Du kan bruke webdatabasen for kontakter i Access 2010 til å få hjelp til å forstå kunde- og partnerdetaljer ved at det blir enklere å behandle kritisk informasjon. Med denne malen kan du raske begynne å spore navn og adresser, telefonnumre, e-postadresser og til og med legge ved bilder, dokumenter eller andre filer som er relevante for hver kontakt.
I videoen nedenfor vises et kort scenario som demonstrerer hvordan du kan bruke denne malen.
Hvis du ikke har lastet ned malen allerede, klikker du koblingen for å laste ned malen Webdatabase for kontakter.
Nedenfor kan du lese om hvordan du kan begynne å bruke denne malen med listen over tilgjengelige kontakter for å drive bedriften mer effektivt.
I denne artikkelen
Starte databasen for første gang
Første gang du starter kontaktdatabasen, vises siden Komme i gang. Du skal også kunne se følgende kategorier, som du kan klikke for å legge til, redigere eller finne informasjon om kontakter.
|
Kategorier |
Funksjoner |
|
Komme i gang |
Informasjon om bruk av malen. |
|
Legg til og rediger kontaktnavn og annen informasjon. |
|
|
Dataarkvisning av kontakter. |
|
|
Hurtigvisning av og hurtigtilgang til rapportene i databasen. |
Lære mer om webdatabasen for kontakter
Du kan klikke koblinger på siden Velkommen til webdatabasen for kontakter for å lære mer om bruk av malen ved å se på videoene eller finne nyttig informasjon om tilpassing av databasen, ansette en spesialist eller gi tilbakemelding om malen. I neste del finner du informasjon om hvordan du bygger kontaktdatabasen, hvordan du bruker den til rapporter, og hvordan du behandler databasen og ressurser for videre trinn.
Måter å legge til nye kontakter
Prosessen for å opprette databaser ved hjelp av maler er den samme for webdatabaser og klientdatabaser.
-
Klikk kategorien Adressebok, og klikk deretter Legg til ny.
Tips!: Du kan også skrive inn dataene i dataarket ved å klikke kategorien Dataark og deretter klikke Ny i ID-feltet.
-
Skriv inn informasjonen du har, i Kontaktdetaljer-skjemaet.
-
Hvis du vil legge til enda en kontakt, klikker du Lagre og ny, og gjentar trinn 3. Ellers klikker du Lagre og lukk.
Tips!: Hvis du har en eksisterende kontaktliste som ble opprettet i Microsoft Excel, kan det hende at du kan spare tid ved å importere dataene i databasen.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.
Vise og redigere kontakter
I Access er det flere måter å vise eller redigere kontakter. Du kan åpne Kontaktdetaljer fra enten kategorien Adressebok eller kategorien Dataark. Dataarkvisning kan være det beste alternativet hvis du bare vil vise informasjonen eller foreta mindre endringer. Bruk Kontaktdetaljer-skjemaet hvis du vil utføre mer omfattende endringer.
Vise og redigere kontakter i Adressebok-skjemaet
-
Klikk kategorien Adressebok.
-
Klikk navnet på kontakten du vil vise, i ruten til venstre.
-
Hvis du vil legge til en kommentar om kontakten, skriver du den inn i boksen Legg til en kommentar, og deretter klikker du Lagre.
-
Hvis du vil redigere annen informasjon om kontakten, klikker du Rediger detaljer og redigerer informasjonen etter behov, og deretter klikker du Lagre og lukk.
Vise og redigere kontakter i Dataark-skjemaet
-
Bla til kontakten du vil redigere, og klikk i ID-kolonnen.
Kontaktdetaljer-skjemaet åpnes. -
Gjør endringene du vil ha, og klikk deretter Lagre og lukk.
Redigere elementene i en rullegardinliste
Du kan redigere de fleste rullegardinlistene i webdatabasen for kontakter etter behov. Bruk følgende fremgangsmåte:
-
Klikk nedoverpilen for å vise listen. Hvis listen er redigerbar, vises knappen Rediger listeelementer like under listen.
-
Klikk Rediger listeelementer.
-
Skriv listeelementene du vil ha, ett på hver linje, i dialogboksen Rediger listeelementer.
-
Du kan også velge en standardverdi fra Standardverdi-listen.
-
Klikk OK.
Legge ved filer i en post
Hvis et skjema eller dataark inneholder et Vedlegg-felt, kan du bruke dette feltet til å legge ved bilder, dokumenter eller andre filer i posten. Bruk følgende fremgangsmåte:
-
Dobbeltklikk Vedlegg-feltet.
-
Klikk Legg til i dialogboksen Vedlegg.
-
Bla til filen du vil legge ved, og klikk deretter Åpne.
-
Klikk OK i dialogboksen Vedlegg.
Søke etter en kontakt
Det er søkebokser i Adressebok-skjemaet og Dataark-skjemaet. Slik søker du etter en kontakt:
-
Skriv inn en hvilken som helst del av et navn, et firma, en adresse eller et telefonnummer i søkeboksen, og klikk søkeikonet eller trykk ENTER. Postene filtreres, og bare postene som inneholder det du søkte etter, vises.
-
Du tømmer søket ved å slette innholdet i søkeboksen og deretter klikke søkeikonet eller trykke ENTER.
Vise og skrive ut rapporter
Velg rapportformatet som passer best. Du kan velge mellom disse fem rapportene i kategorien Rapportsenter:
|
Rapportnavn |
Format |
|
Adressebok |
Viser kontakter og detaljer i et katalogformat. |
|
Kontaktdetaljer |
Viser feltnavn og tilhørende kontaktinformasjon. |
|
Telefonliste |
Viser kontakter og telefonnumre. |
|
Utskrivbare etiketter |
Viser kontakter i etikettformat. |
|
Kontaktliste |
Viser kontakter i alfabetisk rekkefølge. |
Vise en rapport
-
Klikk kategorien Rapportsenter, og klikk deretter rapporten du vil vise, under Velg en rapport.
Skrive ut en rapport
-
Klikk rapporten for å forhåndsvise den, og klikk deretter Åpne i ny kategori.
-
Klikk Skriv ut i kategorien Fil, og velg utskriftsalternativet du ønsker.
Publisere databasen til Access Services
Hvis du har tilgang til en SharePoint-server som kjører Access Services, kan du publisere webdatabasen for kontakter på serveren og dele den med arbeidsgruppen. Bruk følgende fremgangsmåte:
-
Klikk Fil, og klikk deretter Publiser til Access Services.
-
Skriv inn webadressen til SharePoint-serveren du vil bruke, i Server-URL-boksen.
-
Skriv inn navnet på databasen i Områdenavn-boksen. Dette blir en del av webadressen.
-
Klikk Publiser til Access Services.
Access publiserer databasen på serveren. Hvis alt fungerer som det skal, viser Access en melding med en kobling til den nye webdatabasen.
Neste trinn
Når du har begynt å bruke webdatabasen for kontakter til å behandle kontakter, kommer du sannsynligvis til å tenke på nye måter å spørre eller filtrere data på. Det kan også hende at du finner ut at du vil endre databasen slik at den dekker behovene dine bedre. I denne delen finner du koblinger til mer informasjon om vanlige oppgaver og endringer som du kan utføre.
