Dette emnet gir deg trinnvise instruksjoner og anbefalte fremgangsmåter for å gjøre Excel-regneark tilgjengelige og låse opp innholdet ditt for alle, inkludert personer med funksjonshemninger.
Du lærer for eksempel hvordan du arbeider med tilgjengelighetskontrollen for å håndtere tilgjengelighetsproblemer mens du oppretter regnearket. Du lærer også hvordan du legger til alternativ tekst i bilder slik at personer som bruker skjermlesere, kan lytte til hva bildet handler om. Du kan også lese om hvordan du oppretter tilgjengelige tabeller og hvordan du bruker maler, skrifter og farger til å maksimere inkluderingen av regnearkene før du deler dem med andre.
I dette emnet
- Anbefalte fremgangsmåter for å gjøre Excel-regneark tilgjengelige
- Kontroller tilgjengeligheten mens du arbeider i Excel
- Opprette tilgjengelige tabeller
- Bruke en tilgjengelig mal
- Legge til tekst i celle A1
- Legge til alternativ tekst i visuelle effekter
- Legge til tilgjengelig hyperkoblingstekst og skjermtips
- Bruk tilgjengelige skriftformater og -farger
- Opprette tilgjengelige diagrammer
- Gi nytt navn til regneark
- Slette tomme regneark
- Gi navn til celler og områder
- Teste tilgjengeligheten til regnearkene
Anbefalte fremgangsmåter for å gjøre Excel-regneark tilgjengelige
Tabellen nedenfor inneholder de beste fremgangsmåtene for å opprette Excel-regneark som er tilgjengelige for personer med funksjonshemninger.
| Hva du kan løse | Slik finner du det | Hvorfor løse dette | Slik løser du det |
|---|---|---|---|
| Unngå vanlige tilgjengelighetsproblemer, for eksempel manglende alternativ tekst og farger med lav kontrast. | Bruk tilgjengelighetskontrollen. | Gjør det enkelt for alle å lese regnearket. | Kontroller tilgjengeligheten mens du arbeider i Excel |
| Bruk en enkel tabellstruktur bare for data, og angi topptekstinformasjon for kolonnen. | Hvis du vil sikre at tabeller ikke inneholder oppdelte celler, sammenslåtte celler eller nestede tabeller, kan du bruke tilgjengelighetskontrollen. Skann tabellene visuelt for å kontrollere at de ikke har noen helt tomme rader eller kolonner. |
Skjermlesere holder rede på plasseringen i en tabell ved å telle tabellceller. Skjermlesere bruker også topptekstinformasjon til å identifisere rader og kolonner. |
Opprette tilgjengelige tabeller |
| Legg til tekst i celle A1. | Kontroller at du har tekst i celle A1. | Skjermlesere begynner å lese et regneark fra celle A1. | Legge til tekst i celle A1 |
| Inkluder alternativ tekst med alle visuelle effekter. | Hvis du vil søke etter alle forekomster av manglende alternativ tekst, kan du bruke Tilgjengelighetskontroll. | Alternativ tekst gjør det enklere for personer som ikke kan se skjermen, å forstå hva som er viktig i bilder og andre visuelle effekter. | Legge til alternativ tekst i visuelle effekter |
| Legge til meningsfull hyperkoblingstekst og skjermtips. | Hvis du skanner arbeidsboken visuelt, kan du avgjøre om en hyperkoblingstektst gir mening som frittstående informasjon og om det gir leserne nøyaktig informasjon om det endelige målet. | Personer som bruker skjermlesere, skanner noen ganger en liste over koblinger. | Legge til tilgjengelig hyperkoblingstekst og skjermtips |
| Bruk nok kontrast for tekst og bakgrunnsfarger. | Du finner utilstrekkelig fargekontrast ved å bruke tilgjengelighetskontrollen. Du kan også se etter tekst i regneark som er vanskelig å lese eller å skille fra bakgrunnen. |
Hvis regnearket har et høyt nivå av kontrast mellom teksten og bakgrunnen, kan flere personer se og bruke innholdet. |
Bruk tilgjengelige skriftformater og -farger Bruke en tilgjengelig mal |
| Gi alle regneark unike navn, og fjern tomme regneark. | Du kan bruke Tilgjengelighetskontroll for å finne ut om alle arkene med innhold i en arbeidsbok har beskrivende navn, og om det finnes noen blanke ark. | Skjermlesere leser arknavn, som gir informasjon om hva regnearket inneholder, slik at det blir enklere å forstå innholdet i en arbeidsbok og navigere gjennom den. |
Gi nytt navn til regneark Slette tomme regneark |
| Gi navn til celler og områder. | Skann arbeidsboken visuelt for å se hvilke celler og områder som vil dra nytte av å ha et navn. | Når du gir navn til celler og områder, kan brukere av skjermleseren raskt identifisere formålet med celler og områder. | Gi navn til celler og områder |
Kontroller tilgjengeligheten mens du arbeider i Excel
Tilgjengelighetskontroll er et verktøy som gjennomgår innholdet ditt og flagger tilgjengelighetsproblemer som oppstår. Den forklarer hvorfor hvert problem kan være et mulig problem for noen med funksjonshemninger. Tilgjengelighetskontrollen foreslår også hvordan du kan løse problemene som dukker opp.
