Hvis du vil åpne en PDF-fil uten å konvertere den til et Word-dokument, åpner du filen direkte uansett hvor den er lagret (for eksempel kan du dobbeltklikke på PDF-filen i Dokumenter-mappen).
Men hvis du vil redigere PDF-filen, kan du ta og åpne den i Word. Word tar en kopi av PDF-filen, konverterer den til et Word-dokument og forsøker å bevare oppsettet fra den opprinnelige PDF-filen. Du har alltid den opprinnelige PDF-filen tilgjengelig – i tilfelle du ikke vil beholde versjonen som Word konverterer.
Konvertering fra PDF til Word fungerer best med filer som for det meste inneholder tekst, for eksempel forretningsdokumenter, juridiske dokumenter eller vitenskapelige dokumenter. Men når du åpner en PDF-fil i Word, ser den kanskje ikke nøyaktig ut slik den gjorde som en PDF-fil.
Hvis PDF-filen for det meste inneholder diagrammer eller annen grafikk, vises kanskje hele siden som et bilde. Når dette skjer, kan du ikke redigere teksten.
Noen ganger oppdager ikke Word et bestemt element, slik at Word-versjonen ikke samsvarer med den opprinnelige PDF-filen. Hvis for eksempel Word ikke gjenkjenner en fotnote, behandler Word fotnoten som vanlig tekst og klarer kanskje ikke å plassere den nederst på siden.
Dokumentelementer som ikke konverteres uten problemer
Enkelte elementer er kjent for å være problematisk når du konverterer fra PDF- til Word-formatet. Hvis PDF-filen inneholder slike elementer, er det kanskje bedre å åpne den direkte i stedet for å konvertere den til et Word-dokument:
-
Tabeller med celleavstand
-
Sidefarger og sidekantlinjer
-
Sporede endringer
-
Rammer
-
Fotnoter som strekker seg over flere sider
-
Sluttnoter
-
Lyd, video og PDF-aktive elementer
-
PDF-bokmerker
-
PDF-koder
-
PDF-kommentarer
-
Skrifteffekter, for eksempel Glød eller Skygge (i Word-filen representeres effektene med grafikk)
Hvordan fungerer konvertering?
PDF er et fast filformat, som betyr at plasseringen til tekst, bilder og vektorgrafikk lagres på en side, men ikke nødvendigvis relasjonene mellom dem. De fleste PDF-filene inneholder ikke informasjon om strukturelle innholdselementer, for eksempel avsnitt, tabeller eller kolonner. I en PDF-fil lagres for eksempel en tabell som et sett med linjer uten noen relasjon til innholdet i tabellcellene.
Ulike programmer representerer det samme innholdet ved hjelp av ulike strukturer i PDF-filer. En PDF-fil kan for eksempel inneholde usynlig tekst, grafikk og bilder. Det kan brukes ulike tekstgrenser i den. Men du kan ikke se disse forskjellene når du ser på PDF-filen i en leser.
Når du åpner en PDF-fil i Word, bruker Word et system av komplekse regler til å finne ut hvilke Word-objekter (for eksempel overskrifter, lister, tabeller og så videre) som best representerer den opprinnelige PDF-filen, og hvor disse objektene skal plasseres i Word-dokumentet.
