Bruke oppbevaringsetiketter på filer i SharePoint eller OneDrive

Bruke en oppbevaringsetikett på et element

I OneDrive eller et SharePoint bibliotek kan du bruke en oppbevaringsetikett på en fil, for eksempel etMicrosoft 365 dokument som er opprettet i Word, PowerPoint, Excel eller enOneNote notatblokk. Du kan også merke filer som ikke er Office-filer, for eksempel et PDF-dokument eller en bildefil. SharePointlisteelementerkan også merkes.

Du kan også bruke en etikett på et bibliotek eller en mappe. Når du merker et bibliotek eller en mappe, brukes denne oppbevaringsetiketten som standard på umerkede filer i denne mappen. Mer informasjon om standardetiketter for SharePoint.

Angi en standard oppbevaringsetikett for et SharePoint-dokumentbibliotek

1. Åpne dokumentbiblioteket.

2. Velg Innstillinger-ikonet nær øverst til høyre i vinduet:  

3. Velg bibliotekinnstillinger.

4. Velg Bruk etikett på elementer i listen eller biblioteket under Tillatelser og behandling på Innstillinger-siden.

5. Velg rullegardinlisten på Bruk etikett-siden , og velg deretter etiketten du vil bruke.

   Etiketten du velger, brukes automatisk på alle nye filer som legges til i dokumentbiblioteket fra og med nå.

6. Valgfritt: Hvis du vil bruke etiketten automatisk på alle filene i dokumentbiblioteket, velger du Bruk etikett på eksisterende elementer i biblioteket.

7. Velg Lagre.

Opprette en visning som inneholder oppbevaringsetiketter

I SharePoint (og Teams – men ikke OneDrive ), kan du opprette en visning av biblioteket som inneholder Etiketter-kolonnen, eller elementet er en Post-kolonne. Med denne visningen kan du raskt se oppbevaringsetikettene som er tilordnet alle elementer, og hvilke elementer som er poster. Vær imidlertid oppmerksom på at du ikke kan filtrere visningen etter element er en Post-kolonne. Slik oppretter du en slik visning:

Begynn med å gjøre kolonnen oppbevaringsetikett synlig: 

1. Velg pil ned øverst i en kolonne, , og velg deretter Kolonneinnstillinger > Vis/skjul kolonner.

   

2. Velg boksen for oppbevaringsetiketten i ruten Rediger visningskolonner.

   

3. Når du er ferdig, velger du Bruk.

Hvis du vil, kan du lagre visningen for rask tilgang senere:

1. Velg Vis alternativer til høyre på kommandolinjen > Lagre visning som:

   

2. Tilordne et navn til visningen.

3. Velg om du vil at visningen skal være offentlig, slik at andre kan se den.

4. Velg Lagre.

Noen handlinger er ikke tillatt for merkede elementer

Når et element har en oppbevaringsetikett, er noen handlinger ikke tillatt , avhengig av innstillingene administratoren har valgt. 

Hvis du ser en melding i SharePoint om at du ikke kan redigere et merket element, er det fordi det har blitt merket som en post. Du kan kanskje redigere dette elementet hvis du først låser det opp. Se neste avsnitt for instruksjoner.

Låse eller låse opp en post 

Noen oppbevaringsetiketter har muligheten til å «låse» et element fordi det er en post som må bevares. Dette hindrer for eksempel at elementet slettes. For ting som kontrakter er dette et viktig journalføringstiltak. Det kan imidlertid hende at du kan låse opp elementer slik at de kan revideres eller oppdateres med en ny versjon. 

1. Velg elementet du vil låse eller låse opp, i biblioteket eller listen.

2. Velg Åpne detaljruten øverst til høyre i vinduet: 

   

3. Velg Låst i Detalj-ruten under Poststatus.

4. En vekslekontroll vises ved siden av navnet på innstillingen. Klikk veksleknappen for å bytte fra Låst til Ulåst, eller omvendt.

   

Når elementet er ulåst, kan du redigere det. Når du er ferdig med å redigere, kan du også låse elementet på nytt ved å følge trinnene ovenfor og veksle poststatusen tilbake til Låst. 

Se også

For administratorer: Sammenlign begrensningene for hvilke handlinger som er tillatt eller blokkert