Denne artikkelen forklarer hvordan du angir en standardverdi for et tabellfelt eller for en kontroll i et skjema i en Access-database. Standardverdiene du angir, vises i feltet eller kontrollen når du oppretter en ny post i databasen.
I denne artikkelen
- Forstå standardverdier
- Angi standardverdier for et tabellfelt
- Angi en standardverdi for en kontroll
- Angi en standardrad for en liste- eller kombinasjonsboks
- Eksempler på standardverdier
Forstå standardverdier
Du legger til en standardverdi i et tabellfelt eller en skjemakontroll når du vil at Access skal angi en verdi i en ny post automatisk. Du kan for eksempel få Access til alltid å legge til gjeldende dato i nye ordrer.
Vanligvis legger du til en standardverdi i tabellfeltene. Du legger til verdien ved å åpne tabellen i utformingsvisning og deretter angi en verdi i Standardverdi-egenskapen for feltet. Hvis du angir en standardverdi for et tabellfelt, bruker Access verdien på alle kontroller du baserer på dette feltet. Hvis du ikke binder en kontroll til et tabellfelt, eller du kobler til data i andre tabeller, angir du en standardverdi for selve skjemakontrollen.
Du kan angi en standardverdi for tabellfelt som bruker datatypene Kort tekst, Lang tekst, Tall, Dato/klokkeslett, Valuta, Ja/nei og Hyperkobling. Hvis du ikke oppgir en verdi, forblir feltet null (tomt) til du angir en verdi. Når du har definert en standardverdi, bruker Access denne verdien på alle nye poster som du legger til. Hvis du vil, kan du endre verdien i en post fra standardverdien til en annen verdi, med mindre en valideringsregel forbyr dette.
Angi standardverdier for et tabellfelt
Når du angir en standardverdi for et tabellfelt, viser alle kontroller du binder til dette feltet, standardverdien.
Angi en standardverdi
- Høyreklikk tabellen du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.
- Velg feltet du vil endre.
- Skriv inn en verdi i egenskapsboksen Standardverdi på Generelt-fanen.
Verdien du kan angi, avhenger av datatypen som er angitt for feltet. Du kan for eksempel skrive
=Date()for å sette inn gjeldende dato i et dato/klokkeslett-felt. Du finner eksempler på standardverdier under Eksempler på standardverdier senere i denne artikkelen. - Lagre endringene.
Angi en standardverdi for en kontroll
Vanligvis angir du en standardverdi for en kontroll bare når du ikke binder kontrollen til et tabellfelt, eller når du kobler til data i en annen tabell.
Angi en standardverdi
- Høyreklikk skjemaet du vil endre i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.
- Høyreklikk kontrollen du vil endre, og klikk deretter Egenskaper eller trykk F4.
- Klikk kategorien Alle på egenskapsarket, finn egenskapen Standardverdi , og skriv deretter inn standardverdien.
- Trykk på CTRL+S for å lagre endringene.
Angi en standardrad for en liste- eller kombinasjonsboks
Som standard viser liste- og kombinasjonsbokskontroller to typer lister: verdilister og oppslagslister. En verdiliste er en hardkodet liste over elementer som befinner seg i Radkilde-egenskapen for en listeboks eller kombinasjonsbokskontroll. En oppslagsliste henter derimot dataene fra et oppslagsfelt, som bruker en spørring til å hente data fra en annen tabell, og laster deretter inn dataene i en kombinasjonsbokskontroll.
Du kan angi hvilket listeelement som skal vises som standard i verdilister og oppslagslister, men du må bruke forskjellige fremgangsmåter for hver type liste. De følgende trinnene forklarer hvordan du angir standardverdier for en verdiliste og en oppslagsliste.
Angi en standard for en verdiliste
- Høyreklikk skjemaet du vil endre i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.
- Høyreklikk listeboksen eller tekstbokskontrollen, og klikk deretter Egenskaper eller trykk F4.
- Kontroller at Radkilde-egenskapen inneholder en verdiliste. Elementene i en verdiliste er omgitt av doble anførselstegn og atskilt med semikolon. Du kan for eksempel se en liste som dette:
"Good";"Fair";"Poor". - Hvis Radkilde-egenskapen inneholder en spørring, som er en tekststreng som begynner med
SELECT, går du til de neste trinnene. - I egenskapsboksen Standardverdi skriver du inn
[control_name].ItemData(n). I dette tilfelletcontrol_nameer navnet på listeboks- eller kombinasjonsbokskontrollen, ognnummeret på listeelementet du vil bruke som standard. Hvis du ikke vet navnet på kontrollen, kan du se på verdien i Navn-egenskapen, som du finner øverst på egenskapsarket. La oss for eksempel si at du har en kombinasjonsbokskontroll kalt Eier, og at du vil bruke den tredje verdien i listen som standardverdi. Skriv inn[Owner].ItemData(2)egenskapsboksen Standardverdi . Du skriver2i stedet for3fordiItemDataer nullbasert, som betyr at den begynner å telle ved null, ikke en. - Lagre endringene, og bytt deretter tilbake til Skjemavisning. Den valgte standardverdien skal vises i listen eller kombinasjonsboksen når du legger til en post i databasen.
Angi en standardverdi for en oppslagsliste
Åpne tabellen som inneholder kildedataene for oppslagsfeltet i dataarkvisning.
Legg merke til nøkkelverdien som er knyttet til elementet du vil bruke som standardverdi.
Obs!
Primær- og sekundærnøkkelfelter skjules som standard i Access. Hvis nøkkelfeltet ikke vises, høyreklikker du på en celle i overskriftsraden i tabellen og klikker på Vis kolonner. Deretter velger du nøkkelfeltet og lukker i dialogboksen Vis kolonner.
Høyreklikk tabellen som inneholder oppslagsfeltet, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning.
Velg oppslagsfeltet. Skriv inn nøkkelverdien du noterte deg i trinn 1 og 2, i egenskapsboksen Standardverdi på Generelt-fanen. Dette er verdien som tilsvarer listeelementet du vil bruke som standard. Anta for eksempel at du har 10 leverandører, og du vil at navnet på den mest brukte leverandøren skal vises som standard. Dette gjør du ved å finne nøkkelverdien som unikt identifiserer leverandøren, og angi denne nøkkelverdien i egenskapsboksen Standardverdi i sekundærnøkkelfeltet.
Lagre endringene, bytt til Dataarkvisning, og skriv inn en ny post. Standardverdien vises i oppslagsfeltet når du legger til posten.
Eksempler på standardverdier
Tabellen nedenfor viser og beskriver noen standardverdier. Du kan tilpasse disse eksemplene for bruk med dine egne data.
| Uttrykk | Standard feltverdi |
|---|---|
1 |
1 |
"MT" |
MT |
"New York, N.Y." |
New York, N.Y. (merk at du må omslutte verdien i anførselstegn hvis den inneholder tegnsetting) |
"" |
En tom streng |
Date() |
Dagens dato |
=Yes |
"Ja" vises på det lokale språket på datamaskinen |