På tvers av virksomheten bruker grupper Microsoft SharePoint-nettsteder til å samarbeide på dokumenter og dele informasjon. Du vil bygge SharePoint-løsninger som forbedrer produktiviteten og effektiviteten i organisasjonen, men du vil ikke skrive kode. Hvor begynner du?
Med Microsoft SharePoint Designer 2010 kan du utforme arbeidsflytløsninger uten kode som administrerer enkle og mer komplekse forretningsprosesser i en organisasjon. Arbeidsflyter legger til logikk i både systemprosesser og menneskelige prosesser. Arbeidsflyter for systemprosesser kan oppdatere én datakilde når en annen datakilde endres. Arbeidsflyter for menneskelige prosesser kan sende et dokument, for eksempel en utgiftsrapport, til en ansatts leder for godkjenning og, hvis godkjent, videre til regnskapsavdelingen for behandling.
Dette gjøres mulig av det kraftfulle, men intuitive redigeringsprogrammet for arbeidsflyt i SharePoint Designer 2010 som tillater nestet logikk, undertrinn og mer. Hvis arbeidsflyten for eksempel er knyttet til et dokumentbibliotek, eller hvis den er filtrert til dokumentinnholdstypen, vises en gruppe kontekstavhengige dokumentsetthandlinger. Et dokumentsett er en ny funksjon i SharePoint Server 2010 der en gruppe dokumenter behandles som én enkelt enhet, slik at en arbeidsflythandling for et dokumentsett gjentas på alle elementer i dokumentsettet.
Andre nye arbeidsflythandlinger inkluderer handlinger som danner grunnlaget for de tre mest populære arbeidsflytene i SharePoint Server – arbeidsflytene godkjenning, innsamling av tilbakemelding og innsamling av signaturer, verktøyhandlinger for å manipulere strenger og datoer. en ny relasjonshandling som bruker SharePoint User Profile Store til å slå opp en persons overordnede. og nye listehandlinger som en arbeidsflyt kan bruke til å angi tillatelser for et listeelement.
Du kan også utforme og dele arbeidsflyter ved hjelp av Microsoft Visio med sine flytskjemamaler som kan eksporteres til SharePoint Designer 2010.
Denne artikkelen introduserer det grunnleggende om arbeidsflyter. Når du forstår typene og de grunnleggende byggesteinene i arbeidsflyter – handlinger, betingelser og trinn – kan du raskt legge til arbeidsflyter for å automatisere prosesser og bidra til å forbedre organisasjonens produktivitet og effektivitet.
I denne artikkelen
Hva er en arbeidsflyt?
Arbeidsflyter er måten en organisasjon fungerer på, en serie med handlinger som tilsvarer en arbeidsprosess, for eksempel prosessen for kjøpsordrer. SharePoint 2010 hjelper deg med å automatisere disse arbeidsflytene, og dermed øke effektiviteten og produktiviteten til organisasjonen. Dette skjer fordi de automatiserte arbeidsflytene driver prosessene slik at organisasjonen kan fokusere på å gjøre arbeid, i stedet for å administrere prosessene.
Arbeidsflyter kan kontrollere de fleste aspekter ved et SharePoint 2010-nettsted, -liste, bibliotek, innholdstype eller listeelement, inkludert livssyklusen til elementet. Arbeidsflyten kan inkludere begge handlingene som utføres av personer (eller arbeidsflytdeltakere) og handlinger som utføres av arbeidsflyten. Arbeidsflytdeltakere kan samhandle med arbeidsflyten gjennom den angitte oppgavelisten, der en arbeidsflyt kan opprette en oppgave for noen og forbli midlertidig stanset til oppgaven er merket som fullført.
Arbeidsflyter kan være så enkle eller komplekse som forretningsprosessene krever. Du kan opprette en arbeidsflyt som brukeren starter, eller en arbeidsflyt som startes automatisk basert på en hendelse, for eksempel når et listeelement opprettes eller endres.
Generelt sett følger du disse grunnleggende trinnene når du bruker SharePoint Designer 2010 til å utforme en arbeidsflyt:
-
Velg hvilken type arbeidsflyter du vil opprette: liste, gjenbrukbar liste eller område.
-
Bruk redigeringsprogrammet for arbeidsflyt til å velge og sette sammen betingelsene og handlingene som definerer trinnene i arbeidsflyten, slik at den representerer forretningsprosessen du automatiserer.
-
Lagre og publiser arbeidsflyten.
-
Tilpass arbeidsflytskjemaene som ble generert automatisk, om nødvendig.
Du kan tenke på en arbeidsflyt som et flytskjema med handlinger med en begynnelse, en slutt og en sekvensiell flyt fra start til slutt. Arbeidsflyter kan inkludere parallelle grener, men til syvende og sist går de videre fra den første handlingen til den endelige handlingen.
