Bruke regelmessige oppgavelister

I denne artikkelen 

Oversikt

Gjøre en oppgaveliste regelmessig

Publisere en regelmessig oppgaveliste

Planlegge en forekomst på nytt

Hoppe over en forekomst

Rediger regelmessighet for en aktivitetslisteserie

Avbryte regelmessighet for en aktivitetslisteserie

Oppheve publisering av en aktivitetslisteserie

Oppheve publisering av en liste i en aktivitetslisteserie

Oversikt

Publisering av en regelmessig oppgaveliste er en flott måte å arbeide med rutinemessige oppgaver som må fullføres på. Her er en oversikt over hvordan det fungerer.

• Du kan legge til regelmessighet i en standard oppgaveliste under Kladd ved å definere regelmessighetsinnstillingene og start- og sluttdatoene. Dette endrer listen fra en engangsoppgaveliste til en regelmessig aktivitetslisteserie. Når du er klar, kan du publisere den regelmessige oppgavelisteserien.

• Når den publiseres, vises den første forekomsten av den regelmessige serien under Planlagt til det er på tide å publisere. Når en planlagt forekomst publiseres, opprettes neste forekomst automatisk.

• Når en ny forekomst opprettes, oppdateres forfallsdatoer for oppgaver automatisk basert på hvor langt de er etter startdatoen for serien du valgte. La oss si at du for eksempel opprettet en månedlig serie regelmessig den femtende i hver måned. Hvis du velger en seriestartdato 15. januar og inkluderer en aktivitet som forfaller 17. januar, har den andre forekomsten som er planlagt for 15. februar også en to-dagers forskyvning. Oppgaven forfaller 17. februar. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se inndelingen Lag en oppgaveliste regelmessig i denne artikkelen.

• Etter at den første forekomsten i serien er publisert, vises serien for oppgaveliste under Publisert. Du kan utvide den for å vise alle publiserte forekomster av oppgavelisten.

• Du kan redigere oppgavene i serien eller en planlagt forekomst. Du kan også redigere oppgavene i en publisert forekomst av aktivitetslisteserien.

• (Kommer snart) Du kan redigere mottakergrupper for serien eller en planlagt forekomst. Du kan ikke redigere mottakergrupper for en forekomst som allerede er publisert.

• Hvis du vil gjøre endringer i oppgavene eller mottakerne av en serie der den første forekomsten ikke er publisert ennå, kan du avbryte serien. Hvis ingen forekomster har publisert ennå, går serien tilbake til Kladder.

• Du kan se rapportering for forekomster av oppgavelister etter at de er publisert, akkurat som du kan med ikke-regelmessige oppgavelister.

• Du kan også oppheve publiseringen av forekomster av oppgavelister eller aktivitetslisteserien når de ikke lenger er nødvendige, eller hvis du gjør en feil.

Gjøre en oppgaveliste regelmessig

Bruk et regelmessig intervall på en publiserbar oppgaveliste for at den automatisk skal publiseres etter en gjentakende tidsplan, for eksempel daglig, ukentlig, månedlig eller årlig.

1. På publiseringssiden i Planner-appen velger du en liste under Kladd elleroppretter en ny liste, og deretter velger du Ikke gjenta.
   
   

2. Velg innstillingene for regelmessighet for listen i dialogboksen Regelmessig liste.
   
   

   • Regelmessighetsintervall. Som standard har Dag, Uke og Måned en sluttdato på to år fra startdatoen. Alle regelmessighetsintervaller har en maksimal sluttdato på fem år fra startdatoen.

   • Publiser tids- og tidssone.

   • Start- og sluttdatoer. Forekomster publiseres bare når de skjer på eller etter startdatoen og på eller før sluttdatoen.

     Obs!: Vi anbefaler at du angir startdatoen til datoen da den første forekomsten skal publiseres. Hvis seriens startdato og publiseringsdatoen for den første forekomsten er forskjellige, baseres de automatiske datojusteringene på seriens startdato.
     
     En serie gjentas for eksempel den tiende i hver måned med en startdato 1. januar og inneholder en oppgave som forfaller 12. januar. I dette eksemplet forfaller oppgaven 11 dager etter publiseringsdatoen for hver fremtidige forekomst, i stedet for to dager etterpå. Dette er fordi automatiske datojusteringer er basert på startdatoen (1. januar) i stedet for datoen da den første forekomsten blir publisert (10. januar). 
     
