Formatere et tall- eller valutafelt

Datatypene Tall, Stort tall og Valuta i Access inneholder mange formater. Du har tre valg for tall- og valutaformatering: Behold standardformatene, bruk et forhåndsdefinert format eller opprett et egendefinert format. Når du bruker et format på et tabellfelt, bruker Access automatisk det samme formatet på alle skjema- eller rapportkontroller som du senere binder til dette tabellfeltet. Formatering endrer bare hvordan dataene vises. Den påvirker ikke hvordan dataene lagres eller hvordan brukere skriver inn data.

I denne artikkelen

• Oversikt over tall- og valutaformater
• Bruke et forhåndsdefinert format
• Eksempler på forhåndsdefinerte formater
• Bruke et egendefinert format
• Eksempler på egendefinerte formater
• Egendefinerte formateringstegn
• Vise A.D. eller B.C.

Oversikt over tall- og valutaformater

Hvis du vil opprette et egendefinert format, skriver du inn ulike tegn i Format-egenskapen for et tabellfelt. Tegnene kan være plassholdere, for eksempel 0 og #skilletegn, for eksempel punktum og komma, litterale tegn og farger, avhengig av hvordan du vil at formateringen skal vises. Access bruker automatisk egendefinerte formater som du bruker i et tabellfelt på en bundet kontroll i et skjema eller en rapport.

Du kan angi formater for fire typer numeriske verdier: positive, negative, null (0) og null (udefinerte). Hvis du oppretter et format for hver verditype, setter du formatet for positive verdier først, deretter formatet for negative verdier, formatet for nullverdier på tredjeplass og formatet for nullverdier til slutt. Skill formatene med et semikolon.

Eksempel på egendefinert formatering: #,###.##;(#,###.##)[Red];0,000.00;"Undefined"

Vises som:

• 1,234.568
• (1,234.568) i rødt
• 0,000.00
• Undefined

Dette betyr formateringen:

• Nummertegnet (#) er en plassholder for sifre. Hvis det ikke er noen verdier, vises et mellomrom i Access. Hvis du vil vise nuller i stedet for mellomrom, bruker du dette 0 som plassholder. For å vise 1234 som 1234.00, bruker du for eksempel formatstrengen ####.00.
• Positive verdier vises med to desimaler.
• Negative verdier vises med to desimaler, i parentes og i rødt.
• Nullverdier vises som tallet 0, alltid med to desimaler.
• Nullverdier vises som ordet Undefined.

Det kan være opptil fire deler for en streng, og hver inndeling er atskilt med et semikolon (;). Hvis tabellfeltet godtar nullverdier, kan du utelate den fjerde delen.

Inndeling	Format Beskrivelse	Eksempel
Hvis den første delen inneholder #,###.##	Viser positive verdier.	1234.5678 vises som 1,234.568. Dette formatet bruker komma som tusenskilletegn og punktum som desimalskilletegn. Hvis desimalverdiene i posten overskrider antallet plassholdertegn i det egendefinerte formatet, rundes verdiene av, og bare antallet verdier som angis av formatet, vises. Hvis for eksempel feltet inneholder 3,456.789, men formatet angir to desimaler, rundes desimalverdien av til 0.79. Tips: Hvis du vil formatere et format med større verdier eller flere desimaler, kan du legge til flere plassholdere for desimalverdien, for eksempel #,###.###.
Hvis den andre delen inneholder (#,###.##)[Red]	Viser bare negative verdier. Hvis dataene ikke inneholder negative verdier, vil Access la feltet være tomt.	Den negative verdien er omsluttet av litterale tegn eller parenteser. I dette eksemplet vises alle negative verdier i rødt.
Hvis den tredje delen inneholder 0,000.00	Definerer formatet for alle nullverdier (0).	Når feltet inneholder verdien null, 0,000.00 vises. Hvis du vil vise tekst i stedet for et tall, bruker du "Zero" doble anførselstegn.
Hvis den fjerde delen inneholder "Undefined"	Definerer hva brukere ser når en post inneholder en nullverdi. I dette tilfellet ser brukerne ordet Undefined.	Du kan også bruke annen tekst, for eksempel "Null" eller "****". Tegn i doble anførselstegn behandles som litteraler og vises nøyaktig slik de er angitt.

Til toppen av siden

Bruke et forhåndsdefinert format

Access har flere forhåndsdefinerte formater for tall- og valutadata. Standardformatet er å vise tallet slik det er angitt.

I en tabell

1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.
2. Velg Dato/klokkeslett-feltet du vil formatere, i den øvre delen av utformingsrutenettet.
3. Klikk pilen i egenskapsboksen Formater i inndelingen Feltegenskaper i den nedre delen, og velg et format fra rullegardinlisten.
4. Når du har valgt et format, vises knappen Alternativer for egenskapsoppdatering . Den lar deg bruke det nye formatet på alle andre tabellfelt og skjemakontroller som logisk ville arvet det. Hvis du vil bruke endringene i hele databasen, klikker du smartflagget, og deretter klikker du Oppdater format overalt <hvor feltnavnet> brukes. I dette tilfellet er Feltnavn navnet på nummer- eller valutafeltet.
5. Hvis du vil bruke endringene på hele databasen, klikker du Ja når dialogboksen Oppdater egenskaper vises og viser skjemaene og de andre objektene som skal arve det nye formatet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Overføre en feltegenskap.
6. Lagre endringene og bytt til Dataarkvisning for å se om formatet oppfyller behovene dine.