Anta for eksempel at du skal kartlegge arbeidsflyten som ruter et dokument i SharePoint 2010 til godkjenning. Når arbeidsflyten starter, varsler den automatisk den angitte korrekturleseren via e-post om at de har et dokument å se gjennom. Korrekturleseren ser deretter gjennom dokumentet og endrer statusen for dokumentet for å angi at de har fullført oppgaven, og om de har godkjent eller avvist dokumentet. Basert på korrekturlesersvaret fortsetter arbeidsflyten ned én av to parallelle grener. Hvis korrekturleseren godkjenner dokumentet, flytter arbeidsflyten det godkjente dokumentet til et bestemt dokumentbibliotek, og sender deretter en e-postmelding til hele gruppen som varsler dem om det godkjente dokumentet. Hvis korrekturleseren avviser dokumentet, varsler arbeidsflyten dokumentforfatteren om dette. I begge tilfeller når arbeidsflyten slutten, og prosessen er fullført.
Diagram 1: Eksempel på arbeidsflyt for godkjenning
Hvilken type arbeidsflyter bør jeg utforme?
Det finnes tre typer arbeidsflyter i SharePoint 2010:
-
Liste
-
Liste som kan brukes på nytt
-
Nettsted
Listearbeidsflyter
En listearbeidsflyt er arbeidsflyttypen som var tilgjengelig i SharePoint 2007. Fordi den har konteksten til listen den ble opprettet for, har listearbeidsflyter automatisk tilgang til verdiene for de egendefinerte feltene for listeelementet de skal kjøres på, for eksempel det egendefinerte notatfeltet for et dokumentbibliotek. Listearbeidsflyter kan ikke gjøres tilgjengelige for andre lister eller biblioteker på dette eller andre områder. Hvis du vil ha samme arbeidsflytfunksjonalitet for flere lister, må du manuelt opprette arbeidsflytene på nytt på alle plasseringer.
Hvis du vet at du bare trenger arbeidsflytene du utformer for en bestemt liste, har listearbeidsflyten fordelen med å automatisk gjøre de egendefinerte feltene i listene tilgjengelige.
Listearbeidsflyter som kan brukes på nytt
Du kan opprette en gjenbrukbar listearbeidsflyt (gjenbrukbar arbeidsflyt) på det øverste nivået i nettstedssamlingen, og denne arbeidsflyten kan gjøres globalt gjenbrukbar, noe som betyr at arbeidsflyten kan knyttes til en liste, et bibliotek eller en innholdstype i områdesamlingen. Du kan også opprette en gjenbrukbar arbeidsflyt i et sekundært område i områdesamlingen. denne arbeidsflyten er tilgjengelig for gjenbruk i det bestemte sekundære området.
Du kan også eksportere en gjenbrukbar arbeidsflyt fra ett nettsted og deretter laste opp og aktivere arbeidsflyten på et annet nettsted. Du kan for eksempel opprette en gjenbrukbar arbeidsflyt i et testmiljø, teste den og deretter eksportere den til et produksjonsmiljø. SharePoint Designer 2010 støtter eksport av en arbeidsflyt som en mal.
Gjenbrukbare arbeidsflyter har som standard ikke konteksten til en bestemt liste eller et bestemt bibliotek. Derfor gir de som standard bare kolonnene som er vanlige på tvers av lister og biblioteker, for eksempel Opprettet og Opprettet av.
Hvis den gjenbrukbare arbeidsflyten krever at bestemte kolonner finnes i listen eller biblioteket du knyttet den til, kan du legge til disse kolonnene som tilknytningskolonner. Tilknytningskolonner legges automatisk til i en liste eller et bibliotek når en gjenbrukbar arbeidsflyt er knyttet til listen eller biblioteket.
Når du oppretter en gjenbrukbar arbeidsflyt, kan du alternativt velge å filtrere den gjenbrukbare arbeidsflyten til en bestemt innholdstype. Dette gjør at du kan arbeide med feltene for innholdstypen i SharePoint Designer 2010. Hvis for eksempel en gjenbrukbar listearbeidsflyt er knyttet til dokumentinnholdstypen, viser og bruker du i arbeidsflytfeltene som er spesifikke for innholdstypen, for eksempel dokument-ID. Deretter kan du i nettleseren knytte den gjenbrukbare arbeidsflyten til en bestemt innholdstype eller til en hvilken som helst innholdstype som arver fra denne innholdstypen. Hvis du knytter en arbeidsflyt til en nettstedsinnholdstype, gjør du denne arbeidsflyten tilgjengelig for alle elementer av denne innholdstypen i hver liste og hvert bibliotek på nettstedet som innholdstypen er lagt til på. Du kan til og med gjøre den tilgjengelig for nettsteder i en samling hvis arbeidsflyten er konfigurert til å være en arbeidsflyt som kan brukes globalt.
Hvis du vil at brukerne skal kunne bruke arbeidsflytene du utformer på flere nettsteder, lister, biblioteker og innholdstyper, vil en gjenbrukbar arbeidsflyt sannsynligvis best dekke dine behov. Vi forventer at de fleste arbeidsflyter for SharePoint 2010 vil bruke gjenbrukbare arbeidsflyter.
