I denne artikkelen
Oversikt over brukerroller
En brukerrolle er en forhåndsdefinert kategori som kan tilordnes til brukere på grunnlag av stilling eller andre kriterier. Roller brukes vanligvis til å presentere tilpassede versjoner, eller visninger, av en skjemamal for ulike typer brukere. Du kan effektivisere forretningsprosessene og optimalisere datainnsamling ved å legge til brukerroller i skjemamalen for å kontrollere hva brukerne kan se når de åpner et skjema som er basert på skjemamalen. Tenk deg for eksempel at du utformer skjemamalen for et tillatelsesprogram med skjemaer som skal brukes av følgende typer brukere:
- Elektriske leverandører som må søke om tillatelse
- Mottaksagenter som bekrefter at leverandørens søknader inneholder den nødvendige informasjonen
- Administratorer som ser gjennom de innsendte tillatelsessøknadene for godkjenning
I stedet for å utforme tre skjemamaler for hver brukertype og behandle dataene fra alle disse skjemaene, kan du utforme én skjemamal med skjemaer som samler inn alle dataene og legger til en brukerrolle for hver brukertype. Brukerrollen bestemmer hvilke data som vises gjennom tilpassede visninger som er basert på hver brukertype.
Obs!
Brukerroller bør ikke brukes til å begrense tilgangen til sensitive data i et skjema. Selv om du gjør en skjemamal skrivebeskyttet eller skjuler bestemte kontroller som er basert på brukerroller, kan brukere potensielt bruke et tekstredigeringsprogram, for eksempel Microsoft Notisblokk, til å vise eller endre skjemamalfilen (XSN) og få tilgang til dataene.
Scenarioer for bruk av brukerroller
Det finnes mange scenarioer der brukerroller er en fordel for brukerne. Med brukerroller kan du for eksempel:
- Vis en unik visning for hver brukerrolle Du kan utforme en skjemamal slik at ulike visninger av skjemamalen vises, avhengig av hvem som fyller ut skjemaet. Du kan for eksempel utforme en visning for elektriske leverandører som søker om tillatelse, en visning for agenter som mottar tillatelsessøknadene, og en visning for administratorene som ser gjennom all informasjonen. Hver visning viser bare dataene som passer for hver brukerrolle.
- Vis en annen inndeling for hver brukerrolle Du kan utforme en skjemamal som viser forskjellige inndelinger, avhengig av hvem som fyller ut skjemaet. En inndeling i en skjemamal for utgiftsrapportering som gjelder bare for ansatte, kan for eksempel vises når en ansatt åpner skjemaet. En annen inndeling som bare gjelder for ledere som godkjenner utgiftsrapporten, kan vises når en leder åpner skjemaet.
- Angi datavalidering for et felt som er basert på hver brukerrolle Du kan utforme en skjemamal slik at ulike datavalidering brukes på en kontroll som er bundet til et bestemt felt, avhengig av brukerrollen til personen som fyller ut skjemaet. Du kan for eksempel angi den maksimale utgiftsverdien for en leder ved én grense og angi maksimumsverdien for den samme tekstboksen høyere for en administrator. Hvis en overordnet fyller ut skjemaet og overskrider beløpet, vises en dialogboks. Hvis en administrator fyller ut skjemaet, godtar tekstboksen en verdi som ellers ville blitt avvist hvis en overordnet fylte ut skjemaet.
- Sende skjemadata til en ekstern datakilde som er basert på hver brukerrolle Du kan for eksempel utforme skjemamalen slik at elektriske leverandører som trenger å søke om tillatelse, bare kan sende inn sine fullførte skjemaer til en nettjeneste, og mottakende agenter kan bare sende skjemaene sine til en SQL-database. Administratorer kan sende skjemadataene til en database og i en e-postmelding hvis programmet er godkjent, eller de kan sende skjemadataene sine til bare en database hvis programmet har blitt avvist.
Opprette og tilordne brukerroller
Når du oppretter en ny brukerrolle, kan du tilordne brukere til den på følgende måter:
- Ved å angi brukernavn fra en Microsoft Active Directory-katalogtjeneste (for eksempel «salg\andrew»). Hvis du vil angi et brukernavn i en Active Directory-katalogtjeneste, må skjemamalen opprettes i og publiseres til et Microsoft Windows-nettverk som bruker Active Directory.