I et skjema eller en rapport

Datoer vises vanligvis i tekstbokser i skjemaer eller rapporter. Du angir bare Format-egenskapen for tekstboksen til datoformatet du vil bruke.

1. Åpne skjemaet eller rapporten, oppsettsvisning eller utformingsvisning.
2. Plasser pekeren i tekstboksen med tallet eller valutaen.
3. Trykk F4 for å vise egenskapsarket.
4. Angi Format-egenskapen til et av de forhåndsdefinerte datoformatene.

I en spørring

1. Åpne spørringen i utformingsvisning.
2. Høyreklikk datofeltet, og klikk deretter Egenskaper.
3. Velg formatet du vil bruke fra egenskapslisten Format, på egenskapssiden.

I et uttrykk

• Bruk FormatDateTime funksjonen til å formatere en datoverdi i ett av flere forhåndsdefinerte formater. Dette kan være nyttig hvis du arbeider i et område som krever et uttrykk, for eksempel en makro eller en spørring.

Til toppen av siden

Eksempler på forhåndsdefinerte formater

Tabellen nedenfor viser de forhåndsdefinerte egenskapsinnstillingene for Format for tall og valuta.

Innstilling	Beskrivelse
Generelt nummer	(Standard) Viser tallet slik det er angitt.
Valuta	Bruker tusenskilletegnet og følger innstillingene som er angitt i de regionale innstillingene i Windows for negative beløp, desimal- og valutasymboler og desimalplasser.
Euro	Bruker eurosymbolet (€), uavhengig av valutasymbolet som er angitt i de regionale innstillingene i Windows.
Løst	Viser minst ett siffer og følger innstillingene som er angitt i de regionale innstillingene i Windows for negative beløp, desimal- og valutasymboler og desimalplasser.
Standard	Bruker tusenskilletegn og følger innstillingene som er angitt i de regionale innstillingene i Windows for negative beløp, desimaltegn og desimalplasser.
Prosent	Multipliserer verdien med 100 og føyer til et prosenttegn (%). Den følger innstillingene som er angitt i de regionale innstillingene i Windows for negative beløp, desimaltegn og desimalplasser.
Vitenskapelig	Bruker standard vitenskapelig notasjon.

Følgende er eksempler på de forhåndsdefinerte tallformatene.

Innstilling	Data	Visning
Generelt nummer	3456.789 –3456.789 $ 213,21	3456.789 –3456.789 $ 213,21
Valuta	3456.789 –3456.789	$ 3,456.79 ($ 3 456,79)
Løst	3456.789 –3456.789 3.56645	3456.79 –3456.79 3.57
Standard	3456.789	3,456.79
Prosent	3 0.45	300% 45%
Vitenskapelig	3456.789 –3456.789	3.46E+03 –3,46E+03

Til toppen av siden

Bruke et egendefinert format

1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.

2. Velg Dato/klokkeslett-feltet du vil formatere, i den øvre delen av utformingsrutenettet.

3. Velg Generelt-fanen under Feltegenskaper, klikk cellen ved siden av Format-boksen, og skriv inn bestemte tegn basert på formateringsbehovene dine.

4. Når du har valgt et format, vises smartflagget Alternativer for egenskapsoppdatering . Den lar deg bruke det nye formatet på alle andre tabellfelt og skjemakontroller som logisk ville arvet det. Hvis du vil bruke endringene i hele databasen, klikker du smartflagget, og deretter klikker du Oppdater format overalt hvor feltnavnet brukes. I dette tilfellet er Feltnavn navnet på Dato/klokkeslett-feltet.

5. Hvis du vil bruke endringene på hele databasen, klikker du Ja når dialogboksen Oppdater egenskaper vises og viser skjemaene og de andre objektene som skal arve det nye formatet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Overføre en feltegenskap.

6. Lagre endringene og bytt til Dataarkvisning for å se om formatet oppfyller behovene dine.

7. Test formatet ved å gjøre følgende:

   • Skriv inn verdier uten tusenskilletegn eller desimalskilletegn, og se hvordan formatet behandler dataene. Plasserer formatet skilletegnene på riktig sted?
   • Skriv inn verdier som er lengre eller kortere enn forventet (med og uten skilletegn), og se hvordan formatet fungerer. Legger formatet til uønskede mellomrom eller foranstilte eller etterfølgende nuller?
   • Skriv inn en null- eller nullverdi i et format som er ment for positive eller negative verdier, og se om du liker resultatet.

Til toppen av siden

Eksempler på egendefinerte formater

Følgende er eksempler på egendefinerte tallformater.

