Følgende ting kan påvirke personvernet, enten ved å gjøre potensielt sensitive opplysninger tilgjengelige for tredjeparter, eller ved å la deg kontrollere hvilken informasjon som er tilgjengelig.
Bruke Office.com maler
Ny-fanen (klikk Fil-fanen, og klikk deretter Ny) kan gi deg oppdatert hjelp som er lastet ned fra Office.com for arbeidsbøker som er basert på maler. Du kan også sende tilbakemelding på malene og gi en numerisk vurdering for hver mal du laster ned.
Når du åpner en mal eller en fil basert på en mal, vil Excel-kontakter (avhengig av innstillingene for nettbasert hjelp) Office.com. Den sender IDen for malen, programmet og versjonen du bruker, sammen med standard datamaskininformasjon.
Mal-ID-en brukes til å identifisere den opprinnelige malen som lastet ned fra Office.com eller inkludert i Excel-installasjonen. Det identifiserer ikke arbeidsboken unikt. ID-en er lik for alle brukere av samme mal.
Koble til bilder og andre dokumenter
Hvis du velger å opprette en kobling til et bilde, en fil, en datakilde eller et annet dokument på harddisken eller på en server, blir banen til den filen lagret i arbeidsboken. I noen tilfeller kan koblingen inneholde ditt brukernavn eller informasjon om servere på nettverket du bruker. Ved datatilkobling kan du velge å lagre et brukernavn eller passord inne i koblingen for datatilkoblingen.
Når du bruker et XML-oppsett på en arbeidsbok, lagres banene også til XML-oppsettet som du har opprettet, i arbeidsboken. Banen kan i noen tilfeller inneholde brukernavnet ditt.
Arkdatafunksjoner og pivottabellrapporter
Når du oppretter en arkdatafunksjon eller pivottabellrapport fra en ekstern datakilde, lagres dataene du ber om fra denne kilden, som en del av regnearket, sammen med en unik identifikator for datakilden. Brukernavnet til personen som sist oppdaterte hurtigbufferen, blir også lagret.
Avhengig av hvordan du har konfigurert arbeidsboken eller pivottabellrapporten, vises kanskje bare et delsett av de lagrede dataene. Hvis du vil fjerne alle disse lagrede dataene, fjerner du koblingen til datakilden fra arkdatafunksjonene og fjerner alle pivotene som refererer til dataene.
Diagrammer
Når du oppretter et diagram i Excel, kan du filtrere dataene du har valgt for diagrammet, slik at bare deler av dataene vises. Alle data som velges, lagres imidlertid i diagrammet. For å hindre andre i å endre diagrammet eller vise dataene i diagrammet skal du lime inn diagrammet som en punktgrafikk når du kopierer det til et Microsoft-program. Hvis dataene i diagrammet er fra en ekstern datakilde, kan du passordbeskytte diagrammet for å forhindre at andre personer oppdaterer diagrammet med de nyeste dataene fra den eksterne kilden. Hvis diagrammet er basert på dataene i arbeidsboken, kan passordbeskyttelse av diagrammet bidra til å forhindre at andre endrer dataene som vises i diagrammet.
Utskrift
Når du skriver ut en Excel-arbeidsbok og deretter lagrer den arbeidsboken, lagrer Excel banen til skriveren din med dokumentet. I noen tilfeller kan banen inneholde et brukernavn eller navnet på en datamaskin.
Alternativ tekst
I Excel kan du legge til og redigere alternativ tekst for tabeller, figurer, bilder, diagrammer, SmartArt-grafikk og andre objekter i arbeidsbøkene. Den alternative teksten lagres med arbeidsboken og kan inneholde personlige opplysninger som er lagt til av bidragsytere i presentasjonen. For enkelte objekter, for eksempel bilder du setter inn i arbeidsboken, vil standard alternativ tekst inneholde filbanen for objektet du setter inn.
Alternativ tekst kan brukes av tilgjengelighetsfunksjoner som skjermlesere. Den alternative teksten er tilgjengelig for alle som har tilgang til filen din.