- Ved å angi grupper fra en Active Directory-katalogtjeneste. Du kan for eksempel angi en distribusjonsliste for e-post som inneholder navnene på alle medlemmene i markedsføringsteamet. Hvis du vil angi en gruppe i en Active Directory-katalogtjeneste, må skjemamalen opprettes i og publiseres til et Microsoft Windows-nettverk som bruker Active Directory.
- Ved å angi en verdi som kommer direkte fra et felt i skjemaet. Feltet kan hente data fra Active Directory, eller brukeren kan skrive inn data i en kontroll som er bundet til dette feltet. Hvis skjemamalen for eksempel inneholder en tekstboks for administrator , kan du knytte en bestemt brukerrolle til feltet som tekstboksen er bundet til.
Når du har lagt til en brukerrolle, kan du angi den som ett av følgende:
Standardrolle Brukere som ikke er tilordnet en eksisterende brukerrolle, tilordnes automatisk til brukerrollen som er angitt som standardrolle. Standardrollen brukes også for brukere som er en del av en gruppe, men som arbeider frakoblet. Én brukerrolle er alltid angitt som standard.
Initiatorrolle Hvis du vil bruke en bestemt brukerrolle for brukere som åpner skjemaet for første gang, kan du angi en startrolle. Du kan for eksempel definere en initiativtakerrolle kalt "Entreprenør" som gjelder for brukere som fyller ut nye tillatelsesprogramskjemaer. En bruker som er tilordnet en annen brukerrolle, tilordnes automatisk til entreprenørrollen når han eller hun åpner et nytt tillatelsessøknadsskjema. Neste gang brukeren åpner det samme skjemaet, bruker imidlertid Microsoft Office InfoPath personens tilordnede brukerrolle i stedet for startørrollen.
Hvis du har tilordnet roller til brukere som er basert på en kombinasjon av brukernavn, grupper eller verdier fra et felt, bestemmer InfoPath rollen som skal tilordnes brukeren, når en bruker åpner et skjema som er basert på skjemamalen:
Brukerens navn er en verdi for et felt i skjemamalen.
Brukerens navn er i Active Directory.
Brukeren er medlem av en Active Directory-gruppe.
Obs!
Hvis brukeren er medlem av flere grupper og du tilordner brukerroller som er basert på en gruppe, kontrollerer InfoPath medlemslisten for hver gruppe i den rekkefølgen gruppen er oppført i dialogboksen Behandle brukerroller . Hvis brukeren for eksempel er medlem av både den mottakende agentgruppen og administratorgruppen, og administratorgruppen er oppført før den mottakende agentgruppen, blir brukeren tilordnet brukerrollen for administratorgruppen.
Hvis ingen av de ovennevnte er sanne, brukes standardrollen.
Når du har definert brukerrollene for skjemamalen, kan du konfigurere en regel som automatisk bytter visninger på grunnlag av brukerens rolle. Du kan for eksempel opprette en lederbrukerrolle og deretter opprette en regel for automatisk å bytte til ledervisningen når en bruker som er tilordnet lederrollen, åpner skjemaet. Du kan også opprette regelen først og deretter definere brukerrollene som en del av prosessen med å opprette regelen.
Du kan også variere virkemåten til en kontroll på grunnlag av en brukerrolle. Du kan for eksempel aktivere en kontroll bare for en bestemt brukerrolle, mens andre brukerroller kan se dataene i kontrollen, men de kan ikke endre den. Muligheten til å begrense hvem som kan legge inn data i en kontroll basert på brukerroller, er én måte å sikre at dataene som legges inn i en kontroll, kommer fra en legitim kilde. Du kan for eksempel ha en godkjenningsboks i en tillatelsesskjemamal som bare medlemmer av administratorbrukerrollen kan velge, noe som indikerer at tillatelsen er godkjent. Brukere som er tilordnet til andre brukerroller, for eksempel leverandører som sender inn søknadene, vil bare se avmerkingsboksen, men vil ikke kunne merke eller fjerne merket.