     Systemet bruker startdatoen for denne beregningen fordi det er en verdi du angir direkte, noe som gir deg mer direkte kontroll over virkemåten for forfallsdatoen. 

Publisere en regelmessig oppgaveliste

Når oppgavelisten er klar, publiserer du den til teamene som har medlemmer som skal gjøre jobben. 

1. Velg listen over regelmessige oppgaver under Kladd, og velg deretter Publiser serie øverst til høyre.

2. Velg teamene som skal motta oppgavelisten. 
   
   Å velge disse teamene fungerer på samme måte for regelmessige lister og ikke-regelmessige lister. Du kan velge team fra et hierarki og bruke hovedlisten i Teams og/eller eventuelle tilgjengelige filtre for å finne teamene som skal inkluderes. Du kan også laste opp en egendefinert liste over team.

3. Velg om du vil varsle mottakerteam.

4. Velg Neste, og se deretter gjennom publikasjonsplanen. Hvis du vil gjøre endringer, velger du Tilbake.

5. Merk av for Klar, alt ser bra ut her , og velg deretter Publiser. 
   
   Det kan ta litt tid å klargjøre listen over regelmessige oppgaver. Det kan hende du ser en melding om at oppgavelisten planlegges.

6. Oppgavelisten vises under Planlagt når handlingen er fullført. Den neste forekomsten av den regelmessige listen vises under Planlagt og publiseres på planlagt dato og klokkeslett.

   Viktig!: Hvis varselikoner vises, velger du Vis detaljer for å løse problemene.

   
   
   Når den første forekomsten er publisert, ser du også at oppgavelisten vises under Publisert der den representerer den regelmessige aktivitetslisteserien. Du kan utvide den for å vise de publiserte forekomstene i serien. Når en forekomst publiseres, opprettes neste forekomst i serien under Planlagt.

Hvis du vil lære mer om publisering av oppgavelister, kan du se Publiser en oppgaveliste.

Planlegge en forekomst på nytt

Du kan planlegge den kommende forekomsten av en regelmessig oppgaveliste på nytt. Det kan for eksempel hende at du må gjøre dette hvis neste publiseringsdato faller på en helligdag i firmaet. 

Du kan planlegge på nytt når som helst frem til datoen for neste planlagte forekomst.

1. Gå til oppgavelisten du vil planlegge på nytt, under Planlagt, og velg deretter Flere handlinger > Rediger forekomst.
   
   

2. Velg rullegardinmenyen for regelmessighetsintervall (for eksempel hver mandag), og velg deretter Planlegg denne forekomsten på nytt.
   
   

3. Velg en ny publiseringsdato, publiseringstid og/eller tidssone etter behov i dialogboksen Planlegg denne forekomsten på nytt, og velg deretter Lagre.

Hoppe over en forekomst

Du kan hoppe over en kommende forekomst av en regelmessig oppgaveliste. Det kan for eksempel hende at du må gjøre dette hvis alle ansatte er på jobb fordi neste publiseringsdato faller på en helligdag i firmaet.

1. Gå til oppgavelisten under Planlagt, og velg deretter Flere handlinger > Rediger forekomst.

2. Velg rullegardinmenyen for regelmessighetsintervall, og velg deretter Hopp over denne forekomsten.

3. Se gjennom informasjonen i dialogboksen Hopp over forekomst , og velg deretter Hopp over forekomst.
   
   Forekomsten som hoppes over, vises ikke lenger under Planlagt og vil ikke bli publisert.

Rediger regelmessighet for en aktivitetslisteserie

Hvis du må endre regelmessighetsintervallet eller andre innstillinger for regelmessighet, kan du redigere regelmessigheten for den regelmessige aktivitetslisteserien. Endringene gjelder for neste forekomst og alle fremtidige forekomster.

1. Hvis minst én forekomst allerede er publisert, finner du aktivitetslisteserien under Publisert, velger aktivitetslisteserien du vil redigere, og velger deretter Flere handlinger > Rediger serie. Pass på at du velger serien i stedet for én av de publiserte forekomstene under serien.
   