Nettsteder for dokumentarbeidsområder
Excel gir deg tilgang til et dokumentarbeidsområde på SharePoint. Et dokumentarbeidsområde er et delt område der du kan samarbeide med andre gruppemedlemmer på én eller flere arbeidsbøker.
Når du åpner et dokumentarbeidsområde, laster Excel ned data fra dokumentarbeidsområdet for å gi deg informasjon om nettstedet. Disse dataene inkluderer:
- Navnet på området
- Nettadressen eller adressen til nettstedet
- Navnene, e-postadressene og tillatelsesnivåene til områdebrukerne
- Lister over dokumenter, oppgaver og annen informasjon som er tilgjengelig fra nettstedet
Excel lagrer også en liste over dokumentarbeidsområder som du har besøkt på datamaskinen, i form av informasjonskapsler. Denne listen brukes til å gi rask tilgang til områdene du har besøkt tidligere. Listen over nettsteder du har besøkt, åpnes ikke av Microsoft og deles ikke på Internett med mindre du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.
Fakstjeneste
Fakstjenesten gjør det mulig å sende en telefaks over Internett og organisere faksene du har sendt, i Microsoft Outlook. Hvis du vil bruke fakstjenesten, må du registrere deg hos en fakstjenesteleverandør, som er separat fra Microsoft, som behandler faksene og sender dem over Internett. Microsoft samler ikke inn data via funksjonen for fakstjenester.
Når du registrerer deg for fakstjenesten, oppretter fakstjenesteleverandøren en registreringspakke som lagres av fakstjenesteleverandøren og Excel. Pakken består av adressen til fakstjenesteleverandørens nettsted og et «token» som bekrefter tilgangen din til fakstjenesteleverandøren. Når du sender en telefaks fra Excel, legges denne registreringspakken til i dokumentet.
Du kan også bruke fakstjenesten til å beregne prisen på en faks uten å faktisk sende faksen. Hvis du velger å beregne prisen på en faks, bruker Excel en kryptert tilkobling til å sende registreringstokenet, telefonnummeret til telefaksen skal sendes, og antall sider i faksen til leverandøren av fakstjenesten. Microsoft verken mottar eller lagrer denne informasjonen.
Oppslagstjeneste
I Excel kan du be om informasjon om et bestemt ord eller uttrykk fra et antall premiumleverandører av innhold. Når du ber om et søk på et bestemt ord eller uttrykk, bruker Excel Internett til å sende teksten du har bedt om, programvareproduktet du bruker, den nasjonale innstillingen for systemet og autorisasjonsinformasjon som angir at du har rett til å laste ned oppslagsinformasjon, hvis tredjeparten trenger det.
Excel sender denne informasjonen til en tjeneste som leveres av Microsoft eller en tredjepartsleverandør du velger. Denne tjenesten returnerer informasjon om ordet eller uttrykket du har bedt om.
Informasjonen du mottar, inneholder ofte en kobling til tilleggsinformasjon på nettstedet til tjenesten. Hvis du klikker denne koblingen, kan tjenesteleverandøren legge til en informasjonskapsel på systemet ditt for å identifisere deg ved fremtidige transaksjoner. Microsoft tar ikke ansvar for personvernpraksisen på nettsteder og tjenester som drives av tredjeparter. Microsoft vil ikke motta eller lagre denne informasjonen med mindre du har forespurt en Microsoft-eid tjeneste.
Du kan deaktivere oppslag og referanser ved å gjøre følgende:
Denne innstillingen kan være begrenset av administratoren. I så fall kan du ikke aktivere eller deaktivere det på egen hånd.
Klikk fanen Fil.
Klikk Konto.
Klikk på Administrer innstillinger under Personvern for konto.
Fjern merket for Aktiver valgfrie tilkoblede opplevelser under Valgfrie tilkoblede tjenester.
Viktig
Dette deaktiverer alle valgfrie tilkoblede tjenester, ikke bare oppslag og referanser.
