Tabeller er viktige objekter i en database fordi de inneholder all informasjon eller data. En forretningsdatabase kan for eksempel ha en kontakttabell som lagrer leverandørnavn, e-postadresser og telefonnumre. Siden andre databaseobjekter er så avhengige av tabeller, bør du starte databaseutformingen ved å opprette alle tabellene. Deretter oppretter du de andre objektene. Før du oppretter tabeller i Access, bør du tenke på kravene dine og identifisere alle tabellene du trenger. Hvis du vil ha en innføring hvordan du planlegger og utformer databaser, kan du se Grunnleggende om databaseutforming.
I denne artikkelen
- Oversikt
- Tabell- og feltegenskaper
- Datatyper
- Tabellrelasjoner
- Taster
- Fordeler ved å bruke relasjoner
Oversikt
En relasjonsdatabase som Access har vanligvis flere relaterte tabeller. I en godt utformet database innholder hver tabell data om et bestemt emne, for eksempel ansatte eller produkter. En tabell har poster (rader) og felt (kolonner). Felt inneholder ulike typer data, for eksempel tekst, tall, datoer og hyperkoblinger.
- Post: Inneholder bestemte data, for eksempel informasjon om en bestemt ansatt eller et bestemt produkt.
- Felt: Inneholder data om ett aspekt av tabellemnet, for eksempel fornavn eller e-postadresse.
- Feltverdi: Hver post har en feltverdi, for eksempel
Contoso, Ltd.ellersomeone@example.com.
Tabell- og feltegenskaper
Tabeller og felt har også egenskaper du kan angi for å kontrollere kjennetegnene eller virkemåtene.
- Tabellegenskaper
- Feltegenskaper
I en Access-database er tabellegenskaper attributter for en tabell som påvirker utseendet eller virkemåten for tabellen som helhet. Tabellegenskaper angis i egenskapsarket for tabellen i utformingsvisning. Du kan for eksempel angi en tabells standardvisningsegenskap for å angi hvordan tabellen vises som standard.
En feltegenskap gjelder et bestemt felt i en tabell og definerer et av feltets kjennetegn eller et aspekt ved feltets virkemåte. Du kan angi noen feltegenskaper i dataarkvisning. Du kan også angi en hvilken som helst feltegenskap i utformingsvisning ved hjelp av ruten Feltegenskaper.
Datatyper
Hvert felt har en datatype. Datatypen for et felt angir hvilken type data feltet lagrer, for eksempel store mengder tekst eller vedlagte filer.
En datatype er en feltegenskap, men den er forskjellig fra andre feltegenskaper på følgende måter:
- Du angir datatypen til et felt i utformingsrutenettet for tabellen, ikke i ruten Feltegenskaper.
- Datatypen for et felt bestemmer hvilke andre egenskaper feltet har.
- Når du oppretter feltet, må du angi datatypen.
Du kan opprette et nytt felt i Access ved å skrive inn data i en ny kolonne i dataarkvisning. Når du oppretter et felt ved å skrive inn data i dataarkvisning, tilordner Access automatisk en datatype basert på verdien du angir. Hvis det du skriver inn ikke antyder noe annet, velges datatypen Tekst. Hvis det er nødvendig, kan du endre datatypen ved hjelp av båndet.
Eksempler på automatisk gjenkjenning av datatype
Tabellen nedenfor viser hvordan automatisk gjenkjenning av datatype fungerer i dataarkvisning.
| Hvis du angir | Access oppretter et felt med en datatype |
|---|---|
John |
Kort tekst |
http://www.contoso.com |
Hyperkobling |
1 |
Tall, langt heltall |
50,000 |
Tall, langt heltall |
50,000.99 |
Tall, dobbelt |
50000.389 |
Tall, dobbelt |
12/67 |
Dato/klokkeslett |
December 31, 2016 |
Dato/klokkeslett |
10:50:23 |
Dato/klokkeslett |
10:50 am |
Dato/klokkeslett |
17:50 |
Dato/klokkeslett |
$12.50 |
Valuta |
21.75 |
Tall, dobbelt |
123.00% |
Tall, dobbelt |
3.46E+03 |
Tall, dobbelt |
Du kan bruke et hvilket som helst gyldig prefiks for Internett-protokollen, for eksempel http://, https://eller mailto:. Access gjenkjenner dato-, klokkeslett- og valutaformater basert på brukerinnstillingene.
Tabellrelasjoner
Selv om hver tabell lagrer data om forskjellige emner, lagrer tabellene i en Access-database vanligvis data om emner som er relatert til hverandre. En database kan for eksempel inneholde:
- En kundetabell som viser firmaets kunder og adressene deres.
