Denne artikkelen beskriver webdelen vanlige spørsmål drevet av Microsoft 365 Copilot (offentlig forhåndsvisning) som du kan bruke til å bygge og administrere vanlige spørsmål i SharePoint med kraften til Microsoft 365 Copilot.
Oversikt
Hva er webdel for vanlige spørsmål i SharePoint?
Webdelen vanlige spørsmål er en FUNKSJON med kunstig intelligens som hjelper SharePoint-innholdseiere med å opprette og vedlikeholde oppdaterte vanlige spørsmål på SharePoint-sidene og -nyhetene. Den hjelper forfattere på tvers av reisen mellom generering, kurering og forbedring av vanlige spørsmål ved å dra nytte av jordingskilder (for eksempel Word, PowerPoint, PDF, Loop og Teams-møter) for å generere relevante kategorier, spørsmål og svar.
På et høyt nivå tar funksjonen strukturert og ustrukturert innhold som inndata, bruker AI-basert behandling for å trekke ut og foreslå meningsfulle vanlige spørsmål-oppføringer, og produserer organiserte, kategoriserte vanlige spørsmål-inndelinger som utdata. Forfattere kan manuelt begrense disse oppføringene, slik at de sikrer pålitelig innhold av høy kvalitet.
Hva kan webdelen vanlige spørsmål gjøre?
Webdelen vanlige spørsmål tilbyr flere funksjoner:
-
AI-Assisted generering av vanlige spørsmål: Genererer automatisk vanlige spørsmål, spørsmål og svar basert på valgte filer.
-
Redigering i Loop: Innholdsforfattere kan se gjennom, redigere, fjerne og endre rekkefølgen på kategorier, spørsmål og svar før de publiserer siden.
-
Jording med flere kilder: Støtter flere innholdstyper (Word, PowerPoint, PDF, Loop og Teams-møter) for å forbedre nøyaktigheten og relevansen.
-
Konfigurerbare visningsalternativer: Støtter ulike oppsett (vinkeltegn, pluss/minus) og lar brukere tilpasse utvidelsesvirkemåten.
Hva er Copilot-lisenskravene for denne funksjonen?
- Ingen Copilot-lisens kreves.
– Opprettere & Redaktører: En Microsoft 365 Copilot-lisens som kreves for å opprette og redigere webdel for vanlige spørsmål.
La oss ta en nærmere titt på hvordan denne nye opplevelsen forenkler og forbedrer oppretting av vanlige spørsmål i SharePoint.
Hva er vanlige spørsmål om nettdelens tiltenkte bruksområder?
Webdelen vanlige spørsmål er utformet for å hjelpe organisasjoner med enkelt å generere nøyaktige og tilgjengelige vanlige spørsmål på SharePoint-sidene.
Viktige brukstilfeller inkluderer:
Hendelse – for eksempel: Hendelsesdetaljer, tidsplaner og logistikk
-
Oppsummer hendelsesdetaljer for kommende konferanser, opplæringer eller møter for hele firmaet.
-
Oppgi tidsplaner, bios for foredragsholdere, øktoversikter og logistikkinformasjon for deltakere.
-
Ta opp vanlige deltakerspørsmål i forkant av arrangementet for å redusere gjentakende henvendelser.
Produkt – for eksempel: Produktkunngjøringer, funksjonsoppdateringer og brukerveiledninger
-
Opprett vanlige spørsmål om produktlansering direkte fra orienteringsvisninger, produktmerknader eller teknisk dokumentasjon.
-
Støtte intern salgsaktivering eller kunderettede portaler med oppdatert produktinformasjon.
-
Bygg funksjonsveiledninger og vanlige spørsmål om feilsøking for å forbedre brukerinnføring og redusere støtteforespørsler.
Policy – for eksempel: HR, IT, samsvar og standard driftspolicyer
-
Generer vanlige spørsmål om HR-policyer for emner som permisjon, fordeler, pålasting og hybridarbeid.
-
Bygg vanlige spørsmål om IT-selvbetjening for å veilede ansatte om programvareoppsett, sikkerhetsprotokoller og feilsøking av enheter.
-
Dokumenter samsvarsprosedyrer, firmapolicyer og operasjonelle retningslinjer for å sikre konsekvens.
Legge til en webdel med vanlige spørsmål på en SharePoint-side
Trinn 1: Sette inn en webdel for vanlige spørsmål
-
Åpne verktøykassen på lerretet eller i innholdsruten.
