Smarte dokumenter er filer, for eksempel Excel-arbeidsbøker, som er programmert til å gi deg hjelp mens du arbeider med dem. Flere typer Excel-filer, for eksempel skjemaer og maler, kan også fungere som smarte dokumenter.
Mer informasjon om smarte dokumenter
Smarte dokumenter gir løsninger på to vanlige forretningsproblemer: kontrollere arbeidsflyt for forretningsprosesser og gjenbruke og dele informasjon. Du legger til XML-utvidelsespakker i Excel-arbeidsbøkene for å opprette disse smarte dokumentløsningene. Disse løsningene kan lastes ned, eller de kan utvikles ved hjelp av et Smart Document Software Development Kit.
Obs!: Smarte dokumenter kan ikke åpnes i Excel på nettet.
Smarte dokumenter fungerer spesielt bra for arbeidsbøker som er en del av en arbeidsflyt. En arbeidsflyt er automatisert flytting av dokumenter eller elementer gjennom en bestemt sekvens av handlinger eller oppgaver relatert til en forretningsprosess. Arbeidsflyter kan brukes til konsekvent å administrere vanlige forretningsprosesser, for eksempel dokumentgodkjenning eller gjennomgang. Firmaet kan for eksempel ha en prosess for utfylling av årlige utgiftsskjemaer for ansatte, og du kan allerede bruke en Excel-mal til dette formålet. Hvis denne malen konverteres til et smartdokument, kan den kobles til en database som automatisk fullfører noe av den nødvendige informasjonen, for eksempel ansattnavn, ansattnummer og ledernavn. Når du har fullført utgiftsrapporten, kan smartdokumentet vise en knapp som lar deg sende den til neste trinn i arbeidsflyten. Fordi smartdokumentet «vet» hvem din overordnede er, kan det automatisk rute seg selv til denne personen. Og uansett hvem som har dokumentet, vet det smarte dokumentet hvor det er i arbeidsflyten for utgiftsgjennomgang, og hvilket trinn som må skje videre.
Du kan bruke smarte dokumenter til å dele og bruke eksisterende innhold på nytt. Advokater kan for eksempel bruke eksisterende standard når de skriver kontrakter, og journalister kan sette inn byline-linjer og annen ofte brukt tekst. Smarte dokumenter kan også gjøre det enklere å dele informasjon, og kan til og med samhandle med andre Microsoft Office-programmer. Du kan for eksempel bruke smarte dokumenter til å sende e-postmeldinger via Outlook, uten å forlate dokumentet eller starte Outlook selv.
Når du legger til en smart dokumentløsning, vises den i listen over tilgjengelige løsninger når du åpner et nytt smartdokument. Hvis du vil bruke en løsning, må du først knytte XML-utvidelsespakker til dokumentet, som konverterer Excel-arbeidsboken til et smart dokument. En XML-utvidelsespakke inneholder flere komponenter, som inkluderer XML-filer og et manifest som refererer til disse komponentene. Når du åpner et dokument som er knyttet til en utvidelsespakke, åpnes også oppgaveruten Dokumenthandlinger . Denne oppgaveruten kan inneholde verktøy for å fullføre oppgaver og hjelp til å bruke smartdokumentet. De spesifikke funksjonene som et smartdokument gir, avhenger av utformingen som oppretteren – utvikleren eller IT-teknikeren – implementerer. Hvis det er nødvendig, kan du kontakte it-ansvarlig (Information Technology) for å få informasjon om plasseringen av og detaljer om den smarte dokumentløsningen.
Obs!: Når du bruker smarte dokumenter for første gang, kan det hende du ser en melding om at du må installere vanlige kjøretidskomponenter for språk, eller at du trenger en annen versjon av komponentene. Hvis du ser denne typen melding, kontakter du systemansvarlig.
Hvis du ikke har tilgjengelige utviklings- eller IT-ressurser, kan du laste ned smarte dokumenter som ble opprettet av tredjeparter. Hvis du er utvikler og vil vite mer om hvordan du oppretter smarte dokumenter, kan du se nettstedet Smart Document Software Development Kit på nettstedet for Microsoft Developer Network (MSDN).
Legge til og legge ved en smart dokumentløsning
-
Hvis Utvikler-fanen ikke vises, gjør du følgende for å vise den:
-
Klikk Alternativer > Tilpass båndet på Fil-fanen.
-
Velg Hovedfaner fra rullegardinlisten Tilpass båndet til høyre i dialogboksen Tilpass båndet, og merk deretter av for Utvikler.
-
Klikk på OK.
Obs!: Hvis du bruker Excel 2007, klikker du Microsoft Office-knappen
-
-
Klikk Utvidelsespakker i XML-gruppen på Utvikler-fanen.
-
Klikk på Legg til.
-
Finn plasseringen til manifestet for løsningen du vil legge til, i dialogboksen Installer XML-utvidelsespakker .
-
Klikk på Åpne.
-
Klikk løsningen du vil knytte til dokumentet, i listen tilgjengelige XML-utvidelsespakker , og klikk deretter Legg ved.
Endre XML-utvidelsespakken som er knyttet til et smartdokument
-
Hvis Utvikler-fanen ikke er tilgjengelig, kan du gjøre følgende for å vise den:
-
Klikk Alternativer > Tilpass båndet på Fil-fanen.
-
Velg Hovedfaner fra rullegardinlisten Tilpass båndet til høyre i dialogboksen Tilpass båndet, og merk deretter av for Utvikler.
-
Klikk på OK.
Obs!: Hvis du bruker Excel 2007, klikker du Microsoft Office-knappen
-
-
Klikk Utvidelsespakker i XML-gruppen på Utvikler-fanen.
-
Gjør ett av følgende:
-
Hvis du vil fjerne xml-utvidelsespakkens navn og egenskaper for URL-adresse fra dokumentet, klikker du Slett. XML-utvidelsespakken vil fortsatt være tilgjengelig i listen over tilgjengelige XML-utvidelsespakker .
-
Hvis du vil erstatte gjeldende XML-utvidelsespakke med den nye XML-utvidelsespakken, velger du en annen XML-utvidelsespakke i listen tilgjengelige XML-utvidelsespakker , og deretter klikker du Legg ved.
-
XML-utvidelsespakker kan konfigureres til å oppdateres automatisk med angitte intervaller. Klikk Oppdater for å se etter oppdateringer utenfor disse intervallene. Hvis en oppdatert XML-utvidelsespakke er tilgjengelig, lastes de nye komponentene ned.
-
Slette en smart dokumentløsning
-
Hvis Utvikler-fanen ikke er tilgjengelig, kan du gjøre følgende for å vise den:
-
Klikk Alternativer > Tilpass båndet på Fil-fanen.
-
Velg Hovedfaner fra rullegardinlisten Tilpass båndet til høyre i dialogboksen Tilpass båndet, og merk deretter av for Utvikler.
-
Klikk på OK.
Obs!: Hvis du bruker Excel 2007, klikker du Microsoft Office-knappen
-
-
Klikk Utvidelsespakker i XML-gruppen på Utvikler-fanen.
-
Klikk løsningen du vil slette, i listen tilgjengelige XML-utvidelsespakker , og klikk deretter Slett.
Obs!: Hvis du sletter en smart dokumentløsning, fjernes registerinformasjonen for løsningen. Hvis du sletter løsningen, fjernes ikke filer som ble installert på datamaskinen av XML-utvidelsespakken, fordi et annet smartdokument kan bruke disse filene.