- En produkttabell med produktene du selger, inkludert priser og bilder for hver vare
- En ordretabell som sporer kundeordrer
Fordi du lagrer data om ulike emner i separate tabeller, trenger du en måte å knytte dataene sammen på, slik at du enkelt kan kombinere relaterte data fra disse separate tabellene. Hvis du vil koble data som er lagret i forskjellige tabeller, kan du opprette relasjoner. En relasjon er en logisk forbindelse mellom to tabeller som spesifiserer de feltene som tabellene har til felles. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Veiledning for tabellrelasjoner.
Nøkler
Felt er en del av en tabellrelasjon som kalles nøkler. En nøkkel består vanligvis av ett felt, men den kan bestå av mer enn ett felt. Det finnes to typer nøkler:
- Primærnøkkel: En tabell kan bare ha én primærnøkkel. En primærnøkkel består av ett eller flere felt som unikt identifiserer hver post du lagrer i tabellen. Det finnes ofte et unikt identifikasjonsnummer, for eksempel et ID-nummer, serienummer eller kode, som fungerer som en primærnøkkel. Du kan for eksempel ha en kundetabell der hver kunde har et unikt kunde-ID-nummer. Feltet for kunde-ID er primærnøkkelen til Kunder-tabellen. Når en primærnøkkel inneholder mer enn ett felt, består den vanligvis av eksisterende felt som sammen inneholder unike verdier. Du kan for eksempel bruke en kombinasjon av etternavn, fornavn og fødselsdato som primærnøkkel for en tabell om personer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til eller endre primærnøkkelen for en tabell.
- Sekundærnøkkel: En tabell kan også ha én eller flere sekundærnøkler. En sekundærnøkkel inneholder verdier som tilsvarer verdier i primærnøkkelen til en annen tabell. Du kan for eksempel ha en ordretabell der hver ordre har et kunde-ID-nummer som tilsvarer en post i en kundetabell. Feltet for kunde-ID er en sekundærnøkkel for ordretabellen
Verdisamsvar mellom nøkkelfelt utgjør grunnlaget til en tabellrelasjon. Du bruker en tabellrelasjon til å kombinere data fra relaterte tabeller. Anta for eksempel at du har en kundetabell og en ordretabell. I kundetabellen identifiseres hver post av primærnøkkelfeltet ID.
Du kan knytte hver ordre til en kunde ved å legge til et sekundærnøkkelfelt som tilsvarer ID-feltet i kundetabellen, i ordretabellen og deretter opprette en relasjon mellom de to nøklene. Når du legger til en post i Ordrer-tabellen, bruker du en kunde-ID-verdi som kommer fra Kunder-tabellen. Når du vil vise informasjon om en ordrekunde, bruker du relasjonen til å identifisere hvilke data fra Kunder-tabellen som tilsvarer hvilke poster i Ordrer-tabellen.
- En primærnøkkel, identifisert av nøkkelikonet ved siden av feltnavnet.
- En sekundærnøkkel, som vises uten nøkkelikonet.
Ikke legg til et felt hvis du forventer at hver unike enhet representert i tabellen kan kreve mer enn én verdi for feltet. Hvis du fortsetter med det forrige eksemplet, må du ikke legge til et felt i tabellen hvis du vil begynne å spore ordrer som er plassert av kundene, fordi hver kunde vil ha mer enn én ordre. Opprett i stedet en ny tabell for å lagre ordrer, og opprett deretter en relasjon mellom de to tabellene.
Fordeler ved å bruke relasjoner
Hvis du holder data atskilt i relaterte tabeller, får du følgende fordeler:
- Konsistens: Fordi hvert dataelement bare registreres én gang, er det i én tabell mindre mulighet for tvetydighet eller inkonsekvens. Du lagrer for eksempel bare kundens navn én gang i en tabell om kunder i stedet for å lagre det gjentatte ganger, og muligens inkonsekvent, i en tabell som inneholder ordredata.
- Effektivitet: Registrering av data på bare ett sted betyr at du bruker mindre diskplass. Mindre tabeller har også en tendens til å gi data raskere enn større tabeller. Hvis du ikke bruker separate tabeller for separate emner, introduserer du nullverdier (fravær av data) og redundans i tabellene. Begge disse kan kaste bort plass og dårlig ytelse.
- Forståelse: Utformingen av en database er enklere å forstå når emnene er riktig delt inn i tabeller.
Planlegg tabellene med tanke på relasjoner. Du kan bruke oppslagsveiviseren til å opprette et sekundærnøkkelfelt, hvis tabellen som inneholder den tilsvarende primærnøkkelen allerede finnes. Oppslagsveiviseren oppretter relasjonen for deg. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette eller slette et oppslagsfelt.