Tilgjengelighetskontroll kjører automatisk i bakgrunnen i Excel når du oppretter et dokument. Hvis Tilgjengelighetskontroll oppdager tilgjengelighetsproblemer, får du en påminnelse på statuslinjen.
Hvis du vil starte tilgjengelighetskontrollen manuelt, velger du Se gjennom>tilgjengelighetskontrollen. Tilgjengelighet-ruten og tilgjengelighetsbåndet åpnes, og du kan nå se gjennom og løse tilgjengelighetsproblemer. Tilgjengelighetbåndet inneholder alle verktøyene du trenger for å opprette tilgjengelige regneark på ett sted. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du gå til Tilgjengelighet-båndet og Forbedre tilgjengelighet med Tilgjengelighetskontroll.
Opprette tilgjengelige tabeller
Tabeller kan hjelpe deg med å identifisere et sett med data etter navn, og du kan formatere tabellen ved hjelp av stiler som får dataene til å skille seg ut. Når du navngir og formaterer tabellen nøye, er du sikker på at alle forstår dataene.
Det er også viktig å angi informasjon for kolonneoverskrifter og bruke en enkel tabellstruktur for å sikre at brukere av skjermlesere enkelt kan navigere i tabellene.
Gi navn til en tabell
Tabellene du oppretter, blir som standard navngitt som Tabell1, Tabell2, Tabell3 og så videre i Excel. Gi hver tabell et beskrivende navn for å gjøre det enklere å referere til en tabell. Et meningsfylt tabellnavn som «Ansattliste» er mer nyttig enn det generiske «Tabell1».
Med det beskrivende navnet kan du for eksempel raskt hoppe til tabellen med Gå til-kommandoen (CTRL+G) eller dialogboksen Navnebehandling . Du kan også enkelt referere til tabellen i formler.
- Plasser markøren hvor som helst i tabellen.
- Erstatt standardnavnet, for eksempel «Tabell1», under Tabellnavn på Tabellutforming-fanen, med et mer beskrivende navn.
Obs!
Tabellnavn må begynne med en bokstav, et understrekingstegn (_) eller en omvendt skråstrek (\) og kan ikke inneholde mellomrom. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen «Viktige merknader om navn» i Gi nytt navn til en Excel-tabell.
Velg en tilgjengelig tabellstil
Lyse tabeller med lav kontrast kan være vanskelig å lese. Hvis du vil gjøre tabellen mer tilgjengelig, velger du en tabellstil som har farger med sterk kontrast. Velg for eksempel en stil som veksler mellom hvit og mørk farge, for eksempel svart, mørk grå eller mørk blå.
- Plasser markøren hvor som helst i tabellen.
- Velg stilen du vil bruke i Tabellstiler-gruppen på Tabellutforming-fanen.
Bruk tabelloverskrifter
Skjermlesere bruker informasjon fra overskrifter til å identifisere rader og kolonner. Klare tabelloverskrifter gir kontekst og gjør navigering i tabellinnholdet enklere.
- Plasser markøren hvor som helst i en tabell.
- Merk av for Overskriftsrad i gruppen Alternativer for tabellstiler på fanen Tabellutforming.
- Skriv inn kolonneoverskriftene.
Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du legger til topptekster i en ny tabell, kan du gå til Opprette og formatere en tabell.