-
Søk etter vanlige spørsmål under ai-kategorien.
-
Klikk for å legge til webdelen vanlige spørsmål på siden.
Trinn 2: Konfigurere en webdel for vanlige spørsmål
Når webdelen vanlige spørsmål er lagt til, konfigurerer du den ved hjelp av innholdsruten:
-
Velg kildefilene dine – Klikk legg til +for å velge jordingsfilene. Du kan velge flere filer (støttede typer: Word, PowerPoint, PDF, Loop, Meeting). Flere filtyper støttes i fremtiden.
Velg vanlige spørsmål – Velg den mest relevante vanlige spørsmålstypen fra følgende alternativer:
-
Hendelse – for vanlige spørsmål relatert til hendelsesdetaljer, tidsplaner, logistikk osv.
-
Produkt – for produktkunngjøringer, funksjonsoppdateringer, brukerveiledninger osv.
-
Policy – for HR, IT, samsvar og standard driftspolicyer osv.
-
Annet – for alle andre typer vanlige spørsmål.
(Valgfritt) Oppgi tilleggsdetaljer – Legg til et hvilket som helst formål, målgruppe eller nøkkeldetaljer i det angitte feltet. Dette hjelper kunstig intelligens med å forstå og generere relevante vanlige spørsmål for å dekke behovene dine.
Generer vanlige spørsmål – Når installasjonen er fullført, klikker du start for å generere innhold med vanlige spørsmål.
Trinn 3: Begrense og organisere kategorier
Når AI genererer de første vanlige spørsmålskategoriene på lerretet, kan du:
-
Begrens kategoriene manuelt slik at de passer bedre til innholdet.
-
Legg til nye kategorier om nødvendig.
-
Fjern uønskede kategorier for å holde vanlige spørsmål fokusert.
-
Endre rekkefølgen på kategorier til den foretrukne sekvensen.
Når du er fornøyd med kategorioppsettet, klikker du på Kladd-spørsmål for å fortsette.
Trinn 4: Generer og begrens spørsmål
Når kunstig intelligens genererer spørsmålene under hver kategori, kan du:
-
Begrens spørsmålene manuelt for å forbedre klarheten og relevansen.
-
Legg til nye spørsmål om nødvendig.
-
Fjern uønskede spørsmål for å strømlinjeforme vanlige spørsmål.
-
Endre rekkefølgen på spørsmålene til den foretrukne sekvensen.
-
Flytt spørsmål til en annen kategori.
Når du er ferdig, klikker du på Kladdesvar for å tillate ai å generere svar for hvert spørsmål eller klikke på Tilbake-knappen til forrige trinn.
Trinn 5: Se gjennom svar og gi tilbakemelding
Når AI genererer svarene for hvert spørsmål, har du fullført alle trinnene, klikk på Behold det, og vanlige spørsmål er klar!
Ikke glem å klikke på "👍/👎" og legge til kommentarene dine for å hjelpe oss med å forbedre Copilots svar og heve opplevelsen.
Trinn 6: Begrens vanlige spørsmål ytterligere
Når vanlige spørsmål er lagt til på lerretet, kan du fortsatt:
-
Endre svar for å forbedre nøyaktigheten eller tonen ved hjelp av Omskriving med Copilot.
-
Legg til ny kategori og spørsmål etter behov.
-
Tilpass oppsettet for vanlige spørsmål.
-
Del siden via e-post.
Motta tilbakemeldinger og flere spørsmål fra vanlige spørsmål til seere
Nå som eieren av vanlige spørsmål om innhold, kan du nå samle inn tilbakemeldinger direkte fra vanlige spørsmål til brukerne. Et nytt felt under hver webdel for vanlige spørsmål gjør det mulig for brukerne å sende inn flere spørsmål hvis de ikke finner informasjonen de leter etter, i den gjeldende vanlige spørsmålslisten.
Slik fungerer det
-
Aktivere eller deaktivere visningsinnsendinger
Som forfatteren av vanlige spørsmål kan du aktivere eller deaktivere denne funksjonen i den høyre egenskapsruten ved hjelp av veksleinnstillingen.
-
Seere sender inn flere spørsmål
Når denne funksjonen er aktivert, kan brukere skrive inn spørsmålet sitt i det angitte feltet og klikke Send til forfatter.
-
Se gjennom relevante spørsmål
Når forfatteren av vanlige spørsmål går inn i redigeringsmodus og velger Legg til et spørsmål, vises alle innsendte spørsmål i en rullegardinliste. Ikke-relevante spørsmål filtreres automatisk ut etter utforming.
