Det finnes ulike alternativer du kan bruke når du konfigurerer, blir med i og presenterer i et Lync møte. Disse anbefalte fremgangsmåtene hjelper deg å utnytte funksjonene som gjør jobben enklere og bidrar til en god møteopplevelse.
Konfigurere et Lync møte
Planlegge møtet
-
Når det gjelder et lite eller uformelt møte med personer i firmaet, bruker du standardalternativene for møte i stedet for å endre innstillingene. Husk at standardalternativene lar alle være presentatør og bli med i møtet direkte.
-
Hvis du har bestemte behov for møtet, for eksempel et større publikum, sikre data eller eksterne kunder, må du endre møtealternativene slik at de dekker behovet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Angi alternativer for Lync-møter.
Obs!: Maksimalt antall møtedeltakere er 250.
-
Hvis du har både personlige og nettbaserte deltakere, kan du kjøre Lync møtet i et konferanserom. Klikk Romsøker i Outlook for å finne og legge til et konferanserom i den aktuelle bygningen. Du kan også reservere rommet på en annen måte, og deretter legge til rominformasjonen i Sted-boksen i møteinvitasjonen.
Tilordne en reservepresentatør
Velg en reservepresentatør hvis du ikke kan delta eller er sent ute. En reservepresentatør kan også starte innspillingen, hjelpe og behandle publikum eller overvåke spørsmålene som sendes inn under møtet, slik at du kan fokusere på presentasjonen. Dette er spesielt viktig hvis det er snakk om et stort møte eller arrangement.
Vite PIN-koden
Som oftest trenger du ikke en PIN-kode når du ringer til møtet med en telefon. Du kobles til direkte, og nummeret vises i deltakerlisten. Men hvis du vil ringe inn som lederen eller en godkjent anroper, blir du bedt om å angi PIN-koden og/eller arbeidsnummeret eller internnummeret.
Obs!: Å ringe inn som en godkjent anroper betyr ganske enkelt at møtet er sikret, og du må identifisere deg før du kan bli med i møtet.
Det anbefales at du har PIN-koden for hånden i tilfelle du skulle få behov for den. Hvis du ikke husker PIN-koden, klikker du Glemt innringings-PIN-koden? i møteinvitasjonen, og følger instruksjonene på siden for å tilbakestille.
Inkludere et opplæringsdokument eller en kobling i møteinvitasjonen
Hvis du inviterer deltakere som ikke er kjent med Lync, kan du ta med et veiledningsdokument eller en kobling til Lync opplæring i møteinvitasjonen for å hjelpe dem med å lære om møtefunksjonene før de blir med i møtet.
Bli med i et Lync møte
-
Logg deg på møtet 10 til 15 minutter i forveien for å gjøre deg klar og eventuelt ha tid til feilsøking.
-
Før møtet må du avgjøre om du skal bruke datamaskinlyd (Lync integrert lyd og video) eller en telefon for lyddelen av møtet.
-
Hvis du bruker datamaskinlyd, konfigurerer du lyd- og videoenhetene og kontrollerer kvaliteten. Du kan bruke mikrofonen og høyttalerne på datamaskinen, eller du kan koble til et hodesett. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurere, teste og feilsøke lyd i Lync
-
Hvis du bruker en telefon til møtelyden, kan du dra nytte av LyncRing meg-funksjonen . Velg Ring meg på i vinduet Koble til møtelyd, og skriv inn telefonnummeret du vil ringes på. Når du bruker denne funksjonen, trenger du ikke å angi møte-ID eller PIN-kode.
-
Hvis det er mulig, bør du bruke et hodesett i stedet for datamaskinens mikrofon og høyttalere. Det gir bedre kvalitet på lyden.
-
Lydkvaliteten avhenger svært mye av nettverkstilstanden. Bruk en kablet nettverkstilkobling, og deaktiver trådløst på datamaskinen.
-
Når du er inne i møtet, demper du mikrofonen når du ikke snakker.
Presentere i et Lync møte
-
Få en kollega til å logge seg på møtet sammen med deg for å kontrollere møtelyden og den visuelle kvaliteten.
-
Kontroller møtealternativene for å sikre at du har deaktivert eller aktivert de riktige publikumsfunksjonene, for eksempel deltakertillatelser, visning av innhold eller merknadstillatelser.
-
Hvis du bruker PowerPoint:
-
Ikke bruk flere enn omtrent 15 lysbilder, og bruk store skrifter (over 30 punkt) og en enkel bakgrunn for å unngå distraksjoner.
-
Last opp presentasjonen på forhånd og øv deg på kontrollene for å flytte lysbildene eller skrive merknader. Du kan for eksempel utheve viktige punkter ved å bruke laserpekeren eller stempler.
-
Bruk presentatørnotatene som hjelp til å huske det du skal snakke om. Se Dele PowerPoint-lysbilder i et Lync-møte hvis du vil ha mer informasjon.
-
-
Hvis du deler skrivebordet eller et program:
-
Husk at når du deler et program, er det bare programmene og filene du deler, som vises for deltakerne. Hvis du blar til andre programmer, vises de ikke i møtet.
-
Bruk skrivebordsdeling hvis du må bytte mellom programmer.
-
Klikk Forhåndsvisning i Lync møte for å se hva deltakerne ser når du deler skrivebordet eller et program.
-
La publikum få vite at de kan utvide visningsområdet ved å bytte til fullstendig modus.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Dele skrivebordet eller et program i Lync-møter.
-
-
La det være igjen nok tid til spørsmål, og la publikum få vite at de kan skrive spørsmål eller kommentarer i direktemeldingsområdet.
-
Demp deg selv når du ikke snakker, og kontroller at du vet hvordan du demper eller opphever dempingen av deltakerne ved behov, både ved hjelp av Lync- og telefonberøringstonekommandoer, hvis du bruker en telefon (trykk *1 på det numeriske tastaturet på telefonen for å høre kommandoene).
-
Påminn deltakerne om hvordan de demper og opphever demping av egen mikrofon i begynnelsen av møtet.
-
Holde møtet i et konferanserom
Det er lurt å gi deg selv tid til å klargjøre rommet før møtet starter, for å sikre at Lync er konfigurert til å fungere med rommets lyd- og videoenheter.
-
Koble den bærbare datamaskinen til projektoren og telefonen i konferanserommet ved behov.
-
Demp datamaskinens mikrofon og høyttalere hvis det er ekko. Be andre personer i rommet om også å dempe mikrofonen og høyttalerne hvis de er logget på Lync.
-
Du kan koble romtelefonen til datamaskinen eller bruke telefonen til å ringe inn til møtet.
-
Hvis du bruker projektoren i rommet, kobler du kabelen til datamaskinen og velger den aktuelle skjermen. Trykk WINDOWS-tasten + P på tastaturet for å åpne visningen, og klikk deretter ett av følgende:
-
Dupliser for å vise skrivebordet på dataskjermen og projektoren i rommet.
-
Utvid for å utvide skrivebordet fra dataskjermen til projektoren i rommet.
-
Bare projektor for å vise skrivebordet bare på projektoren i rommet.
-
Vi anbefaler at du velger Dupliser, slik at du kan se møtet på dataskjermen og skjermen i rommet.