Tabellstrukturer som bør unngås
Utform tabellene ved å huske på følgende:
Unngå tomme celler, kolonner og rader. Når du navigerer ved hjelp av tastaturet, kan en tom celle, kolonne eller rad få en skjermleserbruker til å tro at det ikke finnes noe mer i tabellen.
- Hvis det ikke er behov for en tom celle, kolonne eller rad, kan du vurdere å slette den.
- Hvis du ikke kan unngå en tom celle, kolonne eller rad, skriver du inn tekst som forklarer at denne er tom. Skriv for eksempel inn N/A eller Intentionally Blank.
Unngå å dele eller slå sammen celler: Skjermlesere holder rede på plasseringen i en tabell ved å telle tabellceller. Hvis en tabell er nestet i en annen tabell, slått sammen eller delt opp, mister skjermleseren oversikt og kan ikke gi nyttig informasjon om tabellen etter det. Sammenslåtte eller delte celler kan gjøre det svært vanskelig, om ikke umulig, å navigere i Excel-tabeller med hjelpeteknologi. Hold alltid tabellene enkle og enkle. Hvis du vil sikre at tabeller ikke inneholder oppdelte celler, sammenslåtte celler eller nestede tabeller, kan du bruke tilgjengelighetskontrollen.
Bruke en tilgjengelig mal
Bruk en av de tilgjengelige Excel-malene til å sørge for at regnearkets utforming, farger, kontrast og skrifter er tilgjengelige for alle målgrupper. Malene er også utformet slik at det blir enklere for skjermlesere å lese innholdet i regnearket.
Når du velger en mal, må du se etter en mal som har flere funksjoner som støtter tilgjengelighet. Eksempel:
- Hvis du bruker nok mellomrom, blir regnearket enklere å lese.
- Farger med kontrast gjør dem enklere å skille fra hverandre for svaksynte og fargeblinde brukere.
- Større skrifter er enklere for personer med nedsatt syn.
- Forhåndsinnstilte beskrivende overskrifter og etiketter gjør regnearket enklere å forstå for brukere som navigerer i det med en skjermleser.
Hvis du vil ha trinnvise instruksjoner for hvordan du bruker tilgjengelige maler, kan du gå til Video: Starte med en tilgjengelig Excel-mal.
Legge til tekst i celle A1
En skjermleser begynner å lese et regneark fra celle A1. Hvis du har en tabell i regnearket, bør A1 fortrinnsvis være tittelen på tabellen.
Hvis arket er langt eller komplekst, legger du til instruksjoner eller en oversikt over arket i celle A1. Dette vil informere blinde om hva som presenteres i regnearket og hvordan det brukes. Denne instruksjonsteksten kan samsvare med bakgrunnsfargen. Dette skjuler den for personer som kan se, men lar den leses av skjermlesere.
Legge til alternativ tekst i visuelle effekter
Alternativ tekst gjør det enklere for personer som ikke kan se skjermen, å forstå hva som er viktig i visuelt innhold. Visuelt innhold omfatter bilder, SmartArt-grafikk, figurer, grupper, diagrammer, pivotdiagrammer, innebygde objekter, håndskrift og videoer. Gi en kort beskrivelse av bildet i alternativ tekst, og nevn hensikten. Skjermlesere leser teksten for å beskrive bildet til brukere som ikke kan se bildet.
Unngå å bruke tekst i bilder som eneste metode for å formidle viktig informasjon. Hvis du må bruke et bilde med tekst i, gjentar du teksten i dokumentet. I Alternativ tekst gir du en kort beskrivelse av bildet og nevner at det har tekst og hvilken hensikt den har.
Tips
Hvis du vil skrive en god alternativ tekst, må du passe på å formidle innholdet og formålet med bildet på en konsis og entydig måte. Den alternative teksten bør ikke være på mer enn én eller to korte setninger. I de fleste tilfeller vil det holde med noen få velvalgte ord. Ikke gjenta det omkringliggende tekstinnholdet som alternativ tekst eller bruk uttrykk som refererer til bilder, for eksempel «en grafikk av» eller «et bilde av». Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du skriver alternativ tekst, kan du gå til Alt du trenger å vite for å skrive effektiv alternativ tekst.
Hvis du vil ha trinnvise instruksjoner for hvordan du legger til alternativ tekst, kan du gå til Legge til alternativ tekst i en figur, et bilde, et diagram, SmartArt-grafikk eller et annet objekt.
