Når du importerer data til Access, er kildedataene noen ganger ikke delt riktig opp i relaterte tabeller. Hvis du vil ha mest mulig utbytte av Access, må dataene normaliseres – deles inn i ulike tabeller, hver om én ting, som er relatert etter viktige deler av informasjon. Tabellanalyse kan hjelpe deg med denne viktige oppgaven: klikk på Databaseverktøy på båndet, og klikk deretter på Analyser tabell i Analyser-gruppen. En veiviser starter og veileder deg gjennom prosessen.
Obs!
Informasjonen i dette emnet gjelder bare for en Microsoft Access-skrivebordsdatabase (.mdb eller .accdb).
1. Opprinnelig tabell
2. Tabeller opprettet av tabellanalyse
3. Spørring opprettet av tabellanalyse
4. Oppslagsliste
Hvis Microsoft Access-databasen har en tabell som inneholder gjentatt informasjon i ett eller flere felt, kan du bruke tabellanalyse til å dele dataene inn i relaterte tabeller, slik at du kan lagre data på en sikrere og mer effektiv måte. Denne prosessen kalles normalisering.
Tabellanalyse deler én tabell som inneholder gjentatt informasjon, inn i separate tabeller der hver type informasjon lagres bare én gang. Dette gjør databasen mer effektiv og enklere å oppdatere, og reduserer størrelsen. Når veiviseren har delt dataene, kan du fortsatt vise og arbeide med dataene på ett sted ved å få veiviseren til å opprette en spørring.
Du kan bruke spørringen til å oppdatere data fra flere tabeller samtidig. Spørringen tilbyr også andre tidsbesparende funksjoner for å øke nøyaktigheten til dataene.
- Hvis du endrer et felt som gjentas i spørringen, oppdateres alle poster med denne verdien automatisk fordi du faktisk bare oppdaterer ett felt i spørringens underliggende tabell.
- Fra de nye tabellene arver spørringen oppslagsfelt, som lar deg endre feltverdier ved å velge verdier fra en liste i stedet for å måtte skrive inn en verdi riktig. Oppslagslisten slår opp verdier fra den underliggende tabellen. Når samme verdi gjelder for mer enn én post, kan du sikre nøyaktighet og konsekvens ved å velge denne verdien fra listen hver gang.
- Skjemaer og rapporter som tidligere var basert på den opprinnelige tabellen, blir nå automatisk basert på spørringen fordi veiviseren tilordner navnet på den opprinnelige tabellen til spørringen og gir tabellen nytt navn.
- Eksisterende skjemaer og rapporter basert på spørringen vil arve automatiske feltoppdateringer. Nye skjemaer og rapporter arver også oppslagslister.