Nettstedsarbeidsflyter
En områdearbeidsflyt er knyttet til et område, ikke til en liste, et bibliotek eller en innholdstype. I motsetning til de fleste arbeidsflyter kjører ikke en nettstedsarbeidsflyt på et bestemt listeelement. På grunn av dette er mange av handlingene som er tilgjengelige for elementer som ikke er tilgjengelige for nettstedsarbeidsflyter.
I nettleseren starter du en nettstedsarbeidsflyt eller viser statusen for kjøring av nettstedsarbeidsflyter ved å klikke nettstedshandlinger-menyen , klikke Vis alt områdeinnhold og deretter klikke Nettstedsarbeidsflyter.
Hvis du vil opprette en arbeidsflyt, men ikke trenger en liste, et bibliotek eller en innholdstype for arbeidsflytene, vil en nettstedsarbeidsflyt sannsynligvis best dekke dine behov. Du kan for eksempel opprette en nettstedsarbeidsflyt som en måte for personer å gi tilbakemelding om nettstedet på.
Tilpasse arbeidsflytene i SharePoint Server 2010
Du trenger ikke å starte fra bunnen av for å utforme arbeidsflyter som samsvarer med prosessene i organisasjonen. De fire mest populære arbeidsflytene i SharePoint Server 2007 – godkjenning, innsamling av tilbakemelding, innsamling av signaturer, arbeidsflyter for publiseringsgodkjenning – er fullstendig gjenoppbygd som deklarative arbeidsflyter som kan brukes på nytt, noe som betyr at de nå kan tilpasses fullstendig i SharePoint Designer 2010. Du kan kopiere og endre (anbefales) eller redigere disse arbeidsflytene, i tillegg til egendefinerte arbeidsflyter som kan brukes på nytt, for å dekke behovene til organisasjonen.
Obs!: Det finnes flere arbeidsflyter i SharePoint 2010, for eksempel arbeidsflyten for tre statuser, men de er ikke deklarative arbeidsflyter, og kan derfor ikke endres.
Disse arbeidsflytene er hendelsesdrevne, og alle de viktige hendelsene i arbeidsflyten vises i redigeringsprogrammet for arbeidsflyt, både for hver oppgave i prosessen og for prosessen som helhet. Du kan for eksempel enkelt legge til betingelser og handlinger for å definere hva som skjer når hver oppgave tilordnes, er utløpt eller fullført.
Hva er hendelser, handlinger, betingelser og trinn?
Dette er byggesteinene i en arbeidsflyt. En arbeidsflyt består av ett eller flere trinn, og hvert trinn består av handlinger og eventuelle tilknyttede betingelser. Hver arbeidsflyt startes av en hendelse.
Hva er hendelser?
En hendelse er det som starter eller starter en arbeidsflyt. Hendelser kan også brukes til å administrere tidsberegningen for handlinger i en arbeidsflyt, for eksempel å vente på statusen for et element som skal endres. Det finnes tre hendelser som kan starte en arbeidsflyt:
-
Et element opprettes.
-
Et element endres.
-
En arbeidsflytdeltaker klikker en startknapp på SharePoint-området.
Obs!: Områdearbeidsflyter kan bare startes manuelt.
Du kan opprette en arbeidsflyt som en deltaker starter manuelt, eller en arbeidsflyt som startes automatisk når et listeelement opprettes eller endres. Du vil for eksempel konfigurere den egendefinerte arbeidsflyten for endringsforespørsel for utforming slik at den kan startes manuelt og når et element endres, men ikke når et element opprettes. Velg Deaktiver automatisk start ved oppretting av element under Startalternativer på innstillingssiden for arbeidsflyten.
Når en arbeidsflytdeltaker starter en arbeidsflyt manuelt, blar vedkommende først til listen eller biblioteket som arbeidsflyten er knyttet til. Alle personer med tillatelsesnivået Bidra kan i det minste starte en arbeidsflyt som er utformet for å starte manuelt. Hvis du vil starte arbeidsflytene manuelt, klikker deltakeren et element, klikker arbeidsflyter på menyen og velger deretter en arbeidsflyt fra en side som viser alle arbeidsflyter som er tilgjengelige for elementet. Deltakeren fyller ut et startskjema for arbeidsflyt om nødvendig, og starter deretter arbeidsflyten ved å klikke startknappen i skjemaet. Når du starter en arbeidsflyt, opprettes en ny forekomst av arbeidsflyten for det bestemte elementet.
Obs!: Arbeidsflyter-kommandoen er bare tilgjengelig når elementet er i en liste, et bibliotek eller er av en innholdstype som har minst én arbeidsflyt knyttet til seg.
For en arbeidsflyt som startes manuelt, kan startskjemaet være så enkelt som bildet til venstre eller mer komplekst, for eksempel bildet til høyre.
Enkelt skjema
Mer komplekst skjema
Du kan også legge til egendefinerte felt i et startskjema når du utformer arbeidsflyten. Arbeidsflytdeltakere kan deretter gi informasjon til arbeidsflyten ved å fylle ut dette skjemaet, og disse innstillingene sendes til arbeidsflyten. En ny arbeidsflytforekomst starter, og arbeidsflyten kan deretter slå opp og bruke informasjonen fra skjemaet når som helst i arbeidsflyten. Du kan også angi feltene som skal brukes i et tilknytningsskjema for gjenbrukbare arbeidsflyter.
