Tabeller er sentrale objekter i en database siden de innholder all informasjon eller alle dataene. En forretningsdatabase kan for eksempel ha en kontakttabell med navn, e-postadresser og telefonnumre på leverandører. Fordi andre databaseobjekter i så stor grad avhenger av tabeller, bør du begynne databaseutformingen med å opprette alle tabellene. Opprett deretter de andre objektene. Før du oppretter tabeller i Access, bør du tenke over hvilke behov du har, og identifisere alle tabellene du kanskje trenger. Hvis du vil ha en innføring hvordan du planlegger og utformer databaser, kan du se Grunnleggende om databaseutforming.
I denne artikkelen
- Oversikt
- Tabell- og feltegenskaper
- Datatyper
- Tabellrelasjoner
- Taster
- Fordeler ved å bruke relasjoner
Oversikt
En relasjonsdatabase som Access har vanligvis flere relaterte tabeller. I en godt utformet database innholder hver tabell data om et bestemt emne, for eksempel ansatte eller produkter. En tabell har poster (rader) og felt (kolonner). Felt inneholder ulike typer data, for eksempel tekst, tall, datoer og hyperkoblinger.
- Post: Inneholder spesifikke data, for eksempel informasjon om en bestemt ansatt eller et bestemt produkt.
- Felt: Inneholder data om ett aspekt av tabellemnet, for eksempel fornavn eller e-postadresse.
- Feltverdi: Hver post har en feltverdi, for eksempel
Contoso, Ltd.ellersomeone@example.com.
Tabell- og feltegenskaper
Tabeller og felt har også egenskaper du kan angi for å kontrollere kjennetegnene eller virkemåtene.
- Tabellegenskaper
- Feltegenskaper
I en Access-database er tabellegenskaper attributter for en tabell som påvirker utseendet eller virkemåten for tabellen som helhet. Tabellegenskaper angis i tabellens egenskapsark i utformingsvisning. Du kan for eksempel angi en tabells standardvisningsegenskap for å angi hvordan tabellen vises som standard.
En feltegenskap gjelder et bestemt felt i en tabell og definerer et av feltets kjennetegn eller et aspekt ved feltets virkemåte. Du kan angi enkelte feltegenskaper i dataarkvisning. Du kan også angi en hvilken som helst feltegenskap i utformingsvisning ved hjelp av ruten Feltegenskaper.
Datatyper
Hvert felt har en datatype. Datatypen for et felt angir hvilken type data feltet lagrer, for eksempel store mengder tekst eller vedlagte filer.
En datatype er en feltegenskap, men den skiller seg fra andre feltegenskaper på følgende måter:
- Du angir datatypen til et felt i utformingsrutenettet for tabellen, ikke i ruten Feltegenskaper.
- Feltets datatype bestemmer hvilke andre egenskaper feltet har.
- Når du oppretter feltet, må du angi datatypen.
Du kan opprette et nytt felt i Access ved å skrive inn data i en ny kolonne i dataarkvisning. Når du oppretter et felt ved å skrive inn data i dataarkvisning, tilordnes en datatype automatisk i Access basert på verdien du angir. Hvis det du skriver inn ikke antyder noe annet, velges datatypen Tekst. Du kan om nødvendig endre datatypen ved hjelp av båndet.
Eksempler på automatisk gjenkjenning av datatype
Tabellen nedenfor viser hvordan automatisk gjenkjenning av datatype fungerer i dataarkvisning.
| Hvis du angir | Det opprettes et felt i Access med datatypen |
|---|---|
John |
Kort tekst |
http://www.contoso.com |
Hyperkobling |
1 |
Tall, langt heltall |
50,000 |
Tall, langt heltall |
50,000.99 |
Tall, dobbelt |
50000.389 |
Tall, dobbelt |
12/67 |
Dato/klokkeslett |
December 31, 2016 |
Dato/klokkeslett |
10:50:23 |
Dato/klokkeslett |
10:50 am |
Dato/klokkeslett |
17:50 |
Dato/klokkeslett |
$12.50 |
Valuta |
21.75 |
Tall, dobbelt |
123.00% |
Tall, dobbelt |
3.46E+03 |
Tall, dobbelt |
Du kan bruke et hvilket som helst gyldig prefiks for Internett-protokoll, for eksempel http://, https://, eller mailto:. Dato-, klokkeslett- og valutaformater gjenkjennes i Access basert på brukerinnstillingene.
Tabellrelasjoner
Selv om hver tabell lagrer data om forskjellige emner, lagrer tabellene i en Access-database vanligvis data om emner som er relatert til hverandre. En database kan for eksempel inneholde:
- En kundetabell med firmaets kunder og tilhørende adresser.