Oversettelsestjeneste
I Excel kan du oversette hele eller deler av dokumentet ved hjelp av en tospråklig ordliste eller en maskinoversettelse. Du kan velge hvordan du vil oversette dokumentet.
Du kan velge eller skrive inn et ord eller uttrykk du vil oversette, eller du kan velge å oversette hele dokumentet, i begge tilfeller, ved å velge det aktuelle oversettelsesalternativet i Oppslag og referanser-ruten.
Hvis du velger eller skriver inn et ord eller uttrykk du vil oversette, sammenlignes uttrykket du har skrevet inn, med en tospråklig ordliste. Noen tospråklige ordlister følger med programvaren, mens andre er tilgjengelige fra Office.com. Hvis ordet eller setningen du skriver inn, ikke finnes i den tospråklige ordlisten som følger med programvaren, blir ordet eller setningen sendt ukryptert til en oversettelsestjeneste fra Microsoft eller en tredjepart.
Hvis du vil oversette hele arbeidsboken, sendes den ukryptert til en oversettelsestjeneste fra Microsoft eller tredjepart. Som med all informasjon som sendes ukryptert via Internett, kan det være mulig for andre å se ordet, uttrykket eller arbeidsboken du oversetter.
Hvis du velger å bruke en av ordlistene som er tilgjengelige på Office.com eller en tredjeparts oversettelsestjeneste, bruker Excel Internett til å sende teksten du har bedt om, hvilken type programvare du har, og den nasjonale innstillingen og språket for systemet er satt til. For tredjeparts oversettelsestjenester kan Excel også sende tidligere bufret godkjenningsinformasjon som bekrefter at du allerede er registrert for tilgang til nettstedet.
SharePoint
Microsoft SharePoint tilbyr delte arbeidsområder der du kan samarbeide på dokumenter og møter.
Når du går til et SharePoint-nettsted, enten ved å bruke nettleseren eller et Office-program, lagrer nettstedet informasjonskapsler på datamaskinen hvis du har tillatelse til å opprette et nytt undernettsted på nettstedet. Sammen utgjør disse informasjonskapslene en liste over nettsteder du har tilgang til. Denne listen brukes av flere Office-programmer til å gi rask tilgang til områdene du har besøkt tidligere.
Listen over nettsteder du har besøkt, åpnes ikke av Microsoft og deles ikke på Internett med mindre du velger å gjøre listen mer tilgjengelig.
Når du oppretter et nytt nettsted eller en liste i SharePoint, eller legger til eller inviterer personer til eksisterende nettsteder eller lister, lagrer nettstedet følgende informasjon for hver person, inkludert dine:
- Fullt navn
- E-postadresse
En bruker-ID føyes til hvert element som du eller de andre brukerne av området legger til eller endrer på området. Som med alt annet innhold på SharePoint-nettstedet er det bare administratorer og medlemmer av selve nettstedet som burde ha tilgang til denne informasjonen.
Alle elementer på SharePoint-området omfatter to felt: Opprettet av og Endret av. Opprettet av-feltet fylles ut med navnet på personen som opprinnelig opprettet elementet, og datoen det ble opprettet. Endret av-feltet fylles ut med brukernavnet på personen som sist endret arbeidsboken, og datoen den sist ble endret.
Administratorer for serverne som er vert for SharePoint-området, har tilgang til noen data fra disse områdene. Disse dataene brukes til å analysere bruksmønstrene på området og øke periodene området er tilgjengelig. Disse dataene er bare tilgjengelige for administratorer, og deles ikke med Microsoft, med mindre Microsoft er vert for SharePoint-området. Data som samles inn spesifikt, omfatter navnene, e-postadressene og tillatelsene til alle med tilgang til nettstedet.
Alle brukere som har tilgang til et bestemt SharePoint-nettsted, kan søke i og vise alt innhold som er tilgjengelig på nettstedet.
Overvåking
Microsoft SharePoint inneholder overvåkingsfunksjoner som gir systemansvarlige mulighet til å lagre pålitelige overvåkningsspor om hvordan brukere arbeider med bestemt innhold.