Innstilling	Beskrivelse
0;(0);;"Null"	Viser positive verdier normalt, negative verdier i parenteser og ordet Null hvis verdien er Null.
+0.0;–0.0;0.0	Viser et plusstegn (+) eller minustegn (–) med positive eller negative tall, og viser 0.0 om verdien er null.

Til toppen av siden

Egendefinerte formateringstegn

Hvis du vil opprette et egendefinert format, kan du bruke følgende tegn som plassholdere og skilletegn.

Tegn	Beskrivelse
#	Brukes til å vise et siffer. Hver forekomst av tegnet representerer en plassering for ett tall. Hvis det ikke finnes en verdi i en plassering, vises et mellomrom i Access. Den kan også brukes som en plassholder. Hvis du for eksempel bruker formatet #,### og angir en verdi for 45 i feltet, 45 vises. Hvis du skriver inn 12,145 tekst i et felt, vises 12,145 Access selv om du bare definerte én plassholder, til venstre for tusenskilletegnet.
0	Brukes til å vise et siffer. Hver forekomst av tegnet representerer en plassering for ett tall. Hvis det ikke finnes noen verdi i en posisjon, vises en null (0).
Desimalskilletegn . (punktum)	Angir hvor du vil at Access skal plassere skilletegnet mellom en hel del og en desimaldel av et tall- eller valutafelt. Desimalskilletegn varierer og angis i de regionale innstillingene i Windows.
Tusenskilletegn , (komma)	Angir hvor du vil at Access skal plassere skilletegnet mellom tusenpartene av et tall- eller valutafelt. Tusenskilletegn varierer og angis i de regionale innstillingene i Windows.
mellomrom, +-$()	Brukes til å sette inn mellomrom, matematiske tegn (+-) og økonomiske symboler (¥£$) etter behov hvor som helst i formatstrenger. Hvis du vil bruke andre vanlige matematiske symboler, for eksempel skråstrek (\ eller /) og stjerne (*), omgir du dem med doble anførselstegn. Vær oppmerksom på at du kan plassere dem hvor som helst.
\	Brukes til å tvinge Access til å vise tegnet som følger umiddelbart. Dette er det samme som å omslutte et tegn med doble anførselstegn.
!	Brukes til å tvinge venstrejustering av alle verdier. Når du tvinger venstrejustering, kan du ikke bruke # plassholderne og 0 sifferplassholderne, men du kan bruke plassholdere for teksttegn.
*	Brukes til å tvinge tegnet rett etter stjernen til å bli et fylltegn, som er et tegn som brukes til å fylle ut mellomrom. Access viser vanligvis numeriske data som høyrejustert, og den fyller ut et hvilket som helst område til venstre for verdien med mellomrom. Du kan legge til fylltegn hvor som helst i en formatstreng, og når du gjør det, fyller Access eventuelle mellomrom med det angitte tegnet. Formatet £##*~.00 viser for eksempel et valutabeløp som £45~~~~~.15. Antall tildetegn (~) som vises i feltet, avhenger av hvor mange mellomrom det er i tabellfeltet.
%	Brukes som det siste tegnet i en formatstreng. Multipliserer verdien med 100 og viser resultatet med et etterfølgende prosenttegn.
E+, E- – eller – e+, e-	Brukes til å vise verdier i vitenskapelig, eller eksponentiell, notasjon. Bruk dette alternativet når det forhåndsdefinerte vitenskapelige formatet ikke gir nok plass til verdiene dine. Bruk E+ OR e+ for å vise verdier som positive eksponenter, og E- eller e- for å vise negative eksponenter. Du må bruke disse plassholderne med andre tegn. Anta for eksempel at du bruker formatet 0.000E+00 på et numerisk felt, og deretter skriver inn 612345. Access viser 6.123E+05. Access runder først antallet desimaler ned til tre, som er antallet nuller til høyre eller venstre for desimalskilletegnet. Deretter beregner Access eksponentverdien ut fra antall sifre som faller til høyre eller venstre for desimalskilletegnet i den opprinnelige verdien, avhengig av språkinnstillingene. I dette tilfellet ville den opprinnelige verdien ha satt 612345, eller fem sifre, til høyre for desimaltegnet. Av den grunn viser 6.123E+05Access , og den resulterende verdien tilsvarer 6.123 x 105.
"Literal text"	Bruk doble anførselstegn til å omslutte tekst du vil at brukerne skal se.
[color]	Brukes til å bruke en farge på alle verdiene i en del av formatet. Du må omslutte navnet på fargen i hakeparenteser og bruke ett av disse navnene: black, blue, greenredyellowcyanmagentaeller .white

Til toppen av siden

Vise A.D. eller B.C.

Du kan bruke et egendefinert format til visning A.D. før eller B.C. etter et årstall, avhengig av om det er angitt et positivt eller negativt tall. Positive tall vises som år med A.D. før året. Negative tall vises som år etter B.C. året.

1. Åpne tabellen i Utformingsvisning.
2. Velg Tall-feltet du vil formatere i den øvre delen av utformingsrutenettet.
3. Klikk egenskapsboksen Format i den nederste delen, og angi deretter dette egendefinerte formatet: "A.D. " #;# " B.C."

Til toppen av siden