Ansvarlige AI-notater
Hvordan ble webdelen vanlige spørsmål evaluert? Hvilke måledata brukes til å måle ytelse?
Viktige evalueringsmetoder omfattet:
Manuell og automatisert testing – systemet gjennomgikk omfattende manuelle gjennomganger og automatisert testing på tvers av ulike vanlige spørsmålsscenarioer, og benyttet Interne data fra Microsoft og brukstilfeller fra den virkelige verden.
Automatiserte måledata for kvalitet – ytelsen ble vurdert ved hjelp av viktige målinger, for eksempel:
-
Beholdt rente – prosentandelen av ai-foreslåtte vanlige spørsmål som brukere beholder eller publiserer.
-
Måledata for engasjement – Spore hvordan brukere samhandler med vanlige spørsmål, inkludert visninger, klikk og tilbakemeldinger.
Tilbakemeldinger fra brukere & iterative forbedringer – nettdelen ble testet med ekte brukere, og samlet inn tilbakemeldinger om nøyaktighet, lesbarhet og brukervennlighet, og driver kontinuerlige forbedringer.
Selv om systemet fungerer bra på tvers av vanlige brukstilfeller, kan ytelsen variere for høyt spesialiserte emner. Forfattere oppfordres til å se gjennom ai-generert innhold før de publiserer.
Hva er begrensningene for webdelen vanlige spørsmål? Hvordan kan brukere minimere virkningen av begrensningene for webdelen vanlige spørsmål når de bruker systemet?
Selv om webdelen vanlige spørsmål forbedrer administrasjon av vanlige spørsmål med AI-drevet automatisering, bør visse begrensninger vurderes:
-
Kontekstavhengighet – AI-en er avhengig av opplastede dokumenter og møteavskrifter som jordingskilder.
Slik kan brukere redusere disse begrensningene:
-
Bekreft og rediger vanlige spørsmål – Se alltid gjennom ai-genererte vanlige spørsmål før du publiserer.
-
Bruk High-Quality kildemateriale – sørg for at dokumenter og møtenotater er omfattende og oppdaterte for å forbedre nøyaktigheten.
-
Bruk Human Oversight for Compliance-Sensitive Topics – AI-generert innhold bør alltid valideres for forskriftsmessige emner eller emner med høy innsats.
Hvilke operasjonelle faktorer og innstillinger tillater effektiv og ansvarlig bruk av webdelen vanlige spørsmål?
Webdelen Vanlige spørsmål inneholder flere innebygde funksjoner og kontroller som støtter ansvarlig bruk og bidrar til å sikre innholdskvalitet gjennom hele redigeringsprosessen:
-
Kontekstavhengige inndata for forbedret relevans: Vanlige spørsmål-forfattere kan legge til detaljerte beskrivelser og velge den aktuelle vanlige spørsmålstypen for å veilede systemet i generering av spørsmål og svar som er bedre tilpasset det tiltenkte scenarioet.
-
Iterativ presisering og tilpassing: Forfattere kan redigere, generere på nytt, justere kategorier og finjustere både spørsmål (i verktøygrensesnittet) og svar (på lerretet) – noe som gir gjentakende forbedring av vanlige spørsmål angitt før publisering.
-
AI-Generated Påminnelse om innholdsgjennomgang: Forfattere blir tydelig minnet på at «AI-generert innhold kan være feil» før de velger å godta og publisere foreslåtte vanlige spørsmål, noe som oppmuntrer til gjennomtenkt gjennomgang og menneskelig tilsyn.
Hvordan gi tilbakemelding om webdelen vanlige spørsmål?
Webdelen Vanlige spørsmål samler inn tilbakemeldinger fra forfattere (som oppretter og administrerer vanlige spørsmål) for å sikre kontinuerlig forbedring.
Tilbakemelding & måledata fra forfattere til Microsoft:
Forfattere kan gi direkte tilbakemelding på AI-genererte vanlige spørsmål til Microsoft gjennom ulike signaler, noe som bidrar til å forbedre systemets nøyaktighet og brukervennlighet:
-
Tommel opp/ned Vurderinger – Forfattere kan vurdere AI-genererte vanlige spørsmål angitt.
-
Rapporter problemer eller funksjonsforespørsler via Microsoft 365 administrasjon Center eller støttekanaler til SharePoint.