Hva er handlinger?
En handling er den mest grunnleggende arbeidsenheten i en arbeidsflyt. SharePoint Designer 2010 inneholder et sett med ferdiglagde, gjenbrukbare handlinger som du kan innlemme i arbeidsflyten. Arbeidsflyten kan for eksempel:
-
Opprette, kopiere, endre eller slette listeelementer (inkludert dokumenter).
-
Sjekk elementer inn eller ut.
-
Sende en e-postmelding.
-
Opprett en oppgave for noen i oppgavelisten på gruppenettstedet.
-
Samle inn data fra en deltaker som kan refereres senere i arbeidsflyten.
-
Stans arbeidsflyten midlertidig eller stopp den.
-
Logg arbeidsflytinformasjon til en loggliste som skal brukes til avvisning eller feilsøking av arbeidsflyt.
-
Angi arbeidsflytvariabler eller utfør beregninger.
SharePoint Server 2010 inneholder tre nye oppgavehandlinger: Start godkjenningsprosess, Start tilbakemeldingsprosess og Start egendefinert oppgaveprosess. De tre store arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint Server 2010 – arbeidsflytene godkjenning, innsamling av tilbakemelding og innsamling av signaturer – er bygd med disse handlingene. Godkjenningshandlingene viser alle viktige hendelser i en godkjenningsprosess, noe som gjør det enkelt for deg å utforme en menneskelig arbeidsflytprosess der mange personer samhandler eller samarbeider på et bestemt dokument.
En arbeidsflyt kan inneholde et hvilket som helst antall handlinger. Handlingene som nettopp er oppført, utføres av arbeidsflyten, men andre handlinger kan utføres av arbeidsflytdeltakere. I en godkjenningsarbeidsflyt utføres for eksempel handlingen å faktisk gjennomgå og godkjenne dokumentet av en arbeidsflytdeltaker. Handlinger som utføres av en deltaker i arbeidsflyten, representeres av oppgaver som er tilordnet denne personen i den angitte oppgavelisten. De fem handlingene i Diagram1: Eksempel på diagramarbeidsflyt, nær begynnelsen av denne artikkelen, er:
-
Sende en e-postmelding for å varsle korrekturleseren
-
Se gjennom dokumentet (en oppgave tilordnet til en arbeidsflytdeltaker)
-
Flytte dokumentet til det godkjente dokumentbiblioteket
-
Sende en e-postmelding for å varsle teamet
-
Sende en e-postmelding for å varsle forfatteren av dokumentet
I den mest grunnleggende forstand, når du utformer en arbeidsflyt, identifiserer du den nødvendige sekvensen av handlinger, og deretter setter du sammen denne sekvensen av handlinger ved hjelp av redigeringsprogrammet for arbeidsflyt. I diagram 1: Eksempel på godkjenningsarbeidsflyt er den første handlingen du vil sende en e-postmelding til å varsle korrekturleseren.
Så i redigeringsprogrammet for arbeidsflyt klikker du det første trinnet, skriver inn noe eller hele e-posten og velger Send en e-postmelding.
Hva er betingelser?
Når du utformer en arbeidsflyt, kan du bruke redigeringsprogrammet for arbeidsflyt til å opprette regler som bruker betinget logikk på SharePoint-nettsteder, lister, elementer og innholdstyper. En regel etablerer en betingelse der arbeidsflyten utfører den tilknyttede handlingen bare hvis denne betingelsen er sann. Du kan for eksempel opprette en regel der arbeidsflyten sender en korrekturleser en e-postmelding bare hvis et element opprettes av en bestemt person. Du kan også legge til flere betingelser per gren. Du kan for eksempel opprette en regel der en korrekturleser bare sendes en e-postmelding hvis et element er både (1) opprettet av en bestemt person, og (2) dokumenttittelen inneholder bestemte nøkkelord. Til slutt kan du knytte flere handlinger til én betingelse. Du kan for eksempel opprette en regel der hvis et element opprettes av en bestemt person, sendes (1) korrekturleseren en e-postmelding og (2) arbeidsflytinformasjon logges på logglisten.
Hvis du vil summere, er en regel én eller flere betingelser knyttet til én eller flere handlinger: Hvis alle setninger i betingelsen er sanne, gjør du alle tilknyttede handlinger.
I det forrige eksemplet angav brukeren et sett med to betingelser og et sett med to handlinger for arbeidsflyten. Du kan imidlertid opprette flere grener i arbeidsflyten: Hvis betingelse A er sann, gjør du én handling. hvis betingelse B er sann, gjør du en annen handling. Hvis du vil legge til en gren i et trinn, klikker du Sett inn Else-If Gren. Hvis kontrolløren godkjenner et dokument i godkjenningsarbeidsflyten, utfører arbeidsflyten for eksempel én serie med handlinger. Hvis korrekturleseren avviser et dokument, utfører den samme arbeidsflyten en annen handling. Dette er en betinget gren.
