Hvis du har koblinger i brødteksten i e-postmeldingene som peker til filer som er lagret på OneDrive eller SharePoint, viser Outlook flere typer informasjon om disse koblingene og lar deg kontrollere hvem som har tilgang til de koblede filene.
Hvordan vet hvilke koblinger som peker til filer som er lagret på OneDrive eller SharePoint?
Når du legger til en kobling til en fil på OneDrive eller SharePoint i brødteksten i e-postmeldingen, viser Outlook koblingen med grå bakgrunn. Hvis du klikker koblingen, ser du en liten dialogboks som gir deg beskjed om hvem som får tilgang til koblingen.
Obs!: Informasjonen her gjelder bare for koblinger som er satt inn i brødteksten i en e-postmelding. Selv om du kan legge ved filer direkte i e-postmeldingen fra OneDrive eller SharePoint og kontrollere tillatelsene for disse filene på en lignende måte, gjelder informasjonen i dette emnet bare for koblinger som er satt inn i brødteksten i e-postmeldingen.
Hvordan sette inn en kobling til en OneDrive eller SharePoint fil?
Du kan sette inn en kobling i brødteksten i e-postmeldingen på flere måter.
-
Kopier koblingen fra OneDrive eller SharePoint, og lim den deretter inn i meldingsteksten.
-
Velg Melding > Kobling > Sett inn kobling med en ny e-postmelding, svar eller videresend åpen. Velg deretter en fil som er lagret på OneDrive eller SharePoint.
-
Svare på eller videresende en melding med eksisterende koblinger.
Outlook angir automatisk tillatelsene for koblingen til det leieradministratoren har valgt som standardtillatelse for organisasjonen.
Hvordan endre tillatelser på koblingen min?
Hvis du vil endre hvem som har tilgang til koblingen til et OneDrive eller SharePoint dokument, klikker du koblingen i brødteksten i e-postmeldingen, og deretter velger du >-symbolet i dialogboksen tillatelser for å vise koblingsinnstillingene.
Velg eller klikk et av alternativene i listen.
I tillegg til å velge et tilgangsnivå, kan du også tillate redigering (eller fjerne merket i boksen for å deaktivere redigering) og til og med blokkere nedlasting. I dette tilfellet åpnes filen som er koblet til, bare i et nettleservindu.
Obs!: Hvis du vil blokkere nedlasting av en fil, må du fjerne merket for Tillat redigering .
Velg Bruk for å lagre endringene. Du kan angi separate tilgangsnivåer for hver kobling du legger til i brødteksten i e-postmeldingen.
Får mottakerne tilgang til den koblede filen?
Outlook kontrollerer om meldingsmottakerne får tilgang til koblingene du har i meldingen, til filer som er lagret på OneDrive eller SharePoint. Denne prosessen skjer raskt, men det kan ta lengre tid hvis du sender en melding til et stort antall mottakere. Du kan ikke sende meldingen før Outlook fullfører denne kontrollen.
Hvis Outlook bekrefter at én eller flere mottakere ikke får tilgang til koblingen, vil koblingen endre fargen til rød, og et lite rødt utropstegn vises ved siden av koblingens navn. Hvis du klikker koblingen, ser du informasjon om hvilke mottakere som ikke får tilgang til koblingen, og hvorfor.
Fra popup-vinduet vil du kunne administrere tilgang og endre koblingens tilgangsnivå, velge å legge ved filen som en kopi i stedet for en kobling, eller ignorere advarselen.
Tips!: Hvis du har flere koblinger i e-postmeldingen med tilgangsfeil, kan du navigere mellom koblingene med feil ved hjelp av hurtigtasten CTRL+ALT+F1.
Hvis Outlook ikke kan bekrefte om mottakerne har tilgang til koblingen, ser du et lite utropstegn ved siden av koblingsnavnet, men koblingen endrer ikke farge. Hvis du klikker koblingen, kan du velge å ignorere denne meldingen.
Før du sender meldingen, advarer Outlook deg hvis noen av mottakerne ikke har tilgang til én eller flere koblinger. Du kan sende likevel eller velge Ikke send for å gå tilbake til tilgangstillatelsene for koblingen.
Sende meldingen
Hvis du prøver å sende e-postmeldingen før Outlook er ferdig med å kontrollere om alle mottakerne har tilgang til koblingene i meldingen vår, ser du en advarsel. Du kan sende likevel eller ikke sende og tillate Outlook å fullføre kontrollen av tillatelser. Hvis du ikke gjør noe, endres advarselen så snart Outlook er ferdig med å kontrollere koblingene.