Når SharePoint-administratorer aktiverer overvåkingsfunksjonen, registreres automatisk visse handlinger brukeren utfører, i SharePoint-innholdsdatabasen. Disse handlingene omfatter visning, redigering og inn- og utsjekking. For hver handling som registreres, registreres det identifiseringsinformasjon om filen, handlingen og brukerens SharePoint-ID. Det sendes ingen data til Microsoft i forbindelse med denne funksjonen.
Denne funksjonen er som standard slått av, og den er bare tilgjengelig for administratorer på SharePoint-områder der innhold er lagret.
Direktemeldinger og varsler
Excel gir deg mulighet til å sende direktemeldinger fra selve programmet, og gir deg mulighet til å bli varslet når personer er tilkoblet eller når det gjøres visse endringer i delte arbeidsbøker eller arbeidsområder.
Excel kan bruke en direktemeldingsklient til å gi deg muligheten til å se om andre personer er tilkoblet og å sende meldinger til dem. Excel inneholder en nettkontroll som gjør det mulig å vise tilstedeværelse for direktemeldinger på en nettside. Microsoft SharePoint-sider bruker denne kontrollen. Disse sidene sender ikke tilstedeværelsesdata tilbake til nettserveren.
Denne nettkontrollen kan brukes til å overføre data om tilstedeværelse fra direktemeldingsprogrammet til nettserveren. Tilstedeværelsesdata blir som standard bare sendt til intranettnettsteder, klarerte nettsteder og nettsteder på den lokale datamaskinen.
Nye filformater
Excel bruker filformater som er basert på XML. Disse XML-formatene er utvidbare, det vil si at brukere kan angi tilleggsskjemaer eller -koder i filene. Et tillegg eller annen tredjepartskode kan også legge ved tilleggsinformasjon som metadata i disse XML-filformatene, og informasjonen kan ikke vises i Excel.
Du kan kontrollere hvilke metadata som er tilknyttet en XML-fil ved å vise den i et program for tekstvisning.
Kommentarer
Hvis du lagrer kommentarer i en fil, legger Excel som standard til initialene dine i hver merknad. Denne informasjonen vil da være tilgjengelig for alle som har tilgang til filen din.
Du kan fjerne personlige opplysninger fra disse kommentarene ved å gjøre følgende:
- Klikk fanen Fil.
- Klikk Informasjon.
- Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.
Spore endringer
Når funksjonen Spor endringer er aktivert mens funksjonen Spor endringer er aktivert, lagres som standard brukernavnet og/eller initialene i arbeidsboken og knyttes til endringene du gjør. Denne informasjonen, i tillegg til originalteksten og den endrede teksten, er tilgjengelig for alle som har tilgang til filen.
Når disse endringene er godtatt eller forkastet, fjernes navnet ditt. Du kan også fjerne personlige opplysninger fra disse endringene ved å gjøre følgende:
- Klikk fanen Fil.
- Klikk Informasjon.
- Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.
Hvor navnet ditt kan være lagret
I enkelte tilfeller lagrer Excel navnet ditt for å gi deg en bedre opplevelse når du bruker enkelte funksjoner. Navnet ditt er for eksempel lagret på disse stedene:
- Author , felt
- AuthorName-filegenskapen
Du kan fjerne navnet ditt fra disse feltene og egenskapene ved å gjøre følgende:
- Klikk fanen Fil.
- Klikk Informasjon.
- Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.
Microsoft Office-løsninger som er opprettet av andre selskaper, kan også inkludere navnet ditt eller andre personlige opplysninger i de egendefinerte egenskapene som er knyttet til filen din.
Hvis du bruker Microsoft Office Web Control, Microsoft Excel Data Access, DataCalc eller andre funksjoner som gjør at du kan koble deg direkte til en annen datakilde, kan autorisasjonsinformasjonen (bruker-ID og passord) være lagret i arbeidsboken. Hvis du vil endre eller slette denne autorisasjonsinformasjonen, må du endre egenskapene for tilkoblingen ved hjelp av metoden som er spesifikk for tilkoblingsmetoden.
