Konfigurere en automatisert arbeidsflyt mellom Microsoft Forms og Excel gjennom Power Automate
Innføring
Denne veiledningen veileder deg gjennom prosessen med å konfigurere en automatisert arbeidsflyt mellom Microsoft Forms og Excel ved hjelp av Power Automate. Arbeidsflyten kan automatisk legge til Forms svardata i den forhåndsdefinerte Excel-filen.
Forutsetninger
Før du begynner, må du kontrollere at du har følgende:
-
En Microsoft 365-konto med tilgang til Microsoft Forms og Excel (se tjenestebeskrivelse for Microsoft 365)
-
Tilgang til Power Automate (Kontroller Power Automate-lisensiering for Power Automate-seedede lisenser for Microsoft 365-konto)
Trinnvis veiledning
1. Opprette Microsoft-skjemaet
For å begynne med trenger du et Microsoft-skjema som samler inn dataene du vil automatisere. Gjør følgende:
-
Logg på Microsoft 365-kontoen din, og gå til Microsoft Forms.
-
Opprett et skjema og utform skjemaet ved å legge til spørsmål og konfigurere etter behov.
2. Konfigurere Excel-regnearket
Deretter klargjør du et Excel-regneark for å lagre dataene som samles inn fra skjemaet:
-
Åpne Excel og opprett en ny arbeidsbok, eller bruk en eksisterende arbeidsbok.
-
Merk kolonnene slik at de samsvarer med feltene i Microsoft-skjemaet. Hvis skjemaet for eksempel samler inn navn og e-postadresser, kan kolonnene være merket «Navn» og «E-post».
-
Lagre arbeidsboken i OneDrive eller SharePoint, slik at den kan åpnes av Power Automate.
Hvis du allerede har en Excel-fil koblet til skjemaet (via «Åpne resultat i Excel» fra Forms resultatside), opprettes kolonnene automatisk. Du kan justere kolonnene etter behov.
3. Opprett en ny flyt i Power Automate
Nå skal du opprette en flyt i Power Automate for å koble skjemaet til Excel-regnearket:
-
Åpne og logge på Power Automate
-
og klikker opprett i menyen til venstre.
-
Velg «Automatisert skyflyt», og gi flyten et navn (for eksempel «Skjema til Excel-automatisering»).
-
Søk etter og velg «Microsoft Forms» under «Velg flytutløser».
-
Velg «Når et nytt svar sendes inn» som utløser.
4. Konfigurere utløseren
Deretter konfigurerer du utløseren til å angi hvilke skjemasvar som skal utløse flyten:
-
Velg skjemaet du vil automatisere dataene for, fra rullegardinlisten. Hvis skjemaet ikke vises, limer du inn skjema-IDen fra url-adressen for skjemaet for å legge til skjemaet.
-
Klikk på Nytt trinn for å fortsette.
5. Legge til en handling for å få skjemasvar
Når du har konfigurert utløseren, legger du til en handling for å hente skjemasvarene:
-
Søk etter «Microsoft Forms», og velg «Få svardetaljer».
-
Velg skjemaet fra rullegardinlisten.
-
Velg Svar-ID fra den dynamiske innholdsboksen i «Svar-ID»-feltet.
6. Legge til en handling for å fylle ut Excel-regnearket
Nå skal du konfigurere en handling for å skrive skjemasvarene til Excel-regnearket:
-
Klikk «Nytt trinn», og søk etter «Excel Online (Business)».
-
Velg «Legg til en rad i en tabell».
-
Velg plasseringen til Excel-filen (OneDrive eller SharePoint), velg dokumentbiblioteket, og naviger til filen du opprettet tidligere.
-
Velg tabellen i regnearket der du vil sette inn skjemadataene.
-
Tilordne feltene fra skjemaet til kolonnene i Excel-tabellen ved å velge dynamisk innhold for hver kolonne.
-
Lagre flyten.
7. Test flyten
Før fullføring er det avgjørende å teste flyten for å sikre at den fungerer som den skal:
-
Send inn et testsvar til Microsoft-skjemaet.
-
Gå til Power Automate, og kontroller flytloggen for å se om den kjørte.
-
Åpne Excel-filen for å bekrefte at dataene er registrert nøyaktig.
Feilsøkingstips
Hvis det oppstår problemer, bør du vurdere disse feilsøkingstrinnene:
-
Sørg for at alle tilkoblinger (Microsoft Forms, Excel og Power Automate) godkjennes og har de nødvendige tillatelsene.
-
Dobbeltsjekk at Excel-tabellen er formatert som en tabell (bruk Formater som tabell i Excel).
-
Se gjennom den dynamiske innholdstilordningen for å sikre at alle feltene er riktig justert.
-
Kontroller at Excel-filen ikke har flere datasynkroniseringstilkoblinger for å unngå dupliserte data.
