanen .

Bestemme navnet på et verktøy

• Plasser musepekeren over verktøyet. Access viser navnet på verktøyet.

Opprette en kontroll ved hjelp av verktøyene i Kontroller-gruppen

1. Klikk på verktøyet for den typen kontroll du vil legge til. Hvis du for eksempel vil opprette en avmerkingsboks, klikker du avmerkingsboksverktøyet .

2. Klikk i utformingsrutenettet for rapporten der du vil plassere det øverste venstre hjørnet av kontrollen. Klikk én gang for å opprette en kontroll i standardstørrelse, eller klikk på verktøyet og dra deretter inn utformingsrutenettet for rapporten for å opprette en kontroll over størrelsen du ønsker.

3. Hvis du ikke plasserer kontrollen perfekt på første forsøk, kan du flytte den ved å bruke følgende fremgangsmåte:

   1. Klikk på kontrollen for å merke den.
   2. Plasser musepekeren over kanten på kontrollen til pekeren blir til en firehodet pil .
   3. Dra kontrollen til den ønskede plasseringen.

Denne prosedyren oppretter en ubundet kontroll. Hvis kontrollen kan vise data, for eksempel en tekstboks eller avmerkingsboks, må du angi et feltnavn eller uttrykk i egenskapen ControlSource før den kan vise data. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Forstå kontroller.

Vise egenskapsarket

Hvis du vil vise egenskapsarket i utformingsvisning, gjør du ett av følgende:

1. Klikk Egenskapsside i Verktøy-gruppen i kategorien Rapportutforming.
2. Trykk på F4.

Tilbake til toppen

Lagre arbeidet

Når du har lagret rapportutformingen, kan du kjøre rapporten så ofte du trenger. Rapportens utforming forblir den samme, men du får gjeldende data hver gang du skriver ut eller viser rapporten. Hvis rapporteringsbehovene endres, kan du endre rapportutformingen eller opprette en ny, lignende rapport basert på den opprinnelige.

Lagre rapportutformingen

1. Klikk Lagre fil>, eller trykk CTRL+S. Du kan også klikke Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.
2. Hvis rapporten er uten tittel, skriver du inn et navn i Rapportnavn-boksen og klikker deretter på OK.

Lagre rapportutformingen under et nytt navn

1. Klikk Lagre fil>som>Lagre objektet som.
2. Skriv inn et navn i Lagre rapport til-boksen for den nye rapporten i dialogboksen Lagre som, og klikk deretter OK.

Tilbake til toppen

Vise, skrive ut eller sende rapporten som en e-postmelding

Når du har lagret rapportutformingen, kan du bruke den om og om igjen. Rapportens utforming forblir den samme, men du får gjeldende data hver gang du viser eller skriver ut rapporten. Hvis rapporteringsbehovene endres, kan du endre rapportutformingen eller opprette en ny, lignende rapport basert på den opprinnelige.

Vise rapporten

Det finnes flere måter å vise rapporten på. Hvilken metode du velger, avhenger av hva du vil gjøre med rapporten og dens data:

• Hvis du midlertidig vil endre hvilke data som vises i rapporten før du skriver den ut, eller hvis du vil kopiere data fra rapporten til utklippstavlen, bruker du rapportvisning.
• Hvis du vil endre utformingen av rapporten mens du ser på dataene, kan du bruke oppsettvisning.
• Hvis du vil se hvordan rapporten vil se ut når den skrives ut, bruker du forhåndsvisning.

Vise rapporten i rapportvisning

Rapportvisning er standardvisningen som brukes når du dobbeltklikker på en rapport i navigasjonsruten. Hvis rapporten ikke er åpen, dobbeltklikker du på rapporten i navigasjonsruten for å se den i rapportvisning.

Hvis rapporten allerede er åpen, høyreklikker du på rapportnavnet i navigasjonsruten og klikker deretter på Rapportvisning.

Arbeide med dataene i rapportvisningen

Du kan merke tekst i rapportvisningen og kopiere den til utklippstavlen. Hvis du vil merke hele rader, kan du klikke og dra i margen ved siden av radene du vil merke. Du kan deretter kopiere disse radene til utklippstavlen ved å gjøre ett av følgende:

1. Klikk Kopier i Utklippstavle-gruppen i fanen Hjem.
2. Høyreklikk på de merkede radene, og klikk deretter på Kopier.
3. Trykk på CTRL+C.

