Porteføljer i Microsoft Planner er en effektiv måte å spore viktige leveranser og milepæler på tvers av flere planer. Med porteføljer i Planner kan du overvåke kritiske plandetaljer, for eksempel prosent fullført og status, noe som gir deg dypere innsikt i prosjektfremdriften. I tillegg, siden porteføljer er bygd direkte inn i Planner-appen, kan du sømløst administrere oppgaver, planer og porteføljer på ett sted – enten du arbeider i Planner for nettet eller i Microsoft Teams.
Denne veiledningen veileder deg gjennom følgende fremgangsmåte for å holde deg organisert og ha kontroll over planene med en enhetlig prosjektstyringsopplevelse:
Opprett en portefølje i Planner
Kom i gang ved å åpne Planner i Teams eller gå til planner.cloud.microsoft for å få tilgang til Planner direkte fra nettleseren. Hvis du har en Planner- og Project-abonnement 3 eller-Planner- og Project-abonnement 5 lisens, ser du Mine porteføljer-fanen i venstre navigasjonsrute, rett under Min dag, Mine oppgaver og Mine planer.
Følg deretter fremgangsmåten nedenfor:
-
Velg Mine porteføljer-fanen , og velg deretter +Ny portefølje øverst til høyre.
-
Skriv inn et beskrivende navn for porteføljen.
-
Hvis du vil dele porteføljen med en eksisterende gruppe, velger du den aktuelle gruppen fra rullegardinlisten, og deretter velger du Opprett.
Tips!: Du kan også bruke rullegardinmenyen ved siden av + Ny plan-knappen nederst i venstre navigasjonsrute og velge Portefølje.
Når porteføljen er opprettet, kan du begynne å legge til planer og spore fremdriften effektivt.
Legge til planer i en portefølje
Bruk følgende fremgangsmåte for å legge til planer i porteføljen:
-
Gå til Planer-fanen i den nyopprettede porteføljen.
-
Velg +Legg til plan-knappen for å vise en liste over alle Premium-abonnementer som er tilgjengelige for deg, inkludert planer du har opprettet og de som er delt med deg.
-
Velg navnet på planen du vil legge til.
-
Velg Koble til for å koble planen til porteføljen. Dette konfigurerer en planlagt flyt for å holde porteføljedataene oppdatert.
Obs!: Porteføljer gir deg en konsolidert visning av alle premiumplaner og -oppgaver. grunnleggende planer støttes for øyeblikket ikke. I tillegg støttes ikke tilkobling til Azure DevOps -prosjekter (ADO) og Project Online prosjekter.
Når en plan er lagt til, vises nøkkelattributter, inkludert:
-
Prosjektleder
-
Fremdrift (prosent fullført)
-
Startdato
-
Sluttdato
Disse feltene vises bare i porteføljen og kan ikke redigeres. Du kan imidlertid manuelt angi statusfeltet til å spore fremdrift ved hjelp av følgende alternativer: Ikke startet, I rute, I fare, Utenfor spor og Lukket.
Bygge en veikartvisning
Hvis du vil vise porteføljen av planer og tilhørende oppgaver som en visuell tidslinje, velger du Veikart-fanen. Hver plan du har lagt til i porteføljen, vises automatisk som en distinkt rad i veikartvisningen.
Hvis du allerede er kjent med veikartfunksjonen i Project for nettet, deler veikartvisningen i Planner mange av de samme eller lignende funksjonene, for eksempel muligheten til å:
-
Legge til oppgaver i et veikart
-
Legge til nøkkeldatoer for å spore milepæler
-
Oppdatere statusen for individuelle aktiviteter
-
Rediger detaljer for planrad
-
Tilpasse veikartvisningen
Legge til oppgaver i et veikart
Slik legger du til bestemte oppgaver i veikartet og bedre kan spore disse oppgavene i en plan:
-
Velg planen, og velg deretter legg til radelement-knappen i toppteksten.
-
I sideruten Oppdater elementer ser du en liste over alle oppgavene i planen. Merk oppgavene du vil spore.
-
Velg Oppdater for å legge til disse aktivitetene i den tilsvarende planens rad i veikartet.
Legge til nøkkeldatoer for å spore milepæler
I veikartvisningen kan du også legge til viktige datoer for å spore viktige milepæler. Hvis du vil gjøre dette, velger du Legg til nøkkeldato i toppteksten på Veikart-fanen, og deretter skriver du inn de relevante detaljene.
Oppdatere statusen for individuelle aktiviteter
Slik oppdaterer du statusen for de individuelle oppgavene manuelt:
-
Velg aktivitetsfasen i veikartvisningen.
-
Rediger fasedetaljene i det resulterende popup-vinduet. Her kan du velge blant følgende alternativer: Ikke angitt, I rute, I fare, Høy risiko og Ferdig.
Rediger detaljer for planrad
Velg plannavnet for å oppdatere detaljer, for eksempel plannavn, eier og radelementer. Du vil også se alternativer for å oppdatere plandata og få tilgang til plankoblingen.
Tilpasse veikartvisningen
Du kan også tilpasse veikartvisningen ved hjelp av alternativene øverst til høyre på Veikart-fanen. Disse alternativene omfatter:
-
Endre zoom på tidslinjen
-
Filtrer etter eiere
-
Gå til en bestemt dato
Del en portefølje for sømløst samarbeid
Hvis du vil dele porteføljen med samarbeidspartnere, velger du Vis og legger til medlemmer øverst til høyre i porteføljeoverskriften. Herfra kan du enten opprette en ny gruppe for å dele porteføljen med eller legge til en eksisterende gruppe.
Administrer tilgang
Porteføljer i Planner bruker Microsoft 365 Groups for tillatelser. Som gruppeeier kan du legge til eller fjerne medlemmer og kontrollere tilgang basert på lisenstypen:
-
Brukere med en Planner- og Project-abonnement 3- eller Planner- og Project-abonnement 5 lisens kan redigere porteføljer.
-
Brukere med Planner i Microsoft 365 eller en Planner Plan 1-lisens kan vise porteføljer som er delt med dem i skrivebeskyttet modus, men kan ikke redigere porteføljene.
