Microsoft 365 tilbyr ulike typer grupper som kan hjelpe teamene med å samarbeide mer effektivt. Hver gruppetype har et unikt formål, for eksempel å administrere e-postsamtaler, dele filer eller organisere hendelser. I denne artikkelen skal vi utforske de ulike typene grupper i Microsoft 365 og hva de kan brukes til, slik at du kan velge den riktige for teamets samarbeidsbehov.
Gruppetyper i Microsoft 365
-
Microsoft 365 Groups er utformet for samarbeid i organisasjonen. De leveres med en gruppe-e-postadresse og et SharePoint-nettsted der du kan dele dokumenter, notater og saksliste for møter. Du kan bruke Microsoft 365 Groups til prosjektstyring, gruppekommunikasjon og dokumentdeling.
-
Distribusjonsgrupper brukes til å kringkaste informasjon og oppdateringer for personer både i og utenfor organisasjonen. De kan brukes til å dele jobboppdateringer, organisatoriske endringer eller hendelser til et bestemt sett med kunder eller ansatte.
-
Sikkerhetsgrupper er utformet for å gi tilgang til Microsoft 365-ressurser og gjøre administrasjon enklere. De kan brukes til å gi tilgang til viktige firmaressurser som verktøy, portaler, rapporter og enheter som skrivere.
-
E-postaktiverte sikkerhetsgrupper er som sikkerhetsgrupper, men med den ekstra muligheten til å sende e-postmeldinger til alle medlemmer. De kan brukes til å sende nyheter, kampanjer og firmaoppdateringer til salgsteamet.
Grupper kan opprettes i Administrasjonssenter for Microsoft 365 eller Microsoft 365-apper som Outlook, Teams og mer. Du kan opprette grupper på nettet eller lokalt, avhengig av organisasjonens oppsett. Når du har opprettet den, kan du legge til medlemmer, angi tillatelser og begynne å bruke den til samarbeid, kommunikasjon og deling av ressurser.
Roller som eiere, medlemmer og gjester i grupper
-
Eier – Eieren av en gruppe er personen som oppretter gruppen og har full kontroll over den. Eiere kan legge til eller fjerne medlemmer, endre gruppeinnstillinger og behandle grupperessurser som filer og kalendere.
-
Medlem – Medlemmer er personene som er lagt til i gruppen av eieren. Medlemmer kan få tilgang til grupperessursene og delta i gruppesamtaler.
-
Gjest – Gjester er personer som ikke er medlemmer av organisasjonen, men som har fått tilgang til grupperessursene av eieren. Gjester kan inviteres til å bli med i en gruppe for å samarbeide om bestemte prosjekter eller gi tilbakemelding. Mer informasjon om hvordan du legger til gjestebrukere i Microsoft 365-grupper.
Administrere grupper i Microsoft 365
Du kan opprette, administrere og etter hvert avvikle en gruppe i Microsoft 365. Når du oppretter en gruppe, kan eieren velge gruppetype, legge til medlemmer og angi tillatelser. Når en gruppe er opprettet, kan eieren administrere den ved å legge til eller fjerne medlemmer, endre gruppeinnstillinger og behandle ressurser som filer og kalendere. På et tidspunkt kan det hende at en gruppe ikke lenger er nødvendig, og eieren kan fjerne gruppen, noe som fjerner den fra systemet og hindrer at noen får tilgang til ressursene.
Det er viktig å være oppmerksom på at grupper krever at en eier fungerer som den skal. Hvis en gruppe ikke har noen eier eller eieren slettes, tilordner et automatisert system en ny eier til gruppen. Denne prosessen bidrar til å holde grupper funksjonelle og sikrer at det alltid er en eier som er ansvarlig for å administrere gruppen. Mer informasjon om hvordan du administrerer eierløse Microsoft 365-grupper.