I redigeringsprogrammet for arbeidsflyt har dette trinnet to grener og ser slik ut.
Du kan også opprette en gren som ikke har en betingelse. På denne måten utfører arbeidsflyten én handling hvis en betingelse eller et sett med betingelser er sann, og en annen handling hvis de er usanne. Følgende trinn i en arbeidsflyt sender for eksempel bare en melding til godkjennerne hvis betingelsen er sann. ellers sender arbeidsflyten en melding bare til arbeidsflytstarteren. Ved å legge til en gren uten en betingelse, utfører arbeidsflyten handlingen i grenen i alle tilfeller der betingelsen i den første grenen er usann.
Obs!: Hvis du vil ha en gren uten betingelse, må den være den siste grenen i den betingede blokken, og ikke den eneste grenen i den betingede blokken.
Obs!: Forgrening i en arbeidsflyt kan ikke utvides fra ett trinn til et annet. Et sett med Else If-forgreninger, også referert til som en betinget blokk, finnes alltid i ett enkelt trinn. Du kan imidlertid neste trinn som undertrinn.
SharePoint Designer 2010 gir deg flere klargjorte, gjenbrukbare betingelser som du kan innlemme i arbeidsflyten. Du kan for eksempel angi at arbeidsflyten bare utfører de tilknyttede handlingene hvis et element:
-
Opprettes eller endres i en bestemt tidsperiode.
-
Opprettes eller endres av en bestemt person.
-
Har et tittelfelt som inneholder angitte nøkkelord.
-
Er en fil av en bestemt type eller har en filstørrelse i et bestemt område. (Denne betingelsen er bare tilgjengelig når arbeidsflyten er knyttet til et dokumentbibliotek.)
I tillegg kan du opprette egendefinerte betingelser og avanserte betingelser i SharePoint Designer 2010 der du kan angi et bredt spekter av parametere. Med egendefinerte betingelser kan du sammenligne et felt i gjeldende liste med en verdi. Du kan for eksempel opprette en egendefinert betingelse der hvis Godkjenningsstatus-feltet er lik Godkjent, utfører du den tilknyttede handlingen. Med avanserte betingelser kan du sammenligne én verdi med en annen verdi. Dette gjør at du kan opprette en sammenligning mellom et felt i en liste og en verdi fra en annen liste. Du kan for eksempel opprette en avansert betingelse for delte dokumenter-biblioteket, der hvis verdien for Status-feltet i Oppgavelisten er lik Venter, gjør du den tilknyttede handlingen.
Obs!: En handling krever ikke en betingelse. Det første trinnet i diagram 1: Eksempel på godkjenningsarbeidsflyt, nær begynnelsen av denne artikkelen, sender en e-postmelding for å varsle korrekturleseren. Denne handlingen har ikke en tilknyttet betingelse. En parallell blokk med handlinger krever heller ikke en betingelse.
Parallelle kontra seriehandlinger
Når du har mer enn én handling som er knyttet til en betingelse, kan handlingene konfigureres til å kjøre samtidig (parallelt) eller én etter en annen (serielt), standard.
Seriehandlinger I følgende arbeidsflyt kan du for eksempel konfigurere to handlinger slik at når et dokument godkjennes, kopieres dokumentet til arkivdokumentbiblioteket og deretter (etterpå) en melding sendes. I redigeringsprogrammet for arbeidsflyt angir du at den andre handlingen skjer etter den første.
Parallelle handlinger I følgende arbeidsflyt kan du for eksempel konfigurere to handlinger slik at når et dokument godkjennes, sendes en melding og (samtidig) dokumentet kopieres til det godkjente dokumentbiblioteket. I redigeringsprogrammet for arbeidsflyt og indikerer at den andre handlingen skjer samtidig som den første. Dette er spesielt nyttig med oppgaver og handlinger som tar betydelig tid. Når det gjelder oppgaver, kan den for eksempel brukes til å kontrollere når oppgaver tilordnes.
Obs!: Parallelle handlinger er ikke helt samtidige. den nøyaktige rekkefølgen kan ikke angis og kan variere hver gang arbeidsflyten kjøres.
Obs!:
-
I en regel (betingelser og handlinger) kan handlinger forekomme i serier, parallelt eller i en kombinasjon av serier og parallelle.
-
Et sett med serie- eller parallellhandlinger må finnes i ett enkelt trinn.
Hva er trinnene?
En arbeidsflyt består av ett eller flere trinn. Hvert trinn kan inneholde mange handlinger og tilknyttede betingelser. Du kan til og med neste trinn i andre trinn. Du kan gjøre dette for å organisere arbeidsflyten. Du kan tenke på trinn som funksjonalitetsblokker i redigeringsprogrammet for arbeidsflyt. Følgende arbeidsflyt har for eksempel to trinn, som vist i redigeringsprogrammet for arbeidsflyt.
Med trinn kan du gruppere betingelser og handlinger slik at ett sett med regler (betingelser og handlinger) kan evalueres og utføres før et annet sett.
