Arkivere eldre elementer automatisk

Første gang du kjører Outlook er automatisk arkivering aktivert som standard, og kjører hver 14. dag. Du kan endre hvor ofte automatisk arkivering kjøres, angi Outlook-datafilen (PST) som brukes til å lagre arkiverte elementer, og velge når elementer i Outlook-mappene blir arkivert.

1. Velg Verktøy > Alternativer, og velg deretter Andre-fanen.

2. Velg Automatisk arkivering.

   

3. Merk avmerkingsboksen Kjør automatisk arkivering hver n dag, og angi hvor ofte du vil kjøre automatisk arkivering.

4. Velg alternativene du vil bruke.

   • Kjøre Automatisk arkivering hver   Velg hvor ofte du vil kjøre automatisk arkivering. Arkivering av mange elementer samtidig kan redusere ytelsen til datamaskinen din. Derfor er det nyttig å velge en tidsperiode som gjør prosessen for automatisk arkivering kortere. Vurder hvor mange elementer du vanligvis mottar i løpet av en periode og juster tidsrammen deretter. Påminnelse før Automatisk arkivering kjøres    Velg dette alternativet hvis du vil vise en påminnelse før Outlook-elementene blir arkivert automatisk. Når du ser påminnelsen, kan du klikke på Nei hvis du vil avbryte økten.

   • Slette utløpte elementer (bare e-postmapper)   Dette alternativet er ikke valgt som standard. Du kan velge at e-postmeldinger blir slettet når tiden går ut. Standardperioden for Kladd- og Innbokselementer er seks måneder og tre måneder for mappen Sendte elementer, men du kan endre disse periodene ved hjelp av Fjern elementer eldre enn alternativet.

   • Arkivere eller slette gamle elementer   Velg dette alternativet hvis du vil at noen eller alle elementer skal slettes når de utløper. Dette alternativet aktiverer andre alternativer som lar deg bestemme hvilke elementer som skal arkiveres, og hvilke som skal slettes når tiden går ut. Deretter velger du flere innstillinger for både arkivering og sletting.

     Obs!: I dialogboksen Automatisk arkivering refererer mapper til de viktigste funksjonsområdene i Outlook, som Kalender- og Oppgave-mappene og individuelle e-postmapper. Grunnen til dette er at Kalender- og Oppgave-elementene er lagret i de respektive Kalender- og Oppgave-mappene.

   • Vis arkivmappe i mappeliste   Velg å ha arkivmappen oppført med de andre arbeidsmappene i navigasjonsruten. Du kan åpne undermappene og vise de arkiverte elementene i hovedmappen for Arkiv. Når du viser de arkiverte elementene, kan du kontrollere at de riktige elementene ble arkivert. Du kan også dra elementer som du trenger, tilbake til en arbeidsmappe.

   • Fjerne elementer som er eldre enn    Velg standardinnstillingen for når du vil arkivere elementene, i dager, uker eller måneder. Du kan angi en periode fra én dag til 60 måneder. Rydd betyr å arkivere, å lagre elementer. Det betyr ikke Slett med mindre du har angitt denne innstillingen for mappene et annet sted.

   • Flytte gamle elementer til    Standardinnstillingen for denne plasseringen er forskjellig for datamaskiner som kjører operativsystemene Microsoft Windows Vista og Windows XP.

     Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

     Windows XP: C:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

     Hvis du vil angi en annen plassering for de arkiverte elementene, kan du bla til en annen plassering og velge den. Elementer flyttes til denne plasseringen når tiden går ut.

     Obs!: Elementer som er arkiverte i en egendefinert plassering, slettes ikke med mindre du åpner mappene og sletter dem manuelt.

   • Slette elementer permanent   Dette alternativet sletter umiddelbart utløpte elementer i stedet for å flytte dem til standardplasseringen, en annen angitt mappe eller Slettede elementer-mappen.

   • Bruk disse innstillingene på alle mappene nå    Dette alternativet bruker innstillingene for automatisk arkivering, inkludert endringene dine, i alle mappene. Hvis du vil angi forskjellige innstillinger for én eller flere mapper, må du ikke velge dette alternativet. I stedet kan du bruke instruksjonene nedenfor knappen, som forklarer hvordan du kan angi innstillinger for individuelle mapper. Disse instruksjonene er også inkludert i avsnittet nedenfor, Endre innstillingene for automatisk arkivering for en enkeltmappe. Endringer i spesifikke mapper gjelder bare for disse mappene.

   • Informasjon om oppbevaringspolicy    Systemansvarlig for organisasjonen kan angi oppbevaringspolicyer som bestemmer når og hvordan postbokselementene blir arkivert automatisk. Du kan vise policyene her, men du kan ikke endre dem uten de riktige tillatelsene.

5. Klikk på OK.