Sortering hjelper deg med å organisere dataene i en bestemt rekkefølge basert på kolonnedata. Når du sorterer, omorganiserer du bare hvordan dataene vises, ikke legge til eller fjerne innhold som vises i visningen.
Det finnes to måter å sortere en visning på:
- En rask sortering fra selve visningen,
- og en mer fleksibel og vedvarende sortering opprettet i en visning.
Sortere data raskt fra en visning
Velg toppteksten i en kolonne i en liste eller et bibliotek i hvilken som helst visning, og velg en sortering.
Du kan velge hvilken som helst kolonne du vil sortere, men bare én kolonne om gangen. Når du lukker listen eller biblioteket, går kolonnen tilbake til standard visningsrekkefølge med mindre du lagrer visningen.
Opprette en sortert visning
Når du oppretter eller redigerer en visning, kan du angi sortering etter én eller to kolonner. Du kan sortere etter kolonner, selv om de ikke er synlige i visningen. Følg disse trinnene for å konfigurere en sortering:
- Velg Bytt visningsalternativer > Lagre visning som på menylinjen øverst til høyre, og skriv inn et navn:
(Sorteringen du har valgt, lagres med visningen.) - Rull ned til Sorter på siden Opprett eller rediger en visning. Velg Den første sorteringen etter rullegardinlisten for kolonnen i Sorter-delen, og velg et felt. Dette feltet er én av de mange tilgjengelige kolonnene for listen eller biblioteket, og kan være en som er i visningen eller ikke.
- Velg Vis elementene i stigende rekkefølge eller Vis elementene i synkende rekkefølge.
- Rull til toppen eller bunnen av siden, og velg OK.
Endre en sortert visning
Åpne listen eller biblioteket.
Velg Bytt visningsalternativer, og deretter Rediger gjeldende visning.
Rull ned til Sorter-delen .
Deretter kan du endre innstillingene som beskrevet i trinn 2 til 4 i prosedyren Opprett en sortert visning ovenfor.
Når en kolonne ikke sorteres riktig
Hvis en kolonne ikke sorteres nøyaktig, er den sannsynlige årsaken at kolonnen ble konfigurert for en annen type data enn den faktisk inneholder.
Tall og tekst er for eksempel forskjellige typer data, og hver type sorteres forskjellig. Hvis en tekstkolonne inneholder tall i stedet for ord, sorteres nummereringen unøyaktig når du sorterer kolonnen:
1, 11, 12, 2, 21, 22, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 ...
Du kan løse denne situasjonen ved å endre den underliggende typeinnstillingen for kolonnen, som beskrevet nedenfor:
Endre en kolonnetype for å få den til å sortere riktig
Velg overskriften til kolonnen du vil endre, og velg deretter Rediger kolonneinnstillinger>.
Velg pilen som peker nedover, under Type for å åpne menyen med alternativer.
Velg alternativet som passer best til datatypen i kolonnen.
Obs!
Når du endrer informasjonstypen som en kolonne inneholder, er det mulig at noen eksisterende data går tapt fra kolonnen. Men hvis du velger et alternativ som samsvarer med de faktiske dataene i kolonnen, vil datatap sannsynligvis ikke skje. I det tidligere siterte eksemplet, der du for eksempel har en kolonne med én enkelt linje med tekst som er fylt med tall, og du endrer typen til Tall, forsvinner sannsynligvis ikke kolonnedataene.
Velg Lagre.
Test sorteringen av kolonnen for å sikre at den fungerer som forventet.
Slik sorteres mapper med andre elementer
Som standard vises mapper over alle filer eller elementer (i stigende sortering) eller under filer eller elementer (i synkende rekkefølge) uavhengig av navnet på mappen.
Hvis du vil at sorteringen også skal påvirke plasseringen av mappene i visningen, velger du Sorter bare etter angitte vilkår (mapper vises kanskje ikke før elementer).
Kolonnen jeg vil sortere etter, er ikke tilgjengelig i listen
Hvis en kolonne inneholder én av følgende typer data, kan den ikke sorteres:
- Flere linjer med tekst
- Valg, der flere verdier er tillatt
- Hyperkobling
- Bilde
Filtrere og gruppere den sorterte datavisningen
Du kan kombinere sortering med en filtrert og/eller en gruppert visning. Med gruppering kan du skjule sorterte områder under overskrifter, og filtrering kan brukes til å begrense en stor liste med elementer.
Hvis du vil se hvordan du grupperer data i en visning, kan du se Bruke gruppering til å endre en SharePoint-visning.
Hvis du vil lære hvordan du filtrerer data i en visning, kan du se Bruke filtrering til å endre en SharePoint-visning.