Hvis du vil finne manglende alternativ tekst, kan du bruke tilgjengelighetskontrollen.
Obs!
Inkluder teksting av lyd- og videoinnhold i tillegg til alternativ tekst for personer som er døve eller hørselshemmede.
Legge til tilgjengelig hyperkoblingstekst og skjermtips
Personer som bruker skjermlesere, skanner noen ganger en liste over koblinger. Koblinger skal formidle klar og nøyaktig informasjon om målet. Unngå for eksempel å bruke koblingstekster som «Klikk her», «Se denne siden», «Gå hit» eller «Mer informasjon». Inkluder heller hele tittelen på målsiden. Du kan også legge til skjermtips som vises når du holder musepekeren over en tekst eller et bilde som inneholder en hyperkobling.
Tips
Hvis tittelen på hyperkoblingens målside gir et nøyaktig sammendrag av hva som vises på siden, kan du bruke det til hyperkoblingstekst. Denne hyperkoblingsteksten tilsvarer for eksempel tittelen på målsiden: Opprett mer med Microsoft-maler.
Hvis du vil ha trinnvise instruksjoner for hvordan du oppretter hyperkoblinger og skjermtips, kan du gå til Arbeide med koblinger i Excel.
Bruk tilgjengelige skriftformater og -farger
En tilgjengelig skrift verken utelukker eller senker lesehastigheten for personer som leser et regneark, inkludert personer med svakt syn, lesevansker eller personer som er blinde. Riktig skrift forbedrer lesbarheten og lesbarheten i regnearket.
Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du endrer standardskriften, kan du gå til Endre skriftstørrelsen.
Bruk tilgjengelig skriftformat
Her er noen ideer du kan overveie:
- Hvis du vil redusere lesebelastningen, velger du kjente sans serif-skrifter, for eksempel Arial eller Calibri. Unngå å bruke bare store bokstaver, overflødig kursiv eller understreking.
- En person med synshemming kan gå glipp av betydningen formidlet av bestemte farger. Legg for eksempel til en understreking i fargekodet hyperkoblingstekst slik at personer som er fargeblinde, vet at teksten er koblet selv om de ikke ser fargen.
- Vurder å legge til fet eller større skrift for overskrifter.
Bruk tilgjengelig skriftfarge
Teksten i regnearket skal være leselig i høykontrastmodus. Bruk for eksempel lyse farger eller fargevalg med høykontrast fra motsatte ender av fargespekteret. Svart-hvitt-tema gjør det enklere for personer som er fargeblinde å skille mellom tekst og figurer.
Her er noen ideer du kan overveie:
- For å sikre at teksten vises tydelig i høykontrastmodus, bruker du automatiske innstillinger for skriftfarger. Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du endrer skriftfargen, kan du gå til Formatere tekst i celler.
- Bruk Tilgjengelighetskontroll til å analysere regnearket og finne utilstrekkelig fargekontrast. Verktøyet kontrollerer nå dokumentene for tekstfarge mot sidefarge, cellebakgrunner i tabeller, uthevninger, fyllfarger i tekstbokser, avsnittsskyggelegging, fyll i figurer og SmartArt, topptekster og bunntekster, og koblinger.
- Bruk en tilgjengelig mal.
Opprette tilgjengelige diagrammer
Diagrammer bidrar til å gjøre omfattende informasjon enklere å forstå. Bruk tydelig og beskrivende språk for diagramelementene, for eksempel diagramtittelen, aksetitler og dataetiketter, for å gjøre diagrammer tilgjengelige. Kontroller også at formateringen er tilgjengelig.
Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du legger til diagramelementer i diagrammet og gjør dem tilgjengelige, kan du gå til Video: Opprette tilgjengelige diagrammer i Excel.
Formatere et diagramelement
- Velg diagramelementet du vil formatere, for eksempel diagramtittelen eller dataetiketter.
- Velg Format-fanen .
- Velg Formater merket område under Gjeldende utvalg-gruppen. Formatruten åpnes til høyre.
- Velg formateringsalternativene som gjør diagramelementet tilgjengelig, for eksempel en større skrift eller farger med høy kontrast.
Gi nytt navn til regneark
Skjermlesere leser navn på regneark, så sørg for at etikettene er tydelige og beskrivende. Bruk av unike navn for regneark gjør det enklere å navigere i arbeidsboken.