Andre skjulte data og metadata
Som standard inneholder alle filer som lagres av Excel, filegenskaper som følgende:
- Forfatter
- Manager
- Firma
- Sist lagret av
- Navn på korrekturlesere av arbeidsbøker
I tillegg kan andre egenskaper lagres i filen avhengig av funksjonene eller tredjepartsløsningene du bruker. Hvis for eksempel arbeidsboken er en del av en dokumentarbeidsflyt, lagres flere filegenskaper for å spore arbeidsflyten.
Denne informasjonen vil da være tilgjengelig for alle som har tilgang til filen din.
Du kan fjerne navnet ditt fra disse egenskapene ved å gjøre følgende:
- Klikk fanen Fil.
- Klikk Informasjon.
- Klikk på Kontroller for problemer, og klikk deretter på Undersøk dokument.
Undersøk dokument-funksjonen kan også brukes til å fjerne andre typer data som kanskje ikke er tilgjengelig i alle visninger, for eksempel kommentarer og revisjoner. Microsoft anbefaler å kjøre Undersøk dokument på alle arbeidsbøker som du har tenkt å gjøre offentlig tilgjengelig.
Skjulte data og metadata kan også inkluderes i Microsoft Office-filer ved hjelp av Microsoft Office-objektmodellen. Du kan for eksempel gjøre bilder usynlige i objektmodellen i Microsoft Office, noe som betyr at de ikke kan ses når du åpner filen, men bildet lagres i filen og kan senere gjøres synlig.
Registrere makroer
Ved hjelp av makroregistrering kan du registrere en sekvens med handlinger, slik at du kan reprodusere handlingene på et senere tidspunkt. Hvis du velger å registrere en makro, lagres brukernavnet som en kommentar i koden når makroen opprettes. Du kan fjerne brukernavnet manuelt fra disse plasseringene.
Digitale signaturer
En digital signatur er en valgfri funksjon som kan hjelpe deg med å godkjenne identiteten til personen som har sendt deg en arbeidsbok. En digital signatur er en unik kryptert verdi av dataene i arbeidsboken du signerer. Når du sender en arbeidsbok med en digital signatur, sendes signaturen til mottakeren sammen med dataene i arbeidsboken og et klarert digitalt sertifikat fra deg (avsenderen). Det digitale sertifikatet er utstedt av en sertifiseringsinstans, for eksempel VeriSign, og inneholder informasjon som brukes til å godkjenne avsenderen og kontrollere at det opprinnelige innholdet i arbeidsboken ikke har blitt endret. Excel kan kontakte sertifiseringsinstansen automatisk på nettet for å bekrefte den digitale signaturen.
Når du signerer en arbeidsbok, ser du en dialogboks som viser informasjonen i den digitale signaturen, for eksempel systemdato og -klokkeslett, versjonsnummer for operativsystemet, Microsoft Office-versjonsnummeret og Excel-versjonsnummeret.
IRM (Information Rights Management)
Information Rights Management (IRM) lar deg gi bestemte brukere eller grupper rettigheter til å få tilgang til og endre en arbeidsbok. Til tross for enkelte likheter, er IRM ikke det samme som dokumentbeskyttelse. IRM gjør det mulig å angi tillatelser for hele arbeidsboken til svært spesifikke handlinger, for eksempel utskrift av dokumentet eller videresending av dokumentet til andre, samt for lesing eller redigering av arbeidsboken.
Når du lagrer en arbeidsbok med IRM aktivert, lagrer Excel i arbeidsboken en liste over alle brukere som har rettigheter til arbeidsboken og hvilke tillatelser de har. Denne informasjonen er kryptert slik at bare eierne av arbeidsboken har tilgang til denne informasjonen.