Konfigurer handlinger i en arbeidsflyt til å kjøre ved hjelp av tillatelsene til arbeidsflytforfatteren. I SharePoint Designer 2010 kan du bruke representasjonstrinn for å få arbeidsflyten til å utføre handlinger ved å representere arbeidsflytforfatteren i stedet for arbeidsflytstarteren. Representasjonstrinn er spesielt nyttige i godkjennings- og publiseringsscenarioer, der personene som sender inn innhold til godkjenning og personene som godkjenner innhold, har forskjellige tillatelser.
Arbeidsflytforfatteren er den siste personen som publiserte arbeidsflyten. Når en arbeidsflyt publiseres på nytt av en annen bruker, endres ikke arbeidsflytforfatteren for pågående forekomster av arbeidsflyten. Forekomster av arbeidsflytene som startes etter at arbeidsflyten publiseres på nytt, bruker den oppdaterte arbeidsflytforfatteren.
Obs!: Representasjonstrinn kan bare legges til roten i en arbeidsflyt og kan ikke nestes i et annet trinn.
I følgende scenario har ikke personen som starter arbeidsflytene, tillatelse til å legge til en fil i arkivbiblioteket, men arbeidsflytforfatteren gjør det. Når personen starter arbeidsflyten, kopieres dokumentet til arkivbiblioteket ved hjelp av tillatelsene til arbeidsflytforfatteren hvis betingelsen evalueres som sann i representasjonstrinnet. Trinn 2 er ikke et representasjonstrinn, derfor kjøres det som arbeidsflytstarter. Det er anbefalt fremgangsmåte å bare bruke representasjonstrinn for minimalt sett med handlinger som krever tillatelsene til arbeidsflytforfatteren for å lykkes.
Ett trinn eller mange? Noen arbeidsflyter kan utformes enten som en sekvens med handlinger i ett trinn eller som en sekvens med trinn. Handlingene i følgende trinn kan for eksempel deles opp i separate trinn eller nestes med den betingede blokken som separate trinn
Følgende er et eksempel på prosessen ved hjelp av nestede trinn i en betinget blokk.
Trinn er en måte å organisere arbeidsflyten på. Nøyaktig hvordan du bruker trinnene i arbeidsflytene er, i stor grad, opp til personlige preferanser. En arbeidsflyt kan for eksempel ha mange handlinger i et trinn som ikke bruker betingelser. I dette tilfellet vil du kanskje dele handlingene i trinn bare for å organisere dem bedre. Reglene i ett trinn behandles til konklusjon før du går videre til neste trinn, så du vil gruppere i de samme trinnreglene som er nødvendige for å påvirke den bestemte handlingen eller handlingene du vil bruke.
Hva er arbeidsflytskjemaer?
Hvis du vil gjøre arbeidsflyten mer dynamisk og fleksibel, kan du legge til et skjema i arbeidsflyten. Med et skjema kan du samle inn informasjon fra arbeidsflytdeltakere på forhåndsdefinerte tidspunkt i arbeidsflyten, og gjøre det mulig for deltakerne å samhandle med oppgavene for arbeidsflyten, og bidra til å sikre at data er tilgjengelige for gjenbrukbare arbeidsflyter, uavhengig av hvilken liste, bibliotek eller innholdstype den er knyttet til.
Med SharePoint Designer 2010 kan du opprette tre typer arbeidsflytskjemaer:
-
Et startskjema samler inn informasjon fra arbeidsflytdeltakeren når de starter arbeidsflyten. Den genereres automatisk når du oppretter arbeidsflyten i SharePoint Designer 2010. Startskjemaer vises for brukere når de starter en arbeidsflyt manuelt på et gitt SharePoint-element. Med et startskjema kan brukere angi flere parametere eller informasjon om arbeidsflyten slik den gjelder for det angitte SharePoint-elementet. Du kan for eksempel bruke et startskjema til å spørre hvem som skal se gjennom et dokument og når gjennomgangen skal fullføres. SharePoint Designer 2010 genererer automatisk et InfoPath- eller ASP.NET-startskjema i henhold til startspesifikasjonene. Hvis ingen startparametere er nødvendige, har skjemaet bare Start- og Avbryt-knapper
-
Et egendefinert oppgaveskjema gjør det mulig for arbeidsflytdeltakere å samhandle med oppgaver i oppgavelisten som er angitt for arbeidsflyten. Med veiviseren for egendefinert oppgave kan du enkelt opprette egendefinerte skjemafelt og legge dem til i et egendefinert oppgaveskjema. Når du er ferdig med å utforme arbeidsflyten, genererer SharePoint Designer 2010 automatisk InfoPath- eller ASP.NET-skjemaene for de egendefinerte oppgavene. Når arbeidsflyten kjører og oppgaver opprettes, blar brukeren deretter til oppgavelisten som er angitt for arbeidsflyten, merker oppgaven som fullført og angir eventuell valgfri eller obligatorisk informasjon som er spesifikk for arbeidsflyten. Arbeidsflyten kan deretter svare på disse endringene som angitt i arbeidsflyten, eller slå opp og evaluere denne informasjonen i senere trinn i arbeidsflyten.