- En produkttabell med produktene du selger, inkludert priser og bilder for hver vare
- En ordretabell som sporer kundeordrer
Fordi du lagrer data om forskjellige emner i separate tabeller, trenger du en måte å knytte dataene sammen slik at du enkelt kan kombinere relaterte data fra de separate tabellene. Hvis du vil koble data som er lagret i forskjellige tabeller, kan du opprette relasjoner. En relasjon er en logisk forbindelse mellom to tabeller som spesifiserer de feltene som tabellene har til felles. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Veiledning for tabellrelasjoner.
Nøkler
Felt er en del av en tabellrelasjon som kalles nøkler. En nøkkel består vanligvis av ett felt, men den kan bestå av flere felt. Det finnes to typer nøkler:
- Primærnøkkel: En tabell kan bare ha én primærnøkkel. En primærnøkkel består av ett eller flere felt som unikt identifiserer hver post du lagrer i tabellen. Det er ofte et unikt identifikasjonsnummer, for eksempel et ID-nummer, et serienummer eller en kode, som fungerer som en primærnøkkel. Du kan for eksempel ha en kundetabell der hver kunde har et unikt kunde-ID-nummer. Feltet for kunde-ID er primærnøkkelen til Kunder-tabellen. Når en primærnøkkel inneholder mer enn ett felt, består den vanligvis av eksisterende felt som sammen gir unike verdier. Du kan for eksempel bruke en kombinasjon av etternavn, fornavn og fødselsdato som primærnøkkel for en tabell om personer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til eller endre primærnøkkelen for en tabell.
- Sekundærnøkkel: En tabell kan også ha én eller flere sekundærnøkler. En sekundærnøkkel inneholder verdier som tilsvarer verdier i primærnøkkelen til en annen tabell. Du kan for eksempel ha en ordretabell der hver ordre har et kunde-ID-nummer som tilsvarer en post i en kundetabell. Feltet for kunde-ID er en sekundærnøkkel for ordretabellen
Verdisamsvar mellom nøkkelfelt utgjør grunnlaget til en tabellrelasjon. Du bruker en tabellrelasjon til å kombinere data fra relaterte tabeller. Anta for eksempel at du har en kundetabell og en ordretabell. I kundetabellen identifiseres hver post av primærnøkkelfeltet ID.
Du kan knytte hver ordre til en kunde ved å legge til et sekundærnøkkelfelt som tilsvarer ID-feltet i kundetabellen, i ordretabellen og deretter opprette en relasjon mellom de to nøklene. Når du legger til en post i ordretabellen, bruker du en kunde-ID-verdi som kommer fra kundetabellen. Når du vil vise informasjon om kunden for en ordre, bruker du relasjonen til å identifisere hvilke data i kundetabellen som tilsvarer hvilke poster i ordretabellen.
- En primærnøkkel identifisert av nøkkelikonet ved siden av feltnavnet.
- En sekundærnøkkel som vises uten nøkkelikonet.
Ikke legg til et felt hvis du forventer at hver unike enhet representert i tabellen, kan kreve mer enn én verdi for feltet. Fortsettelse på det forrige eksemplet: Hvis du vil begynne å spore ordrer gjort av kundene dine, må du ikke legge til et felt i tabellen, fordi hver kunde vil ha mer enn én ordre. Opprett i stedet en ny tabell for å lagre ordrer, og opprett deretter en relasjon mellom de to tabellene.
Fordeler ved å bruke relasjoner
Det gir følgende fordeler å holde data atskilt i relaterte tabeller:
- Konsistens: Siden hvert dataelement bare registreres én gang i én tabell, er det mindre fare for tvetydighet eller inkonsekvens. Du lagrer for eksempel kundens navn bare én gang i en tabell om kunder i stedet for å lagre det gjentatte ganger, og muligens inkonsekvent, i en tabell som inneholder ordredata.
- Effektivitet: Hvis du registrerer data bare ett sted, bruker du mindre diskplass. Dessuten er små tabeller raskere enn store tabeller. Hvis du ikke bruker separate tabeller for separate emner, introduserer du nullverdier (mangel på data) og redundans i tabellene. Begge disse kan kaste bort plass og redusere ytelsen.
- Forståelighet: Utformingen av en database er enklere å forstå når emnene deles i tabeller.
Planlegg tabellene med tanke på relasjoner. Du kan bruke oppslagsveiviseren til å opprette et sekundærnøkkelfelt, hvis tabellen som inneholder den tilsvarende primærnøkkelen allerede finnes. Oppslagsveiviseren oppretter relasjonen for deg. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette eller slette et oppslagsfelt.