Vise bare radene du vil bruke, ved hjelp av filtre

Du kan bruke filtre direkte i rapporten uten å forlate rapportvisningen. Hvis du har en land/område-kolonne, og du vil se bare de radene der landet/området er for eksempel Canada, kan du gjøre følgende:

1. Søke etter ordet «Canada» i rapporten, og høyreklikke på det.
2. Klikke på Er lik «Canada».

Access oppretter og bruker filteret.

Veksle et filter på og av

Du kan bytte mellom en filtrert og ikke-filtrert visning ved å klikke på Aktiver/deaktiver filter i Sorter og filtrer-gruppen på Hjem-fanen. Dette fjerner ikke filteret – det bare slår det av og på.

Fjerne et filter

1. Høyreklikk på feltet du vil fjerne filteret fra.
2. Klikk på Fjern filter fra feltnavn. (Det faktiske feltet er oppført for feltnavn.)

Når et filter er fjernet, kan du ikke aktivere det på nytt ved hjelp av kommandoen Aktiver/deaktiver filter. Du må først opprette filteret på nytt.

Forhåndsvise rapporten ved å bruke Forhåndsvisning

Høyreklikk på rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter på Forhåndsvisning i hurtigmenyen.

Du kan bruke navigasjonsknappene til å vise sidene i en rapport sekvensielt eller gå til en side i rapporten.

1. Klikk for å vise den første siden.
2. Klikk for å vise den forrige siden.
3. Klikk for å vise den neste siden.
4. Klikk for å vise den siste siden.
5. Skriv inn et sidetall i denne boksen, og trykk deretter ENTER for å gå til en bestemt side.

I Forhåndsvisning kan du zoome inn for å se detaljer eller zoome ut for å se hvor godt dataene er plassert på siden. Med markøren over rapporten klikker du én gang. Du reverserer effekten av zoomen ved å klikke på nytt. Du kan også bruke zoomkontrollen på Access-statuslinjen for å zoome videre inn eller ut.

Gjør ett av følgende for å lukke forhåndsvisningen:

• Klikk på Lukk forhåndsvisning på Forhåndsvisning-fanen.
• Høyreklikk på rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter på Oppsettvisning eller Utformingsvisning på hurtigmenyen.

Tilbake til toppen

Skriv ut rapporten

Du kan skrive ut en rapport mens den er åpen i hvilken som helst visning, eller selv mens den er lukket. Før du skriver ut, må du dobbeltsjekke sideinnstillingene, for eksempel margene eller sideretningen. Access lagrer sideinnstillingene med rapporten, så du trenger bare å angi dem én gang. Du kan angi dem igjen senere hvis behovene dine for utskrift endrer seg.

Endre sideinnstillingene

1. Åpne rapporten i Forhåndsvisning. Du kan endre sideinnstillingene i hvilken som helst visning, men forhåndsvisning er den beste fordi du kan se effektene av endringene umiddelbart.
2. Klikk Stående eller Liggende i gruppeneSideoppsett og Sidestørrelse i kategorien Forhåndsvisning for å angi papirretning, Størrelse for å angi papirstørrelse, Marger for å justere margene og så videre.
3. Når du gjør en endring, bruker du navigasjonsknappene til å vise flere sider for å sikre at du ikke har laget formateringsproblemer på påfølgende sider.

Sende rapporten til en skriver

1. Åpne rapporten i en visning, eller velg rapporten i navigasjonsruten.
2. Klikk på Fil>, skriv ut>. Access viser Skriv ut-dialogboksen.
3. Angi valgene for alternativer, for eksempel skriver, utskriftsområde og antall kopier.
4. Klikk OK.

Tilbake til toppen

Sende rapporten som en e-postmelding

Du kan sende rapporten til mottakere som en e-postmelding i stedet for å skrive ut et eksemplar:

1. Klikk på rapporten for å velge den i navigasjonsruten. Klikk E-post i Eksporter-gruppen på fanen Eksterne data.
2. Klikk på filformatet du vil bruke i dialogboksen Send objekt som i Velg utdataformat-listen.
3. Fullfør eventuelle gjenværende dialogbokser.
4. Skriv inn meldingsdetaljene i e-postprogrammet, og send meldingen.

Tilbake til toppen