-
En gjenbrukbar arbeidsflyt gir som standard bare feltene som er felles for alle elementer, for eksempel Opprettet og Endret av. Dette er fordi en gjenbrukbar arbeidsflyt ikke er som standard knyttet til en liste, et bibliotek eller en innholdstype. Med et tilknytningsskjema kan du knytte felt til en gjenbrukbar arbeidsflyt, slik at feltene blir tilgjengelige når du utformer og kjører arbeidsflyten.
Når SharePoint Designer 2010 genererer skjemaene automatisk, kan du tilpasse dem ved å gå til innstillingssiden for arbeidsflyten og klikke skjemaet du vil tilpasse, i Forms inndelingen. Arbeidsflytskjemaer er enten InfoPath eller ASP.NET sider. De lagres på SharePoint-nettstedet med kildefilene for arbeidsflyten.
Forbedret funksjonalitet med InfoPath 2010 skjemaer på SharePoint Server 2010
Hvis serveren kjører SharePoint Server 2010 (ikke SharePoint Foundation 2010 alene), er arbeidsflytskjemaene – tilknytningen, start og oppgave – nå InfoPath 2010 skjemaer. Det er enkelt å endre utseendet og oppsettet til InfoPath-skjemaer, og du kan legge til valideringsregler i et InfoPath-skjema. Hvis du vil redigere et arbeidsflytskjema i InfoPath 2010, klikker du bare skjemaet, og InfoPath åpner skjemaet direkte fra SharePoint Designer 2010.InfoPath-skjemaer er tilgjengelige for lister, biblioteker og arbeidsflyter.
Hvor lagres arbeidsflyter?
Arbeidsflyter lagres i et dokumentbibliotek på nettstedsnivå kalt Arbeidsflyter. Dette dokumentbiblioteket opprettes automatisk av SharePoint Designer 2010. Som standard er dokumentbiblioteket for arbeidsflyter skjult i nettleseren og har ingen listevisninger, for eksempel AllItems.aspx eller EditForm.aspx. Hvis du vil vise innholdet i arbeidsflytbiblioteket, klikker du Alle filer i navigasjonsruten iSharePoint Designer 2010, og deretter klikker du Arbeidsflyter i hovedruten.
Obs!:
-
Du kan kanskje ikke vise arbeidsflyter ved hjelp av Alle filer. Det avhenger av hvordan serveren er konfigurert.
-
Den primære måten å få tilgang til og utforme arbeidsflyter i SharePoint Designer 2010 på, er å klikke arbeidsflyter i navigasjonsruten .
Dokumentbiblioteket for arbeidsflyter inneholder en mappe for hver arbeidsflyt som er opprettet med SharePoint Designer 2010. Mappen inneholder kildefilene som er nødvendige for arbeidsflyten, for eksempel:
-
Arbeidsflytmarkeringsfilen (*.xoml).
-
Arbeidsflytkonfigurasjonsfilen.
-
InfoPath xsn- eller ASP.NET aspx-skjemaer som kreves for arbeidsflytene, for eksempel startskjemaer (for arbeidsflyter som startes manuelt) eller egendefinerte oppgaveskjemaer.
Hvis du vil redigere en eksisterende arbeidsflyt i SharePoint Designer 2010, klikker du Arbeidsflyter i navigasjonsruten. Høyreklikk på ønsket arbeidsflyt i hovedruten, og klikk Rediger arbeidsflyt.
Hvis du vil kopiere og endre en gjenbrukbar arbeidsflyt i SharePoint Designer 2010, klikker du Arbeidsflyter i navigasjonsruten. Høyreklikk den ønskede arbeidsflyten som kan brukes på nytt, i hovedruten, og klikk Kopier og endre.
Begge de foregående prosedyrene åpner arbeidsflyten i redigeringsprogrammet for arbeidsflyt. Du kan klikke på båndet eller brødsmulenavigasjonen for å redigere arbeidsflyten, behandle innstillinger og definere oppgaveprosessen for arbeidsflyten.
Redigeringsprogrammet for arbeidsflyt inneholder en handling kalt Logg til loggliste. Det er en anbefalt fremgangsmåte å bruke denne handlingen i arbeidsflytene til å beholde en oversikt over arbeidsflytloggen. Arbeidsflytloggen er uvurderlig for å undersøke feil eller for sporing og avvisning.
Når du oppretter en arbeidsflyt som bruker handlingen Logg til loggliste, oppretter SharePoint Designer 2010 automatisk en liste kalt Arbeidsflytlogg. Listen opprettes som standard på http://<områdenavn>/Lister/Arbeidsflyt%20Historikk. Du kan angi å opprette en annen loggliste når du utformer en liste eller en nettstedsarbeidsflyt, og når du knytter til en listearbeidsflyt som kan brukes på nytt. Denne listen inneholder kolonner for informasjon som bruker-ID, dato, hendelse og feilbeskrivelse. I likhet med dokumentbiblioteket for arbeidsflyter er logglisten som standard skjult i nettleseren, men du kan se den i SharePoint Designer 2010 ved å klikke Alle filer i navigasjonsruten.