I tillegg inneholder arbeidsbøker med IRM aktivert innholdslisenser. En innholdslisens inneholder en e-postadresse, tillatelse og godkjenningsinformasjon. Hver gang noen forsøker å åpne en arbeidsbok med IRM aktivert, kontrollerer Excel innholdslisensene som er lagret i arbeidsboken, mot brukerens identitet. Hvis brukeren aldri har åpnet arbeidsboken før, kontakter Excel en IRM-server, bekrefter brukerens identitet, laster ned en ny innholdslisens for brukeren (forutsatt at brukeren har de nødvendige rettighetene) og lagrer denne innholdslisensen i arbeidsboken.
Arbeidsbokeiere kan velge å unngå å lagre innholdslisenser i arbeidsboken. Hvis denne innholdslisensen ikke lagres i arbeidsboken, må Excel imidlertid kontakte IRM-serveren hver gang arbeidsboken åpnes. Hvis Excel ikke er koblet til et nettverk eller ikke kan kontakte IRM-serveren, kan ikke arbeidsboken åpnes.
Arbeidsbokbeskyttelse
Arbeidsbokbeskyttelse lar deg beskytte Excel-arbeidsboken på forskjellige måter, for eksempel ved å gi bare bestemte brukere rettigheter til å redigere, kommentere eller lese arbeidsboken.
Når du bruker Arbeidsbokbeskyttelse, blir du bedt om å angi bruker-ID-ene. Disse bruker-ID-ene kan være i form av Windows NT Domain-kontoer (for eksempel DOMENE\brukernavn) eller Windows Live ID-e-postadresser (for eksempel). someone@example.com Disse bruker-ID-ene lagres når du gir en bruker rettigheter til å lese eller endre et tekstområde.
Du kan beskytte Excel-arbeidsboken uten å bruke et passord. Hvis du velger å beskytte arbeidsboken uten et passord, kan alle som leser arbeidsboken, se bruker-ID-ene til dem som har fått tilgang. Hvis arbeidsboken er lagret som XML eller HTML, er bruker-ID-ene også tilgjengelige for alle som leser filen.
Hvis du vil begrense tilgangen til bruker-ID-ene ytterligere, kan du velge å lagre denne filen med et passord eller med Information Rights Management (IRM). Bare du og andre som har fått tilgang, kan se disse bruker-ID-ene.
Mislykket Office-filvalidering
Når du åpner enkelte tidligere versjoner av Excel-filer i Microsoft Office, kontrollerer Office-filvalidering om filstrukturen samsvarer med spesifikasjonene fra Microsoft for dette filformatet. Hvis filen ikke består valideringen, åpnes den i beskyttet visning.
En kopi av hver fil som ikke består Office-filvalidering, lagres på datamaskinen når du avslutter Excel. Microsoft Feilrapportering spør deg jevnlig om du godtar å sende en kopi av disse filene til Microsoft. Hvis du vil ha mer informasjon om Microsoft Feilrapportering, inkludert en komplett personvernerklæring, kan du se personvernerklæringen for Microsoft Feilrapportering.
Automatisk revisjon av Office
Excel lagrer automatisk kopier av arbeidsboken mens du redigerer dem. Dette hjelper deg med å gjenopprette arbeidsbøker hvis du lukker en arbeidsbok uten å lagre endringene ved et uhell. Du kan velge ikke å lagre kopier av arbeidsbøkene automatisk ved å gjøre følgende:
- Klikk fanen Fil.
- Klikk Alternativer.
- Klikk på Lagre.
- Fjern merket for Behold den siste versjonen som er automatisk gjenopprettet hvis jeg lukker uten å lagre under Lagre arbeidsbøker.
Du kan få tilgang til og slette de siste lagrede versjonene av tidligere lagrede arbeidsbøker ved å klikke kategorien Fil , klikke Informasjon og deretter klikke ønsket arbeidsbok under Versjoner. Du kan få tilgang til og slette de siste automatisk lagrede versjonene av nylig opprettede arbeidsbøker ved å klikke Fil-fanen , klikke Info, klikke Behandle versjoner og deretter klikke Gjenopprett ulagrede arbeidsbøker. Excel sletter med jevne mellomrom automatisk lagrede arbeidsbøker hvis du ikke åpner og bruker dem. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Gjenopprette Office-filer.