   

2. Velg rullegardinmenyen for regelmessighetsintervall, og velg deretter Rediger regelmessighet.
   
   

3. Gjør de ønskede endringene for aktivitetslisteserien i dialogboksen Regelmessig liste.

4. Se gjennom endringene, og velg deretter Lagre. Når listen publiseres, gjelder endringene for alle fremtidige forekomster av listen over regelmessige oppgaver.

Avbryte regelmessighet for en aktivitetslisteserie

Når du ikke lenger vil at en regelmessig aktivitetslisteserie skal fortsette publiseringen, kan du stoppe (avbryte) regelmessigheten.  Alle fremtidige forekomster av oppgavelisten blir ikke publisert.

1. Gå til den regelmessige aktivitetslisteserien under Publisert, og velg deretter Flere handlinger > Rediger serie.

2. Velg rullegardinmenyen for regelmessighetsintervall, og velg deretter Avbryt serie.

3. Kontroller at du vil avbryte serien i dialogboksen Avbryt serie, og velg deretter Ja.

• Den neste planlagte forekomsten og alle fremtidige forekomster vises ikke lenger under Planlagt.

• Den eksisterende malen for regelmessig oppgaveliste og tilhørende publiserte forekomster er fortsatt oppført under Publisert og er tilgjengelige for rapportering.

• Hvis ingen lister er publisert for serien ennå, ser du den regelmessige oppgavelisteserien under Kladd.

Oppheve publisering av en aktivitetslisteserie

Du vil kanskje oppheve publiseringen av en aktivitetslisteserie for å fjerne oppgaver som ikke lenger er nødvendige, eller for å rette opp en feil under sending av serien. Hvis det oppstår en feil, må du huske på at du kan redigere oppgavene i en planlagt oppgaveliste eller en publisert oppgaveliste, inkludert oppgavelisteforekomster publisert som en del av en regelmessig serie. Hvis du trenger å oppheve publiseringen av en oppgaveliste på grunn av en feil, er det best å gjøre det så snart som mulig for å redusere tildelingen og fullføringen av oppgaver som er utryddet.

Hvis du vil oppheve publiseringen av en aktivitetslisteserie, bruker du følgende fremgangsmåte. Aktivitetslisteserien og alle listene i den flyttes til den upubliserte inndelingen og kan dupliseres, men kan ikke publiseres på nytt.  

1. Velg Flere handlinger > Opphev publiseringsserie ved siden av aktivitetslisteserien du vil oppheve publiseringen av, under Publisert.

2. Bekreft at du vil oppheve publiseringen av serien, og velg deretter Opphev publisering av serien.

3. Når listeserien og tilknyttede lister vises under Upublisert, kan du slette dem eller duplisere dem, redigere kopien og publisere den redigerte kopien.  

Oppheve publisering av en liste i en aktivitetslisteserie

Du vil kanskje oppheve publiseringen av en bestemt forekomst av oppgaveliste i en aktivitetslisteserie for å fjerne oppgaver som ikke lenger er nødvendige, eller for å rette opp en feil under sending av oppgavelisten. Hvis det oppstår en feil, må du huske på at du kan redigere oppgavene i en publisert oppgaveliste, inkludert en forekomst av en oppgaveliste publisert som en del av en regelmessig serie. Hvis du trenger å oppheve publiseringen av en oppgaveliste på grunn av en feil, er det best å gjøre det så snart som mulig for å redusere tildelingen og fullføringen av oppgaver som er utryddet.

Hvis du vil oppheve publiseringen av en liste i en aktivitetslisteserie, bruker du følgende fremgangsmåte. Oppgavelisten flyttes til den upubliserte inndelingen og kan dupliseres, men kan ikke publiseres på nytt.  

1. Utvid aktivitetslisteserien under Publisert, gå til listen du vil oppheve publiseringen av, og velg deretter Flere handlinger > Opphev publisering.

2. Bekreft at du vil oppheve publiseringen av listen, og velg deretter Opphev publisering.

3. Når listen vises under Upublisert, kan du slette den eller duplisere den, redigere kopien og publisere den redigerte kopien.

Se også

Publiser oppgavelister for å definere og spore arbeid i organisasjonen

Angi krav for fullføring av oppgaver i en oppgaveliste