Excel navngir regneark som Ark1, Ark2, Ark3 og så videre som standard, men du kan enkelt endre navnet på dem. Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du gir nytt navn til regneark, kan du gå til Gi nytt navn til et regneark.
Slette tomme regneark
Skjermlesere leser navnet på regneark, så tomme regneark kan være forvirrende. Ikke ta med noen tomme ark i arbeidsbøkene.
Hvis du vil ha instruksjoner om hvordan du sletter regneark, kan du gå til Sette inn eller slette et regneark.
Gi navn til celler og områder
Gi navn til celler og områder slik at brukere av skjermlesere raskt kan identifisere formålet med celler og områder i Excel-regneark. Brukere kan bruke Gå til-kommandoen (CTRL+G) for å åpne en dialogboks som viser alle de definerte navnene. Ved å velge et navn kan en bruker raskt hoppe til den navngitte plasseringen.
- Merk cellen eller celleområdet du vil gi navn til.
- Velg Formler>Definer navn.
- Skriv inn navnet, og velg OK.
Obs!
Navnet må starte med en bokstav, et understrekingstegn (_) eller en omvendt skråstrek (\) og kan ikke inneholde mellomrom.
Teste tilgjengeligheten til regnearkene
Når regnearket er klart og du har kjørt tilgjengelighetskontrollen for å sikre at det er inkluderende, kan du prøve å navigere i regnearket ved hjelp av en skjermleser, for eksempel Skjermleser. Skjermleser leveres med Windows, så det er ikke nødvendig å installere noe. Dette er en ekstra måte å oppdage problemer i navigasjonen på, for eksempel.
Start skjermleseren. Hvis du for eksempel vil starte Skjermleser, trykker du Ctrl+Windows-tasten
+Enter.Trykk F6 til fokuset, det blå rektangelet, er på rutenettet i regnearktabellen.
Gjør følgende for å teste regnearkene:
- Bruk piltastene til å flytte mellom cellene i tabellrutenettet.
- Hvis du vil kontrollere navnene på regnearkene i regnearket, trykker du på F6 til fokuset er på navnet på det gjeldende regnearket, og deretter bruker du PIL VENSTRE og PIL HØYRE for å høre navnene på de andre regnearkene.
- Hvis regnearket inneholder flytende figurer, for eksempel bilder, trykker du på CTRL+ALT+5. Trykk deretter på TAB for å bla gjennom de flytende figurene. Trykk på ESC for å gå tilbake til den normale navigasjonen.
Løs eventuelle tilgjengelighetsproblemer du oppdaget da du navigerte med en skjermleser.
Avslutt skjermleseren. Hvis du for eksempel vil avslutte Skjermleser, trykker du Ctrl+Windows-tasten
+ Enter.
Obs!
Sørg også for at regnearkene dine lett kan leses på en mobiltelefon. Dette er ikke bare til fordel for personer som har dårlig syn og bruker forstørrelse, men det er også til fordel for et svært bredt sett med mobiltelefonbrukere.
Se også
Regler for Tilgjengelighetskontroll
Alt du trenger å vite for å skrive effektiv alternativ tekst
Gjøre Word-dokumenter tilgjengelige for personer med funksjonshemninger
Gjøre PowerPoint-presentasjoner tilgjengelige for personer med funksjonshemninger
Gjør Outlook-e-posten din tilgjengelig for personer med funksjonshemninger
Gjør OneNote-notatbøkene dine tilgjengelige for funksjonshemmede
Teknisk kundestøtte for kunder med funksjonshemninger
Microsoft ønsker å gi best mulig opplevelse for alle våre kunder. Hvis du har en funksjonshemning eller spørsmål relatert til tilgjengelighet, kan du kontakte Microsoft Disability Answer Desk for teknisk støtte. Støtteteamet vårt for tilgjengelighet på Answer Desk er opplært i bruken av mange populære hjelpeteknologier, og kan tilby hjelp på engelsk, spansk, fransk og amerikansk tegnspråk. Gå til nettstedet Microsoft Answer Desk for tilgjengelighet for kontaktinformasjon for området ditt.
Hvis du er en bruker i offentlig sektor, en kommersiell bruker eller bedriftsbruker, kan du kontakte Answer Desk for tilgjengelighet for foretakskunder.