Redigeringsprogrammet for arbeidsflyt inneholder seks handlinger som samhandler med oppgavelisten, inkludert tilordne et To-Do element, samle inn data fra en bruker og tilordne et skjema til en gruppe. Arbeidsflyter bruker oppgavelisten som standard, men kan konfigureres til å bruke en egendefinert oppgaveliste. Du kan bruke en egendefinert oppgaveliste til å skille arbeidsflytoppgaver fra andre typer oppgaver eller for tillatelsesrelaterte problemer. Du kan bruke én egendefinert oppgaveliste for alle arbeidsflyter på nettstedet eller en egendefinert oppgaveliste for hver arbeidsflyt. Det avhenger av de tekniske og organisatoriske kravene for arbeidsflytene.
Når du oppretter en arbeidsflyt som bruker en av de tre foregående handlingene, oppretter SharePoint Designer 2010 automatisk skjemaet, innholdstypen for oppgaven og oppgavelisten om nødvendig. Oppgavelisten kan som standard vises i nettleseren, i motsetning til dokumentbiblioteket for arbeidsflyter og listen over arbeidsflytlogger.
Hvor kan jeg kontrollere statusen for en arbeidsflyt?
Du kan enkelt vise fremdriften for arbeidsflyter på et valgt element via nettleseren. Alle elementer-visningen for en liste eller et dokumentbibliotek viser som standard gjeldende status for arbeidsflyter som kjører på et element. I eksemplet nedenfor pågår arbeidsflyten for forespørsel om utformingsendring for kontrollprogrammet 1 DCR.
Obs!:
-
Det vil være flere kolonner hvis flere arbeidsflyter er knyttet til listen eller biblioteket.
-
Kolonnene kan fjernes fra Alle elementer-visningen uten at det påvirker funksjonaliteten til arbeidsflyten.
-
Statuskolonnen legges ikke til i visningen hvis det allerede finnes seks eller flere oppslags-\statuskolonner i visningen.
Hvis du klikker statusen for arbeidsflyten for et element, for eksempel Pågår eller Fullført, kommer du til siden Arbeidsflytstatus for arbeidsflyten for det bestemte elementet. Hvis du vil se statusen for nettstedsarbeidsflyter, klikker du Nettstedshandlinger-menyen , klikker Vis alt områdeinnhold og klikker deretter Nettstedsarbeidsflyter. Statussiden for arbeidsflyten gir deg informasjon om:
-
Hvem som startet arbeidsflytene og når for elementet
-
Oppgaver som er knyttet til arbeidsflyten for elementet
-
Logg for arbeidsflyten for elementet, for eksempel når arbeidsflytene ble startet og når den ble fullført
Arbeidsflytvisualisering
Du vil også se en arbeidsflytvisualisering for statusen for arbeidsflyten hvis:
-
Vis arbeidsflytvisualisering på statussidealternativet ble valgt i SharePoint Designer 2010 da arbeidsflyten ble publisert
-
Datamaskinen der arbeidsflytene ble publisert, hadde Visio Premium 2010 installert
-
Arbeidsflyten kjører på SharePoint Server 2010
-
Visio Graphics Services kjører på serveren
Obs!: Visio trenger ikke å være installert på den lokale datamaskinen for å vise arbeidsflytvisualiseringen.
Med arbeidsflytvisualisering opprettes et Visio-diagram av arbeidsflyten automatisk og vises i en Visio-nettdel på siden Arbeidsflytstatus. Arbeidsflytvisualiseringen viser en «live»-visning av hvor en bestemt arbeidsflyt er.
Hvis du vil vise arbeidsflytsiden for et element, kan du også klikke elementet i listen og deretter klikke Arbeidsflyter på menyen.
Obs!: Arbeidsflyter-kommandoen er bare tilgjengelig når elementet er i en liste eller et bibliotek som har minst én arbeidsflyt knyttet til seg.
Når en bruker starter en arbeidsflyt på et element SharePoint Foundation 2010 eller SharePoint Server 2010 legger til en ny kolonne i listen eller biblioteket elementet er i. Som standard samsvarer kolonnenavnet med navnet på arbeidsflyten. Denne skrivebeskyttede kolonnen viser gjeldende status for elementet i arbeidsflyten. Denne statuskolonnen legges til automatisk for hver arbeidsflyt første gang den kjøres.
I hver kolonne er arbeidsflytstatusen en kobling. Når du for eksempel klikker Pågår, ser du siden Arbeidsflytstatus for den forekomsten av arbeidsflyten.
Foreslåtte neste trinn
Arbeidsflyter er en effektiv måte å legge til programlogikk på SharePoint-områder og -programmer på. Nå som du forstår det grunnleggende om arbeidsflyt, kan det være lurt å komme i gang ved å opprette en arbeidsflyt. Finn mer informasjon om utforming og tilpassing av arbeidsflyter under Se også .
Til toppen av siden
